Tipos de datos y propiedades de los campos en Ms. Access

Tipos de datos y propiedades de los campos en Ms. Access

Asignatura: Computación y Sociedad - Paralelo 1

Estudiante: Chele Mercedes Docente: Ing. Patricio Lara

Fecha: 11/11/2023 Carrera: Adm. de Empresas

Tipos de datos aplicables a un campo en Ms. Access

• Texto corto: Puede ingresar hasta 255 caracteres de texto alfanumérico.

• Texto largo: Almacena grandes cantidades de texto. Almacena hasta 65.536 caracteres. Si desea que un campo contenga una gran cantidad de información, es más práctico utilizar tipos de objetos OLE.

• Número: Almacena datos numéricos de tamaño 1, 2, 4 u 8 bytes. Para datos numéricos que no están destinados a editarse, puede ser mejor ingresarlos como un campo de tipo texto.

• Fecha y Hora: Ingresar una fecha y hora en este campo le permite trabajar con fechas y horas (buscar el mes de una fecha y la cantidad de días entre dos fechas).

• Moneda: Para almacenar datos de moneda.

• Auto númeración: Incrementa automáticamente el valor numérico de cada registro de entrada en la tabla (1, 2, 3, etc.). No es necesario introducir ningún valor en este campo.

• Si/No: Almacena valores lógicos. Las siguientes opciones están disponibles al ingresar datos: Sí/No – Verdadero/Falso – Habilitado/Deshabilitado.

• Objeto OLE: Contiene datos OLE (vídeo, sonido, etc.) almacenados en otras aplicaciones que admiten OLE. Puede almacenar hasta 1 GB (limitado por la capacidad de almacenamiento).

• Hipervínculo: Enlaces a recursos de Internet. Los hipervínculos pueden ser rutas UNC o direcciones URL. Almacena hasta 64.000 caracteres.

• Datos adjuntos: Puede adjuntar imágenes, archivos de hojas de cálculo, documentos, gráficos y otros tipos de archivos admitidos a los registros de la base de datos, del mismo modo que adjuntaría archivos a mensajes de correo electrónico. También puede ver y modificar archivos adjuntos, dependiendo de cómo el desarrollador de su base de datos haya configurado el campo Archivos adjuntos.

• Calculado: Puede crear expresiones que utilicen datos de uno o más campos. Puede especificar tipos de datos de resultados distintos de expresiones. Tenga en cuenta que los tipos de datos calculados no están disponibles en el formato de archivo MDB.

Como establecer una clave principal

Pasos:

Si creamos una tabla a través de la opción Diseño de tabla, Access no incluye ningún campo clave automáticamente, seremos nosotros quienes decidamos qué campo es clave.

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Seleccione el campo.

Si cierra la tabla sin haber definido el campo clave, Access muestra un mensaje. Si pulsamos sobre SI añadirá el campo Id de tipo Autonumérico a la tabla como campo clave. Si pulsamos NO sobre la tabla se quedará, hasta que decida lo contrario, sin clave primaria.

Haga clic sobre el icono clave principal de la barra de herramientas o pulse con el botón derecho del ratón sobre el campo que desea sea clave y seleccione, del menú contextual la opción clave principal.

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Para evitar que un campo sea una clave principal, debe seguir los mismos pasos que para configurar el campo como clave. Para crear varias claves de campo, seleccione los campos (mantenga presionada la tecla Mayús) y haga clic en el icono de clave principal.

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LISTO

Si desea eliminar la propiedad campo clave primaria, es decir, quiere que sea otro el campo clave, tendrá que hacer que Id no sea clave, seleccionando el campo y pulsando sobre el icono clave principal y luego seleccionar el campo que desea sea clave y pulsar sobre el mismo icono. Para realizar esta operación, la tabla debe estar en Vista Diseño.

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Propiedades de los campos existentes en Ms. Access.

Tamaño del campo

Máscara de entrada

Reservado para texto y números: – Para texto: número máximo de caracteres que puede contener el campo. – Para números: número máximo de dígitos.

Controla cómo se insertan los datos en los campos. Se puede utilizar para obligar al usuario a ingresar un determinado tipo de datos (por ejemplo, permitir solo números, solo letras o dos números seguidos de cinco caracteres). A menudo es más fácil utilizar el Asistente de formulario de entrada para establecer propiedades automáticamente. Para hacer esto, haga clic en ... Máscara de entrada.

Formato

Se utiliza para definir la representación de los datos de campo. Por ejemplo: -Para campos numéricos, puede resultar interesante mostrar elementos como porcentajes utilizando el separador de miles. - Formato de fecha en formato dd/mm/aa o formato de fecha mes-año. - El texto debe guardarse en mayúsculas (incluso si está en minúsculas). - El tipo de datos Sí/No muestra Sí o No, Activado o Desactivado, Verdadero o Falso. .

Título

Es el texto que aparecerá, como cabecera de la columna, cuando utilice este campo en la entrada de datos de la tabla o en un formulario (un formulario es una especie de ficha que sirve para gestionar los registros de las tablas con diferentes posibilidades de presentación).

Propiedades de los campos existentes en Ms. Access.

Valor predeterminado

Texto de validación

Esto se utiliza para especificar el valor que tendrá el campo por defecto. Cuando se ingresa un nuevo registro, los campos mostrarán automáticamente los valores especificados en esta sección.

Texto de error que se muestra si el valor del campo no coincide con la regla de validación. Inserta texto de validación que muestra un mensaje si los datos ingresados ​​en el campo FECHA DE RECOGIDA no cumplen con las condiciones especificadas en las propiedades de la regla de validación.

Regla de validación

Requerido

Esta propiedad controla si los datos ingresados ​​en el campo cumplen ciertas condiciones. El Asistente para la creación de reglas de validación solo funciona con campos de texto o fecha.

Esta propiedad indica si se deben ingresar datos en el campo. Seleccione - Sí, si el campo debe contener datos. - No, el campo está vacío si no contiene datos.

Propiedades de los campos existentes en Ms. Access.

Permitir longitud cero

Compresión Unicode

Los campos de notas y los campos de texto tienen esta propiedad para controlar la capacidad de ingresar valores de cadena que no contienen caracteres o que están vacíos.

Técnica de optimización de espacio para los campos de tipo Texto, Memo o Hipervínculo.

Indexado

Cuando define un campo como indexado, puede elegir entre Sí (sin duplicados) y Sí (con duplicados). - Sí (sin duplicados) significa que cada campo debe tener un valor único para toda la tabla. Por ejemplo, en nuestra tabla de Artículos, el TÍTULO sería un campo indexado Sí (sin duplicados), el campo DIRECTOR podría ser un campo indexado Sí (con duplicados), ya que un DIRECTOR puede tener más de un TÍTULO publicado.

Modo IME

Conversión de caracteres en las versiones asiáticas de Windows.

Propiedades de los campos existentes en Ms. Access.

Modo de oraciones IME

Alineación del texto

Especifica el tipo de datos que se puede especificar con un editor de métodos de entrada.

Especifica la alineación del texto predeterminada dentro del control.

Conclusión

Para crear una base de datos eficiente, precisa y fácil de mantener, es importante seleccionar cuidadosamente los tipos de datos y establecer las propiedades de los campos de manera adecuada en Microsoft Access. Estas decisiones afectan directamente la organización, el rendimiento y la integridad de los datos y, en última instancia, contribuyen a la eficacia y utilidad generales de la base de datos.

Bibliografía

Morán Flores, F. y Carballo Cedilla, E. (2015). Access 2013. Ministerio de Educación y Formación Profesional de España. https://elibro.net/es/ereader/utiec/49404?page=36