tema 5 protocolo

PROTOCOLO EMPRESARIAL

Índice

DOCUMENTACIÓN NECESARIA EN LOS ACTOS PROTOCOLARIOS

DEFINICIÓN DEL PROTOCOLO EMPRESARIAl

CARACTERÍSTICAS DEL PROTOCOLO EMPRESARIAL

TÉCNICAS DE IMAGEN PERSONAL

OBJETIVOS DE LOS ACTOS EMPRESARIALES PROTOCOLARIOS

Clasificación de actos

Creación y diseño de un manual de protocolo y relaciones públicas

NORMAS DE PROTOCOLO EMPRESARIAL INTERNACIONAL

10

PRESIDENCIAS Y ORDENACIÓN DE PRECEDENCIAS

Coordinación de un evento

01

DEFINICIÓN DEL PROTOCOLO EMPRESARIAL

DEFINICIÓN

El protocolo empresarial se define como el conjunto de normas y técnicas necesarias para la planificación, preparación, desarrollo y control de cualquier acto promovido por una empresa o institución. El origen data de 1975, momento en que el protocolo oficial se expande al sector privado y adquiere relevancia en el ámbito empresarial.

02

CARACTERÍSTICAS DEL PROTOCOLO EMPRESARIAL

Características

Se rige por las normas internas de la empresa( estatutos de constitución, organigrama y manual de protocolo empresarial) junto con el protocolo social e institucional. Tiene en cuenta la jerarquía de la empresa. Establece los diferentes públicos y las atenciones requeridas: clientes, invitados, medios de comunicación, etc. Regula los símbolos, colocación de banderas y emblemas representativos. Fija la forma de comunicarse de la empresa. Recoge la imagen corporativa. Regula las relaciones internas y externas de la empresa, incluso la forma de vestir y el comportamiento. Recoge las normas de organización de actos. Establece las normas y pautas de comportamiento ante situaciones de emergencia o crisis empresarial.

03

OBJETIVOS DE LOS ACTOS EMPRESARIALES PROTOCOLARIOS

OBJETIVOS DE LOS ACTOS

Conseguir un acuerdo común en el que ambas partes logren satisfacer sus objetivos o intereses. Firmar un acuerdo claro y preciso. Halagar a los invitados. Hacer negocios y captar nuevos clientes. Introducir una marca o un producto/ servicio. Potenciar las relaciones externas de la empresa. Diferenciarse de la competencia. Fidelizar al público interno y externo. Lograr apoyo institucional.

El objetivo que persigue el cliente con los actos protocolarios empresariales es la negociación, mientras que el objetivo para los organizadores del evento consiste en transmitir una buena imagen alcanzando los objetivos fijados y un elevado beneficio económico.

04

NORMAS DE PROTOCOLO EMPRESARIAL INTERNACIONAL

NORMAS DE PROTOCOLO EMPRESARIAL INTERNACIONAL

Conocer los distintos estatus y categorías con los que nos relacionamos, nos ayudará a identificar nuestros puntos fuertes y débiles y los de nuestros invitados.

Informarnos anticipadamente sobre nuestros invitados como su personalidad, cultura, economía, gustos…

Dar buenas impresiones con la puntualidad, forma de vestir, comunicación.

Conseguir una comunicación eficaz.

Garantizar la seguridad tanto de los empresarios como de los documentos.

Saber ser un perfecto anfitrión e invitado.

Convencer sin imponer.

Saludo afectivo

Saludo breve y firme

Se utilizan las dos manos para estrechar la mano de la otra persona y significa que queremos mostrar un afecto especial cuando se ha llegado a un acuerdo en los negocios.

El apretón de manos tradicional.

Info

Saludo no recomendable

Saludo cordial

Nunca se debe ofrecer la mano hacia abajo, indica dominio y obliga a la otra persona a extender la mano hacia arriba, aceptando la sumisión.

Si sujetamos el brazo del otro con nuestra mano izquierda significa cordialidad.

05

PRESIDENCIAS Y ORDENACIÓN DE PRECEDENCIAS EN PROTOCOLO EMPRESARIAL

TIPOS DE PRECEDENCIA:

• Precedencias para miembros del Consejo de Administración.
• Precedencia general de los invitados a un evento empresarial.
• Precedencia para cargos de gestión.

+ INFO

06

DOCUMENTACIÓN NECESARIA EN LOS ACTOS PROTOCOLARIOS

DOCUMENTACIÓN QUE EL ASISTENTE DEBE DE TENER:

LISTADO DE PARTICIPANTES

SEGUROS CONTRATADOS

PRESUPUESTO

DOCUMENTACIÓN QUE EL ASISTENTE PUEDE PREPARAR PARA LOS PERIODISTAS:

PLANOS

NOTAS INFORMATIVAS

DOSSIER DE PRENSA

07

TÉCNICAS DE IMAGEN PERSONAL EN EL PROTOCOLO EMPRESARIAL

TRAJES DE ETIQUETA PARA LOS HOMBRES:

EL CHAQUÉ

EL ESMOQUÍN

EL FRAC

+ INFO

+ INFO

+ INFO

VESTIDOS DE GALA PARA LAS MUJERES:

VESTIDO DE COLORES VARIADOS

VESTIDOS DE GALA NEGRO

+ INFO

+ INFO

08

Clasificación de actos

CONVENCIONES

ESTRUCTURA PROTOCOLARIA

-Bienvenida a cargo del presidente de la empresa, no más de 15 minutos. - Se presentarán y evaluarán críticamente los resultados del ejercicio anterior. -Se anunciarán las novedades en cuanto a productos, precios y estrategias de marketing. -Las ponencias con al menos un estudio de un caso.

+ INFO

Ferias y exposiciones

NORMAS PRÁCTICAS

-Verificar el stand con una visita para comprobar físicamente la situación y explotar todas las posibilidades. Contar con las medidas exactas, revisar paredes... -Confiar en especialistas, decoradores, electricistas.. -Cuidar el exceso de originalidad. -Familiarizar al equipo operativo con el stand antes de la inauguración. -Instalar los medios técnicos necesarios: ordenadores, teléfonos..

+ INFO

CONVENCIONES

ESTRUCTURA PROTOCOLARIA

-Bienvenida a cargo del presidente de la empresa, no más de 15 minutos. - Se presentarán y evaluarán críticamente los resultados del ejercicio anterior. -Se anunciarán las novedades en cuanto a productos, precios y estrategias de marketing. -Las ponencias con al menos un estudio de un caso.

+ INFO

INAGURACIONES

ESTRUCTURA PROTOCOLARIA

-Recepción de invitados, personalidades, medios de comunicación y autoridades en el punto de encuentro. -Saludo institucional para la foto. -Descubrimiento deplaca conmemorativa. Recorrido por las instalaciones. Discurso del anfitrión y la autoridad principal -Firma en el libro de honor. -Finalmente, aperitivo, despedida de autoridades y entrega de regalos.

+ INFO

JORNADA DE PUERTAS ABIERTAS

PROCESO A SEGUIR PARA SU ORGANIZACIÓN

-Las invitaciones o nota de presa con 15 días de antelación. -La asistencia de alguna personalidad que nos otorgue publicidad. -Zonas accesible para aseo, guardarropa... asistido por auxiliares uniformados. -Reservar una zona de parking para evitar retrasos. -Dosier con fotografías y cubrir todas las necesidades técnicas de los medios de comunicación. - Recopilación de todo lo publicado o emitido junto con un análisis de la repercusión mediática alcanzada.

+ INFO

CONMEMORACIONES

ESTRUCTURA PROTOCOLARIA

-Recibimiento de periodistas, autoridades e invitados. -Posterior descubrimiento de placa, discurso breve, cóctel y despedida con obsequio.

+ INFO

PRESENTACIONES DE PRODUCTOS

+ INFO

Presentaciones de personal nuevo incorporado a la plantilla

Estructura protocolaria

El jefe de personal, el asistente de dirección o el encargado de relaciones públicas de la empresa realiza una pequeña visita guiada para conocer las instalaciones, departamentos y las personas con las que se va a relacionar. Será el punto departida y la primera toma de contacto con la empresa.

+ INFO

Viajes

+ INFO

Entrega de premios y otros reconocimientos

Visitas institucionales

Visita a las empresas

Visitas al personal de la empresa

Rueda de prensa

Cursos, Seminarios y Simposios

Reuniones formativas, es la continua formación

Cenas de gala

Jornadas profesionales

Puntualidad

Discurso

Comienza con un cóctel Acaba con bufé de dulces

Eventos sostenibles para regular las buenas prácticas en la actividad empresarial Estos eventos utilizan la iluminación, los stands, las proyecciones láser, etc lo más ecológico posible.

Workshops

09

Creación y diseño de un manual de protocolo y relaciones públicas

10 Coordinación de eventos

3 Departamentos: personal de protocolo, personal de seguridad y departamento de relaciones externas

¡Muchas Gracias!

Alba Bernal García Esperanza Castro Esperanza Macarena Zarzuela Rocío Rodríguez Daza Alberto Fernández Fernández

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JORNADA DE PUERTAS ABIERTAS

Una jornada de puertas abiertas es un evento mediante el cual una empresa o institución permite la visita de sus instalaciones al público general durante uno o varios días concretos y consecutivos.Estructura protocolaria -Nos aseguraremos de que todos los asistentes son recibidos y despedidos por un representante oficial. -Tour por las instalaciones. -Al final se les obsequie con algún regalo o refrigerio.

EL STAND

-El coste medio de la instalación de un stand se encuentra entre 6000 y 60 000 euros.-El material complementario es:celo, cables, alargadores, bombillas, bolígrafos, tarjetas de visita, agua, vasos... -La estructura protocolaria es fundamental el acto de inauguración al que a veces inclusoacude alguna autoridad. En FITUR casi siempre acude algún miembro de la Familia Real. -La tarea no termina con la clausura del acto, con posterioridad al evento se organizarán al menos dos reuniones. .

EL STAND

-El coste medio de la instalación de un stand se encuentra entre 6000 y 60 000 euros.-El material complementario es:celo, cables, alargadores, bombillas, bolígrafos, tarjetas de visita, agua, vasos... -La estructura protocolaria es fundamental el acto de inauguración al que a veces inclusoacude alguna autoridad. En FITUR casi siempre acude algún miembro de la Familia Real. -La tarea no termina con la clausura del acto, con posterioridad al evento se organizarán al menos dos reuniones. .

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En el informe del viaje hay que determinar

1. Objetivos del viaje. 2. Contactos. 3. Fecha y duración del viaje. 4. Número de personas. 5. Tipo de trasporte personal, de documentos, maletas y regalos, indicando la clase. 6. Traslados necesarios. Coche alquilado [con o sin chófer), incluso marca y color. 7. Tipo de alojamiento y categoría. Bien comunicado y con buena imagen. 8. Contratación de personal asistencial: guías, azafatas, traductores, etc.