Proceso de compras

4.Proceso de compras

Búsqueda de proveeedores

Índice

4.4. Boletin de compras y análisis de necesidades

4.1. Departamento de compras y aprovisionamiento

4.2. Proceso de compras

4.5. Solicitud de ofertas y presupuesto

4.3. Fuentes de suministro: busqueda de proveedores

4.1. Departamento de compras y aprovisionamiento

Se debe tener en cuenta:-Los presupuestos elaborados en el departamento financiero. -Las necesidades de materia prima y servicios del departamento de producción. -Los cálculos realizados por los responsables del inventario, o las existencias del almacén. -Las ventas previstas por el responsable del departamento comercial.

Funciones y objetivos del departamento de compras

El departamento de compras se encarga de adquirir los productos y contratar los servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa. • Recibir las solicitudes de los artículos y materiales que se deben adquirir, buscar a los proveedores y gestionar las compras. • Analizar las tendencias del mercado. • Estudiar los envíos de los proveedores. • Mantener con los proveedores relaciones eficientes. • Buscar soluciones para mejorar los costes y actuar en coordinación con los otros departamentos de la empresa. Los principales objetivos del departamento de compras son: • Buscar proveedores competitivos. • Adquirir materiales con la calidad adecuada. • Conseguir la mejor relación calidad-precio. • Obtener suministros a tiempo • Mantener los inventarios al mínimo. • Encontrar materiales estándar. • Colaborar con otras áreas de la empresa.

Personal del departamento de compras

El jefe de compras se encarga de la organización, coordinación y control de todas las actividades. Sus funciones son:

• Fijar los objetivos que se deben conseguir en cada período y confeccionar el presupuesto.• Organizar las actividades de su departamento para que se realicen de forma eficaz y eficiente, y controlar que se consiguen los objetivos establecidos. • Comunicar las compras realizadas y transferir al departamento de administración la documentación. • Informar sobre los cambios que puedan afectar a la calidad y controlar que los proveedores cumplan las fechas de entrega. Los compradores son los responsables de contratar los materiales y servicios necesarios para la empresa.

4.2. El proceso de compras.

Fases: . Planificar las compras. - Analizar las necesidades. - Solicitar ofertas y presupuestos. - Evaluar las ofertas recibidas. - Seleccionar al proveedor. - Negociar las condiciones. - Solicitar el pedido. - Realizar un seguimiento del pedido y los acuerdos.

4.2.1. Clasificación de las compras.

- Compras especiales: Se realizan para adquirir bienes de uso específico. - Compras anticipadas: Se llevan a cabo antes de que surja la necesidad, planificadas para el medio o largo plazo. - Compras estacionales: Relacionadas con productos de temporada para satisfacer la demanda estacional de ciertos artículos. - Compras rutinarias: Involucran la adquisición de pequeñas cantidades de mercancía con entregas frecuentes, ya sea diaria o semanalmente. - Compras de oportunidad: Ocurren cuando se encuentran artículos a precios excepcionales, como ofertas o descuentos especiales. - Compras de urgencias: Se realizan para cubrir necesidades inmediatas, como la falta de existencias de materiales en el departamento de fabricación.

4.3. Fuentes de suministro: Búsqueda de proveedores.

Métodos:- Entrevistas con representantes del proveedor. - Visitar mercados centrales. - Visitar ferias y exposiciones. - Acudir a oficinas de compra. - Reunirse con minoristas importatntes.

Fuentes de suministro:- Internet y páginas web. - Organismos oficiales. - Asociaciones empresariales y profesionales. - Prensa y revistas especializadas. - Ferias y exposiciones del sector. - Bases de datos.

4.4. Boletín de compras y análisis de necesidades.

- Dar preferencia a las solicitudes de materiales cuyas existencias se encuentren bajo mínimos. - Comprobar si el artículo se utiliza con regularidad o si se compra por primera vez. - Clasificar los boletines por materiales homogéneos o adquiridos del mismo proveedor. - Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido.

4.5. Solicitud de ofertas y presuspuesto.

Se realizar cuando: • Cuando inicial por primera vez la actividad. • Cuando la empresa tiene que comprar un producto nuevo. • Cuando no está contenta con los proveedores habituales. • Cuando quiere ampliar la cartera de proveedores. • Cuando recibe publicidad de otra recién instalada.

4.5. Solicitud de ofertas y presuspuesto.