Fases del mapeo de procesos

"El mapeo de procesos es una herramienta de gestión en la que se analizan, identifican y documentan los procesos de una organización. El flujo de proceso principal y los procesos paralelos a él se representan visualmente. Éstos también son conocidos como diagramas de flujo o diagramas de flujo de trabajo.

Con el mapeo de procesos se puede determinar los procedimientos necesarios para una organización, así como los procesos que generan y no generan valor al cliente. Existen diferentes maneras gráficas de representar el mapeo de procesos.

Mapeo de Procesos

El diagrama de flujo básico: Es útil para crear un mapa sencillo que ilustre las entradas y salidas de un proceso. Algunos casos de uso ideales para los diagramas de flujo básicos incluyen la planificación de nuevos proyectos, el análisis y la gestión de los flujos de trabajo y la mejora de la colaboración entre los miembros del equipo. Estos pueden crearse fácilmente con un software de gestión.

Mapa detallado del proceso: A diferencia de un diagrama de flujo, los mapas detallados también incluyen subprocesos, lo que los hace más útiles para identificar ineficiencias y documentar los puntos de decisión dentro de un proceso.

Identificar los procesos a mapear El primer paso es observar a la empresa u organización y entender qué procesos se deben mapear. Es decir, es necesario tener un objetivo en mano, por ejemplo: “Quiero mejorar y optimizar la entrega de proyectos en el sector de la ingeniería”. Entonces lo que se necesita es comprender el flujo de valor de este entregable. Es una forma de reducir el alcance y mejorar su enfoque.

Fases del mapeo de procesos

Elegir el equipo Es importante cooperar con los empleados y las partes interesadas que estén involucradas en el proceso en cuestión. Esta contribución puede ser excelente, ya que ellos conocen perfectamente los procesos que llevan a cabo y pueden tener algunas ideas sobre cómo mejorarlos.

Construir una representación gráfica del proceso En este punto se recopila la información, se inicia el análisis y se crea el mapa de procesos de acuerdo con el diseño o metodología definidos. La forma gráfica más común para construirlo es un diagrama de flujo.

Asegurarse que todos los elementos sean correctos Es necesario asegurarse que los puntos representados gráficamente y su posición en el diagrama de flujo sea correcta. Es de gran ayuda que todos los involucrados, directivos y figuras clave para la organización revisen el mapa para detectar inconsistencias.

Estudiar mejoras y optimizaciones Una vez que el diagrama de flujo está completo, es necesario analizar qué mejoras se pueden realizar en el proceso. Este paso se realiza con el apoyo de la mejora continua, observando qué pasos se pueden omitir o reducir distancias de traslado, de manera que el tiempo del proceso también sea menor.

Supervisar los resultados Luego de aplicar las mejoras se deben mostrar los resultados en el diagrama de flujo. El análisis de mejora continua no debe quedarse únicamente como una representación gráfica de lo que se debe mejorar, sino también implementarla en el proceso que se esté mapeando. Los resultados en la mayor parte de los procesos se deben monitorear para asegurarse que la mejora fue correctamente implementada.

Fases del mapeo de procesos

El mapeo de procesos les permite a las organizaciones mostrar visualmente la línea de flujo de cualquiera de sus procesos. Tener esta información es sumamente importante en la práctica, ya que la mayor parte de las normas de gestión de calidad requieren que cada proceso tenga su diagrama de flujo y que realmente contenga paso a paso lo que se haya realizado.

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