Plantel: Nezahualcóyotl. Licenciatura: Contaduría y Finanzas.
Asignatura: Administración General.
Nombre del Profesor: Adolfo Aguilar Pichardo.
Nombre: Ayala Hernández Javier.
Grupo: MLCF101.
Act. 2 Los 4 Pasos del Proceso Administrativo.
Esto es un párrafo listo para contener creatividad, experiencias e historias geniales.
Introducción: La administración es una disciplina fundamental en el mundo empresarial y organizacional. Para garantizar el éxito y la eficiencia en la gestión de una empresa u organización, se recurre comúnmente a cuatro procesos administrativos esenciales que forman la columna vertebral de la toma de decisiones y la ejecución de actividades. Estos procesos son la planificación, la organización, la dirección y el control. Cada uno de estos procesos cumple un papel crucial en la gestión de recursos, el logro de objetivos y la supervisión de resultados. En esta presentación, exploraremos detenidamente estos cuatro procesos administrativos y su importancia en el mundo empresarial, destacando cómo se complementan y se entrelazan para lograr el éxito sostenible en cualquier organización. La comprensión y la implementación efectiva de estos procesos son esenciales para la toma de decisiones informadas, la coordinación de esfuerzos y la mejora continua en la búsqueda de la excelencia en la gestión.
planeación
La planeación es esencial para establecer una dirección clara para la organización, definir objetivos, desarrollar estrategias y garantizar que se tomen decisiones y se tomen medidas específicas para alcanzar esos objetivos. Es un proceso integral que abarca toda la organización y es fundamental para el éxito a largo plazo de la empresa.
planeación
La planeación es esencial para establecer una dirección clara para la organización, definir objetivos, desarrollar estrategias y garantizar que se tomen decisiones y se tomen medidas específicas para alcanzar esos objetivos. Es un proceso integral que abarca toda la organización y es fundamental para el éxito a largo plazo de la empresa.
principios
Los principios de la administración son directrices fundamentales que guían la acción administrativa. Aquí se resumen los principales principios relacionados con la planificación: 1. Factibilidad: Los planes deben ser realistas y alcanzables. 2. Objetividad y cuantificación: Es fundamental basar los planes en datos objetivos, como estadísticas, estudios de mercado y cálculos numéricos, para reducir riesgos. 3. Flexibilidad: Se deben incorporar márgenes de flexibilidad en los planes para adaptarse a situaciones imprevistas. 4. Unidad: Todos los planes específicos de una empresa deben estar alineados con un plan general y los objetivos generales de la organización. 5. Intercambio de estrategias: Los planes pueden cambiar con el tiempo, a veces incluso requieren una revisión completa.
Estos principios son esenciales para una planificación efectiva y proporcionan una base sólida para la toma de decisiones y la gestión de recursos en una organización.
Etapas
1. Determinación de la misión o razón de ser de la empresa. 2. Establecimiento de objetivos y metas específicas. 3. Análisis del entorno y recursos actuales. 4. Identificación de puntos fuertes y débiles de la organización. 5. Identificación de oportunidades y amenazas en el entorno. 6. Formulación de estrategias. 7. Desarrollo de tácticas y planes de acción. 8. Diseño de la estructura organizativa. 9. Establecimiento de políticas y procedimientos. 10. Asignación de recursos (personal, capital, instalaciones). 11. Establecimiento de normas y estándares. 12. Control y seguimiento de la implementación. 13. Evaluación y retroalimentación. 14. Ajuste y revisión periódica de la estrategia. Estas etapas son fundamentales en el proceso de planeación estratégica y proporcionan un marco estructurado para guiar a las organizaciones en el logro de sus objetivos a largo plazo.
Tipos de planes
Según su extensión: Planes estratégicos: Establecen los objetivos generales de la organización y su posición en el entorno. Planes operacionales: Detallan cómo se lograrán los objetivos estratégicos. Según su estructura en cuanto al tiempo:
• Planes a corto plazo: Cubren menos de un año. Planes a largo plazo: Se extienden a más de cinco años. Según su carácter específico: Planes específicos: Son claramente definidos y no dejan margen a la interpretación. Planes direccionales: Son más flexibles y establecen patrones generales. Factores de contingencia que afectan a la planeación: Los planes pueden variar según el nivel jerárquico de la persona en la organización. Planes y el ciclo de vida de la empresa: Introducción o formación: Uso de planes direccionales, objetivos tentativos, recursos inciertos. Crecimiento: Objetivos más específicos, mayor confianza en los recursos, desarrollo de la lealtad de los clientes. Madurez: Utilización de planes específicos a largo plazo para obtener mayores dividendos. Declinación: Enfocarse en planes direccionales a corto plazo para abordar pérdidas. Estos diferentes tipos de planes y su relación con el ciclo de vida de una empresa permiten adaptar la planificación a las necesidades y circunstancias cambiantes a lo largo del tiempo.
Administración por objetivos
La evaluación de la misión y los objetivos de la organización puede realizarse mediante un análisis FODA, que considera las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la organización. Las fortalezas y debilidades son internas, mientras que las oportunidades y amenazas son factores externos. Identificar estos elementos es esencial para tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados.
El término FODA se deriva de las primeras letras de las palabras en español: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, y se utiliza para evaluar la situación actual de la empresa y su entorno. Fortalezas y debilidades son internas, mientras que oportunidades y amenazas son factores externos que pueden influir en la empresa. Resumir y unir toda esta información es esencial para una gestión efectiva de la organización.
Proceso de administración estratégico
Para implementar el proceso estratégico de administración, es fundamental desarrollar habilidades administrativas y seguir ciertos pasos para establecer metas efectivas.Estos pasos incluyen: a. Identificar las actividades clave del trabajo del empleado. b. Establecer metas específicas y desafiantes para cada actividad. c. Definir plazos para cada meta. d. Involucrar activamente al empleado en la fijación de metas. e. Priorizar las metas. f. Evaluar la dificultad e importancia de las metas. g. Incorporar mecanismos de retroalimentación para evaluar el progreso hacia las metas. h. Vincular las recompensas al logro de las metas.
Estrategias
Las estrategias son cursos de acción generales o alternativas que marcan la dirección de toda empresa. Michael Porter, un destacado investigador en la formulación de estrategias de la Harvard Graduate School of Business, propuso que la administración debe elegir una estrategia que proporcione una ventaja competitiva a la organización. Hay tres estrategias fundamentales que una empresa puede seleccionar: - Estrategia de Costo-Liderazgo: Esta estrategia se elige cuando una organización busca convertirse en el productor de menor costo en su industria. - Estrategia de Diferenciación: Las empresas siguen esta estrategia cuando buscan destacarse como únicas en su industria, especialmente en aspectos valorados por los compradores. - Estrategia de Enfoque o Punto Central: Esta estrategia se elige cuando una empresa busca una ventaja en costo o diferenciación en un segmento limitado de la industria.
Instrumentos de Planeación
Programación: Esta etapa implica enumerar las actividades necesarias, determinar su orden de realización, identificar quién las llevará a cabo y calcular el tiempo necesario para completarlas. Algunos instrumentos de programación incluyen: Gráfica de Gantt: Este método gráfico muestra la relación entre el trabajo planificado y completado en función del tiempo transcurrido. Gráfica de la carga de trabajo: Es una variante de la Gráfica de Gantt que programa la capacidad de estaciones de trabajo. Red PERT: Esta técnica se utiliza para programar proyectos complicados con muchas actividades, algunas de las cuales son interdependientes. La Red PERT ayuda a visualizar y gestionar estas relaciones entre actividades.
Organización
La organización se refiere a la creación de una estructura que establece jerarquías y agrupa actividades para simplificar las funciones dentro de un grupo social. Surge de la necesidad humana de cooperar debido a limitaciones físicas, biológicas, psicológicas y sociales. Una buena organización permite una colaboración más efectiva y eficiente, ya que las personas conocen sus roles y responsabilidades. Debe ser clara para todos, especificando quién realiza cada tarea y es responsable de los resultados. Esto elimina la imprecisión en la asignación de responsabilidades y promueve la comunicación y toma de decisiones alineadas con los objetivos de la empresa.
Estructura organizacional
La estructura organizacional es el marco que define cómo opera una organización y se caracteriza por su complejidad, formalización y centralización. La complejidad se refiere a la extensión de las actividades de la organización, la formalización se relaciona con las reglas y procedimientos utilizados, y la centralización indica si la toma de decisiones se encuentra en un nivel central o se distribuye en niveles inferiores. Estas características son esenciales para configurar la forma en que una organización opera y cómo se gestionan sus procesos y decisiones.
División de trabajo
La división de trabajo implica dividir actividades repetitivas y limitadas dentro de una organización. Para lograr esto, se siguen etapas, que incluyen jerarquización y departamentalización. La unidad de mando establece que un subordinado debe tener un solo superior al que sea directamente responsable. La autoridad se refiere a los derechos inherentes a una posición administrativa para dar órdenes y esperar que sean obedecidas, mientras que la responsabilidad implica la obligación de desempeñar actividades asignadas.
Organización mecánica y organizacional
Los organigramas son herramientas importantes para definir la estructura organizativa de una empresa. Estas representaciones gráficas ayudan a comprender problemas de comunicación, orientar a los nuevos empleados y proporcionar una imagen gráfica de la organización a terceros. Los organigramas muestran la estructura, los puestos clave, las responsabilidades y las relaciones funcionales de una organización.
Los organigramas son útiles para brindar una imagen formal de la organización, servir como fuente de consulta oficial, facilitar el conocimiento de la empresa y sus relaciones jerárquicas, y ofrecer elementos técnicos valiosos para el análisis organizacional. Los criterios para preparar un organigrama incluyen precisión, sencillez, uniformidad, presentación adecuada y vigencia actualizada. Además, se recomienda que se anote el nombre de la unidad responsable de su preparación y la fecha de autorización en el organigrama.
Recursos Humanos
La evolución de los recursos humanos a lo largo del tiempo ha pasado por diferentes etapas, desde las encomiendas en la época colonial hasta el surgimiento de la carrera de relaciones industriales en la década de los 50. En la década de los 80, se consolidó la administración de recursos humanos con áreas especializadas como capacitación, sueldos y salarios, y contratación.
La teoría de sistemas se aplica en la administración de recursos humanos, considerando a la organización como un sistema abierto con múltiples interacciones entre sus miembros y el entorno.
Dirección
La dirección es una etapa crucial en el proceso de administración y consiste en llevar a cabo las actividades necesarias para poner en acción los planes y la estructura organizacional. Implica dirigir, guiar, motivar, comunicar y supervisar a los miembros del grupo para alcanzar los objetivos de la organización.
Elementos
Los elementos clave de la dirección son la coordinación de intereses, la motivación, la guía de esfuerzos, la comunicación y la supervisión. La dirección es fundamental porque pone en marcha los planes y la organización, influye en la conducta de los empleados, afecta la moral y la productividad, y se refleja en el logro de los objetivos y la eficacia de los sistemas de control.
Principios
Algunos principios importantes de la dirección son: 1. Coordinación de intereses: La dirección debe enfocarse en el logro de los objetivos generales de la empresa, asegurando que los objetivos de cada departamento estén en armonía con el objetivo general. 2. Impersonalidad de mando: La autoridad y el mando surgen de la necesidad de la organización para lograr resultados y no deben basarse en preferencias personales. 3. Supervisión directa: Los dirigentes deben proporcionar apoyo y comunicación a sus subordinados durante la ejecución de los planes para facilitar su realización. 4. Vía jerárquica: Establece la importancia de la comunicación y el apoyo que los dirigentes deben brindar a sus subordinados a lo largo de la jerarquía organizacional. 5. Resolución de conflictos: La dirección debe abordar y resolver los problemas que surgen durante la gestión administrativa a medida que aparecen.
Etapas de dirección
La etapa de dirección en el proceso de administración se compone de las siguientes actividades: Integración: Implica seleccionar los recursos necesarios para llevar a cabo las decisiones previamente establecidas en los planes. Esto implica asignar a las personas adecuadas a las tareas adecuadas y proporcionarles los recursos necesarios para su desempeño. En esta etapa, se aplican algunas reglas clave: Se debe seleccionar a la persona adecuada para el puesto adecuado, lo que significa que los recursos humanos deben adaptarse a las características de la organización y no al revés.
Se deben proporcionar los elementos necesarios para que cada miembro de la organización desempeñe eficazmente su rol.
Las actividades importantes de la ejecución incluyen: • Poner en práctica la filosofía de participación, involucrando a todos los afectados por las decisiones. • Liderar y desafiar a otros para que den lo mejor de sí. • Motivar a los miembros del equipo.
• Comunicar de manera efectiva. • Desarrollar a los miembros para que alcancen su máximo potencial. • Reconocer y recompensar el buen desempeño. • Satisfacer las necesidades de los empleados en el trabajo. • Evaluar los esfuerzos de ejecución en función de los resultados del control.
Supervisión
La supervisión, que es una parte importante de la dirección, implica vigilar y guiar a los subordinados para garantizar que las actividades se lleven a cabo adecuadamente.El liderazgo, la supervisión y los estilos gerenciales se consideran sinónimos, aunque se aplican a diferentes niveles jerárquicos. La supervisión es esencial para la empresa, ya que proporciona la dinámica necesaria a los recursos humanos para lograr los objetivos. Se relaciona con la productividad, la comunicación, las relaciones jefe-subordinado, la corrección de errores, la motivación y la disciplina en la organización.
Control
El texto enfatiza la importancia del control en la gestión de una empresa y cómo se relaciona con otras funciones de la administración, como la planificación, la organización y la ejecución. El control implica verificar si el trabajo se está realizando de acuerdo con el plan y corregir desviaciones cuando sea necesario. Las actividades importantes del control incluyen comparar resultados con planes, evaluar el desempeño en relación con estándares, medir operaciones de manera efectiva y comunicar los resultados a los responsables.
Interrelación entre funciones
Las cuatro funciones fundamentales de la administración (planificación, organización, ejecución y control) no siguen necesariamente una secuencia lineal y están interrelacionadas. Un gerente puede estar involucrado en múltiples objetivos y etapas al mismo tiempo, adaptando su enfoque según la situación. Cada función afecta a las demás, y todas juntas forman el proceso de administración. Por ejemplo, la planificación se relaciona con la organización y el control, y la organización se utiliza en la planificación, ejecución y control. Las funciones trabajan en conjunto para lograr los objetivos de la empresa de manera eficiente.
Fases de control
El control en la administración se desarrolla a través de diversas fases y se basa en diferentes tipos de estándares y técnicas. Las fases del control son: 1. Establecimiento de estándares y criterios: Aquí se definen los estándares y criterios que representan el desempeño deseado y las normas que guían las decisiones. Estos estándares pueden ser de diferentes tipos, como estándares éticos, de programación, de desempeño técnico, costos estándar, indicadores financieros, entre otros. 2. Observación del desempeño: Implica supervisar y evaluar el desempeño real de las actividades en curso. Esto se puede hacer a medida que se desarrollan las acciones, lo que se conoce como control concurrente, o después de la acción, que se llama control posterior. 3. Comparación del desempeño con el estándar establecido: En esta etapa, se compara el desempeño real con los estándares y criterios establecidos previamente. Esto ayuda a identificar desviaciones o diferencias entre lo planeado y lo ejecutado. 4. Acción para corregir el desvío: Cuando se identifican desviaciones significativas, se emprenden acciones correctivas para ajustar las operaciones y llevarlas de nuevo al cumplimiento de los estándares.
Existen diferentes fuentes de control que incluyen a los grupos interesados, la propia organización, los grupos y los individuos. Los tipos de control organizacional son preventivos, concurrentes y posteriores, y cada uno se aplica en momentos específicos del proceso.
Técnicas de control
En cuanto a las técnicas de control, se utilizan herramientas como los presupuestos, datos estadísticos, análisis, observación directa, programas de auditoría, el punto de equilibrio y técnicas modernas como PERT, Gráfico de Gantt y Costeo Directo.
Además, el control también se puede basar en criterios mixtos que abarcan aspectos financieros y no financieros, como la filosofía de la gerencia, la calidad de la empresa, la innovación, la moral, entre otros.
Observación del desempeño
La observación del desempeño es fundamental para llevar a cabo el control, ya que proporciona información precisa sobre el cumplimiento de los estándares. El éxito de un sistema de control depende de la disponibilidad de información inmediata y precisa para tomar decisiones y realizar ajustes necesarios. La unidad de medida debe concordar con los estándares y criterios establecidos, y su exactitud dependerá de las necesidades específicas de aplicación.
Principios generales de administración aplicados al control
El control debe seguir principios generales de administración, como garantizar que se logren los objetivos, definir estándares precisos, centrarse en las excepciones y justificar la acción correctiva. También debe ser comprensible, anticipar y prevenir desviaciones, ser flexible, económico y desarrollarse con la participación activa de los gerentes.
Las técnicas relacionadas con el control son similares a las utilizadas en la planeación, como diagramas, cronogramas, indicadores y técnicas estadísticas, para llevar a cabo el seguimiento y la corrección necesaria.
Comparación del desempeño real con el esperado
El proceso de control implica comparar el desempeño real con el esperado. Toda actividad experimenta variaciones, errores o desviaciones, y es esencial establecer límites dentro de los cuales estas variaciones se consideran normales o deseables. No todas las variaciones requieren corrección; el control se centra en las excepciones o desviaciones que superan los límites establecidos.
El control se basa en técnicas que permiten identificar rápidamente dónde se originan los problemas al comparar los resultados con los estándares establecidos. Además de identificar desviaciones, el control busca predecir resultados futuros y proporcionar información sobre tendencias significativas.
Conclusión
Para finalizar, los cuatro pasos del proceso administrativo, son elementos esenciales para el funcionamiento eficiente de cualquier organización. La planeación establece los objetivos y define el camino a seguir, la organización estructura los recursos y roles necesarios, la dirección motiva y guía a los miembros del equipo, y el control evalúa y corrige el desempeño. Un proceso administrativo bien ejecutado ayuda a las organizaciones a alcanzar sus metas, adaptarse a los cambios y mantenerse competitivas en un entorno empresarial en constante evolución. La combinación de estos cuatro pasos proporciona una estructura sólida para la gestión exitosa de cualquier empresa u organización.
Referencias:
Díaz Rodas, M. B. (2008). La Administración en la comunicación (8.ª ed., pp. 30–98). Guatemala : PDF . Recuperado de file:///C:/Users/ayala/Desktop/Actividad%201/La%20Administraci%C3%B3n%20en%20la%20comunicaci%C3%B3n.pdfEmpresa, C. T. (2018, 12 agosto). Componentes de un sistema de control | Proceso de control administrativo. CONDUCE TU EMPRESA | Aprende y emprende. https://blog.conducetuempresa.com/2018/08/componentes-de-un-sistema-de-control.html Principales métodos del análisis de puesto en una organización | Conexión ESAN. (s. f.). https://www.esan.edu.pe/conexion-esan/principales-metodos-del-analisis-de-puesto-en-una-organizacion
GRACIAS POR SU ATENCIÓN
los 4 pasos del proceso administrativo
Javier Ayala Hernández
Created on October 29, 2023
ENTREGA DE ACTIVIDAD 2 ADMINISTRACIÓN GENERAL GRUPO 101
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Plantel: Nezahualcóyotl. Licenciatura: Contaduría y Finanzas. Asignatura: Administración General. Nombre del Profesor: Adolfo Aguilar Pichardo. Nombre: Ayala Hernández Javier. Grupo: MLCF101. Act. 2 Los 4 Pasos del Proceso Administrativo.
Esto es un párrafo listo para contener creatividad, experiencias e historias geniales.
Introducción: La administración es una disciplina fundamental en el mundo empresarial y organizacional. Para garantizar el éxito y la eficiencia en la gestión de una empresa u organización, se recurre comúnmente a cuatro procesos administrativos esenciales que forman la columna vertebral de la toma de decisiones y la ejecución de actividades. Estos procesos son la planificación, la organización, la dirección y el control. Cada uno de estos procesos cumple un papel crucial en la gestión de recursos, el logro de objetivos y la supervisión de resultados. En esta presentación, exploraremos detenidamente estos cuatro procesos administrativos y su importancia en el mundo empresarial, destacando cómo se complementan y se entrelazan para lograr el éxito sostenible en cualquier organización. La comprensión y la implementación efectiva de estos procesos son esenciales para la toma de decisiones informadas, la coordinación de esfuerzos y la mejora continua en la búsqueda de la excelencia en la gestión.
planeación
La planeación es esencial para establecer una dirección clara para la organización, definir objetivos, desarrollar estrategias y garantizar que se tomen decisiones y se tomen medidas específicas para alcanzar esos objetivos. Es un proceso integral que abarca toda la organización y es fundamental para el éxito a largo plazo de la empresa.
planeación
La planeación es esencial para establecer una dirección clara para la organización, definir objetivos, desarrollar estrategias y garantizar que se tomen decisiones y se tomen medidas específicas para alcanzar esos objetivos. Es un proceso integral que abarca toda la organización y es fundamental para el éxito a largo plazo de la empresa.
principios
Los principios de la administración son directrices fundamentales que guían la acción administrativa. Aquí se resumen los principales principios relacionados con la planificación: 1. Factibilidad: Los planes deben ser realistas y alcanzables. 2. Objetividad y cuantificación: Es fundamental basar los planes en datos objetivos, como estadísticas, estudios de mercado y cálculos numéricos, para reducir riesgos. 3. Flexibilidad: Se deben incorporar márgenes de flexibilidad en los planes para adaptarse a situaciones imprevistas. 4. Unidad: Todos los planes específicos de una empresa deben estar alineados con un plan general y los objetivos generales de la organización. 5. Intercambio de estrategias: Los planes pueden cambiar con el tiempo, a veces incluso requieren una revisión completa. Estos principios son esenciales para una planificación efectiva y proporcionan una base sólida para la toma de decisiones y la gestión de recursos en una organización.
Etapas
1. Determinación de la misión o razón de ser de la empresa. 2. Establecimiento de objetivos y metas específicas. 3. Análisis del entorno y recursos actuales. 4. Identificación de puntos fuertes y débiles de la organización. 5. Identificación de oportunidades y amenazas en el entorno. 6. Formulación de estrategias. 7. Desarrollo de tácticas y planes de acción. 8. Diseño de la estructura organizativa. 9. Establecimiento de políticas y procedimientos. 10. Asignación de recursos (personal, capital, instalaciones). 11. Establecimiento de normas y estándares. 12. Control y seguimiento de la implementación. 13. Evaluación y retroalimentación. 14. Ajuste y revisión periódica de la estrategia. Estas etapas son fundamentales en el proceso de planeación estratégica y proporcionan un marco estructurado para guiar a las organizaciones en el logro de sus objetivos a largo plazo.
Tipos de planes
Según su extensión: Planes estratégicos: Establecen los objetivos generales de la organización y su posición en el entorno. Planes operacionales: Detallan cómo se lograrán los objetivos estratégicos. Según su estructura en cuanto al tiempo: • Planes a corto plazo: Cubren menos de un año. Planes a largo plazo: Se extienden a más de cinco años. Según su carácter específico: Planes específicos: Son claramente definidos y no dejan margen a la interpretación. Planes direccionales: Son más flexibles y establecen patrones generales. Factores de contingencia que afectan a la planeación: Los planes pueden variar según el nivel jerárquico de la persona en la organización. Planes y el ciclo de vida de la empresa: Introducción o formación: Uso de planes direccionales, objetivos tentativos, recursos inciertos. Crecimiento: Objetivos más específicos, mayor confianza en los recursos, desarrollo de la lealtad de los clientes. Madurez: Utilización de planes específicos a largo plazo para obtener mayores dividendos. Declinación: Enfocarse en planes direccionales a corto plazo para abordar pérdidas. Estos diferentes tipos de planes y su relación con el ciclo de vida de una empresa permiten adaptar la planificación a las necesidades y circunstancias cambiantes a lo largo del tiempo.
Administración por objetivos
La evaluación de la misión y los objetivos de la organización puede realizarse mediante un análisis FODA, que considera las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la organización. Las fortalezas y debilidades son internas, mientras que las oportunidades y amenazas son factores externos. Identificar estos elementos es esencial para tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados. El término FODA se deriva de las primeras letras de las palabras en español: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, y se utiliza para evaluar la situación actual de la empresa y su entorno. Fortalezas y debilidades son internas, mientras que oportunidades y amenazas son factores externos que pueden influir en la empresa. Resumir y unir toda esta información es esencial para una gestión efectiva de la organización.
Proceso de administración estratégico
Para implementar el proceso estratégico de administración, es fundamental desarrollar habilidades administrativas y seguir ciertos pasos para establecer metas efectivas.Estos pasos incluyen: a. Identificar las actividades clave del trabajo del empleado. b. Establecer metas específicas y desafiantes para cada actividad. c. Definir plazos para cada meta. d. Involucrar activamente al empleado en la fijación de metas. e. Priorizar las metas. f. Evaluar la dificultad e importancia de las metas. g. Incorporar mecanismos de retroalimentación para evaluar el progreso hacia las metas. h. Vincular las recompensas al logro de las metas.
Estrategias
Las estrategias son cursos de acción generales o alternativas que marcan la dirección de toda empresa. Michael Porter, un destacado investigador en la formulación de estrategias de la Harvard Graduate School of Business, propuso que la administración debe elegir una estrategia que proporcione una ventaja competitiva a la organización. Hay tres estrategias fundamentales que una empresa puede seleccionar: - Estrategia de Costo-Liderazgo: Esta estrategia se elige cuando una organización busca convertirse en el productor de menor costo en su industria. - Estrategia de Diferenciación: Las empresas siguen esta estrategia cuando buscan destacarse como únicas en su industria, especialmente en aspectos valorados por los compradores. - Estrategia de Enfoque o Punto Central: Esta estrategia se elige cuando una empresa busca una ventaja en costo o diferenciación en un segmento limitado de la industria.
Instrumentos de Planeación
Programación: Esta etapa implica enumerar las actividades necesarias, determinar su orden de realización, identificar quién las llevará a cabo y calcular el tiempo necesario para completarlas. Algunos instrumentos de programación incluyen: Gráfica de Gantt: Este método gráfico muestra la relación entre el trabajo planificado y completado en función del tiempo transcurrido. Gráfica de la carga de trabajo: Es una variante de la Gráfica de Gantt que programa la capacidad de estaciones de trabajo. Red PERT: Esta técnica se utiliza para programar proyectos complicados con muchas actividades, algunas de las cuales son interdependientes. La Red PERT ayuda a visualizar y gestionar estas relaciones entre actividades.
Organización
La organización se refiere a la creación de una estructura que establece jerarquías y agrupa actividades para simplificar las funciones dentro de un grupo social. Surge de la necesidad humana de cooperar debido a limitaciones físicas, biológicas, psicológicas y sociales. Una buena organización permite una colaboración más efectiva y eficiente, ya que las personas conocen sus roles y responsabilidades. Debe ser clara para todos, especificando quién realiza cada tarea y es responsable de los resultados. Esto elimina la imprecisión en la asignación de responsabilidades y promueve la comunicación y toma de decisiones alineadas con los objetivos de la empresa.
Estructura organizacional
La estructura organizacional es el marco que define cómo opera una organización y se caracteriza por su complejidad, formalización y centralización. La complejidad se refiere a la extensión de las actividades de la organización, la formalización se relaciona con las reglas y procedimientos utilizados, y la centralización indica si la toma de decisiones se encuentra en un nivel central o se distribuye en niveles inferiores. Estas características son esenciales para configurar la forma en que una organización opera y cómo se gestionan sus procesos y decisiones.
División de trabajo
La división de trabajo implica dividir actividades repetitivas y limitadas dentro de una organización. Para lograr esto, se siguen etapas, que incluyen jerarquización y departamentalización. La unidad de mando establece que un subordinado debe tener un solo superior al que sea directamente responsable. La autoridad se refiere a los derechos inherentes a una posición administrativa para dar órdenes y esperar que sean obedecidas, mientras que la responsabilidad implica la obligación de desempeñar actividades asignadas.
Organización mecánica y organizacional
Los organigramas son herramientas importantes para definir la estructura organizativa de una empresa. Estas representaciones gráficas ayudan a comprender problemas de comunicación, orientar a los nuevos empleados y proporcionar una imagen gráfica de la organización a terceros. Los organigramas muestran la estructura, los puestos clave, las responsabilidades y las relaciones funcionales de una organización. Los organigramas son útiles para brindar una imagen formal de la organización, servir como fuente de consulta oficial, facilitar el conocimiento de la empresa y sus relaciones jerárquicas, y ofrecer elementos técnicos valiosos para el análisis organizacional. Los criterios para preparar un organigrama incluyen precisión, sencillez, uniformidad, presentación adecuada y vigencia actualizada. Además, se recomienda que se anote el nombre de la unidad responsable de su preparación y la fecha de autorización en el organigrama.
Recursos Humanos
La evolución de los recursos humanos a lo largo del tiempo ha pasado por diferentes etapas, desde las encomiendas en la época colonial hasta el surgimiento de la carrera de relaciones industriales en la década de los 50. En la década de los 80, se consolidó la administración de recursos humanos con áreas especializadas como capacitación, sueldos y salarios, y contratación. La teoría de sistemas se aplica en la administración de recursos humanos, considerando a la organización como un sistema abierto con múltiples interacciones entre sus miembros y el entorno.
Dirección
La dirección es una etapa crucial en el proceso de administración y consiste en llevar a cabo las actividades necesarias para poner en acción los planes y la estructura organizacional. Implica dirigir, guiar, motivar, comunicar y supervisar a los miembros del grupo para alcanzar los objetivos de la organización.
Elementos
Los elementos clave de la dirección son la coordinación de intereses, la motivación, la guía de esfuerzos, la comunicación y la supervisión. La dirección es fundamental porque pone en marcha los planes y la organización, influye en la conducta de los empleados, afecta la moral y la productividad, y se refleja en el logro de los objetivos y la eficacia de los sistemas de control.
Principios
Algunos principios importantes de la dirección son: 1. Coordinación de intereses: La dirección debe enfocarse en el logro de los objetivos generales de la empresa, asegurando que los objetivos de cada departamento estén en armonía con el objetivo general. 2. Impersonalidad de mando: La autoridad y el mando surgen de la necesidad de la organización para lograr resultados y no deben basarse en preferencias personales. 3. Supervisión directa: Los dirigentes deben proporcionar apoyo y comunicación a sus subordinados durante la ejecución de los planes para facilitar su realización. 4. Vía jerárquica: Establece la importancia de la comunicación y el apoyo que los dirigentes deben brindar a sus subordinados a lo largo de la jerarquía organizacional. 5. Resolución de conflictos: La dirección debe abordar y resolver los problemas que surgen durante la gestión administrativa a medida que aparecen.
Etapas de dirección
La etapa de dirección en el proceso de administración se compone de las siguientes actividades: Integración: Implica seleccionar los recursos necesarios para llevar a cabo las decisiones previamente establecidas en los planes. Esto implica asignar a las personas adecuadas a las tareas adecuadas y proporcionarles los recursos necesarios para su desempeño. En esta etapa, se aplican algunas reglas clave: Se debe seleccionar a la persona adecuada para el puesto adecuado, lo que significa que los recursos humanos deben adaptarse a las características de la organización y no al revés. Se deben proporcionar los elementos necesarios para que cada miembro de la organización desempeñe eficazmente su rol.
Las actividades importantes de la ejecución incluyen: • Poner en práctica la filosofía de participación, involucrando a todos los afectados por las decisiones. • Liderar y desafiar a otros para que den lo mejor de sí. • Motivar a los miembros del equipo. • Comunicar de manera efectiva. • Desarrollar a los miembros para que alcancen su máximo potencial. • Reconocer y recompensar el buen desempeño. • Satisfacer las necesidades de los empleados en el trabajo. • Evaluar los esfuerzos de ejecución en función de los resultados del control.
Supervisión
La supervisión, que es una parte importante de la dirección, implica vigilar y guiar a los subordinados para garantizar que las actividades se lleven a cabo adecuadamente.El liderazgo, la supervisión y los estilos gerenciales se consideran sinónimos, aunque se aplican a diferentes niveles jerárquicos. La supervisión es esencial para la empresa, ya que proporciona la dinámica necesaria a los recursos humanos para lograr los objetivos. Se relaciona con la productividad, la comunicación, las relaciones jefe-subordinado, la corrección de errores, la motivación y la disciplina en la organización.
Control
El texto enfatiza la importancia del control en la gestión de una empresa y cómo se relaciona con otras funciones de la administración, como la planificación, la organización y la ejecución. El control implica verificar si el trabajo se está realizando de acuerdo con el plan y corregir desviaciones cuando sea necesario. Las actividades importantes del control incluyen comparar resultados con planes, evaluar el desempeño en relación con estándares, medir operaciones de manera efectiva y comunicar los resultados a los responsables.
Interrelación entre funciones
Las cuatro funciones fundamentales de la administración (planificación, organización, ejecución y control) no siguen necesariamente una secuencia lineal y están interrelacionadas. Un gerente puede estar involucrado en múltiples objetivos y etapas al mismo tiempo, adaptando su enfoque según la situación. Cada función afecta a las demás, y todas juntas forman el proceso de administración. Por ejemplo, la planificación se relaciona con la organización y el control, y la organización se utiliza en la planificación, ejecución y control. Las funciones trabajan en conjunto para lograr los objetivos de la empresa de manera eficiente.
Fases de control
El control en la administración se desarrolla a través de diversas fases y se basa en diferentes tipos de estándares y técnicas. Las fases del control son: 1. Establecimiento de estándares y criterios: Aquí se definen los estándares y criterios que representan el desempeño deseado y las normas que guían las decisiones. Estos estándares pueden ser de diferentes tipos, como estándares éticos, de programación, de desempeño técnico, costos estándar, indicadores financieros, entre otros. 2. Observación del desempeño: Implica supervisar y evaluar el desempeño real de las actividades en curso. Esto se puede hacer a medida que se desarrollan las acciones, lo que se conoce como control concurrente, o después de la acción, que se llama control posterior. 3. Comparación del desempeño con el estándar establecido: En esta etapa, se compara el desempeño real con los estándares y criterios establecidos previamente. Esto ayuda a identificar desviaciones o diferencias entre lo planeado y lo ejecutado. 4. Acción para corregir el desvío: Cuando se identifican desviaciones significativas, se emprenden acciones correctivas para ajustar las operaciones y llevarlas de nuevo al cumplimiento de los estándares. Existen diferentes fuentes de control que incluyen a los grupos interesados, la propia organización, los grupos y los individuos. Los tipos de control organizacional son preventivos, concurrentes y posteriores, y cada uno se aplica en momentos específicos del proceso.
Técnicas de control
En cuanto a las técnicas de control, se utilizan herramientas como los presupuestos, datos estadísticos, análisis, observación directa, programas de auditoría, el punto de equilibrio y técnicas modernas como PERT, Gráfico de Gantt y Costeo Directo. Además, el control también se puede basar en criterios mixtos que abarcan aspectos financieros y no financieros, como la filosofía de la gerencia, la calidad de la empresa, la innovación, la moral, entre otros.
Observación del desempeño
La observación del desempeño es fundamental para llevar a cabo el control, ya que proporciona información precisa sobre el cumplimiento de los estándares. El éxito de un sistema de control depende de la disponibilidad de información inmediata y precisa para tomar decisiones y realizar ajustes necesarios. La unidad de medida debe concordar con los estándares y criterios establecidos, y su exactitud dependerá de las necesidades específicas de aplicación.
Principios generales de administración aplicados al control
El control debe seguir principios generales de administración, como garantizar que se logren los objetivos, definir estándares precisos, centrarse en las excepciones y justificar la acción correctiva. También debe ser comprensible, anticipar y prevenir desviaciones, ser flexible, económico y desarrollarse con la participación activa de los gerentes. Las técnicas relacionadas con el control son similares a las utilizadas en la planeación, como diagramas, cronogramas, indicadores y técnicas estadísticas, para llevar a cabo el seguimiento y la corrección necesaria.
Comparación del desempeño real con el esperado
El proceso de control implica comparar el desempeño real con el esperado. Toda actividad experimenta variaciones, errores o desviaciones, y es esencial establecer límites dentro de los cuales estas variaciones se consideran normales o deseables. No todas las variaciones requieren corrección; el control se centra en las excepciones o desviaciones que superan los límites establecidos. El control se basa en técnicas que permiten identificar rápidamente dónde se originan los problemas al comparar los resultados con los estándares establecidos. Además de identificar desviaciones, el control busca predecir resultados futuros y proporcionar información sobre tendencias significativas.
Conclusión
Para finalizar, los cuatro pasos del proceso administrativo, son elementos esenciales para el funcionamiento eficiente de cualquier organización. La planeación establece los objetivos y define el camino a seguir, la organización estructura los recursos y roles necesarios, la dirección motiva y guía a los miembros del equipo, y el control evalúa y corrige el desempeño. Un proceso administrativo bien ejecutado ayuda a las organizaciones a alcanzar sus metas, adaptarse a los cambios y mantenerse competitivas en un entorno empresarial en constante evolución. La combinación de estos cuatro pasos proporciona una estructura sólida para la gestión exitosa de cualquier empresa u organización.
Referencias:
Díaz Rodas, M. B. (2008). La Administración en la comunicación (8.ª ed., pp. 30–98). Guatemala : PDF . Recuperado de file:///C:/Users/ayala/Desktop/Actividad%201/La%20Administraci%C3%B3n%20en%20la%20comunicaci%C3%B3n.pdfEmpresa, C. T. (2018, 12 agosto). Componentes de un sistema de control | Proceso de control administrativo. CONDUCE TU EMPRESA | Aprende y emprende. https://blog.conducetuempresa.com/2018/08/componentes-de-un-sistema-de-control.html Principales métodos del análisis de puesto en una organización | Conexión ESAN. (s. f.). https://www.esan.edu.pe/conexion-esan/principales-metodos-del-analisis-de-puesto-en-una-organizacion
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