Guide des bonnes pratiques : communication écrite

Guide des bonnes pratiques :

La communication écrite

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Crée par : Alexandra BEAUFRERE, Marine CHARBONNIER, Marie Yodline CIMEUS, Gabin LECHEVALLIER, Emeline POUILLAUDE

SOMMAIRE

Être clair et concis

Structurer son contenu

Grammaire et orthographe

Exercices

Comment améliorer sa communication écrite ?

Pourquoi être clair et concis ?

Rester clair et concis dans une communication écrite est essentiel pour diverses raisons telles que :

L'impact accru

Economie de temps

La compréhen-sion rapide des informations

Eviter les confusions

Structurer son contenu

1. Introduction : Commencez par une introduction claire qui présente le sujet et le contexte de votre communication. 2. Contexte et Points Clés : Détaillez le contexte et présentez les points clés de votre message, numérotés ou listés pour une meilleure clarté. 3. Développement Logique : Assurez-vous que chaque point clé est développé logiquement, en fournissant des détails et des explications suffisants.

4. Illustrations Visuelles : Utilisez des illustrations visuelles, telles que des graphiques ou des images, si elles ajoutent de la valeur et aident à la compréhension du message. 5. Transitions entre Sections : Employez des transitions fluides entre les différentes sections de votre contenu pour maintenir la cohérence et la fluidité du message. 6. Conclusion et Appel à l'Action : Terminez par une conclusion qui résume les points clés et, si nécessaire, incluez un appel à l'action pour orienter le lecteur sur les étapes suivantes.

7. Relecture et Révision : Relisez et révisez votre contenu pour vous assurer qu'il est exempt d'erreurs et qu'il communique clairement le message souhaité.

Structurer son contenu : carte mentale

1. Centralisation : Commencez par un concept central et développez des idées autour de ce point de focalisation. Cela aide à créer une structure claire et un point de départ pour l'expansion des idées. 2. Hiérarchisation : Organisez les idées en branches principales et secondaires. Cela permet de créer une hiérarchie visuelle qui facilite la compréhension de la structure de l'information.

3. Clarté et Simplicité : Utilisez des mots-clés et des phrases courtes. Cela rend la carte mentale facile à lire et à mémoriser, en mettant l'accent sur les concepts clés. 4. Utilisation de Couleurs et d'Images : Emploi de différentes couleurs et images pour aider à la distinction et à la mémorisation des informations. Les couleurs et les images rendent la carte plus attrayante et peuvent aider à établir des liens visuels entre les différents éléments.

Grammaire et orthorgraphe

1. Clarté et Compréhension : Une grammaire correcte et une orthographe précise rendent l'information claire et facilement compréhensible. Des erreurs dans ces domaines peuvent entraîner des malentendus et rendre le texte confus. 2. Crédibilité et Professionnalisme : Une communication écrite sans fautes reflète une maîtrise de la langue, conférant ainsi crédibilité et professionnalisme à l'auteur. Les erreurs grammaticales ou orthographiques peuvent suggérer de la négligence ou de l'incompétence. 3. Impact Émotionnel et Normes Sociales : Une bonne grammaire et orthographe peuvent influencer l'impact émotionnel d'un texte. Respecter ces normes montre du respect envers les destinataires et contribue à maintenir des standards élevés en communication.

Exercice 1 :

Consigne : trouvez les 9 erreurs de ce mail professionnel.

Objet : Réponse Mon petit directeur, Je m'excuse de vous déranger, mais j'ai besoin d'aide avec le projé que vous m'avez donné. Je ne suis pas sur de compriendre toutes les instructions. J'ai fait quelque travail, mais je ne suis pas sûr si c'est correct. Pouvez-vous me dire ce que je devrais faire maintenent ? Je suis désolé pour les dérangement et je suis pressé pour finir ce projet. Merci de votre compréhension et réponse rapide. A plus, Ton charmant collègue

Exercice 1 : Correction

Objet : Réponse Mon petit directeur, Je m'excuse de vous déranger, mais j'ai besoin d'aide avec le projé que vous m'avez donné. Je ne suis pas sur de compriendre toutes les instructions. J'ai fait quelque travail, mais je ne suis pas sûr si c'est correct. Pouvez-vous me dire ce que je devrais faire maintenent ? Je suis désolé pour les dérangement et je suis pressé pour finir ce projet. Merci de votre compréhension et réponse rapide. A plus, Ton charmant collègue

- Trop de faute d'orthographe- La synthaxe n'est pas bonne

Exercice 2 :

Contexte : Un hôpital souhaite mettre en place un système de gestion des rendez-vous en ligne pour simplifier le processus de prise de rendez-vous pour les patients et optimiser l'efficacité du personnel administratif. Consigne : Vous avez été désigné comme chef de projet pour ce déploiementet devez realiaser une carte mentale. 1. Laquelle de ces deux cartes est mieux structurée et pourquoi?

Exercice 2 : correction

Clarté de la carte mentale

Comment améliorer sa communication écrite ?

Conseils pratiques : - Laissez de l'espace pour ajouter de nouvelles idées, cela permet une flexibilité et une possibilité d'extension future de la carte. - Evitez la surcharge d'informations afin de maintenir une carte lisible et concentrée. - Utilisez différentes couleurs pour différents thèmes pu idées, cela aide à organiser visuellement les informations. - Incorporez des images ou des icônes pour une meilleure visualisation pour stimuler la pensée créative.