TAREA MÓDULO 4. Informe final de resultados del proyecto.

"puesta en marcha de un programa informático para la gestión del trabajo de oficina"

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cURSO mOOC Planifica 2023 Mª ÁNGELES gONZÁLEZ hORMIGO

DATOS BÁSICOS

INDICADORES

ALCANCE

ACTIVIDADES

ÍNDICE

COSTES

RECURSOS HUMANOS

RIESGOS

ADQUISICIONES

ACCIONES CORRECTIVAS

LECCIONES APRENDIDAS

GRACIAS

DATOS BÁSICOS DEL PROYECTO

Nombre del proyecto: "Puesta en marcha de un programa informático para la gestión del trabajo de oficina". Entidad: Unidad administrativa judicial. Jefe del proyecto: Jefe de la unidad administrativa judicial. Plazo de ejecución del proyecto: 12 meses. · Inicio: 01/01/2024· Final: 01/01/2025 Presupuesto previsto: 15.000€.

INDICADORES Y ALCANCE DEL PROYECTO

La finalidad del proyecto consiste en crear y utilizar un programa informático que permita reducir la cantidad y el tiempo de trabajo llevado a cabo por el personal de la oficina, consiguiendo con ello aumentar su eficacia y, por lo tanto, su motivación y bienestar personal.

Resultados: · Programa informático terminado el 27 de febrero de 2024. · Formación del personal terminada el 15 de junio de 2024. · Utilización del programa informático a pleno rendimiento en el mes de septiembre de 2024. · Reducción en aproximadamente 1 hora del tiempo necesitado.

Indicadores: · Creación del programa informático en el primer trimestre de 2024. · Formación del personal para utilizar el programa informático en el segundo trimestre de 2024. · Implantación y uso del programa informático por el personal en el tercer trimestre de 2024. · Nº de horas necesitadas para llevar a cabo X actividad/gestión en comparación con las necesitadas antes de la utilización del programa.

ACTIVIDADES DEL PROYECTO

Actividades:

A lo largo del proyecto se han llevado a cabo una serie de actividades en función de la etapa del mismo en la que nos encontremos:

Primer trimestre de 2024: Se trata de la etapa inicial del proyecto en la que, recogidas las ideas, opiniones y sugerencias por parte de los empleados, coordinadores y jefes de la unidad administrativa, se ha puesto en manos de una empresa externa la creación y desarrollo del programa informático. Segundo semestre de 2024: En esta etapa se dio el desarrollo de clases de formación para todo el personal de la unidad administrativa, con la finalidad de que cuando se implante el programa, tengan los conocimientos básicos y teóricos para la utilización del mismo. Tercer trimestre de 2024: En esta siguiente etapa se produjo la implantación y utilización del programa informático por todos los empleados de la unidad, compaginándolo con la utilización del formato papel de siempre hasta su extinción. Etapa también relacionada con muchas incógnitas y muchas incidencias, las cuales fueron resueltas poco a poco. Cuarto trimestre de 2024: En esta última etapa del proyecto los empleados ya utilizaban el programa a pleno rendimiento, se redujo casi al 90% la utilización del papel y se empezaron a ver los beneficios que en el rendimiento tenía el uso del mismo.

COSTES Y RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO

Costes:

El presupuesto necesario para desarrollar el proyecto fue de 15.000€.

Recursos humanos:

Se contrató a una empresa informática externa para el desarrollo del programa informático, siguiendo las ideas aportadas por el propio personal de la unidad administrativa. Posteriormente, el propio personal de la oficina fue el que utilizó el programa, usando para ello su propio ordenador de mesa o portátil y mediante el uso de un usuario y contraseña propios, bajo la supervisión de un equipo de coordinación y de la jefatura de la unidad.

RIESGOS, ADQUISICIONES, ACCIONES CORRECTIVAS Y LECCIONES APRENDIDAS DEL PROYECTO

Riesgos:

Reticencia por parte de algunos de los empleados a utilizar el programa como consecuencia de no tener los conocimientos básicos de informática necesarios, lo cual se resolvió gracias a las clases de formación y a la aplicación del programa de forma progresiva en consonancia con seguir llevando a cabo el trabajo tal y como se hacía antes durante un periodo de tiempo determinado para lograr así la adaptación de los mismos.

Adquisiciones:

No se llevaron a cabo adquisiciones puesto que el programa informático lo desarrolló una empresa externa y después el uso del mismo se dio gracias a los ordenadores de los que disponían los empleados en sus respectivas mesas, ya fuesen de mesa o portátiles.

Acciones correctivas:

Lecciones aprendidas:

Desarrollado el proyecto y de cara a la elaboración de proyectos similares en un futuro, como acción correctiva se destacaría el tiempo necesario para el uso adecuado del programa, teniendo el mismo que ser un poco más amplio para determinados empleados.

El desarrollo del proyecto ha permitido verificar la gran utilidad que tiene la implantación de medios dgitales en el trabajo diario de una oficina, y el beneficio que ello conlleva no solo para la unidad administrativa en sí, sino para el bienestar y la salud mental de todos sus empleados.

¡GRACIAS!