Les audits

Un audit qu'est-ce que c'est ?

Le cycle des audits EDUFORM

le déroulement d'un audit

les constats possibles des auditeurs

Les audits

Un audit est réalisé par un ou plusieurs auditeurs (dont un responsable d'audit) formés et habilités à réaliser des audits.

Un audit, qu'est-ce que c'est ?

Un auditeur constate la conformité aux éléments d'un référentiel. Il n'est pas là pour juger des personnes ou des façons de fonctionner. Les règles de déontologie de l'auditeur : Intégrité, objectivité, confodentialité

Un audit consiste à vérifier que l'on se conforme aux exigences d'un référentiel sur la base :

• de documents
• d'entretiens
• d'observations

Les types de constats

Pour chaque exigence du référentiel, un auditeur fait 1 constat parmi les 4 types possibles :

La transmission du rapport à la commisssion nationale de labellisation

La levée des non-conformités

Le Rapport d'audit et les fiches d'écart

La réunion de clôture

Les entretiens

La réunion d'ouverture

La préparation : plan d'audit, Demande de documents

La définition du périmètre de l'audit

Le déroulement d'un audit

Audit complet portant sur l'ensemble du référentiel

Audit allégé permettant entre autres de vérifier l'efficacité des actions correctives menées depuis le dernier audit

Permet à un nouvel organisame de formation d'obtenir le label

Le cycle des audits EDUFORM

Audits internes

Audits internes

Audits internes

3 ans après l'audit de labellisation ou l'audit de renouvellement précédent

Entre 14 et 22 mois après l'audit précédent

Audit de renouvellement

Audit de surveillance

Audit de labellisation

Diagnostic

Audits internes

Audits à blanc

pour une non-conformité mineure :

Conditions d'obtention ou de maintien du label EDUFORM :

• Aucune non-conformité majeure
• Pas plus de 4 non-conformités mineures par type d'actions sur les indicateurs RNQ
• Pas plus de 2 non-conformités mineures par type d'actions sur les indicateurs EDUFORM

3 - la mise en oeuvre du plan d'action :

2 - Le responsable d'audit apporte éventuellement des ajustements et valide le plan d'action

1 - Sur la base de chaque fiche écart reçue, la structure établit un plan d'action correctif et l'envoie au responsable d'audit

Le traitement des non-conformités

• La structure met en oeuvre le plan d'action dans un délai de 6 mois
• La mise en oeuvre est vérifiée à l'audit suivant. Si la non-conformité est toujours présente, elle devient une non-conformité majeure

• La structure met en oeuvre le plan d'action dans un délai de 3 mois
• Dans le cadre d'un audit de labellisation ou de renouvellement, la non-conformité doit être levée avant la commission nationale de labellisation

pour une non-conformité majeure :

Les entretiens

Les auditeurs s'entretiennent avec les personnes concernées en suivant le plan d'audit, écoutent, questionnent, reformulent, recherchent des preuves de conformité aux indicateurs. Ils font signer une feuille d'émargement à chaque personne auditée.

Une conformité est un élément du système qualité qui est conforme à l'exigence du référentiel

• Le rapport d'audit
• Les fiches d'écart correpondant aux non-conformités relevées le cas échéant

Le rapport d'audit et les fiches d'écart

Suite à la réunion de clôture les auditeurs transmettent à l'organsime audité :

Un point fort est un élément du système de gestion de la qualité sur lequel l'organisme :

• soit dépasse les exigences du référentiel,
• soit se distingue par la mise en œuvre de pratiques innovantes et ambitieuses, ainsi que par une amélioration prouvée et maîtrisée.

• Le rapport d'audit
• Les fiches d'écart correpondant aux non-conformités relevées le cas échéant contenant les plans d'action proposés par la structure pour lever les non-conformités. Dans le cas d'une non-conformité majeure le responsable d'audit aura vérifié la mise en oeuvre et l'efficacité du plan d'action

La transmission du rapport à la commisssion nationale de labellisation

Une fois le rapport d'audit validé le responsable d'audit transmet à la commisssion nationale de labellisation du ministère de l'éducation nationale :

Une non-conformité mineure peut-être attribuée lorsqu'une exigence n'est qu'en partie respectée Attention : certaines exigences ne permettent pas d'attribuer une non-conformité mineure. Leur non-respect, même partiel, entraine une non-conformité majeure automatique.

Une non-conformité mineure est un écart mineur au regard du référentiel entrainant un risque faible pour le système et/ou pour la qualité du service rendu

La préparation de l'audit

Cette étape permet de définir un plan d'audit qui fixe la durée de l'audit, quels sites vont être concernés, les fonctions des personnes qui vont être interviewées, quand et sur quel thème. Le plan d'audit est communiqué à la structure auditée. Cette étape permet également aux auditeurs de demander à la structure auditée des documents lui permettant de préparer son questionnement.

• le ou les types d'action (Formation continue, apprentissage, VAE, bilan de compétences)
• le ou les sites concernés
• la ou les actions concernées
• les indicateurs du référentiel

Le périmètre de l'audit

Cette étape permet de définir au préalable ce qui va être audité :

Une non-conformité majeure est un écart majeur au regard d’une exigence du référentiel et/ou du système qualité entrainant un risque avéré (fondé sur des éléments objectifs de non respect des exigences) mettant en danger le système et/ou la qualité du service rendu

Suite à cette présentation, un temps d'échange sur les constats est prévu entre les auditeurs et les audités. Enfin les auditeurs annoncent la date de communication du rapport d'audit

• Un rappel sur le périmètre de l'audit et sur les constats possibles
• Un point sur le déroulement de l'audit (respect du plan d'audit, documents fournis, disponibilité des personnes auditées)
• Une synthèse des constats d'audit par type d'action(nombre de points forts, conformités, non-confomités mineures, non-confomités majeures)
• Des commentaires sur chaque points fort, non-confomité mineure et non-confomité majeure

La réunion de clôture

Suite aux entretiens, les auditeurs invitent l'ensemble des participants à une réunion de clôture. Durant cette réunion, les auditeurs présentent :

• L'équipe d'auditeurs
• Les critères et objectifs de l'audit
• Le périmètre de l'audit : type(s) d'action(s) et l'échantillon retenu (sites et actions)
• Le planning de l'audit
• La méthode d'évaluation des conformités
• Les règles de déontologies
• Les constats possibles
• Les modalités de traitement des éventuelles non-conformités
• La date et l'heure de la réunion de clôture
• Les étapes suivant la fin de l'audit

La réunion d'ouverture

Cette réunion regroupe les auditeurs et l'ensemble des personnes concernées par l'audit. Elle permet aux auditeurs de présenter :