Erasmus Belgica (NL)

STAP 6 Formaliteiten na terugkeer

STUDIE

NA JE MOBILITEIT

STAP 5 Formaliteiten tijdens je verblijf

STAP 1 Informatie verzamelen

STAP 2 Aanvraag indienen

STAP 3 Administratieve verwerking

STAP 4 Effectieve voorbereiding

VOOR JE VERTREK

TIJDENS JE VERBLIJF

Welke stappen moet je doorlopen voor, tijdens en na je "internationale" ervaring?

>

>

studeren in franstalig belgië via erasmus belgica

Kan ik op Erasmus met een functiebeperking?

Kan ik een tweede keer op Erasmus gaan?

Is een Erasmusverblijf duur?

Moet ik inschrijvingsgeld betalen aan de gastinstelling?

Hoeveel bedraagt mijn Erasmus Belgicabeurs?

Behoud ik mijn studietoelage van de Vlaamse Gemeenschap als ik op Erasmus Belgica ga?

Hoe lang duurt een Erasmus Belgicaverblijf?

Kan ik zelf een bestemming kiezen?

Wanneer? Najaar (in het academiejaar vóór je vertrekt)

Wanneer zijn er infomomenten?

Kan ik vrij kiezen wanneer ik op Erasmus Belgica kan gaan?

Wanneer zijn er infomomenten?

Wie kan mij op weg helpen?

Stap 1: INformatie verzamelen

Learning Agreement

Uitwisselingsaanvraag

Welke belangrijke deadlines zijn er?

Welke formulieren moet ik invullen voorafgaand aan mijn Erasmus Belgicaverblijf?

Wanneer? Vanaf januari in het academiejaar vóór je vertrekt

Stap 2: Aanvraag indienen

Wat gebeurt er met mijn aanvraag?

Wanneer? Afhankelijk van het semester waarin je vertrekt

Stap 3: Administratieve verwerking

Vanaf wanneer mag ik beginnen kosten maken?

Wat met geldzaken?

Kan ik mijn aanmelding als Erasmus Belgicastudent intrekken?

Kan ik een taalcursus volgen aan mijn gastinstelling?

Wanneer zijn er infomomenten?

Hoe kan ik mijn taalkennis bijschaven alvorens ik naar Franstalig België vertrek?

Moet ik zelf een kot zoeken in Franstalig België?

Wanneer? Na je nominatie aan je gastinstelling

Ben ik verzekerd tijdens mijn verblijfin Franstalig België?

Welke documenten kan ik raadplegen?

Stap 4: Effectieve voorbereiding

Hoe gebeurt de uitbetaling van mijn beurs?

Document 'Attest Verblijfsperiode/luik Departure' laten tekenen

Wat te doen in het geval vanernstige problemen?

Hoe worden mijn behaalde studieresultaten aan de UGent geïnterpreteerd?

Hoe zit het met de examens als ik slechts één semester op Erasmus Belgica ga?

Document 'Attest Verblijfsperiode/luik Arrival' laten tekenen

Mogelijke wijzigingen in Learning Agreement doorgeven

Wanneer? Bij aankomst

Wanneer? Bij terugkeer

Stap 5: formaliteiten tijdens je verblijf

Laad je puntenbriefje op

Wat wordt van mij verwacht NA mijn buitenlandse studieperiode?

Vul de online studentenenquête in

Stap 6: formaliteiten NA je mobiliteit

Kan ik op Erasmus met een functiebeperking?

of bij de FCI-medewerker van je faculteit.

Ja. Universiteit Gent ondersteunt studenten met een functiebeperking die op Erasmusuitwisseling willen gaan. Meer informatie hierover vind je online

Wanneer je je kandidaat wil stellen voor een bepaalde hogeronderwijsinstelling in de Franstalige Gemeenschap, dien je deze kandidatuur in bij je FCI-voorzitter/medewerker. Het is mogelijk dat jouw faculteit op dit moment al een ingevuld en ondertekend Learning Agreement vraagt (zie verder).De deadline voor het indienen van je kandidatuur ligt doorgaans ergens in de loop van januari of februari, afhankelijk van de faculteit.

Welke belangrijke deadlines zijn er?

Kan ik een tweede keer op Erasmus gaan?

In theorie mag je na je deelname aan Erasmus Belgica een andere uitwisseling doen (bv. Erasmus) op voorwaarde dat je faculteit dit toestaat. Verder kan je in het kader van Erasmus op stage (Erasmus Traineeship). Andere mogelijkheden zijn 'gewoon' Erasmus of bestemmingen buiten Europa via de bilaterale raamakkoorden (BIRAKS). Hierin heeft je faculteit echter steeds het laatste woord.

Alle bestemmingen worden vastgelegd in bilaterale akkoorden, tussen de opleiding aan Universiteit Gent en die bepaalde opleiding in Franstalig België. Je kan dus geen plaats innemen van een andere opleiding.

Uiteraard kan je wel je voorkeuren doorgeven aan je FCI-voorzitter/medewerker.

Jouw FCI-voorzitter/medewerker kan je een lijst met voor jou mogelijke bestemmingen bezorgen.

Deze “plaatsen” ontstonden na onderlinge afspraak tussen de betrokken professoren. In elke faculteit treedt (minstens) 1 hoogleraar op als spilfiguur inzake internationaliseringsactiviteiten. Hij/zij is de voorzitter van de Facultaire Commissie Internationalisering (FCI-voorzitter). Hij/zij is op de hoogte van de akkoorden die zijn/haar faculteit voor het volgende academiejaar heeft afgesloten. In de meeste faculteiten is er bovendien een administratieve Erasmus-contactpersoon.

Kan ik zelf een bestemming kiezen?

Zelf een bestemming kiezen kan niet. Je opleiding stelt een lijst op met mogelijke bestemmingen.

Een kot zoeken is je eigen verantwoordelijkheid. Een paar tips:

• Het International Relations Office van je gastinstelling kan je zeker helpen bij je zoektocht
• In sommige universiteiten bestaat er een huisvestingsdienst die je ook kan assisteren
• Contacteer ook UGent-studenten, via je FCI-medewerker of het International Support Team, die momenteel in je toekomstige gastinstelling zitten. Misschien kan je hun kot overnemen of kunnen zij interessante tips geven

Wees steeds alert voor fraude bij je zoektocht! Betaal nooit een waarborg voor je een huurcontract hebt ondertekend en je voor 100% zeker bent dat de wooneenheid bestaat én te huur is. Vraag eventueel de kotbaas naar persoonsgegevens zoals (familie)naam, telefoonnummer, een fotokopie van de identiteitskaart,... Ga na of het opgegeven adres bestaat op Google maps. Indien je het slachtoffer was van oplichting, verwittig dan zeker de lokale politie en het international office van de thuis- en gastinstelling. Hou rekening ermee dat als het aanbod te mooi lijkt, het dit waarschijnlijk ook is. Wil je je eigen kot verhuren tijdens je avontuur? Je hebt het recht om je kot tijdelijk door te verhuren als je op Erasmus gaat. Meer informatie kan je vinden op kotatgent.be.

Moet ik zelf een kot zoeken in Franstalig België?

Na aankomst in je gastinstelling, is het mogelijk dat bepaalde vakken niet meer worden gegeven. In dat geval moet je wijzigingen zo snel mogelijk doorgeven aan je faculteit. Pas hiervoor via Oasis je curriculum in uitwisseling aan. Je gewijzigde curriculum wordt dan ter goedkeuring voorgelegd aan de faculteit. Na goedkeuring kan je het officiële ondertekende formulier opvragen via de tab 'Documenten' bij je uitwisselingsaanvraag in Oasis.

Mogelijke wijzigingen in Learning Agreement doorgeven

Een taalcursus volgen aan je gastinstelling wordt aangeraden. Kennis van het Frans zorgt voor een eenvoudigere communicatie. Verifieer bij het universitair talencentrum van je gastinstelling naar het aanbod en de prijzen. Deze taalcursus moet je zelf betalen. Raadpleeg hieromtrent zeker ook je faculteit aan de UGent: sommige faculteiten voorzien een gedeeltelijke terugbetaling van de kost. Wanneer je beslist om een taalcursus te volgen aan je gastinstelling, is het mogelijk dat je dit vóór het eigenlijke begin van je Erasmus Belgicamobiliteit wil doen. Vertrek je voor deze taalcursus bijvoorbeeld 2 weken vroeger en maakt de taalcursus geen deel uit van je Learning Agreement, dan tellen deze 2 weken niet mee voor je beurs. De gedeeltelijke terugbetaling van je taalcursus gebeurt in de loop van je verblijf in Franstalig België, nadat je de documenten 'Erasmuscontract' en het 'Confirmation of arrival' hebt opgeladen in OASIS.

Kan ik een taalcursus volgen aan mijn gastinstelling?

In geval van verlies of diefstal van je bankkaart, bel meteen naar Card Stop: 0032 70 344 344. Dit nummer is 24/24 bereikbaar. In het geval van diefstal van je identiteitskaart of paspoort, bel je meteen naar Doc Stop: 0032 2 518 21 23. Ook dit nummer is 24/24 bereikbaar.

Wat met geldzaken en douane?

Vanaf wanneer mag ik beginnen kosten maken?

Text coming soon.

Een allerlaatste administratie en verplichting voor de Afdeling Internationalisering is het invullen van een online studentenenquête. De informatie hierover wordt door de Afdeling Internationalisering toegestuurd in de maand juni na je mobiliteit. Eens alle formaliteiten in orde zijn, wordt de laatste beursmaand uitbetaald.

Vul de online studentenenquête in

Eenmaal je aankomt aan je gastinstelling en je start met de Welcome Week of met de lessen, verwachten we dat je je zo spoedig mogelijk aanmeldt bij het International Relations Office van je gastinstelling/faculteit. Je laat het luik 'arrival' van het 'Attest Verblijfsperiode' document invullen en ondertekenen. Je vindt dit document via de tab 'Documenten' van je uitwisselingsaanvraag en laadt daar dan ook de ondertekende versie op.

Document 'Attest Verblijfsperiode /luik Arrival' laten tekenen

Voorschot op de beurs? (Bijna)beurstudenten kunnen een voorschot op hun Erasmusbeurs aanvragen bij de Sociale Dienst van UGent. In het geval het familiebudget het voorschot niet kan verstrekken, is het mogelijk om een vervroegde uitbetaling te krijgen na een onderzoek van je financiële situatie. Raadpleeg de voorwaarden hier.

Is een Erasmusverblijf duur?

De Erasmus Belgicabeurs is geen allesomvattende beurs, en dekt dus maar een deel van de extra kosten verbonden aan een Erasmus Belgica-verblijf.

Text under construction

Hoeveel bedraagt mijn Erasmus Belgicabeurs?

Je studieperiode in het Franstalig België (inclusief examens of andere evaluaties) wordt erkend als een vergelijkbare studieperiode aan de thuisinstelling (ook al kan de inhoud van de vakken licht verschillen). De evaluatie en quotering van Erasmus Belgicastudenten gebeuren volgens het systeem van de gastuniversiteit, dat zeer gelijkaardig is aan dat van de UGent. De behaalde studieresultaten in Franstalig België worden door de examencommissie ingepast in het definitieve UGent-eindresultaat. Neem in elk geval vóór je terugkeer naar de UGent contact op met je gastpromotor zodat deze je studieresultaten tijdig terugstuurt. Sommige universiteiten kunnen dit puntenbriefje niet vóór je vertrek afleveren. Zorg in dit geval dat je weet wie de contactpersoon in je gastinstelling hiervoor is en wanneer je het puntenbriefje dan wel kan ontvangen. Ga ook na of je het puntenbriefje elektronisch, dan wel in briefvorm zal ontvangen.

Hoe worden mijn behaalde studieresultaten aan UGent geïnterpreteerd?

Moet ik inschrijvingsgeld betalen aan de gastinstelling?

Erasmus Belgica-studenten worden volledig vrijgesteld van het betalen van inschrijvingsgeld aan de gastuniversiteit. Je blijft dus wel het inschrijvingsgeld aan UGent betalen.

Op het einde van je studie- of stageperiode moet je je gaan afmelden bij het International Relations Office van je gastinstelling. Je laat dan het tweede luik van het document ‘Attest Verblijfsperiode’ invullen. Onder ‘End date of study period’ verstaan we de dag na je laatste examen.

Document 'Attest Verblijfsperiode/luik Departure' laten tekenen

Elke student is zelf verantwoordelijk om zijn/haar studieresultaten, onder de vorm van een puntenbriefje, zo snel mogelijk op te laden via de tab 'Documenten' bij je uitwisselingsaanvraag in Oasis. Sommige universiteiten kunnen dit puntenbriefje niet vóór je vertrek afleveren. Zorg in dit geval dat je weet wie de contactpersoon in je gastinstelling hiervoor is en wanneer je het puntenbriefje mag verwachten. Studenten die op stage gaan met Erasmus Belgica dienen na te gaan bij hun faculteit hoe de eindevaluatie van de stage in orde gebracht moet worden.

Laad je Transcript of Records (puntenbriefje) op

Gelieve bij ongeval tijdens je universitaire activiteiten aan de gastinstelling onmiddellijk contact op te nemen met verzekeringen@ugent.be en met international@ugent.be.

Hiervoor verwijzen we je door naar je mutualiteit. Voor de ongevallenverzekering van de UGent-Erasmus Belgicastudent gelden dezelfde voorwaarden als wanneer de student aan de UGent les volgt. Via Mijn Oasis - Attesten kan je een certificaat afprinten als verzekeringsbewijs voor de gastuniversiteit inzake verzekering. Gevallen waarvoor je via de UGent verzekerd bent:

• Burgerlijke aansprakelijkheid: als je in het kader van universitaire activiteiten schade zou berokkenen aan derden, dus NIET op weg van en naar universitaire activiteiten.
• Persoonlijke lichamelijke ongevallen: voor medische kosten indien je het slachtoffer wordt van een persoonlijk lichamelijk ongeval in het kader van universitaire activiteiten of op weg van en naar universitaire activiteiten.

Meer info over verzekering vind je op de website van de Afdeling Juridische Zaken of via jouw privé verzekering.

Ben ik verzekerd tijdens mijn verblijf in Franstalig België?

Binnen je eigen faculteit en opleiding kan je terecht voor alle academische vragen (mogelijkheden, studieprogramma,…) bij de FCI-voorzitter/medewerker.

Met concrete administratieve vragen (bv. aanvraagformulier, beurzen…) over een Erasmus deelname kan je altijd terecht op de Afdeling Internationalisering.

Wie kan mij op weg helpen?

Wat gebeurt er met mijn aanvraag?

De door de faculteit goedgekeurde aanvragen, komen bij de Afdeling Internationalisering. In de eerste helft van april nomineert de Afdeling Internationalisering elke individuele student bij de hem/haar toegewezen gastinstelling. De gastinstelling bekijkt het dossier en handelt de verdere procedure rechtstreeks met de student af. Mocht je nog niks gehoord hebben van je gastinstelling eind april, gelieve dan rechtstreeks met de gastinstelling zelf contact op te nemen. Je mag ons zeker ook op de hoogte brengen zodat wij rechtstreeks de gastinstelling kunnen contacteren om te vragen hoever het staat met jullie dossier. Pas na het vervolledigen van de aanvraagprocedure van de gastinstelling en goedkeuring van de gastinstelling ben je definitief toegelaten. De meeste gastuniversiteiten zullen onder meer willen dat je naast dit Application Form van de UGent ook het Application Form invult van de gastinstelling. Opgelet: in sommige instellingen start het academiejaar vroeger dan aan de UGent. Hierdoor ligt de uiterste indieningsdatum voor het Application Form ook vroeger. Vraag hiervoor advies bij de Afdeling Internationalisering.

Van zodra je Application Form goedgekeurd is, en je geregistreerd bent als Erasmus Belgicastudent bij de Afdeling Internationalisering, heb je recht op een cursus Frans aan sterk verminderd inschrijvingsgeld. Je moet hiervoor ingeschreven zijn in het academiejaar waarin je op mobiliteit gaat. Neem contact op met het Universitair Centrum voor Talenonderwijs (UCT) voor het aanbod van talencursussen.

Hoe kan ik mijn taalkennis bijschaven alvorens ik naar Franstalig België vertrek?

4. Confirmation of Erasmus+ study period: zie verder

3. Bevestiging Erasmus Belgicastatuut: Een officiële brief die bevestigt dat je bent geselecteerd als Erasmus Belgicastudent. Deze brief kan je afdrukken uit Oasis. Naam attest: attest uitgaande uitwisseling.

2. Terugbetaling taalcursus UCT: Als uitwisselingsstudent kan je aan verminderd inschrijvingsgeld 1 taalcursus volgen aan het Universitair Centrum voor Talenonderwijs (zie verder). Het UCT wordt automatisch op de hoogte gesteld van jouw Erasmusdeelname. Je kan je dus gewoon inschrijven bij het UCT. Om aanspraak te kunnen maken op deze cursus, dien je minimaal 80% van de lessenreeks aanwezig te zijn. Als je deelneemt aan Erasmus Belgica, kan je enkel een taalcursus Frans aan het UCT volgen. De terugbetaling gebeurt tijdens jouw uitwisselingsperiode en na het in orde brengen van je contract en je confirmation of stay (zie verder).

1. Erasmus Belgica beurscontract: Dit contract wordt ondertekend door de Afdeling Internationalisering en de uitgaande student. Het beurscontract regelt de betaling van de beurs. Gelieve je beurscontract af te printen in Oasis, vul aan en onderteken waar nodig.

In de eerste helft van juli zal je een aantal documenten kunnen raadplegen via de Oasis-website bij 'Documenten' onder je uitwisselingsaanvraag. Volgende documenten worden beschikbaar gesteld:

Welke documenten kan ik raadplegen vóór vertrek?

Behoud ik mijn studietoelage van de Vlaamse Gemeenschap als ik op Erasmus ga?

Ja. Beursgerechtigde studenten die een verminderd inschrijvingsgeld genieten behouden volledig dit recht tijdens hun verblijf in Franstalig België. Ook het kindergeld loopt gewoon door.

Wanneer zijn er infomomenten?

In het najaar organiseert elke faculteit een Infosessie over Erasmus. Tijdens deze infosessie krijg je meer informatie over de te volgen procedures en de beschikbare beurzen per bestemming. Tijdens deze infosessie komt ook Erasmus Belgica aan bod. Meer informatie hierover kan worden bekomen bij de FCI-voorzitter/medewerker.

• Voor 1 semester kies je opleidingsonderdelen ter waarde van 30 ECTS. Wanneer je 1 academiejaar op mobiliteit gaat, kies je opleidingsonderdelen goed voor 60 ECTS.
• Je voorlopig studieprogramma als Erasmusstudent moet vóór je vertrek naar Franstalig België goedgekeurd worden door je faculteit. Ga in elk geval na welke de te volgen procedure is binnen jouw faculteit. Elke wijziging van het Learning Agreement moet ook opnieuw goedgekeurd worden door alle partijen en van de nodige handtekeningen voorzien worden.

Voor vragen en ondersteuning kan je contact opnemen met de academisch uitwisselingscoördinator. Na goedkeuring door de FCI-medewerker/academisch uitwisselingscoördinator kan je het ondertekend Learning Agreement afdrukken via de tab 'Documenten' bij je uitwisselingsaanvraag.

Neem een kijkje in de online studiekiezer en geef het programma in via Oasis.

Wijzigingen aan dit Learning Agreement dienen zo snel mogelijk na vertrek via Oasis te worden doorgevoerd in het curriculum. Na goedkeuring door de FCI-medewerker/academisch uitwisselingscoördinator kan je een ondertekende versie van het "changes to the Learning Agreement"-document afdrukken. Afhankelijk van faculteit, wordt het Learning Agreement reeds gevraagd bij het indienen van je kandidatuur in januari of februari. Belangrijk! Het is cruciaal dat het Learning Agreement voor vertrek door de drie partijen is ondertekend en opgeladen in Oasis. De drie partijen zijn: de student, de gastinstelling en de thuisinstelling.

Learning Agreement for studies/for Traineeships

• Het Learning Agreement is een document waar je moet invullen welke opleidingsonderdelen je zult volgen aan de gastinstelling (studieprogramma).

• Bij ziekte of ongeval je mutualiteit/verzekeringsmaatschappij contacteren. Check ook de reisbijstandsverzekering van de UGent (=gratis voor alle studenten).
• Volg steeds de richtlijnen van de plaatselijke autoriteiten of je gastinstelling.
• Volg ook altijd de richtlijnen, adviezen en beslissingen van de UGent op.
• Duid ook een ICE nummer aan in je GSM. ICE is de afkorting van ‘In Case of Emergency’. Dit is een persoon (vader, moeder, vriend of vriendin) die als eerste moet gecontacteerd worden mocht er iets met jou voorvallen.
• Hou zeker contact met de medestudenten.
• Aarzel niet om je facultaire contactpersoon voor internationalisering te contacteren.

• Kijk zeker na of je registratie op Travellers Online in orde is. Zoniet, maak je registratie alsnog in orde. Zo kan de FOD Buitenlandse Zaken je makkelijker informeren en ondersteunen. Je contactgegevens blijven steeds vertrouwelijk.

• Bij veiligheidsproblemen of verlies van identiteitspapieren contacteer je zo snel mogelijk de Belgische ambassade/consulaat ter plaatse te contacteren. Voor contactgegevens zie www.diplomatie.be.

en 00 32 9 264 88 88 of permanentie@ugent.be.

• Contacteer het crisisteam Actueel en het PermanentieCentrum van de UGent dat je 24/24 en 7/7 kan bereiken via actueel@UGent.be

Wanneer je tijdens je verblijf in het buitenland problemen van welke aard dan ook ondervindt, spreek hier dan eerst over met je contactpersoon aan de gastinstelling. In het geval van ernstige problemen is snel handelen belangrijk!

Wat te doen bij ernstige problemen?

Kan ik vrij kiezen wanneer ik op Erasmus ga?

Nee. Eerst en vooral moet je UGent-student zijn zowel in het jaar van aanvraag als het jaar van mobiliteit. Bovendien moet je met je faculteit aftoetsen tijdens welke periode van je studie een buitenlands verblijf toegelaten is. In sommige opleidingen is het bv. gebruikelijk om tijdens de 3de bachelor op Erasmus Belgica te gaan. Ga ook zeker na wat de voorwaarden zijn inzake GIT in je faculteit of opleiding.

Aangezien de universiteit het semestersysteem hanteert, worden per semester ook examens afgelegd. Concreet houdt dit dus in dat je bijvoorbeeld het eerste semester aan de UGent volgt (30 ECTS) en examens aflegt en halfweg februari met het tweede semester start aan de gastuniversiteit (de resterende 30 ECTS).

Hoe zit het met de examens als ik slechts één semester op Erasmus Belgica ga?

Text coming soon.

Hoe gebeurt de uitbetaling van mijn beurs?

Hoe lang duurt een Erasmus Belgicaverblijf?

Een Erasmusverblijf voor studies moet minimum 3 maanden (of 90 dagen) duren en maximaal 12 maanden. De exacte duur van je verblijf is relevant voor de berekening van je beurs. Een Erasmusverblijf voor stage duurt minimum 2 maanden (of 60 dagen) en maximaal 12 maanden. De exacte duur van je verblijf is ook hier relevant voor de berekening van je beurs.

Kan ik mijn aanmelding als Erasmus Belgicastudent intrekken?

Je kan in principe je kandidatuur voor een Erasmus Belgicaverblijf intrekken mits je een ernstige reden hebt. Schrijf een gemotiveerde mail naar international@ugent.be en je facultaire contactpersoon met de mededeling dat je je uitwisseling intrekt en de reden waarom.

De gastuniversiteiten verwachten ook dat je rechtstreeks bij de gastinstelling een aanvraag indient volgens hun eigen procedures. De procedure moet je zelf nagaan. Hiervoor hoef je niet te wachten op de nominatie.

De selectie en toewijzing van bestemmingen gebeurt door de FCI-voorzitter/medewerker. Dossiers van studenten die door de faculteit geselecteerd zijn, komen bij de Afdeling Internationalisering die je gegevens doorstuurt naar de gastinstelling, de zogenaamde nominatie als Erasmusstudent.

De toepassing loodst je doorheen de verschillende stappen van de aanvraag. Leg de volledige aanvraag voor ter goedkeuring aan je faculteit.

• Details over je uitwisseling
• Motivering
• Taalkennis
• Contactpersoon voor noodgevallen
• Learning Agreement

Uitwisselingsaanvraag

Via Oasis dien je een uitwisselingsaanvraag op te maken voor elke mogelijke bestemming waarvoor je in aanmerking wenst te komen. De aanvraag omvat volgende elementen: