STESURA DI UNA LETTERA COMMERCIALE

STESURA DI UNA LETTERA COMMERCIALE

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CORRISPONDENZA COMMERCIALE

DEFINIZIONE

AUTOCORREZIONE

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ESTETICA

INDISPENSABILI

FACOLTATIVI

LE BUSTE

ABBREVIAZIONI

VOCABOLARIO

LA CORRISPONDENZA COMMERCIALE

COS'E' LA CORRISPONDENZA COMMERCIALE?

È l'insieme delle comunicazioni scritte che intercorrono tra le aziende con lo scopo di avviare, incrementare o concludere affari.

i documenti relativi alla corrispendenza commerciale sono diversi: lettere d’affari, fax, telegrammi, telex, documenti commerciali e contabili, relazioni

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La corrispondenza commerciale ha alcune regole dettate dalla consuetudine e dal buon senso che è bene rispettare:

• La presentazione grafica del documento deve essere chiara e le diverse parti che lo compongono devono essere chiaramente leggibili e comprensibili.
• Il testo della lettera che deve seguire precise linee guida

We annihilate boredom

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Solo avendo riguardo di a tutto ciò si potrà essere certi che l’immagine del mittente non risulterà mai trascurata e che la lettera commerciale, qualunque sia il suo contenuto, raggiungerà sempre il suo scopo. Una lettera commerciale quindi richiede precisione nella stesura di tutte le parti del testo, chiarezza e brevità nell’esposizione e un linguaggio formale.

Scrivendo una lettera commerciale si assumono degli impegni o quanto meno delle responsabilità.

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SCHEDA PER L’AUTOCORREZIONE DI UNA LETTERA COMMERCIALE

PARTE 2

PARTE 3

PARTE 1

• E’ stato effettuato il controllo ortografico?
• La lettera è stata riletta?

• La lettera contiene l’intestazione, la data, l’indirizzo del destinatario e la firma?
• Sono state trasmesse informazioni precise, motivate, complete e particolari?

• La comunicazione è precisa, chiara nell’esposizione?
• Viene usato un linguaggio formale, usando termini appropriati?

Solo dopo aver risposto in modo affermativo a tutte queste domande, è possibile stampare la lettera.

DISPOSIZIONE ESTETICA DI UNA LETTERA COMMERCIALE

La documentazione commerciale contribuisce a dare all’esterno l’immagine dell’azienda: rappresenta un “biglietto da visita” che viene inviato a clienti, fornitori, banche, enti pubblici. Per questo motivo, tutti gli aspetti devono essere controllati attentamente, tenendo conto anche della specificità dell’azienda e del destinatario. Inoltre, la complessità delle relazioni commerciali richiede la stesura di documenti caratterizzati da stili diversi a seconda degli scopi e dei destinatari. Al termine di ogni lavoro si deve sempre eseguire una revisione critica, sia con un controllo ortografico e sintattico accurati, sia verificando che tutti gli elementi siano stati disposti con le giuste distanze e che il testo si presenti con un buon layout.

We don’t like to bore. We don’t want to be repetitive.

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GLI ELEMENTI INDISPENSABILI

Per porter scrivere in maniera completa una lettera commerciale dobbiamo ricordarci che alcuni contenuti non possono essere tralasciati (elementi essenziali) e altri che arricchiscono esclusivamente la comunicazione (elementi accessori). Tra gli elementi essenziali abbiamo:

L'indirizzo del destinatario

Il corpo della lettera

L'intestazione

La data

La firma

è l’insieme di informazioni che individuano in modo univoco il mittente

deve essere sempre preceduto da un vocativo e posizionato a 3-4 interlinee dalla data.

è il nucleo fondamentale della lettera commerciale

è situata a 3 interlinee dalla fine del testo, allineata con la data, deve essere autografa

deve essere scritta preferibilmente per intero

CORRISPONDENZA

L'oggetto

I riferimenti

GLI ELEMENTI FACOLTATIVI

• Descrive in breve il contenuto della lettera commerciale e diventa particolarmente utile quando si prevede di dover citare più volte nel testo un medesimo argomento.

• Hanno la funzione di collegare la lettera commerciale a comunicazioni precedenti. Devono essere collocati negli spazi loro riservati oppure in alto a sinistra, prima o dopo la data, oppure dopo la firma (nel caso di sigle del mittente).

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LE BUSTE

Le buste ammesse dalle Poste sono: formato UNI (cm 11,4 x 11 x 23). Esistono poi le buste a finestra trasparente (per utilizzare l'indirizzo digitato sulla lettera) le cui misure sono quelle delle buste americane.

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GENT

GENT.MA

EGR.

GENT.MO

SIG.RA

PROF.SSA

SIG.

PROF.

ABBREVIAZIONI

DOTT.SSA

SPETT./LE

DOTT.

SPETT.

PROT.

PREG.MO

PREG.MA

ALTRE ABBREVIAZIONI

U.S.

P.V.

VS.

NS.

P.C.

V.LE

V.

CAP

P.ZA

VOCABOLARIO

1.ESPRIMERE UNA RICHIESTA

8.ESPRIMERE PIACERE

2.FORMULE DI CHIUSURA

5.FORMULE DI RIFERIMENTO

9.IL TEMPO

3.SISTEMI DI PAGAMENTO

6.ESPRIMERE RAMMARICO

10.RINGRAZIAMENTI

11.ESPRIMERE RAMMARICO O DISAPPUNTO

4.SISTEMI DI TRASPORTO

7.SCUSARSI

Don’t forget to publish!

Si deve posizionare a circa 3 INTERLINEE dal destinatario, utilizzando l’INTERLINEA 1. Fra un capoverso e l’altro si lascia la DOPPIA INTERLINEA. In genere si usa enfatizzare gli aggettivi, i pronomi e le particelle pronominali che riguardano il destinatario scrivendoli con l’INIZIALE MAIUSCOLA.

• Pagamento immediato alla consegna della merce.
• Pagamento anticipato: prima della consegna della merce.
• Pagamento a rate: in più volte.
• Pagamento in contrassegno: in contanti a chi trasporta la merce.
• Pagamento a mezzo vaglia postale: il versamento viene fatto alla posta.
• Pagamento a mezzo versamento in conto corrente bancario.
• Pagamento con assegno bancario.

• Pagamento a mezzo bonifico bancario.

• Siamo spiacenti di informarvi che ...
• Ci dispiace informarvi che ...
• Ci dispiace dovervi informare che ...
• Ci rammarichiamo del fatto che ...
• Costatiamo con rammarico che ...
• Costatiamo con disappunto che ...
• Vi informiamo che passeremo a vie giudiziarie ...

ACCORGIMENTI

Quando si scrive una lettera commerciale è necessario esprimersi con la massima precisione, chiarezza e concisione evitando espressioni complicate, frasi contorte e lunghe, banali complimenti e inutili ripetizioni. Il linguaggio deve essere semplice e corretto, accurato e rispettoso, evitando qualsiasi tono confidenziale. I pronomi personali e gli aggettivi possessivi riferiti al destinatario vanno scritti per esteso e con la lettera iniziale maiuscola; ciò vale anche quando il pronome personale consiste in una particella unita ad un’altra parola.

Deve comprendere: • Nome e cognome della persona fisica o ragione sociale • Indirizzo (via e numero civico; il numero civico va preceduto dalla virgola) • CAP, città del destinatario, targa automobilistica della Provincia. Tutto in maiuscolo, senza sottolineature e/o parentesi.

• Vi ringraziamo per la fiducia.
• Vi ringraziamo della fiducia.
• Vogliate gradire i nostri ringraziamenti ed i migliori saluti.
• Grazie per ...
• Grazie di (del, dello, della) ...
• Vi ringraziamo e vi salutiamo cordialmente.
• Ringraziandovi, vi porgiamo i migliori saluti.
• Vi ringraziamo in anticipo e vi porgiamo ...
• Ringraziamenti e cordiali (distinti) saluti.

Comprende: • Ragione sociale o cognome e nome; • Indirizzo (via, numero civico, CAP, città); • Numero di telefono (completato di prefisso); • Numero di codice fiscale e/o di partita IVA (quest’ultimo vale come codice Fiscale per i soggetti diversi dalle persone fisiche); • Numero di registrazione presso il Tribunale (Registro delle Imprese); • Numero di registrazione presso la C.C.I.A.A. (Camera di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura); • Capitale sociale (nelle società di capitali)

• Siamo spiacenti di informarvi che ...
• Ci dispiace informarvi che ...
• Ci dispiace dovervi informare che ...

Si devono indicare la località di partenza della corrispondenza, il giorno, il mese (espresso in lettere con l’iniziale minuscola) e l’anno. Deve essere collocata a 3-4 interlinee dall’intestazione. La data nelle lettere circolari viene generalmente sostituita dalla dicitura “data del timbro postale”.

Solitamente è composta dal nome dell’azienda sotto la qualifica di colui che firma e sotto tra parentesi nome e cognome. Queste righe devono essere centrate.

• Gradite/Gradisca i nostri/miei migliori saluti.
• Gradite/Gradisca i nostri/miei più distinti saluti.
• Vi porgiamo/Le porgo i nostri/miei migliori saluti.
• Vi porgiamo/Le porgo i più distinti saluti.
• Vogliate/Voglia gradire i più distinti saluti.
• Vogliate/Voglia gradire i nostri/miei ringraziamenti e i più distinti saluti.
• Vi/Le inviamo/invio i più cordiali saluti.
• Cogliamo/Colgo l'occasione per porgervi distinti saluti.
• Con i migliori saluti.
• Distinti saluti.
• Cordiali saluti.
• Distintamente vi/la salutiamo/saluto.
• Cordialmente vi/la salutiamo/saluto.

• Entro 15 giorni
• Fra 15 giorni
• 15 giorni fa
• 15 giorni a partire da oggi
• In data odierna
• A tutt'oggi

Il trasporto sarà fatto :

• a mezzo pacco postale
• a mezzo camion
• a mezzo ferrovia
• a mezzo aereo
• a mezzo corriere

• Con riferimento alla vostra lettera del ...
• In riferimento alla vostra lettera del ...
• Facendo seguito alla vostra lettera del ...
• Ci è pervenuta la sua lettera del ....
• Ci riferiamo alla vostra lettera del ...
• Abbiamo ricevuto la merce ordinata il ....

Le sigle

Numero di protocollo

Il protocollo è un registro, in partenza e in arrivo, sul quale le aziende annotano, in ordine di progressione e di data, i nominativi dei destinatari e corrispondenze in partenza. Bisogna vidimare le lettere in arrivo con il timbro della ditta e indicare la data di ricevimento

Possono riferirsi sia al destinatario che al mittente. Si indicano in maiuscolo quando si riferiscono alla persona che ha redatto la lettera e in minuscolo quando si riferiscono alla persona che ha digitato la lettera e vanno separate le une dalle altre con una sbarretta; quando si riferiscono alla corrispondenza in partenza, si indicano dopo la firma o gli eventuali allegati.

Varie diciture

Possono essere di diverso tipo: Raccomandata, Espresso, Personale, Riservata sono tutte espressioni da esporre in alto a sinistra e sulla busta

Gli allegati

Sono documenti uniti alla lettera e la loro dicitura va collocata in calce, allineata al margine sinistro, a 2,5 righe vuote dalla firma;

La lettera commerciale è il documento attraverso il quale avviene la normale comunicazione fra le aziende: essa, in particolare, associa il messaggio da trasmettere all’immagine del mittente. Per questo motivo deve risultare curata in ogni suo aspetto. La lettera commerciale nasce e circola all’interno del mondo economico reale, che fa della praticità e della chiarezza i suoi pilastri.

• Vi preghiamo di scusarci per ...
• Vogliate scusarci per ...
• Ci scusiamo per ...

• Siamo lieti di informarvi che ...
• Abbiamo il piacere di informarvi che ...
• Ci pregiamo informarvi che ...

Nel riquadro inferiore destro viene digitato l'indirizzo del destinatario, identico a quello contenuto nella lettera, con la località preceduta dal CAP.

Nel riquadro superiore sinistro in genere è stampata la ragione sociale dell'azienda; al di sotto vengono apposte diciture varie (ASSICURATA, RACCOMANDATA, ESPERESSO ecc.)

Nel riquadro superiore destro vengono incollati i francobolli o viene stampata la dicitura "Tassa a carico del destinatario", utilizzata dagli Enti pubblici per le comunicazioni ai privati;

• Gradiremmo ricevere il catalogo.
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