PROCEDIMIENTO Y DOCUMENTOS DEL PROCESO DE COMPRAS

El cuadro se elabora en base a las cotizaciones que entregan los proveedores, tomando en cuenta la calidad, precio, garantía y fechas de pago.

ELABORACIÓN DEL CUADRO COMPARATIVO

Documento que se debe elaborar para tener un mejor control y dar información cuando se solicite el área que emite la requisición.

REGISTRO DE LAS SOLICITUDES DE COTIZACIÓN

Comienza desde que se autoriza la compra. El comprador empieza a buscar proveedores.

DETERMINACIÓN DE LAS FUENTEA DE ABASTECIMIENTO

Después de decidir si se va a realizar la compra, se redacta la Requisición de Compra dirigida para el departamento de Compras.

SOLICITUD DE COMPRA

El responsable de alguna actividad debe conocer los requerimientos individuales de la unidad qué, cuánto y cuándo se necesitan.

RECONOCIMIENTO DE LA NECESIDAD

Procedimiento y Documentos del Proceso de Compras

Cada una de las cotizaciones que recibe el departamento de Compras se registra para llevar uhn control de todas las cotizaciones recibidas.

REGISTRO DE COTIZACIONES RECIBIDAS

Las requisiciones deben registrarse con el fin de evitar duplicidad. Y cuando se entrega el pedido, se deben tachar o sacarlas del consecutivo.

REGISTRO DE REQUISICIONES

Es indispensable tener una descripción precisa de la necesidad del artículo, producto o servicio objeto de la requisición.

DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD

Se solicita a los diferentes proveedores la cotización de lo que necesita la empresa.

SOLICITUD DE LA COTIZACIÓN A DIFERENTES PROVEEDORES

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El departamento de Compras es dar el visto bueno de qué es lo que se pidió y que ya se recibió, así como que la factra contenga los datos y documentos solicitados.

VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DE COBRO DEL PROVEEDOR

Sirve para llamar al proveedor y ver qué está pasando con el pedido y decirle al solicitante cuándo será la entrega.

REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRA PENDIENTES DE ENTREGA

Es obligación del proveedor estar al ppendiente de que el cheque del proveedor salga y se le entregue a tiempo.

AUTORIZACIÓN DEL PAGO AL PROVEEDOR

Esta actividad se lleva a cabo con el propósito de evitar duplicar la orden de pago al proveedor.

REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRA

Radica que los artículos requeridos lleguen a tiempo y no se recurra a pedidos de emergencias.

SEGUIMIENTO DE LA ORDEN DE COMPRA

Se establece un compromiso entre el proveedor, el cual deberá entregar lo solicitado y el comprador a pagar.

ENTREGA DE LA ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR SELECIONADO

Se realiza con el propósito de informar al área de Contabilidad y a la solicitante que las órdenes ya se entregaron y se efectúe el pago.

ELABORACIÓN DE INFORME DE ÓRDENES ENTREGADAS

En algunas empresas el comprador es obligado a llevar el control de inventarios, para que no haga falta materias primas e insumos.

CONTROL DE LOS MATERIALES E INVENTARIOS

Se realiza en coordinación con el departamento de Control de Calidad y Almacén, la responsabilidad es de Compras.

RECEPCIÓN E INSPECCIÓN DEL PEDIDO

Review

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Se da cuando los artículos adquiridos no cubren las especificaciones o se reciben en mal estado.

DEVOLUCIONES AL PROVEEDOR SI ES EL CASO

Surgen cuando la empresa vendedora efectúa negociación y el resultado se plasma en un contrato.

OTRAS ACTIVIDADES

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DOCUMENTO: REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRA

Sus datos necesarios son:

• Número de la orden de compra
• Nombre del proveedor
• Fecha de elaboración
• Fecha de requerimiento
• Productos
• Cantidad
• Precio de la orden de compra
• Condiciones de pago
• Observaciones

DOCUMENTO: REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRA PENDIENTES DE ENTREGA

Sus datos necesarios son:

• Número de orden de compra
• Nombre del proveedor
• Área solicitante
• Fecha de elaboración/requerimiento
• Productos
• Cantidad
• Precio
• Condiciones de pago
• Observaciones

DOCUMENTO: REGISTRO DE SOLICITUDES DE COTIZACIONES

Sus datos necesarios son:

• Número de cotización
• Nombre del proveedor a quien se le pide la cotización
• Área solicitante
• Fecha de elaboración
• Productos
• Cantidad

DOCUMENTO: REGISTRO DE COTIZACIONES RECIBIDAS

Sus datos necesarios son:

• Nombre del proveedor
• Fecha de recepción
• Fecha de requerimiento
• Productos
• Cantidad
• Precio
• Condiciones de pago
• Observaciones (firmas)

DOCUMENTO: CUADRO COMPARATIVO

Se debe destacar:

• Datos del proveedor y firma
• Descripción detallada del artículo
• Cantidad
• Unidad de medida
• Precio unitario y precio total
• Garantía
• Condiciones de entrega y pago
• Fecha de pago
• Descuentos ofrecidos

RECEPCIÓN

• Cualitativa por los técnicos de la empresa
• Cuantitativa por los encargados del almacén

INSPECCIÓN

• Por atributos
• Por conteo de defectos
• Por variables
• Al 100%
• Muestreo

DOCUMENTO: FACTURA Y REMISIÓN

• Factura. Documento generado por el proveedor, ampara lo solicitado y lo que se pagara, así como requisitos de posesión objeto de la venta.
• Remisión. En ocasiones cumple con una parte de la factura, ya que trae campos parecidos sin embargo, no tiene valor fiscal, pero sirve como comprobante de lo adquirido.

DOCUMENTO: REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRA ENTREGADAS

Sus datos necesarios son:

• Nombre del proveedor
• Área solicitante
• Productos
• Cantidad entregada
• Fecha de elaboración
• Fecha de requerimiento
• Cantidad faltante
• Causa del faltante
• Valor del pago
• Observaciones

DOCUMENTO: INFORME DE FALTANTES O DEVOLUCIONES AL PROVEEDOR

Sus datos necesarios son:

• Nombre del proveedor
• Área solicitante
• Productos
• Cantidad
• Fecha de elaboración
• Fecha de requerimiento
• Cantidad rechazada
• Cantidad faltante
• Cantidad en devolución
• Observaciones

DOCUMENTO: REGISTRO DE REQUISICIONES

Sus datos necesarios son:

• Número de requisición
• Departamento solicitante
• Fecha de solicitud
• Fecha de requerimiento
• Productos
• Cantidad
• Precio
• Observaciones o forma de quien autoriza

DOCUMENTO: COTIZACIÓN