ANÁLISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMAS

ANÁLISIS, PRESENTCIÓN Y CONTROL de formas

Jóse manuel padilla mejía

27/10/2023

01

generalidades

conceptos

01. Generalidades

¿qué es una forma?

Instrumento de comunicación administrativa, impresa generalmente en papel o similares (carton, cartulina) y con impresiones reaizadas mediante algunos de los medios de reproduccion grafica.

01. GENERALIDADES

IMportancia de las formas

Ayuda a la simplificación de los métodos de trabajo, y no tan solo en la normalización que a tráves de ella se obtiene.

01. generalidades

Uso de las formas

La gran diversidad y cantidad de ellas que se utilizan actualmente presenta graves dificultades para su control, y su diseño no siempre es correcto.

• Cotenido
• Cantidad que se utiliza
• Costo que representan
• Instrumento de los procedimientos y procesos operativos
• Auxiliar en la observancia de politicas institucionale

01. generalidades

objetivo del Análisis, diseño y control de formas

Coadyuvar a la agilización de los procedimientos y métodos de trabajo, estableciendo criterios que permitan racionalizar el costo de impresión y almacenamiento de las formas utilizadas.

01. generalidades

Propósito del análisis, diseño y control de formas

• Contar con las formas adecuadas para las operaciones que se realizan.
• Conocer el número exacto requerido.
• Mejorar la eficiencia de los procedimientos.
• Disminuir cargas de trabajo.
• Establecer una clasificación en todas las unidades administrativas.
• Contar con un catálogo.
• Controlar las provisiones y consumo estrictamente necesario.
• Delimitar responsabilidad de su control.
• Economizar a tráves de la racionalización del uso y diseño.
• Mantener un control de calidad constante en la producción o compra.

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Metodología

conceptos

02. metodología

INvestigación

Procedimiento que afecta: Determina caracteristicas (cantidad de unidades, número de operaciones y formas que se emplean).Recursos humanos: Personal técnico necesario del área de sistemas y procedimientos. Recursos materiales para el Diseño y Reproducción: Depende del volumen de formas manejadas en la institución y sus posibilidades económicas. Requisitos mínimos: Necesidad de verificar los requisitos indispensables en cantidad y calidad. Autorización: Acceso a las unidades que usan formas.

02. metodología

análisis de las formas

Se determinan las ventajas y desventajas tanto de una nueva forma como de las que estan en uso, por lo que se recomienda elaborar un cuestionrio que sirva como instrumento de recopilación y análisis.

cuestionario

Captará información de la forma referente a su estructura, características, flujo y observaciones del especialista que conducirá el análisis.

02. metodología

diseño de formas

Elaboración de una forma, tomando como base:

• Información recabada
• Objeto
• Fuente de informción
• Necesidades que lo originan
• Método de llenado
• Número de copias
• Proedimientos en que intervendrá
• Resultados finales que se han de obtener

02. Metodología

control de formas

Clasificación de las formas1. Criterio funcional: Se basa en las funciones que desarrolla la institución. Reúne todas aquellas formas relacionadas con actividades semejantes, lo que facilita el examen de cualquier posibilidad de combinación o eliminación. 2. Por unidad administrativa: Sirve para fcilitar la identificación de las formas en uso de cada unidad.

Elaboración de formas

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Formas

03. formas

elaboración de formas

Se muestra todo lo que se puede saber acerca de una forma, contiene la siguiente información: Clasificación: Localización de las formas en el catálogo. Objetivo: Describir el aspecto que cubre la forma dentro de un procedimiento. Cambios experimentados: Establece comparaciones de modelos y hace saber, de manera objetiv los cambios. Modelo vigente autorizado: La forma es autorizada por conveniencia.

03. Formas

Ejemplos de formas