RECURSOS MATERIALES EN LOS ARCHIVOS

Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía Licenciatura en Archivonomía Nombre de la materia: Administración de los Recursos en los Archivos FLORES AGUILAR GABRIELA Grupo 3EX01 Boleta 20230D0023 Recursos Materiales en los archivos 12 de noviembre de 2023.

RECURSOS MATERIALES

Son necesarios en los archivos. Tienen como finalidad resguardar y conservar por medio de las unidades de instalación, mobiliarios, tecnologías, etc., que en conjunto apoyarán a la productividad y eficacia de los objetivos del archivo.

IMPORTANCIA DE LOS RECURSOS MATERIALES

Con los recursos es posible construir todo aquello que se necesita para la puesta en funcionamiento del proceso de producción de una organización o empresa.

CLASIFICACIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES

1. Edificios e instalaciones: Espacios o lugares donde se desarrolla el proceso de producción de la Dependencia. Instalaciones específicas como electricidad, agua, servicios de comunicación, red de tecnología, para la función productiva de archivos.

CLASIFICACIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES

2. Máquinas y equipos: Instrumentos que utiliza la Dependencia para realizar la gestión laboral (anaqueles, equipos de computo, impresoras, escaner, etc).

CLASIFICACIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES

3. Materias primas: Productos que son utilizados:

• Cartas, Fotografías, Mapas, actas, constancias, períodicos, etc.
• Cualquier elemento que deje un trazo en su pasado.
• Fuentes documentales o materia prima de la historia.

CARACTERÍSTICAS DE LOS RECURSOS MATERIALES

• Bienes físicos y tangibles
• Permiten el proceso productivo de la Dependencia
• Todo los físico y que aporte a la empresa

CLASIFICACIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES

• Bienes inmuebles:
• Espacios ad-hoc que cumplen con las condiciones.
• Espacios adaptados con restricciones de su uso y modificación.
• Espacios improvisados, que NO cumplen con las condiciones específicas de seguridad e higiene que faciliten el desarrollo de sus funciones del archivo y garanticen la integridad fisíca del documento.

CLASIFICACIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES

• Bienes Muebles: El equipo y mobiliario, son elementos para el desarrollo de funciones y protección del personal y de la documentación.

INFRAESTRUCTURA EN LAS UNIDADES DE ARCHIVO

• Mobiliario: Los documentos de nuevo ingreso se deben revisar previo a su almacenamiento en los depósitos a fin de identificar posibles riesgos para el resto del acervo.
• La protección del acervo se realiza en tres niveles: las guardas:
• Se colocan directamente sobre los documentos
• Se proporcionan en una segunda

protección, constituidos por cajas y contenedores

• la estantería en que se resguardan.

INFRAESTRUCTURA EN LAS UNIDADES DE ARCHIVO

• La selección de los materiales para las guardas de primer y segundo nivel van determinados por las propias características materiales de los documentos a proteger.
• La estantería se determina en función de las dimensiones de los documentos y del espacio disponible.

INFRAESTRUCTURA EN LAS UNIDADES DE ARCHIVO

• Repositorio o depósito documental: Área que resguarda acervo documental.
• Uso para los encargados del archivo.
• Planta baja alejada de zonas contaminantes y de tuberías
• Evitar la luz directa del Sol
• Paredes y techos deben ser de materiales no flamables
• Contar con extintores
• En zonas húmedas usar ventiladores y deshumidificadores.

INFRAESTRUCTURA EN LAS UNIDADES DE ARCHIVO

• Edificio nuevo o uno adaptado para la conservación de los documentos
• El inmueble, sus instalaciones y mobiliario deben recibir el mantenimiento periódico y oportuno para su correcto funcionamiento.

INFRAESTRUCTURA EN LAS UNIDADES DE ARCHIVO

• Sala de consulta: Área donde se consulta el material documental.
• Alejada del depósito
• Área restringida
• Suficientemente iluminada
• Contar con mesas y sillas suficientes para los usuarios
• Necesario:
• Reglamento de consulta
• Instrumentos de descripción (inventarios, guías y catálogos)
• Registro de control de usuarios.

INFRAESTRUCTURA EN LAS UNIDADES DE ARCHIVO

• Área de trabajo o Área Administrativa: Área donde se realiza trabajo administrativo:
• Contar con:
• Mobiliario necesario
• Equipo de cómputo
• Internet
• Línea telefónica
• Servicio de sanitarios

COTIZACIONES

Documento contable donde se detalla el precio de un bien o servicio para la compra o negociación. Presupuesto cuando un cliente pide a una empresa que le indique el valor de un pedido de mercancía. La cotización permite la generación de informes que comparan los productos cotizados con los facturados.

LICITACIONES

Procedimiento formal y competitivo de adquisiciones, por el que se solicitan, reciben y evalúan ofertas para la adquisición de bienes, obras o servicios y se adjudica el contrato correspondiente al licitador que ofrezca la propuesta más ventajosa.

LICITACIONES

• Clasificación:
• Pública
• Privada
• Internacional
• Nacional

Procedimiento administrativo de preparación de la voluntad contractual por el que un ente público, en ejercicio de la función administrativa, invita a los interesados para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente.

NORMATIVIDAD EN MATERIA DE RECURSOS MATERIALES

Como el conjunto de leyes o disposiciones que rigen los recursos materiales en los archivos se encuentran:

• Ley General de Archivos.
• Reglamento de la Ley Federal de Archivos.
• Lineamientos para la organización y conservación de archivos.
• Lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentación de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal.
• Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos del Poder Ejecutivo Federal.
• Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único.
• Acuerdo por el que se da a conocer los Lineamientos para que el Archivo General de la Nación emita el Dictamen y Acta de Baja Documental o de Transferencia Secundaria para los sujetos obligados del Poder Ejecutivo Federal, previsto en el artículo 106, Fracción VI, de la Ley General de Archivos
• Norma Contable
• Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales:
• Norma Mexicana NMX-R-100-SCFI-2018 Acervos Documentales – Lineamientos para su preservación

Conclusiones sobre los recursos materiales en los archivos

Los recursos materiales son imprescindibles para alcanzar los objetivos del archivo, su ausencia o elección inadecuada pueden crear dificultades para lograr los objetivos documentales, exponiendo a su vez la integridad física del personal a cargo del archivo. Las instituciones que resguardan acervos documentales deben generar sus propias políticas de preservación respecto a los principios fundamentales que rigen las actividades de conservación documental, alineados a la misión institucional siempre pensando en la salvaguarda del acervo, por lo que los recursos materiales ocupan un aspecto trascendental para la consecución de las prioridades y la correcta operación se deben generar proyectos institucionales con viabilidades económicas, humanas y tecnológicas bien estructuradas, y con procedimientos definidos que garanticen el manejo correcto de los recursos.

Referencias Bibliográficas:

• Ávila, M. (2014). Bienes Muebles e Inmuebles. biblat.unam. Recuperado 11 de abril de 2023, de https://biblat.unam.mx/hevila/BibliotecasyarchivosMexicoDF/2014/vol1/no3/7.pdf
• Archivística, C., & Perfil, V. T. M. (s. f.-a). Elementos del Archivo. http://capacitacionarchivistica.blogspot.com/2011/03/elementos-del-archivo.html
• Quiroa, M. (2022, 24 noviembre). Recursos materiales. Economipedia. https://economipedia.com/definiciones/recursos-materiales.html
• Universidad Iberoamericana Torreón. (s. f.). La materia prima. bitacoradelarchivo.com. Recuperado 11 de abril de 2023, de https://bitacoradelarchivo.com/bitacora/la-materia-prima/

Referencias Bibliográficas:

• Archivo General de la Nación. (2013). Infraestructura. gob.mx. Recuperado 11 de abril de 2023, de https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/502176/Manual_b_sico_para_archivos_municipales._Aspectos_introductorios.pdf
• Cotización. (2018, 4 enero). Software contable. Recuperado 11 de abril de 2023, de https://www.siigo.com/blog/contador/que-es-una-cotizacion/ Correa, I. (2002).
• Procedimiento licitatorio. En Manual de Licitaciones Públicas (pp. 19-20). Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificación Económica y Social- ILPES. https://repositorio.cepal.org/bitstream/handle/11362/5583/1/S2002616_es.pdf
• Secretaria de Gobernación. (2010, 16 julio). ACUERDO por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales. Diario Oficial de la Federación. Recuperado 12 de abril de 2023, de https://dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5152150&fecha=16/07/2010#gsc.tab=0

Referencias Bibliográficas:

• Norma Mexicana NMX-R-100-SCFI-2018. Acervos Documentales – Lineamientos para su Preservación.
• • Ley General de Archivos. Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 15 de junio de 2018. Disponible en la Página de Internet: https://dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5526593&fecha=15/06/2018#:~:text=El%20Estado%20mexicano%20deber%C3%A1%20garantizar,patrimonio%20documental%20de%20la%20Naci%C3%B3n. Recuperado el 11 de noviembre de 2023.

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