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Índice

Administración de proyecto

RFI

En el módulo de RFIs se tienen dos objetivos principales:

• Aclarar temas de diseño, construcción o cambios que afecten en tiempos y en presupuesto el proyecto.
• Llevar un control y trazabilidad de la toma de decisiones que modifican el desarrollo o alcance del proyecto.
• Permitirá enviar los ajustes que se den en obra, para la actualización de la planimetría y modelos As Built (Red Lines).

Cosas a tener en cuenta:

• Un RFI puede ser creado por:
• Residentes de obra.
• Diseñadores.
• Nivel profesional de los demás departamentos.
• Coordinadores.
• Proyect Managers.
• Gerentes de obra.
• Directores.
• Un RFI puede ser cerrado por:
• Coordinadores.
• Gerentes.
• Proyect Managers.
• Directivos.
• La fecha de vencimiento de un RFI está configurada por defecto en 3 días hábiles después de su creación.

RFI

Para crear un nuevo RFI se deben seguir los siguientes pasos:

Referenciar de forma concisa la solicitud

Describir detalladamente la solicitud que se está generando.

RFI

El número del RFI se actualiza automáticamente, no hay que modificarlo.

La fecha de vencimiento está prestablecida en 3 días hábiles

En este campo va la persona que crea el RFI

Seleccionar a las personas que darán respuesta al RFI.

En este campo se seleccionan las personas a las que también se quiere comunicar el RFI.

En este campo se selecciona la empresa a la que pertenece el destinatario del RFI

submittals - fichas técnicas

• Dentro de este módulo se manejarán solicitudes y aprobaciones de fichas técnicas de equipos, materiales y homologaciones.
• Es importante entender que las fichas técnicas que necesitan aprobación del cliente serán manejadas por este módulo y no a través de un RFI.

Los pasos para crear un nuevo Submittal son los siguientes:

submittals - fichas técnicas

Nombre del equipo o elemento referenciado (Ejemplo: Ficha técnica equipo HVAC)

Especialidad a la que pertenece la ficha técnica (Arquitectura, HVAC, Eléctrico, etc).

Número y revisión hacen referencia al consecutivo de la ficha técnica. No tiene que modificarse.

Seleccionar a Arquint

Seleccionar la persona que crea el submittal o ficha técnica.

Si el proyecto tiene diferentes unidades estructurales o ubicaciones indicarla

En este campo se seleccionan las personas a las que también se quiere comunicar el submittal.

Especificar el número de días en los que se tendrá disponible el elemento o equipo.

Indicar en qué fecha se requiere el elemento o equipo.

En este espacio se puede adjuntar el documento de la ficha técnica.

instrucciones

• Dentro de este módulo se manejarán los cortes, liquidaciones, entradas de almacén, salidas de almacén y pedidos de material en obra.

instrucciones

punch list

Herramienta de control destinada para el equipo de postventas, donde podemos hacer seguimiento y apoyo a los detalles constructivos finales de obra que se presenten.

• Esta herramienta es para proyectos que terminan su fase de construcción y pasan a fase de postventas.
• Para proyectos que son iniciados desde postventas se debe hacer seguimiento por Smartsheet.

Los pasos para crear un nuevo ítem de Punch List son los siguientes:

punch list

En el título se debe referenciar de forma concisa la tarea y el lugar

El número se actualiza automáticamente, no hay que editarlo

En este campo seleccionar a las personas que darán respuesta al ítem de Punch List

La fecha de vencimiento está establecida en 3 días hábiles después de su creación

El aprobador final será el cliente y este dará por cerrado el ítem una vez se realice

Seleccionar las personas a las que también se quiere copiar el ítem

Si el proyecto cuenta con distintas unidades estructurales o ubicaciones indicarla

La prioridad del ítem puede ser baja, media o alta

Seleccionar la especialidad a la que corresponde el ítem

This paragraph is ready to hold stunning creativity, experiences and stories.

Se pueden agregar fotos o documentos necesarios para mayor claridad en el ítem

reuniones

• Dentro de este módulo se dará manejo a las reuniones internas, con contratistas y con el cliente.
• Con la nueva plantilla de reuniones se busca crear un registro de las decisiones tomadas en las reuniones y asignar responsables.

Cosas a tener en cuenta:

• Dentro de la agenda de una reunión se definieron diferentes categorías para poder clasificar los puntos que se discuten en la reunión y así tener una mayor claridad para su distribución.
• Es necesario vincular, desde el inicio del proyecto, dentro de la plataforma, a los contratistas y clientes para poder asignarles obligaciones durante las reuniones.
• Una vez se realicé una reunión es importante generar la minuta para dejar registrados los acuerdos y actividades.
• Es importante distribuir el acta por correo a los participantes de cada reunión, para que tengan el registro.

reuniones

Para crear una reunión nueva se debe seleccionar la plantilla: Acta de reuniones generales Arquint

El número de la reunión se actualiza automáticamente a medida que se van creando las reuniones.

El nombre de la reunión de refernciar de forma concisa el tema de la reunión

En estos campos se definen la fecha y horario de la reunión

reuniones

En este campo se debe describir el objetivo de la reunión y los puntos que serán tratados en la misma.

Se pueden adjuntar archivos para tenerlos como referencia en la reunión y contextualizar a los participantes programados

En esta lista se deben seleccionar a todas las personas que deben asistir a la reunión

• Una vez diligenciada la información general de la reunión se debe distribuir a los participantes. Para ellos se puede seleccionar:
• Correo electrónico: y redactar el mensaje directamente desde Procore.
• Distribuir agenda: que enviará un correo automático a los participantes.
• Crear evento extraordinario: que generará eventos de seguimiento para los acuerdos de la reunión.
• Convertir a minuta: una vez redactada la reunión se debe generar la minuta de la misma.

reuniones

Dentro de la plantilla de reuniones se generó una agenda con distintos puntos para diligenciar los acuerdos y actividades de la reunión. Estos son:

1. Decisiones con el cliente.
2. Construcción.
3. Gerencia del proyecto.
4. Arquitectónico.
5. Técnicos (MEP).
6. Branding.
7. Compras y presupuestos.
8. Programación.
9. Contratista.
10. Otros.

En cada categoría se pueden crear el número de ítems que se necesiten.

programa

• El programa de obra sólo es editable por el equipo de programación. Los residentes de obra generarán solicitudes de actualización del programa con base al trabajo desarrollado día a día y este está sujeto a aprobación. Estas solicitudes se deben generar diariamente.
• Dentro de la herramienta de Lookaheads (Last Planner) se crearán las actividades de las siguientes 4 semanas, necesarias para el cumplimiento del programa y así prever los recursos que serán necesarios.

Los pasos para generar una solicitud de actualización de programa son los siguientes:

Seleccionar la tarea del programa que se desea actualizar

programa

Diligenciar el porcentaje al cual se quiere actualizar la tarea

Es muy importante diligenciar tanto la fecha de finalización de la actividad como la de inicio

Si la tarea presenta algún incumplimiento frente al programa, en este campo se deben explicar detalladamente las razones.

LAST planner

Los pasos para generar un lookahead son los siguientes:

last planner

• Una vez creado el Lookahead, aparecerán las actividades del programa que se realizarán en esas 4 semanas.
• El proceso para crear una subtarea se encuentra más abajo.
• Para cambiar el estado día a día de la subtarea hay que dar un click sobre el cuadro, este pasará de estándar a estándar completo o de crítico a crítico completo si es una tarea de la ruta crítica, como se ve en la convención debajo de la lista.

registro diario

El módulo de Registro Diario será usado para llevar la bitácora diaria del proyecto.

• Los residentes de obra diligenciarán el apartado de Reporte diario de construcción.
• Los inspectores de seguridad llenarán los apartados de Mano de obra y de Accidentes.

reporte diario de construcción

Seleccionar a Arquint o al contratista que ejecutó la actividad

Realizar una descripción de las actividades realizadas en el día.

Seleccionar la especialidad a la que pertenece la actividad a registrar

Seleccionar a la persona que ejecutó la actividad.

Indicar la fecha en la que está programada la finalización de la actividad

Mano de obra

Diligenciar el número de trabajadores y las horas que estuvieron trabajando

Seleccionar a Arquint o al contratista a los que pertenecen los trabajadores

accidentes

En comentarios se debe diligenciar de forma específica el evento y el nombre del trabajador

En adjuntos se pueden anexar documentos o archivos necesarios.

Diligenciar la hora en la que se presentó el evento.En parte involucrada seleccionar la empresa a la que pertenece el trabajador involucrado.

fotos

Dentro del módulo de fotos se va a:

• Recopilar las fotos referentes al proyecto para seguimiento de obra, diseño, punch list y demás.
• Las fotos para el registro de actividades de obra no se cargarán directamente en el módulo de Fotos sino en el plano dispuesto para dicho fin.
• En este módulo se podrá ver el registro fotográfico organizado por fechas en los álbumes creados automáticamente por la plataforma.

planos

• En el módulo de planos se va a cargar toda la planimetría en formato PDF únicamente.
• En proyectos que tengan distintas unidades estructurales o ubicaciones se crearán áreas de planos para generar sets de planos de cada una y así tener un mayor orden al momento de consultar la información.
• Dentro de cada área de planos habrá un apartado para cada especialidad y otro para los nuevos planos de registro fotográfico.

planos

• Dentro del plano de registro fotográfico se crearán unos pines para poder cargar las fotos con el avance en obra.
• Estos pines serán ubicados por el gerente de obra de tal forma que se pueda tener un control sobre puntos específicos de la obra que abarquen una mayor vista.
• Las fotos cargadas en estos pines se irán compilando en el módulo de fotos en álbumes creados automáticamente semana a semana.
• En la ventana de abajo se muestra cómo cargar una foto en el plano.

especificaciones

• Dentro de este módulo se van a cargar las especificaciones arquitectónicas y técnicas donde se explica cómo fue concebido el diseño condensado en un documento de una manera descriptiva demostrando el alcance que tiene cada diseño.
• EL objetivo es tener compiladas las especificaciones para compartirlas formalmente con los contratistas, de forma que sea un documento de consulta para el desarrollo del proyecto.

Herramientas esenciales

DOCUMENTOS

Teniendo en cuenta que en PROCORE se va a manejar la información referente a obra, en el módulo de "Documentos" se van a usar las carpetas correspondientes al estado de información "Publicado". La estructura que tendrán las carpetas en todos los nuevos proyectos de Arquint estará creada desde que se inicie el proyecto y no debe ser modificada, su estructura será la siguiente:

01 planimetría

Dentro de la planimetría se encontrará una carpeta para cada especialidad que hace parte del proyecto. Dentro de la carpeta 03_Eléctrico se dejaron las especialidades que normalmente componen todo el diseño de redes eléctricas. En estas carpetas solo se guardarán archivos DWG.

02 documentos constructivos

Dentro de esta carpeta se encuentra la misma división por especialidades que en la carpeta de planimetría.

03 actas de proyecto

En la carpeta de Actas se organizarán los documentos como se aprecia en la imagen.

• Las actas que se generen de las reuniones se pueden exportar a PDF y guardarse en esta carpeta.

04 Informes

Dentro de la carpeta 01_Informes técnicos se encuentra la misma división por especialidades que en la carpeta de planimetría y documentos constructivos

06 DOSSIER

La carpeta de Dossier tendrá varias subcarpetas dependiendo de los documentos de finalización que tenga el proyecto para su entrega.

tareas

• Con la implementación de Lean Construction surge la necesidad de identificar con antelación las restricciones del proceso constructivo. En este módulo los residentes, gerentes de construcción, project managers y líderes de proyecto en general crearán tareas para dar solución a esas restricciones.
• Las tareas creadas permitirán evaluar cuáles son las restricciones más comunes en los proyectos y así poder prevenirlas a futuro.

Asignar la fecha de vencimiento de la tarea

Buscar la persona asignada para la tarea

Resumir la tarea de forma concisa

Suministrar toda la información y descripción de la tarea a realizar

En una tarea se pueden usar planos, fotos y demás archivos para dar mayor contexto

Procore Learning Portal

Registrar cursos

certificaciones

¿Cómo registrar un curso?

¿Cómo registrar un curso?

Info

¿Cómo registrar un curso?

Dar click en Get started para registrarse en el curso.

Seleccionar el curso de interés.

certificaciones

En esta ventana se puede ver el estado de los cursos registrados, la fecha de inscripción, las lecciones faltantes y las certificaciones.

Para acceder a los cursos y certificaciones en la página de inicio ir a My Courses

¡Gracias!

Una vez identificada la subtarea necesaria en esta ventana se puede crear y definir sus parámetros.

• Fechas de inicio y finalización.
• Recursos.
• Compañia contratista que va a tener la actividad asignada.
• La persona encargada de realizar la tarea.
• En notas se puede dar una mayor descripción sobre la actividad a realizar.

Las tareas se podrán agrupar por las categorías disponibles en esta lista desplegable.

Ejemplo:

Se pueden añadir imágenes o archivos adjuntos para contextualizar el RFI.

En la ventana de creación de programa de Lookahead se debe seleccionar la opción de 4 semanas pues será el periodo para el que se va a hacer la planeación.

• Una vez dentro del pin se verán las fotos cargadas en días anteriores.
• Para cargar una nueva foto se debe dar click al botón de arriba a la derecha.
• Acá se podrá seleccionar una foto que esté en el computador o tomada directamente desde el celular.

Si el RFI tiene afectación directa en el cronograma se debe seleccionar "Si" , de lo contrario seleccionar "No".

Cursos disponibles

Dependiendo si la región está configurada en América Latina (Español) o United States (English) estarán disponibles diferentes cursos.

Si el RFI tiene afectación directa en el costo de ejecución se debe seleccionar "Si" , de lo contrario seleccionar "No".

Por medio de esta herramienta se pueden reportar varias actividades el mismo día, dependiendo de las necesidades del equipo de trabajo.

Asignar la tarea a uno de los participantes en la reunión

Actividad a realizar

Establecer una fecha de vencimiento para la actividad

Es importante cerrar la actividad una vez se haya completado

La prioridad puede ser baja, media o alta

En descripción se debe redactar detalladamente las actividades que se van a asignar o los acuerdos a los que se llega durante la reunión.

Por medio de esta herramienta se pueden reportar varias empresas el mismo día, dependiendo de los trabajadores que hayan entrado a obra.

Seleccionar el tipo de documento que se va a cargar

En esta ventana se pueden seleccionar documentos que se quieran relacionar con la actividad que se está registrando. Se pueden seleccionar documentos, fotos o planos que ya estén cargados en Procore o cargarlos desde el dispositivo desde el dispositivo.

En esta lista desplegable seleccionar en qué estado se encuentra la tarea.Cuando a una persona se le asigna una tarea debe cambiar el estatus de la misma a "En progreso" cuando comienza a gestionarla. Es muy importante que una vez realizada la tarea se cambie el estatus a cerrado para que no se muestren retrasos en la vista general del proyecto.

En esta ventana se pueden adjuntar los documentos necesarios para la especificación

Se deben crear los juegos de especificaciones según las especialidades que lo necesiten siguiendo la misma numeración que tienen en la estructura de carpetas: 01_Arquitectura 02_Estructura 03_Eléctrico 04_HVAC 05_Hidrosanitario 06_RCI 07_Audio y video 08_Acústico

En esta lista seleccionar la opción "Sin formato/otro formato"

Una vez diligenciada la solicitud de actualización, esta será revisada por el equipo de programación para aprobación. Si las fechas en la solicitud son coherentes con el trabajo realizado y con el trabajo programado el porcentaje se actualizará como se solicitó.

De la lista desplegable seleccionar:

• En proceso: si en el día que se realiza el registro diario se avanzó en la ejecución de la actividad pero no se ha culminado.
• Finalizado: para una actividad que se culminó.