Rapport d'étonnement mairie de wissembourg Elyna OTT

Rapport d'étonnement PFMP 5

Mairie de Wissembourg

PFMP 5 du lundi 6 novembre au samedi 2 décembre 2023

11 Pl. de la République, 67160 Wissembourg

Terminale BAC PRO MDA

Ott Elyna

Institution Sainte-Philomène - Haguenau

Plan :

I. Le contexte professionnelII.Démarches suivies pour susciter l'étonnementIII. Observations et causes d'étonnement

Le contexte professionnel

• Collectivité territoriale, service public

Service Communication-Animations- Participation citoyenne

Chargée de communication et d'animation Stagiaire

Activités de l'organisation

1. Accueil
2. Etat civil
3. Passeports
4. Service Social-CCAS
5. Finances
6. Gestion des Ressources Humaines
7. Urbanisme et travaux
8. Achats
9. Juridique
10. Police Municipale
11. Direction Générale des Services
12. Salon d'honneur/mariage
13. Bureau des Adjoints

PHOTO BUREAU

Activités du service

Communication - animation - participation citoyen

coordonner le traitement des demandes d’autorisation concernant les manifestations associatives avec les services concernés (technique, police, juridique) - organiser une réunion bi mensuelle de suivi des demandes avec les services concernés Gestion administrative - s’assurer du bon suivi des courriers entrants liés aux animations et compléter le tableau de bord approprié - réaliser un classement identifié des documents papiers et dématérialisés relatifs aux animations, et procéder à l’archivage des documents le cas échéant - réaliser des fiches de procédure permettant une continuité du service en cas d’absence

• le développement web
• la création graphique, design
• Promouvoir la mairie et la ville de Wissembourg
• Conception et gestion des supports de communication de la ville papier (journal municipal,calendrier des manifestations, cartes de vœux, dépliant d’informations, etc.) et numériques (vidéos)
• Gestion du site Internet de la Ville, du panneau d’information électronique, et des réseaux sociaux
• Organisation des événements institutionnels (cérémonie des vœux, réunions publiques,accueil des nouveaux habitants, …)
• Coordination de la communication des services (réalisation des documents de communication des services comme l’Annuaire des associations, formulaires, papeterie, rédaction des textes appropriés). Assure notamment le lien et la cohérence avec la communication du Pôle culture.
• Développement de la communication interne sur de nouveaux supports (journal interne,Intranet).
• Gestion des relations avec la presse (rédaction des communiqués de presse et dossiers depresse, gestion des demandes de la collectivité et des journalistes).

- élaborer le rétroplanning d’organisation des manifestations - assurer le suivi budgétaire et respecter les budgets alloués aux manifestations concernées - assurer la coordination de l’événement entre les différents services municipaux (technique, juridique, financier, ...) et les partenaires externes - commander les prestataires (artificiers, agents de sécurité, etc.) - établir les contrats de participation des associations et artistes en lien avec le service juridique - réaliser les déclarations obligatoires (SACEM, sous-préfecture, etc.) dans les délais impartis - assurer la logistique pendant l’événement et accueillir les prestataires - être force de proposition pour améliorer l’organisation, le contenu et la sécurité des animations proposées

Rattaché à la cellule communication, le/la chargé(e) d'animations conçoit et organise des animations pour les festivités et cérémonies organisées par la Ville : Pentecôte/Noël, animations de Pâques avec les écoles, fête de la musique, spectacles d’été, etc.

Personnel de la mairie - du service communication

• 35h/semaine
• agenda partagé

Stagiaire chargée de communication et d'animations

Elyna OTT

• Effectif total de 120 personnes
• 5 personnes + 1 stagiaire ( moi )
• METZ Mylène : Responsable communication et animations
• CHAPELLE Aline : Chargée d'animations
• DELFOSSE Anne-Charlotte : Chargée de communication
• MARTIN Angélique : Assistante administrative

Organigramme des services

Espace d'accueil 3ème étage

Description du hall d'accueil

Espace d'accueil général - rez de chaussée

• Liste à puces
• Liste à puces

Outils utilisés

Standart

Ordinateur portable

Plastifieuse

Téléphone portable pro

Imprimante/télécopieur

Massicoteuse

Agenda collaboratif partagé

• Permet la plannification commune
• Avoir une vue d'ensemble sur les réunions, tâches,manifestations de chacun
• Facilite la coordonation
• Evite les conflits d'horaires

Annuaire interne

Démarches suivies pour l'étonnement

Observation du lundi 6 au mercredi 8 novembre 2023 ( 3 jours )

Contacts

afin de susciter l'étonnement

Externe à l'organisation :

Au sein de mon service :

• Mylène METZ - Responsable Communication/animations/participation citoyenne
• Aline CHAPELLE
• Anne-Charlotte DELFOSSE
• Angélique MARTIN
• Loic BESNIER - Chargé de participation citoyenne

• Usagers

POSTURES !!!!! et contraintes

Au sein de la mairie :

• Mme la Maire Sandra FISCHER-JUNG
• Sandra FRITZ
• Jean Faivre
• Isabelle GAUGUET
• Christine GANNAT
• Noémi KILBURG
• Sonia WITWICKI
• Johanna Logel - Chargée d'accueil
• Céline SCHWEIGHARDT - Ressources humaines
• Sophie Le Boulaire - manager commerciale

Postures et contraintes :

• Assise mais proactif

Supports utilisés

A l'utilité des usagers

Application mobile

Site internet

• Agenda des animations sur Wissembourg
• Actualités
• Informations lié à la ville
• Démarches admnistratives ( Cni, passeports )
• Contacts
• Horaires
• Signalement

Courrier outlook

• Boite mail stagiaire + service animation
• Gestion de la messagerie partagé
• Lié à Teams pour message interne ( prise de note )
• OneDrive

Observations et causes d'étonnement

3 jours

du lundi 6 au mercredi 8 novembre 2023

• Ce qui m'as surprise :
• Ce que j'ai aimé dans le métier :
• Ce que j'ai appris :

Ce qui m'a surpris :

• La proximité des services et leurs manières de collaborer
• Les réunions chaque lundi matin au sein du service
• Le nombres de services et de personnels
• La grandeur du batiment

Ce que j'ai aimé dans le métier :

• La variété des missions
• Le travail coopératif
• Constante réflexion d'amélioration

Ce que j'ai appris :

• Le fonctionnement d'un service, d'une mairie ( collectivité territoriale ) + les activités de chacun des métiers du service
• Utiliser teams,outlook

• La gestion d'un service
• Ce qu'est l'état civil
• Avoir une vision reculée, se mettre à la place des usagers

• Prioriser certaines tâches à d'autres ( gestion de l'organisation )
• Gérer les aléas, trouver des solutions adaptées

Mon avis personnel

J'ai apprécié mes premier jours au sien du service et de la mairie dans sa globalité. Le personnel s'est montré accueillant envers moi, j'ai pu très rapidement prendre mes marques pour m'adapter à cet nouvel environnement de travail. J'ai hâte de pouvoir découvrir le fonctionnement de ce service et leur missions, surtout en ces périodes festive.

Elyna Ott