GLOSARIO

Glosario Corporativo Administración

La siguiente infografía recoge un glosario de conceptos utilizados en el departamento de administración

Abono: Se trata de una factura rectificativa que anula una factura positiva. Sus importes son siempre negativos para así anular la factura incorrecta. Actividad MT:Son actividades de medicina del trabajo, pruebas específicas tales como Radiografías, placas de tórax, vacunas hepatitis, etc. normalmente se incluyen en el contrato como servicios en variable. AG:Área Geográfica, son códigos utilizados para imputar un ingreso o un gasto a una sede en concreto, permitiendo la distribución geográfica de los mismos. Ageing clientes: Estudio de antigüedad de saldos deudores de clientes por periodos respecto a sus fechas de vencimiento.

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ACP: Análisis de Causa Principal. Es un método utilizado para identificar la causa raíz de un problema o incidente. Su objetivo es determinar qué factores contribuyeron a la aparición de un problema para poder implementar soluciones efectivas y prevenir su repetición en el futuro.ASAP: As Soon As Possible. Lo más pronto posible.

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Back Office: Son aquellas reclamaciones que no están directamente relacionadas con las interacciones externas o los aspectos visibles para los clientes. Budget o Forecast: La expresión inglesa “budget” o “forecast” significa “presupuesto”, es decir, planeamiento financiero y estimativo de los ingresos, de los gastos y de las inversiones de una empresa. Business Central: Es el sistema ERP utilizado en Vitaly para registrar todas las operaciones contables y financieras diarias. Proporciona una amplia gama de herramientas y funcionalidades para ayudar a las empresas a gestionar sus operaciones diarias, incluyendo finanzas, ventas, servicio al cliente, operaciones, inventario y más. Business Intelligence: (Inteligencia de Negocios) se refiere al conjunto de procesos y herramientas que permiten a las empresas recopilar, analizar y convertir datos en información significativa y útil para la toma de decisiones estratégicas. Utiliza técnicas como la visualización de datos, el reporting y el análisis de tendencias para proporcionar a las organizaciones una visión clara de su desempeño y ayudarles a mejorar sus operaciones y resultados.

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Calendario maestro: Se trata de un calendario editado de forma manual para todo el periodo completo. Es decir, tenemos el caso de un cliente que tiene facturación trimestral por año natural pero el cliente quiere que las facturas sean emitidas en fechas distintas y con una periodicidad no contemplada en las formas habituales, podríamos dejar el cliente configurado y cada propuesta de facturación en la fecha indicada. CAP: Herramienta de reclamaciones internas utilizada para realizar solicitudes entre departamentos dentro de la organización. Utilizamos la aplicación Redmine. CJP: Son las siglas de Customer Journey Procedure. El customer journey o "viaje del cliente" es el conjunto de experiencias que una persona y después cliente, tiene con una empresa en un periodo de tiempo, que puede ser corto o largo dependiendo del producto o servicio en cuestión.

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Clientes aplazados: Son clientes que quieren las facturas de variables (rrmm, analíticas, mt…) con una periodicidad concreta. Mensual, trimestral o anual. Todos los servicios variables de estos clientes se van acumulando hasta que llegue el momento de facturar atendiendo a su periodicidad. En los aplicativos tenemos la opción aplazado no, que sería la facturación diaria. CM: Cuadro de Mandos. Es una herramienta visual que presenta de manera resumida y clara información clave sobre el desempeño de un proceso. Utiliza gráficos y datos relevantes para facilitar la toma de decisiones y el seguimiento de objetivos. Lo utilizamos para distintos fines como presupuestos, control de GC, etc. También podemos denominarlo como Data Studio. Colaborador de cobro: Se le denomina colaborador de cobro al personal del equipo comercial que colabora en la gestión de algún expediente de cobro. El expediente siempre estará asignado al gestor de cobro pero puede tener la ayuda de una persona del equipo comercial “asignándole” el expediente.

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Confirming: Producto o servicio financiero por el que una entidad financiera actúa como gestor de los pagos entre una empresa y sus proveedores. CRM: Son las siglas de Customer Relationship Management (gestión de la relación con el cliente) y con ellas se designa al software de gestión enfocado al marketing relacional de una empresa. CCT: La Constitución y Puesta en Marcha del Comité Científico Técnico (CCT) se refiere al proceso de establecimiento y activación de un grupo de expertos en un campo específico. Este comité se encarga de proporcionar asesoramiento técnico y científico, supervisar proyectos y actividades, y garantizar que se sigan las mejores prácticas y estándares en su área de especialización. CTZ: Coordinador Técnico de Zona. Es el responsable de planificar y supervisar la implantación y el mantenimiento del Sistema de Gestión de PRL. Supervisa y coordina la labor de los Técnicos/as de PRL, asesorando y resolviendo dudas o situaciones complejas derivadas de su trabajo diario.

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DAFO: El análisis FODA o DAFO es un medio de evaluar los factores internos y externos que influyen en una organización para formular una estrategia comercial. La técnica toma su nombre de los cuatro elementos que evalúa: 1) las fortalezas de la empresa (S), 2) sus debilidades (W), 3) las oportunidades en su entorno competitivo (O), y 4) las amenazas en su entorno competitivo (T). Deadline: La palabra deadline es un anglicismo y se usa con frecuencia en todo tipo de sectores empresariales. En español el término se puede traducir como plazo de entrega o bien como fecha límite o simplemente plazo. Días de oro (cierre del mes): Son los primeros días de un mes en el que hay que terminar la facturación del mes anterior (suelen ser los 3 o 4 primeros dias laborables). Dirección Territorial y Provincial (DT - DP): Nuevo sistema de filtros, para analizar la situación económica y financiera de la Compañía, basado en los territorios nacionales en los que realizamos servicios. Adicionalmente, otorgamos distintos acrónimos para las Direcciones Técnicas, como DNT (Dirección Nacional Técnica), DTT (Dirección Territorial Técnica) o DA (Dirección Técnica de Área).

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EAP: Estabilizador Automático de Precios. Es la aplicación del IPC que corresponda ese mes en la renovación de un contrato. Ecosistema de Salud Digital: El Ecosistema de Salud Vítaly es una innovadora solución diseñada para cuidar tanto la salud y el bienestar de tu empresa como el de las personas trabajadoras que la integran. Se compone de dos partes principales: Vítaly Workspace, un espacio web diseñado para simplificar la gestión técnica y documental relacionada con la Seguridad y Salud laboral en el ámbito empresarial, y la App Vítaly, que ofrece a las personas trabajadoras un acceso único a una amplia gama de servicios de salud digital. Efecto en Business Central: Aquellos clientes que tienen forma de pago GIRO, una vez que se emite una factura en BC, esta factura de forma automática se convierte en un recibo bancario (aparecerá en tipo documento de los movimientos del cliente como Efecto), el cual pasa a Docs a cobrar para su cobro por remesa bancaria (siempre respetando los términos de pago que tenga el cliente).

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Estados del expediente de cobros: Existen cuatro estados:

• Abierto: expediente al que no se le ha realizado ninguna actuación.
• Aplazado: expediente que tiene actuaciones realizadas y algún aplazamiento abierto.Saldado en trámites: expediente con actuaciones realizadas y aplazamiento cerrado. En espera de su cierre automático.
• Cerrado: expediente con saldo cero. Ya no se podrán realizar actuaciones sobre este expediente.

El cierre automático se produce cuando el expediente tiene saldo 0 y han transcurrido 45 días sin modificación de deuda. ER: Evaluación de Riesgos. Es el proceso mediante el cual se identifican y analizan los posibles peligros en un entorno de trabajo, se estima su magnitud y se determinan las medidas preventivas necesarias para minimizar o eliminar dichos riesgos. ERP: ERP es el acrónimo de Enterprise Resource Planning y con él se definen todos aquellos programas y soluciones de gestión empresarial. Gracias a este tipo de programas de gestión, las empresas pueden controlar e interconectar las diferentes áreas o departamentos del negocio, desde la fabricación y producción hasta el control de ventas y facturación y la contabilidad, logrando ser más eficientes y competitivas.

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Expediente de cobros: Es la ficha del cliente con saldo deudor en la app de cobros. Un expediente puede tener deuda del mismo cliente con varias entidades del grupo. Está deuda estará visible de forma desglosada por entidad, y se podrán visualizar los movimientos contables tanto por el total como por entidad, filtrando por la entidad que elijamos en el campo “Buscar” de la pestaña de movimientos.

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Flash: Se refiere a un informe financiero preliminar y rápido que proporciona una visión instantánea del estado financiero actual de una organización. Este tipo de informe se genera de manera ágil y suele estar basado en datos disponibles en el momento. Es un indicador similar al presupuesto. FOR: Servicios de formación. Son aquellos cursos bonificables por los clientes y relacionados con la Fundación Tripartita o por el contrario, formaciones solicitadas por nuestra cartera de clientes, para su ejecución y facturación (familiarmente denominados cursos privados). FP: Flexible producto. Es aquel producto o servicio que se presta puntualmente y se contrata fuera de cualquier modalidad del Servicio de Prevención. Complementaria para cualquiera de las tipologías de contrato (NTCs).

• FP No Renovable - No Recurrente:

Se trata de servicios contratados por el cliente mediante un Flexible Producto, será una contratación puntual con un tiempo de ejecución previamente definido, el cual no suele exceder los 90 días a contar desde el día de la aceptación del contrato.

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• FP No Renovable - Recurrente:

Este tipo de Flexible Producto tiene la característica de que en el momento de la contratación conocemos el tiempo durante el que se debe prestar el servicio o por lo menos el estimado para realizar la oferta. Va dirigido a aquellos productos con una duración determinada (es decir no renovables anualmente) y pago fraccionado por meses, por actuaciones realizadas o por horas.

• FP Renovable:

Es el Flexible Producto que se contrata para realizar durante un período de un año y se puede prorrogar por el mismo período de tiempo tantas veces como sea necesario. Normalmente es una prestación de servicios, asesoramiento, etc. Front office: Es el ámbito donde el cliente entra en contacto con la empresa. Es el lugar donde el cliente o el usuario es el protagonista indiscutible. Esto no significa que, por propia definición, sea únicamente el departamento de atención al cliente.

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Gantt: Es una herramienta utilizada en la gestión de proyectos para visualizar el cronograma de actividades planificadas a lo largo del tiempo. Proporciona una visión clara y organizada de las actividades de un proyecto, lo que facilita la planificación, coordinación y seguimiento del progreso. GC: Gran Cuenta. Son aquellos clientes que presentan una de los siguientes características:

1. Facturación superior a 30.000 €.

1. Marcados como Empresa Especial.
2. Indicados por la Dirección General o por el Comité Territorial de Grandes Cuentas.

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HC: Hoja de Control. Son documentos de control que utilizamos para determinados procesos que requieren una supervisión especial. Por ejemplo, las utilizamos cuando tenemos clientes bloqueados con consideraciones especiales o para facturar productos que requieren de la confirmación de un tercero como los técnicos.

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Insights: Los "insights" son entendimientos profundos y reveladores obtenidos a través del análisis de datos, que proporcionan una comprensión clara y útil sobre un problema o aspecto particular. Estos conocimientos permiten a las organizaciones o individuos tomar decisiones más informadas al revelar tendencias, patrones, comportamientos o conexiones previamente ocultas o no evidentes en los datos brutos. Intercos: Consideramos interco toda la facturación emitida / recibida entre cualquiera de las empresas del grupo Vitaly. Intranet: Conjunto de aplicaciones que utilizamos dentro de la Compañía por parte de todos los empleados de los distintos departamentos.

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KAM: Key Account Manager. Es un profesional encargado de gestionar las relaciones comerciales estratégicas con clientes clave de una empresa. Su función principal es maximizar la satisfacción y retención de estos clientes, identificando oportunidades de crecimiento, negociando acuerdos, y coordinando equipos internos para cumplir con las necesidades específicas de dichos clientes. Know-how: La expresión know-how ―elipsis de la frase inglesa know how to do it― se utiliza en el ámbito empresarial desde hace décadas para hacer referencia a las habilidades y conocimientos técnicos, operativos y estratégicos que una empresa ha aglutinado a lo largo del tiempo y que conforman su ventaja competitiva. KPI: Key Performance Indicator. Es una métrica específica utilizada para medir el desempeño y el éxito de un proyecto o proceso en relación con sus objetivos y metas. Los KPIs son herramientas importantes para evaluar el progreso, tomar decisiones informadas y ajustar estrategias para alcanzar resultados óptimos.

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LN: Línea de Negocio. Son códigos utilizados para imputar un ingreso o un gasto a una actividad. Se asocian estas líneas de negocio a las cuentas contables para clasificar dicho ingreso/gasto.

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MB: Margen Bruto. Es una medida financiera que representa la diferencia entre los ingresos totales de una empresa y el costo directo de los bienes o servicios que ha vendido. Se calcula restando los costos de producción o adquisición de los bienes vendidos de los ingresos totales. MF: Modelo Financiero. Es una abstracción a una situación económica y financiera de una empresa u organización que sirve como herramienta de gestión y permite proyectar los resultados futuros de las decisiones que se planean tomar en el presente.

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Navex: Proveedor del sistema ERP utilizado en Vitaly Healths Service, para registrar todas las operaciones contables y financieras diarias. Networking: Actividad que consiste en crear una red de contactos profesionales, con el objetivo de conseguir posibles clientes, colaboradores o contratadores. Nomenclatura de facturas: Según la tipología de factura o abono que estemos emitiendo, la numeración de los mismos adquiere una nomenclatura distinta:

• IF…: Integración Factura. Utilizado para las facturas de RM, Analíticas, MT y Formación.
• IFI…: Integración Factura Islas. Utilizado para las facturas de RM, Analíticas, MT y Formación de clientes en Canarias.
• IFC…: Integración Factura Cuota. Utilizado para facturas emitidas por calendario, actualmente Cuotas de Contrato y Flexibles Productos.
• IFIC…: Integración Factura Islas Cuota. Utilizado para facturas emitidas por calendario, actualmente Cuotas de Contrato y Flexibles Productos de clientes en Canarias.

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• IFM…: Integración Factura Manual. Toda factura emitida de forma manual.
• IFIM…: Integración Factura Islas Manual. Toda factura emitida de forma manual de clientes en Canarias.
• IA…: Integración Abono. Utilizado para los abonos de RM, Analíticas, MT y Formación.
• IAI…: Integración Abono Islas. Utilizado para los abonos de RM, Analíticas, MT y Formación de clientes en Canarias.
• IAC...: Integración Abono Cuota. Utilizado para abonos emitidos por calendario, actualmente Cuotas de Contrato y Flexibles Productos.
• IAIC…: Integración Abono Islas Cuota. Utilizado para abonos emitidos por calendario, actualmente Cuotas de Contrato y Flexibles Productos de clientes en Canarias.
• AIFM…: Abono Integración Factura Manual. Todo abono emitido de manera manual.
• AIFIM…: Abono Integración Factura Islas Manual. Todo abono emitido de manera manual en Canarias.

NPS: El Net Promoter Score (NPS) es una métrica utilizada para medir la satisfacción y lealtad de los clientes hacia una empresa, producto o servicio. Se basa en una pregunta clave: "En una escala del 0 al 10, ¿qué probabilidad hay de que recomiendes nuestra empresa/producto/servicio a un amigo o compañero?" NTC: Nueva Tipología de Contrato.

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• NTC Plan Autónomo:

Trabajadores autónomos. Se trata de un servicio exprés, con una entrega rápida de servicios. Estrategia asociada a la digitalización, con necesidades adaptadas al autónomo. Opciones de contratación: puntual o renovable, integral o por especialidades (PT/VS).

• NTC Pymes:

Pymes y trabajadores autónomos con asalariados. Estandarización de un conjunto de prestaciones básicas para el cumplimiento PRL. Posibilidad de adicionar actividades preventivas recomendables. Estrategia asociada a la digitalización.

• NTC SPA Flex:

Empresas con más de 50 trabajadores, aunque susceptible de contratación por parte de cualquier otro tipo de empresa. Contratación a medida, partiendo del concepto de Concierto SPA. Selección de las actividades que conforman el servicio. Traducción en un crédito horario. Planificación de actividades adaptadas cada año. Se pueden contratar especialidades sueltas o combinadas.

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• NTC SPA Plus:

Empresas con más de 50 trabajadores, aunque susceptible de contratación por parte de cualquier otro tipo de empresa. Nivel ampliado de prestaciones. Mayor cadencia presencial para la prestación del servicio. Alta presencialidad. Flexibilidad y disponibilidad. Pack de prestaciones premium, de alto valor añadido. Introducción periódica de innovaciones de servicio. Actuaciones de valor adicional en el ámbito de la VS: Memoria específica en PST con propuesta de programas de actuación.

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OKR: Los Objectives and Key Results, OKR u Objetivos y Resultados Clave son un protocolo de fijación de metas colaborativo diseñado para compañías, equipos o individuos. Se trata de una metodología que ayuda a asegurar que todos los esfuerzos a lo largo y ancho de una compañía se enfocan en los mismos puntos clave. Son una herramienta muy útil para la gestión estratégica de su organización. Según esta metodología, un objetivo es el que queremos lograr, nada más ni menos. Por definición, los objetivos son significativos, concretos, están orientados a la acción e, idealmente, son aspiracionales. Cuando se diseñan e implementan de forma correcta, los objetivos son la vacuna contra el pensamiento y la ejecución dispersa. Organización Matricial: Estructura de trabajo en la que los miembros del equipo dependen de más de una persona. Esta configuración permite una mayor flexibilidad y adaptabilidad, ya que los miembros del equipo pueden ser asignados y reasignados a diferentes proyectos según las necesidades de la organización.

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Payback: Payback significa “retorno”. Se trata de una estrategia, un indicador usado en las empresas para calcular el período de retorno de inversión en un proyecto. Payback es un término muy usado entre los gestores de empresas. Pago en Business Central: En los movimientos del cliente en BC, si en la columna “Tipo documento” aparece “Pago” quiere decir que se ha contabilizado un cobro del cliente en esa fecha. PMV: El Producto Mínimo Viable (PMV) es una herramienta poderosa para que las empresas innoven de manera efectiva y eficiente en un mercado competitivo y cambiante. El objetivo del PMV es lanzar rápidamente al mercado una versión inicial del producto para obtener retroalimentación de los usuarios y validar su viabilidad y demanda.

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PT: Prevención Técnica. Son aquellas técnicas que están encaminadas a actuar directamente sobre los riesgos. El objetivo es hacerlo antes de que se lleguen a materializar y por consiguiente puedan producir daños en la salud de los trabajadores. Son por lo tanto técnicas de tipo activo y predictivo. Es uno de los conceptos que aparecen en el contrato de PRL del cliente. PTI: Plan de trabajo individualizado. Es un documento o proceso que establece objetivos específicos, metas profesionales y acciones detalladas para el crecimiento y desarrollo de un empleado dentro de la organización. Es útil para la realización de un proyecto, investigación o tarea con objetivos y metas definidos. PRL: Prevención de Riesgos Laborales. La prevención de riesgos laborales es la disciplina que se encarga de mejorar la seguridad y salud laboral de los trabajadores de una empresa u organización, a través de la implementación de un plan de prevención y una serie de medidas y/o actividades que previenen y disminuyen los riesgos presentes, según las condiciones del trabajo.

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Procedimiento Monitorio: El juicio monitorio es un procedimiento judicial especial dirigido concretamente a reclamar el cobro de una deuda dineraria, sea cual sea su importe; siempre y cuando la misma se encuentre vencida y sea exigible y determinada. Este proceso es la última fase de nuestro procedimiento de cobro a clientes. Prospección: La prospección es una herramienta económica empleada por las organizaciones con el fin de evaluar posibles alternativas futuras que puedan afectarles. Sirve como base para la toma de decisiones y la creación de estrategias. Pruebas complementarias: Son todos aquellos servicios de VS adicionales al contrato de PRL. Algunos ejemplos pueden ser: estudios radiológicos, mamografías, pruebas oftalmológicas, PSA, analíticas extras, etc. PVN: Precio de Venta Nueva. Se refiere al precio establecido para un producto o servicio que es nuevo en el mercado o que ha sido mejorado o modificado. Este precio se calcula teniendo en cuenta varios factores, incluyendo los costos de producción, los costos fijos y variables, y el margen de beneficio deseado.

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RM: Reconocimiento médico.

• RMIC:

Reconocimiento médico incluido en contrato.

• RM realizado o variable:

Es aquel reconocimiento que no es RMIC,no está incluido, pero no supera el número de trabajadores incluidos en contrato.

• RM excedido:

Es aquel reconocimiento que está fuera de contrato.RPA: Por sus siglas en inglés, significa "Robotic Process Automation" o Automatización Robótica de Procesos en español. Es una tecnología que utiliza robots de software o "bots" para automatizar tareas repetitivas y rutinarias en los sistemas de software y aplicaciones empresariales.

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RSC: La Responsabilidad Social Corporativa (RSC) es una forma de dirigir las empresas basado en la gestión de los impactos que su actividad genera sobre sus clientes, empleados, accionistas, comunidades locales, medioambiente y sobre la sociedad en general.

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SAC: Servicio de Atención al Cliente. SII: Suministro de Información Inmediata. Consiste en el suministro electrónico de los registros de facturación, integrantes de los Libros Registro de IVA. Deben remitirse a la AEAT los detalles sobre la facturación por vía electrónica. SMA: Servicios Médicos Asistenciales, definimos un SMA como aquellos servicios de vigilancia de la salud puntuales que se encuentran fuera del contrato de PRL, por ejemplo servicios de fisioterapia, presencia de enfermeros o médicos, gestión de absentismo, etc. SPA: Servicio de Prevención Ajeno. Un Contrato de SPA es cualquiera de las relaciones contractuales como Servicio de Prevención Ajeno en las diferentes modalidades, establecida documentalmente con una empresa cliente.

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Target: Se refiere al objetivo o meta que una empresa o una organización se propone alcanzar. Esta meta puede estar relacionada con diferentes aspectos del negocio, como ventas, ingresos, crecimiento del mercado, expansión geográfica, satisfacción del cliente, entre otros.

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UBS: Unidad Básica de Salud. Es un centro de atención primaria que proporciona servicios de salud básicos y preventivos a la comunidad local, incluyendo consultas médicas, vacunaciones y programas de promoción de la salud.

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VF: Validación de facturas. El objetivo de esta aplicación es la de revisar todos los costes en los que incurren cada una de las participadas del grupo y hacer un registro ordenado y exhaustivo de los gastos. VS: Vigilancia de la Salud. Es uno de los principales conceptos dentro de un contrato PRL. Sería el concepto que aparece en factura por el que se le cobra al cliente la parte administrativa y documental relativa a la vigilancia de la salud de sus trabajadores, el concepto vigilancia de la salud sería principalmente los reconocimientos médicos pero también tendríamos analíticas o pruebas complementarias.

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Win-win: Una estrategia win win no es más que una estrategia de marketing B2B que, traducida del inglés, significa ganar–ganar y cuyo objetivo radica en que todas las partes que intervienen en dicha estrategia se beneficien. Por tanto, una estrategia de este tipo es tan recomendable como beneficiosa y, aunque no siempre es posible llevarla a cabo, es interesante intentarlo. Workflow: Un flujo de trabajo o "workflow" es una secuencia predefinida de pasos, tareas o procesos que se siguen para completar una actividad específica o alcanzar un objetivo determinado. Se utiliza comúnmente para describir la ruta lógica de trabajo en empresas, organizaciones o proyectos, donde se establece el orden de las actividades, las interacciones entre personas o sistemas, y las condiciones para avanzar de una etapa a otra de manera eficiente y estructurada.

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