Les écrits professionnels
“Ne rien livrer au hasard, c'est économiser du travail.”
De Antoine Albalat / L'Art d'écrire
Sommaire
- Séance 1: Les différents types d’écrits professionnels.
- Séance 2: Rédiger avec fluidité et facilité vos écrits professionnels de façon claire et structurée.
Séquence 1
A l'issue de cette séquence, vous serez capable, d'analyser un document transmis et de rédiger une synthèse structurée sans fautes d'orthographe en 2H00.
SÉANCE 1
A l'issue de la séance, à partir d'un document word, vous serez capable d'identifier et lister les différents types d’écrits professionnels liés au métier de CIP sans aucun oublie et en 1 h 00 maximum.
Pouvez- vous me citez deux types d'écrits professionnels ?
01
02
03
Définition
Spécificités
Format et structure des écrits
Définition
Les écrits professionnels peuvent être définis comme l’ensemble des documents rédigés
dans le cadre d’une organisation (entreprise, administration, association…).
Ils ont pour vocation à communiquer en interne (au sein de l’organisation) ou en externe
(en-dehors de l’organisation).
Ils sont rédigés dans le cadre d’une activité avec un objectif clairement défini et à destination de personnes internes ou externes.
C’est pourquoi, les types d’écrits professionnels sont nombreux : à chaque type de relation
professionnelle correspond un type d’écrit approprié
SPÉCIFICITÉ
Les écrits professionnels sont des écrits qui correspondent à un type spécifique d'écriture en
usage dans l'entreprise (respect de la charte, feuille de style...).
Il est nécessaire de maîtriser les normes qui permettent la compréhension par tous.
Les écrits professionnels sont ainsi reconnaissables et identifiables immédiatement parce
qu'ils respectent strictement un cadre de présentation défini. De ce fait, lors d’une communication
professionnelle avec un interlocuteur, il convient d’adapter la rédaction de l’écrit professionnel son destinataire.
Format et structure des écrits
Contrairement à la communication orale, le message écrit n’est accompagné d’aucun signe
extérieur (langage para-verbal). Chaque écrit remplit une fonction.
Seuls les mots donnent donc un sens au message. Il faut donc identifier clairement l’objectif
de la communication pour définir le document à produire. Soigner la rédaction ainsi que la
présentation sont également indispensables à la compréhension du message
LES TYPES D'ECRITS PROFESSIONNELS interne
Questionnaires
Synthèse d'entretien
Le dossier d’inscription
Les livrets
La fiche de liaison
LES TYPES D'ECRITS PROFESSIONNELS interne
La présentation d’un atelier, d’un projet
La cartographie des acteurs et des partenaires du territoire
La proposition de partenariat
LES TYPES D'ECRITS PROFESSIONNELS mixtes: externes et INTERNES
Support de présentation
Mail
Communication des informations aux partenaires internes et externes dans le respect de ces règles..
Messages instantannées
EXERCICE
À l'aide d'un google doc, vous allez rédiger une prise de note structurée et sans fautes pendant 10 minutes. Le message principal transmis devra demeurer intacte. Vous disposerez de 15 minutes supplémentaires pour relire, corriger et restituer vos supports sur vos drives respectifs .
ÉVALUATION
À partir d'un document word, vous serez capable d'identifier et lister les différents types d’écrits professionnels vus en amont et liés au métier de CIP sans aucun oublie et en 1 h 00 maximum. Vos productions seront à envoyer par mail.
SÉANCE 2
A l'issue de la séance, à partir d'un document word, vous serez capable de rédiger avec fluidité et facilité votre lettre de motivation pour votre demande de stage de façon claire et structurée en prenant compte les normes rédactionnelles en 1 h 00 maximum.
Correction par les pairs
À l'aide du document vierge mis à votre disposition, citez 10 normes rédactionnelles d'une lettre en 15 minutes et sans fautes d'orthographes. Une fois terminée, veuillez transmettre à votre pair sur votre droite votre document afin qu'il puisse corriger d'une autre couleur votre document.
PROPOSITION DE CORRECTION
La mise en page: Respecter la charte graphique de l'entreprise, choisir une police de caractère classique et lisible, justifier le texte ... La forme: Bannir les fautes d'orthographe (orthographe des mots, accords, règles de temps, accents,...), appliquer les règles de ponctuation, choisir les mots afin d'être clair, précis et compréhensible ... Le contenu: L'objet, le ou les sujets du document, les sources des informations, le destinataire ... La relecture de votre document: Traquer les fautes d'orthographe, les erreurs de syntaxe ou de ponctuation, synthétiser ou compléter votre texte et se mettre à la place du lecteur pour évaluer sa clarté.
DEFINITION
Les normes rédactionnelles
Dans le monde de l'entreprise, la maîtrise des règles rédactionnelles est indispensable, notamment pour les raisons suivantes: - optimiser la communication interne, - optimiser la communication externe, - valoriser l'image de l'entreprise, - diffuser clairement les informations, - sécuriser les échanges d'information. Les règles en matière de rédaction d'un document portent sur 4 grands thèmes: La mise en page, la forme, le contenu et la relecture de votre document.
1- LA MISE EN FORME DE VOTRE DOCUMENT: A) RÈGLES GÉNÉRALES À TOUS LES TYPES DE DOCUMENTS: - respecter la charte graphique de l'entreprise si elle existe, - choisir une police de caractère classique et lisible, - utiliser la même police de caractère dans tout le document, - justifier le texte (il doit être parfaitement aligné à gauche et à droite), - respecter la taille des marges: par exemple 3cm à gauche - 2,5 cm à gauche - 2,5 cm en haut et en bas - penser à la numérotation des pages.
1- LA MISE EN FORME DE VOTRE DOCUMENT: B) RÈGLES SPÉCIFIQUES AUX COURRIERS: Ces règles sont nombreuses et il est essentiel de les respecter. - utiliser le papier à entête de l'entreprise, - indiquer en haut à droite, la référence de votre courrier, et son objet, - si le courrier est posté en recommandé ou en recommandé avec accusé réception, penser à le préciser en haut à droite, - indiquer le nom et le prénom de la personne à qui vous adressez le courrier juste sous les coordonnées de l'entreprise, - apposer à la fin du courrier à gauche une signature manuscrite, précédée du prénom, du nom et de la fonction du signataire, - penser à indiquer à la fin du courrier la liste des pièces jointes (P.J).
1- LA MISE EN FORME DE VOTRE DOCUMENT: C) RÈGLES SPÉCIFIQUES AUX EMAILS: La rédaction des emails doit faire l'objet d'autant d'attention que pour tout autre document. - penser à renseigner systématiquement l'objet de votre message, - utiliser les fonctions permettant la signature automatique de vos emails (prénom, nom, fonction, numéro de téléphone).
Les normes AFNOR pour la rédaction d’une lettre.
Par Jérémy Tellier.
Même si chaque entreprise utilise ses propres modèles pour ces lettres, il existe des normes AFNOR pour la rédaction de lettres et courriers. Vous trouverez ci-après un modèle de lettre respectant les normes AFNOR de rédaction d’un courrier. Cette lettre reprend notamment les règles pour les mentions obligatoires dans l’entête, l’emplacement de la zone destinataire, objet, date, la casse (alternance majuscules – minuscules) est aussi respectée.
LA REDACTION D'UNE LETTRE / D'UN CV
EXERCICE: À l'aide du document transmis, trouvez et relevez tous les points qui ne répondent pas aux normes AFNOR de la rédaction d'une lettre en 45 minutes.
CORRECTION
PROPOSITION DE
ÉVALUATION
À partir d'un google docs, vous rédigerez avec fluidité et facilité votre lettre de motivation pour votre demande de stage de façon claire et structurée en prenant compte la norme AFNOR NZ-11-001 en 1 h 00 maximum.
ÉVALUATION SOMMATIVE
À l'aide d'un google docs, analysez le document transmis ( le référentiel d'évaluation du TP CIP) et rédigez une synthèse structurée sans fautes d'orthographe en 2H00.
SOURCES:
https://www.afnor.org/normes/normes-definition/
https://blog.partiprof.fr/normes-redaction-lettre/
https://lavo.pagesperso-orange.fr/groupe1/formate/afnor.pdf
https://www.magicoffice.io/knowledge-base/communication-marketing/normes-redactionnelles#:~:text=Les%20normes%20rédactionnelles%20sont%20les,d%27informations%20générales%20mais%20fondamentales.
https://www.legifrance.gouv.fr/contenu/menu/autour-de-la-loi/entreprises/normes-afnor-d-application-obligatoire#:~:text=Ces%20normes%20d%27application%20obligatoire,%2Djoint%2C%20qui%20les%20recense.
LA BOÎTE À OUTILS DE ÉCRITS PROFESSIONNELS DE Valérie Le Broussois
MIEUX RÉDIGER
SES ÉCRITS PROFESSIONNELS DE Mireille Brahic
Les conseillers en insertion professionnelle (CIP) sont amenés à rédiger différents types d’écrits professionnels dans le cadre de leur activité. Ces écrits peuvent inclure des documents tels que des dossiers d’inscription, des fiches de liaison, des fiches de synthèse, des comptes-rendus d’entretien, des rapports internes, des notes d’instructions, des propositions de partenariat, des présentations d’ateliers ou de projets, des emails qui donnent des consignes de travail ou font le point sur l’organisation, des informations diffusées sur un intranet ou sur encore une messagerie interne, entre autres. En somme, le CIP devra réaliser le traitement administratif lié à l’accompagnement et les écrits professionnels dans le respect des règles déontologiques. Dans le cadre de l'obtention de votre diplôme de CIP, vous aurez également des écrits professionnels à rédiger et à transmettre tout au long de votre formation et pendant votre examen. Pour se faire, vous allez acquérir les clés et les méthodes pour lier la forme, le contenu et la déontologie dans ses différents écrits. Enfin, vous expérimenterez les diverses formes d’écrits professionnels liées aux spécificités de votre métier.
CIP - LES ECRITS PROFESSIONNELS / V1
Amanda Gomme
Created on November 11, 2023
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Les écrits professionnels
“Ne rien livrer au hasard, c'est économiser du travail.”
De Antoine Albalat / L'Art d'écrire
Sommaire
Séquence 1
A l'issue de cette séquence, vous serez capable, d'analyser un document transmis et de rédiger une synthèse structurée sans fautes d'orthographe en 2H00.
SÉANCE 1
A l'issue de la séance, à partir d'un document word, vous serez capable d'identifier et lister les différents types d’écrits professionnels liés au métier de CIP sans aucun oublie et en 1 h 00 maximum.
Pouvez- vous me citez deux types d'écrits professionnels ?
01
02
03
Définition
Spécificités
Format et structure des écrits
Définition Les écrits professionnels peuvent être définis comme l’ensemble des documents rédigés dans le cadre d’une organisation (entreprise, administration, association…). Ils ont pour vocation à communiquer en interne (au sein de l’organisation) ou en externe (en-dehors de l’organisation). Ils sont rédigés dans le cadre d’une activité avec un objectif clairement défini et à destination de personnes internes ou externes. C’est pourquoi, les types d’écrits professionnels sont nombreux : à chaque type de relation professionnelle correspond un type d’écrit approprié
SPÉCIFICITÉ
Les écrits professionnels sont des écrits qui correspondent à un type spécifique d'écriture en usage dans l'entreprise (respect de la charte, feuille de style...). Il est nécessaire de maîtriser les normes qui permettent la compréhension par tous. Les écrits professionnels sont ainsi reconnaissables et identifiables immédiatement parce qu'ils respectent strictement un cadre de présentation défini. De ce fait, lors d’une communication professionnelle avec un interlocuteur, il convient d’adapter la rédaction de l’écrit professionnel son destinataire.
Format et structure des écrits Contrairement à la communication orale, le message écrit n’est accompagné d’aucun signe extérieur (langage para-verbal). Chaque écrit remplit une fonction. Seuls les mots donnent donc un sens au message. Il faut donc identifier clairement l’objectif de la communication pour définir le document à produire. Soigner la rédaction ainsi que la présentation sont également indispensables à la compréhension du message
LES TYPES D'ECRITS PROFESSIONNELS interne
Questionnaires
Synthèse d'entretien
Le dossier d’inscription
Les livrets
La fiche de liaison
LES TYPES D'ECRITS PROFESSIONNELS interne
La présentation d’un atelier, d’un projet
La cartographie des acteurs et des partenaires du territoire
La proposition de partenariat
LES TYPES D'ECRITS PROFESSIONNELS mixtes: externes et INTERNES
Support de présentation
Mail
Communication des informations aux partenaires internes et externes dans le respect de ces règles..
Messages instantannées
EXERCICE
À l'aide d'un google doc, vous allez rédiger une prise de note structurée et sans fautes pendant 10 minutes. Le message principal transmis devra demeurer intacte. Vous disposerez de 15 minutes supplémentaires pour relire, corriger et restituer vos supports sur vos drives respectifs .
ÉVALUATION
À partir d'un document word, vous serez capable d'identifier et lister les différents types d’écrits professionnels vus en amont et liés au métier de CIP sans aucun oublie et en 1 h 00 maximum. Vos productions seront à envoyer par mail.
SÉANCE 2
A l'issue de la séance, à partir d'un document word, vous serez capable de rédiger avec fluidité et facilité votre lettre de motivation pour votre demande de stage de façon claire et structurée en prenant compte les normes rédactionnelles en 1 h 00 maximum.
Correction par les pairs
À l'aide du document vierge mis à votre disposition, citez 10 normes rédactionnelles d'une lettre en 15 minutes et sans fautes d'orthographes. Une fois terminée, veuillez transmettre à votre pair sur votre droite votre document afin qu'il puisse corriger d'une autre couleur votre document.
PROPOSITION DE CORRECTION
La mise en page: Respecter la charte graphique de l'entreprise, choisir une police de caractère classique et lisible, justifier le texte ... La forme: Bannir les fautes d'orthographe (orthographe des mots, accords, règles de temps, accents,...), appliquer les règles de ponctuation, choisir les mots afin d'être clair, précis et compréhensible ... Le contenu: L'objet, le ou les sujets du document, les sources des informations, le destinataire ... La relecture de votre document: Traquer les fautes d'orthographe, les erreurs de syntaxe ou de ponctuation, synthétiser ou compléter votre texte et se mettre à la place du lecteur pour évaluer sa clarté.
DEFINITION
Les normes rédactionnelles
Dans le monde de l'entreprise, la maîtrise des règles rédactionnelles est indispensable, notamment pour les raisons suivantes: - optimiser la communication interne, - optimiser la communication externe, - valoriser l'image de l'entreprise, - diffuser clairement les informations, - sécuriser les échanges d'information. Les règles en matière de rédaction d'un document portent sur 4 grands thèmes: La mise en page, la forme, le contenu et la relecture de votre document.
1- LA MISE EN FORME DE VOTRE DOCUMENT: A) RÈGLES GÉNÉRALES À TOUS LES TYPES DE DOCUMENTS: - respecter la charte graphique de l'entreprise si elle existe, - choisir une police de caractère classique et lisible, - utiliser la même police de caractère dans tout le document, - justifier le texte (il doit être parfaitement aligné à gauche et à droite), - respecter la taille des marges: par exemple 3cm à gauche - 2,5 cm à gauche - 2,5 cm en haut et en bas - penser à la numérotation des pages.
1- LA MISE EN FORME DE VOTRE DOCUMENT: B) RÈGLES SPÉCIFIQUES AUX COURRIERS: Ces règles sont nombreuses et il est essentiel de les respecter. - utiliser le papier à entête de l'entreprise, - indiquer en haut à droite, la référence de votre courrier, et son objet, - si le courrier est posté en recommandé ou en recommandé avec accusé réception, penser à le préciser en haut à droite, - indiquer le nom et le prénom de la personne à qui vous adressez le courrier juste sous les coordonnées de l'entreprise, - apposer à la fin du courrier à gauche une signature manuscrite, précédée du prénom, du nom et de la fonction du signataire, - penser à indiquer à la fin du courrier la liste des pièces jointes (P.J).
1- LA MISE EN FORME DE VOTRE DOCUMENT: C) RÈGLES SPÉCIFIQUES AUX EMAILS: La rédaction des emails doit faire l'objet d'autant d'attention que pour tout autre document. - penser à renseigner systématiquement l'objet de votre message, - utiliser les fonctions permettant la signature automatique de vos emails (prénom, nom, fonction, numéro de téléphone).
Les normes AFNOR pour la rédaction d’une lettre.
Par Jérémy Tellier.
Même si chaque entreprise utilise ses propres modèles pour ces lettres, il existe des normes AFNOR pour la rédaction de lettres et courriers. Vous trouverez ci-après un modèle de lettre respectant les normes AFNOR de rédaction d’un courrier. Cette lettre reprend notamment les règles pour les mentions obligatoires dans l’entête, l’emplacement de la zone destinataire, objet, date, la casse (alternance majuscules – minuscules) est aussi respectée.
LA REDACTION D'UNE LETTRE / D'UN CV
EXERCICE: À l'aide du document transmis, trouvez et relevez tous les points qui ne répondent pas aux normes AFNOR de la rédaction d'une lettre en 45 minutes.
CORRECTION
PROPOSITION DE
ÉVALUATION
À partir d'un google docs, vous rédigerez avec fluidité et facilité votre lettre de motivation pour votre demande de stage de façon claire et structurée en prenant compte la norme AFNOR NZ-11-001 en 1 h 00 maximum.
ÉVALUATION SOMMATIVE
À l'aide d'un google docs, analysez le document transmis ( le référentiel d'évaluation du TP CIP) et rédigez une synthèse structurée sans fautes d'orthographe en 2H00.
SOURCES:
https://www.afnor.org/normes/normes-definition/
https://blog.partiprof.fr/normes-redaction-lettre/
https://lavo.pagesperso-orange.fr/groupe1/formate/afnor.pdf
https://www.magicoffice.io/knowledge-base/communication-marketing/normes-redactionnelles#:~:text=Les%20normes%20rédactionnelles%20sont%20les,d%27informations%20générales%20mais%20fondamentales.
https://www.legifrance.gouv.fr/contenu/menu/autour-de-la-loi/entreprises/normes-afnor-d-application-obligatoire#:~:text=Ces%20normes%20d%27application%20obligatoire,%2Djoint%2C%20qui%20les%20recense.
LA BOÎTE À OUTILS DE ÉCRITS PROFESSIONNELS DE Valérie Le Broussois
MIEUX RÉDIGER SES ÉCRITS PROFESSIONNELS DE Mireille Brahic
Les conseillers en insertion professionnelle (CIP) sont amenés à rédiger différents types d’écrits professionnels dans le cadre de leur activité. Ces écrits peuvent inclure des documents tels que des dossiers d’inscription, des fiches de liaison, des fiches de synthèse, des comptes-rendus d’entretien, des rapports internes, des notes d’instructions, des propositions de partenariat, des présentations d’ateliers ou de projets, des emails qui donnent des consignes de travail ou font le point sur l’organisation, des informations diffusées sur un intranet ou sur encore une messagerie interne, entre autres. En somme, le CIP devra réaliser le traitement administratif lié à l’accompagnement et les écrits professionnels dans le respect des règles déontologiques. Dans le cadre de l'obtention de votre diplôme de CIP, vous aurez également des écrits professionnels à rédiger et à transmettre tout au long de votre formation et pendant votre examen. Pour se faire, vous allez acquérir les clés et les méthodes pour lier la forme, le contenu et la déontologie dans ses différents écrits. Enfin, vous expérimenterez les diverses formes d’écrits professionnels liées aux spécificités de votre métier.