Excel Nivel Básico

Empezar

EXCEL

Nivel básico

Índice

MÓDULO 3. Seguridad de Excel

MÓDULO 1. Trabajo con datos en Excel

MÓDULO 2. Formato de celdas en Excel

Introducción

Introducción

Introducción

3.1 Archivos seguros

1.1 Tipos de datos

2.1 Formato de celdas

3.2 Compartir libros "Heredados"

1.2 Funciones básicas

2.2 Estilos de celda

2.3 Insertar símbolos y ecuaciones

1.3 Referencias

Conclusión

Conclusión

Conclusión

Introducción

Nivel básico

En este nivel del curso, conocerás los elementos indispensables que debes dominar para poder comenzar a usar las herramientas que ofrece Excel para procesar grandes cantidades de datos. Los principales temas que abordaremos son los tipos de datos que puedes ingresar a Excel, cómo utilizar las funciones básicas y referencias, cómo dar formato a las celdas y las funciones de seguridad que Excel te proporciona para resguardar la información de tus archivos.

¡Bienvenido al nivel básicode Excel!

¡Bienvenido al Módulo 1!

En este módulo revisaremos las funciones básicas con las que cuenta Excel, primero conoceremos los tipos de datos que admite, así como las principales fórmulas. Después revisaremos algunas funciones básicas y por último analizaremos cómo hacer referencias entre celdas y hojas.

Conozcamos los tipos de datos que podemos ingresar en Excel.

1.1 Tipos de datos

Datos numéricos

Datos de fecha y hora

Datos de texto

Fórmulas

Ejercicio Genially

Ventana para insertar una función

Funciones básicas

1.2 Funciones básicas

¿Qué es una función de Excel?

Ventana para insertar una función

Funciones básicas

Ejercicio Genially

1.3 Referencias

Referencias de celda

Las referencias son parte primordial de la hoja de cálculo, ya que a través de ellas podemos identificar cada una de las celdas de un libro y de esta manera tener acceso al valor contenido en cualquiera de ellas.

La referencia de una celda siempre constará de dos partes: la primera parte indicará la letra (o letras) de la columna a la que pertenece y la segunda parte indicará su número de fila, por ejemplo, B3.

La referencia de una celda nos indica su ubicación dentro de una hoja, es decir, nos ayuda a conocer rápidamente la columna y fila a las que pertenece.

Referencias relativas en Excel

De forma predeterminada, las referencias Excel son relativas, esto significa que al momento de copiar una fórmula, se modificarán las referencias con relación a la nueva posición donde se está haciendo la copia de la fórmula.

Referencias absolutas

En ocasiones necesitamos “fijar” la referencia a una celda para que de esta manera permanezca igual aún y cuando esta sea copiada. Para indicarle a Excel que una referencia quedará fija al momento de copiar la fórmula, debemos convertir una referencia relativa a una absoluta, para esto necesitamos congelar la dirección de la celda colocando “$” a la letra de la columna y al número de la fila de la siguiente manera:

Si tomamos el ejemplo de la sección anterior y utilizamos la fórmula =$A$1+$B$1 en la celda C1 y posteriormente copiamos dicha fórmula a la celda C3, obtendremos el siguiente resultado:

Referencias absolutas

Al convertir las referencias en absolutas, no importa dónde copiemos la fórmula, dichas referencias permanecerán siempre fijas. La celda C3 devolverá el mismo resultado que la celdaC1 porque ambas fórmulas hacen referencia a las mismas celdas aún después de haberla copiado. Al convertir las referencias en absolutas, no importa adonde copiemos la fórmula, dichas referencias permanecerán siempre fijas.

La celda C3 hace el cálculo del área para el primer círculo tomando en cuenta el valor de Pi que está almacenado en la celda F2. En este momento la referencia a la celda F2 es absoluta, por lo que todas las fórmulas harán referencia a la celda F2, pero Excel modificará automáticamente las referencias a las celdas de la columna B para obtener el resultado correcto.

Referencias mixtas en Excel

Es posible fijar sólo la columna o la fila, a estas variaciones se les conoce como referencias mixtas.

Referencias mixtas en Excel

Si colocas la fórmula =$A1 dentro de la celda B1 y copias la fórmula hacia la derecha verás que la fórmula se mantiene igual en todas las columnas porque hemos indicado que deseamos tener la columna $A fija. Por el contrario, si copias la fórmula hacia abajo, Excel modificará el número de fila.

Sin embargo, si cambiamos el tipo de referencia mixta de la celda B1 por la fórmula =A$1 y copiamos hacia la derecha y hacia abajo, obtendremos un resultado diferente al anterior ya que habremos fijado solamente la fila:

Referencias a celdas en otra hoja y en otro libro

En los ejemplos mostrados anteriormente hemos utilizado referencias dentro de la misma hoja, sin embargo, en más de una ocasión tendremos la necesidad de hacer referencia a una celda que se encuentra en una hoja diferente o incluso en otro libro. La única regla que debemos seguir es utilizar el nombre de la hoja donde se encuentra la celda de nuestro interés e inmediatamente colocar el signo de exclamación (¡) seguido de la referencia a la celda. De esta manera, si queremos referirnos a la celda C5 de la Hoja2, debemos hacerlo de la siguiente manera:

Si la celda que necesitas acceder se encuentra en otro libro, entonces deberás indicar el nombre del libro encerrado entre corchetes [] antes del nombre de la hoja de la siguiente manera:

¡Muy bien! Ahora ya conoces las referencias que puedes aplicar en Excel, recuerda tener claros tus objetivos para utilizar la adecuada.

Ejercicio Genially

Conclusiones

¡Felicidades hemos llegado al final del M1!

A lo largo de los contenidos revisamos conceptos que son la base para nuestro trabajo dentro de Excel, conocimos desde cuáles son los tipos de datos que podemos ingresar hasta las distintas referencias que podemos aplicar entre hojas y archivos.

Practica las distintas referencias para ser un experto.

¡Bienvenido al Módulo 2!

A lo largo de los contenidos revisaremos cómo dar formato a las celdas de nuestro archivo Excel, aprenderemos cómo aplicar estilos predeterminados y personalizados, también veremos cómo insertar símbolos y ecuaciones.

¡Conozcamos cuáles son los formatos de celdas en Excel!

2.1 Formato de celdas

El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de cálculo, pero puede ayudar a tener una mejor visualización y entendimiento de los datos presentados, a continuación te mostramos los distintos formatos que puedes aplicar a las celdas.

Formato numérico

El formato numérico es el proceso con el cual podemos cambiar la apariencia de un número contenido en una celda, esto NO modifica el valor numérico de la celda sino solo su apariencia.

Hay ocasiones en las que queremos modificar la manera en que se muestran los números de una celda después de haberlos ingresado, para ello podemos utilizar los comandos de la "Cinta de opciones" que se encuentran dentro del grupo "Número" en la ficha "Inicio". Cualquiera de estos comandos aplicará el formato seleccionado a la celda activa o a una selección de celdas.

Formato de celdas

A través de este cuadro de diálogo tendremos un mayor control sobre el formato aplicado a una celda de Excel. La sección "Número" nos muestra 12 categorías de formato y además de la posibilidad de configurar ciertas propiedades particulares. A continuación, te mostramos cada una de las 12 categorías.

Debemos tener siempre en mente que al aplicar un formato a un número en Excel, no modificamos realmente su valor sino solamente cambiamos su apariencia dentro de la celda.

Ejercicio Genially

2.2 Estilos de celda

Aplicar estilos predefinidos

Excel nos provee de estilos de celda predefinidos los cuales podemos utilizar para aplicar un formato a nuestras celdas de manera rápida y conveniente. En la ficha "Inicio", dirígete a "Estilos de celda" de esta forma se mostrará un menú con los diferentes Estilos predefinidos. Para aplicar alguno, tenemos que seleccionar la celda o rango y dar clic en el estilo que queramos. Si situamos el cursor del ratón sobre los estilos, nos irá mostrando en la celda o celdas seleccionadas, es decir, una vista previa de cómo nos va a quedar ese estilo tal y como te mostramos en el siguiente video.

Estilos personalizados

Excel también nos da la opción de crear estilos con base en nuestros gustos o identidad gráfica de la empresa, a continuación te mostramos cómo hacerlo.

¡Muy bien! Ahora ya conoces cómo aplicar estilos a las celdas.

Ejercicio Genially

2.3 Insertar símbolos y ecuaciones

Excel nos permite insertar símbolos dentro de las celdas de una manera fácil y rápida a través del cuadro de diálogo "Símbolos", algunos de los caracteres que podremos insertar serán los símbolos de monedas, letras del alfabeto griego o caracteres especiales como el símbolo de derechos reservados.

Para insertar un símbolo en Excel debes ir a la ficha Insertar y pulsar el botón "Símbolo". Se mostrará el cuadro de diálogo "Símbolo" el cual contiene las pestañas "Símbolos" y "Caracteres especiales".

2.3 Insertar símbolos y ecuaciones

Por otro lado, en la pestaña "Caracteres especiales" encontrarás una lista de aquellos que son usados frecuentemente como el símbolo de Copyright o de Marca registrada. De igual manera debes seleccionar el carácter que necesitas y pulsar el botón "Insertar" para incluirlo en la celda activa.

Ecuaciones

En Excel también se puede utilizar la herramienta de ecuaciones tanto para poder insertar una nueva ecuación o ecuaciones preestablecidas.

¡Muy bien! Ya conoces cómo insertar símbolos y ecuaciones

Ejercicio Genially

Conclusiones

¡Felicidades hemos llegado al final del M2!

A lo largo de los contenidos formatos, estilos y caracteres que podemos insertar dentro de las celdas de nuestro archivo Excel.

Aplica los estilos de celda que sean necesarios para organizar tu información.

¡Bienvenido al Módulo 3!

A lo largo de los contenidos revisaremos cómo hacer más seguros tus archivos al implementar las medidas de protección que nos ofrece Excel, a la vez conocerás cómo realizar un control de cambios en tu archivo.

¡Conozcamos cómo proteger los archivos de Excel!

3.1 Archivos seguros

Protección de hojas

Para impedir que se hagan cambios en los datos de una hoja, podemos protegerla con contraseña. Para ello debemos ir a la ficha "Revisar" y en el grupo "Cambios" pulsar el botón "Proteger hoja".

Las opciones que aparecen seleccionadas de manera predeterminada en el cuadro de diálogo "Proteger hoja" indican que les estaremos dando permiso a los usuarios de seleccionar y copiar las celdas de la hoja. Si quitamos la marca de estas cajas de selección entonces nadie podrá seleccionar las celdas sino solamente ver la información en pantalla.

Protección de libros

Otro tipo de protección que podemos aplicar es la de proteger un libro lo cual significa proteger su estructura, es decir, nadie podrá insertar nuevas hojas o modificar las hojas ya existentes. Al proteger un libro no se impide modificar las celdas de una hoja, para proteger las celdas tendríamos que aplicar adicionalmente el método que revisamos anteriormente.

Cifrar un libro con contraseña

Este método solicitará una contraseña al momento de intentar abrir el archivo, Para utilizar esta protección en nuestro libro debemos ir a la ficha "Archivo" y seleccionar la opción "Información" donde observaremos un botón "Proteger libro", al pulsarlo encontraremos la opción "Cifrar con contraseña".

Recuerda que al cifrar un archivo, si no se especifica la contraseña adecuada no se podrá abrir el libro y por lo tanto no se podrá ver el contenido del archivo.

Proteger y ocultar celdas

El programa, también nos da la posibilidad de ocultar y proteger las fórmulas que hemos aplicado en las celdas, de forma que los usuarios no puedan verlas en la Barra de fórmulas, ni puedan modificarlas. En el siguiente video te mostramos cómo realizar el proceso.

¡Muy bien! Ahora ya conoces cómo proteger tus archivos.

Ejercicio Genially

3.2 Compartir libros "Heredados"

Para comenzar a compartir libros "Heredados", primero deberás activar los botones para realizar estas acciones dentro de Excel, en el siguiente video te mostramos cómo hacerlo.

¿Cómo compartir libros "Heredados"?

Control de cambios

Activa el control de cambios realizados a un libro de trabajo para permitir que la colaboración con otros usuarios sea más fácil y dar seguimiento a las actualizaciones hechas por éstos. Si el libro de trabajo está configurado para el control de cambios, Excel también comparte el libro.

Revisar control de cambios

Una vez que se han hecho cambios en un libro con control de cambios, se debe decidir si se aceptan o rechazan.

Control de cambios

Algunas veces es más fácil tener una lista de cambios separada en lugar de verlos todos dentro de una hoja de cálculo, a continuación te mostramos cómo hacerlo.

¡Muy bien! Ahora ya puedes aplicar control de cambios para realizar un trabajo colaborativo.

Ejercicio Genially

Conclusiones

¡Felicidades hemos llegado al final del M3!

A lo largo de los contenidos revisamos las formas en que puedes proteger tus archivos para que la información que contienen no pueda ser modificada y a la vez conociste cómo colocar contraseña a aquellos archivos que contengan datos sensibles.

También revisamos cómo activar el control de cambios para realizar un trabajo colaborativo en Excel.

Protege los archivos que contengan información sensible.

Ejercicio Genially

Ventana para insertar una función

Para poder acceder a estas funciones existen dos opciones, ya sea desde la ventana de “Fórmulas” o desde la barra de fórmulas, tal como te mostramos a continuación.

¿Tienes una idea?

¡Que fluya la comunicación!

Con las plantillas de Genially podrás incluir recursos visuales para dejar a tu audiencia con la boca abierta. También destacar alguna frase o dato concreto que se quede grabado a fuego en la memoria de tu público e incluso embeber contenido externo que sorprenda: vídeos, fotos, audios... ¡Lo que tú quieras! ¿Necesitas más motivos para crear contenidos dinámicos? Bien: el 90% de la información que asimilamos nos llega a través de la vista y, además, retenemos un 42% más de información cuando el contenido se mueve.

• Genera experiencias con tu contenido.
• Tiene efecto WOW. Muy WOW.
• Logra que tu público recuerde el mensaje.
• Activa y sorprende a tu audiencia.

Para remover la protección debemos ir de nuevo a la ficha "Revisar" y pulsar el botón "Proteger libro" y escribir la contraseña.

Las funciones son fórmulas predefinidas, pueden ejecutar cálculos simples o complejos. La Función “SUMA( )”, entrega el resultado de la suma de los valores contenidos en las celdas especificadas en el argumento de la función.

En este ejemplo:

• La fórmula en la celda B7 =SUMA(B2:B5)
• La fórmula en la celda C7 =SUMA(C2:C5)
• La fórmula en la celda C9=SUMA(B7:C7)

Fórmulas

Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas, estas pueden desplegarse de diferentes maneras. En la siguiente imagen podemos observar diferentes formatos que Excel puede aplicar a una misma fecha:

A parte de los valores numéricos y el texto, una celda de Excel puede contener una fórmula que no es más que un conjunto de “instrucciones” que manipularán los valores numéricos o texto y nos devolverán un resultado.

Ya que las fórmulas son la base de Excel trataremos su uso en varias lecciones posteriores. Por ahora sólo debes recordar que una fórmula hace uso de los valores numéricos y el texto para hacer algún cálculo u operación y devolvernos un resultado que a su vez será un valor numérico o un texto.

Si queremos tener más opciones de formato podemos pulsar el indicador de cuadro de diálogo del grupo "Número", el cual abrirá una nueva ventana que nos dará más opciones de formato, incluso formatos personalizados. También puedes acceder a él haciendo clic derecho sobre cualquier celda y seleccionamos la opción "Formato de celdas" o presionando Ctrl + 1.

Fácilmente podremos activar el uso compartido del libro, para ello presiona el botón "Compartir libro".

Una vez que se haga clic sobre el botón "Aceptar", Excel solicitará guardar el libro para activar el uso compartido.

Desde esta misma opción, activando la ficha "Uso avanzado" podremos definir el comportamiento del control de cambios, el tiempo de actualización automática del libro y el comportamiento frente a cambios conflictivos entre usuarios (dos usuarios realizan cambios sobre al menos una misma celda u objeto).

Datos de fecha y hora

Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas, estas pueden desplegarse de diferentes maneras. En la siguiente imagen podemos observar diferentes formatos que Excel puede aplicar a una misma fecha:

Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas, estas pueden desplegarse de diferentes maneras. En la siguiente imagen podemos observar diferentes formatos que Excel puede aplicar a una misma fecha:

Aunque cada celda muestra un formato de fecha diferente, en realidad todas las celdas tienen el mismo valor. Una manera de conocer el valor numérico de una fecha es cambiando el formato de la celda al "formato general". A continuación te mostramos un ejemplo donde copiaremos los valores de "columna A" para después aplicar el "formato General".

¿Tienes una idea?

¡Que fluya la comunicación!

Con las plantillas de Genially podrás incluir recursos visuales para dejar a tu audiencia con la boca abierta. También destacar alguna frase o dato concreto que se quede grabado a fuego en la memoria de tu público e incluso embeber contenido externo que sorprenda: vídeos, fotos, audios... ¡Lo que tú quieras! ¿Necesitas más motivos para crear contenidos dinámicos? Bien: el 90% de la información que asimilamos nos llega a través de la vista y, además, retenemos un 42% más de información cuando el contenido se mueve.

• Genera experiencias con tu contenido.
• Tiene efecto WOW. Muy WOW.
• Logra que tu público recuerde el mensaje.
• Activa y sorprende a tu audiencia.

Excel mostrará el cuadro de diálogo "Proteger estructura y ventanas". Escribe la contraseña.

Se mostrará un cuadro de texto en el cual podemos comenzar a crear nuestra fórmula, en la parte superior se encuentran las herramientas de ecuación en la cual podemos ingresar índices, fracciones, radicales, integrales, matrices funciones, etcétera.

Datos numéricos

Los valores numéricos son los que representan cantidades, montos, porcentajes, etcétera. Cuando ingresamos un valor numérico en una celda el contenido será alineado a la derecha.

Estos pueden tener un formato especial, debido a que Excel puede mostrar el valor numérico de diferentes maneras. Por ejemplo, en la siguiente imagen podemos observar que las columnas B y C tienen los mismos valores numéricos que la columna A pero son mostrados de una manera diferente:

Las celdas de una misma fila tienen el mismo valor, pero son desplegados de manera diferente debido al formato aplicado a la celda el cual modifica la apariencia, pero no su valor

Si deseas dejar de compartir, sólo debes desactivar el botón.

Podemos ingresar desde integrales simples hasta las más complejas.

Datos de texto

El otro tipo de dato en Excel es el texto, el cual inevitablemente encontraremos en nuestras hojas ya que es utilizado para indicar diversos tipos de datos como los nombres de empleados o códigos de clientes que necesitamos incluir para dar significado a otros valores numéricos de nuestra hoja.

Por texto entendemos aquellas cadenas que están formadas por caracteres alfanuméricos y/o símbolos especiales. Una manera de identificar fácilmente una celda con un valor de texto es porque dicho valor se alineará de manera automática a la izquierda. Inclusive, un valor que comience por un número seguido de algunas letras es considerado texto y por lo tanto estará alineado a la izquierda de cualquier celda.

Si marcamos la caja de selección "Ventanas", entonces las ventanas de las hojas quedarán también fijas y no se podrán maximizar para ocupar toda el área de la ventana de Excel. Generalmente con dejar seleccionada la opción "Estructura" será suficiente para proteger el libro. Recuerda que al proteger la estructura de un libro impedimos eliminar o insertar nuevas hojas.

Una vez establecida la contraseña y después de pulsar el botón "Aceptar" se solicitará confirmar la contraseña para que la protección del libro quede establecida.

¿Tienes una idea?

¡Que fluya la comunicación!

Con las plantillas de Genially podrás incluir recursos visuales para dejar a tu audiencia con la boca abierta. También destacar alguna frase o dato concreto que se quede grabado a fuego en la memoria de tu público e incluso embeber contenido externo que sorprenda: vídeos, fotos, audios... ¡Lo que tú quieras! ¿Necesitas más motivos para crear contenidos dinámicos? Bien: el 90% de la información que asimilamos nos llega a través de la vista y, además, retenemos un 42% más de información cuando el contenido se mueve.

• Genera experiencias con tu contenido.
• Tiene efecto WOW. Muy WOW.
• Logra que tu público recuerde el mensaje.
• Activa y sorprende a tu audiencia.

Para proteger un libro debemos seleccionar el comando "Proteger libro" ubicado en la ficha Revisar.

Datos de fecha y hora

Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas, estas pueden desplegarse de diferentes maneras. En la siguiente imagen podemos observar diferentes formatos que Excel puede aplicar a una misma fecha:

De esta manera podemos observar que la fecha 22/04/2018 es en realidad el valor numérico 43212. La manera en que Excel calcula dicho número es obteniendo la cantidad de días transcurridos a partir del 1 de enero de 1900. Una manera de comprobar que la numeración comienza con esa fecha es ingresando el número 1 en una celda y posteriormente cambiar su formato a Fecha y Excel desplegará el valor 01/01/1900 dentro de la celda.

La ventaja de manejar las fechas como valores numéricos es que los cálculos entre éstas se facilitan, de tal forma que al hacer la resta de dos fechas, Excel obtendrá fácilmente la diferencia en días porque en realidad estará haciendo una simple resta de valores numéricos.

Es por esta razón que las fechas en sí mismas no son un tipo de datos generales en Excel, si no que pertenecen al grupo de datos numéricos.

Para poder ingresar una ecuación nos dirigimos a la ficha "Insertar" y hacemos clic al icono de "Ecuación".

Se presentará un diálogo desde el que fácilmente podremos activar el uso compartido del libro activando la casilla y haciendo clic en Aceptar.