Les audits

Les audits

Un audit qu'est-ce que c'est ?

les constats possibles des auditeurs

le déroulement d'un audit

Le cycle des audits EDUFORM

Un audit, qu'est-ce que c'est ?

Un audit consiste à vérifier que l'on se conforme aux exigences d'un référentiel sur la base :

• de documents
• d'entretiens
• d'observations

Un audit est réalisé par un ou plusieurs auditeurs (dont un responsable d'audit) formés et habilités à réaliser des audits.

Un auditeur constate la conformité aux éléments d'un référentiel. Il n'est pas là pour juger des personnes ou des façons de fonctionner. Les règles de déontologie de l'auditeur : Intégrité, objectivité, confodentialité

Les types de constats

Pour chaque exigence du référentiel, un auditeur fait 1 constat parmi les 4 types possibles :

Le déroulement d'un audit

La définition du périmètre de l'audit

Le Rapport d'audit et les fiches d'écart

La réunion d'ouverture

La préparation : plan d'audit, Demande de documents

Les entretiens

La levée des non-conformités

La transmission du rapport à la commisssion nationale de labellisation

La réunion de clôture

Le cycle des audits EDUFORM

Diagnostic

Audit de labellisation

Audits internes

Permet à un nouvel organisame de formation d'obtenir le label

Audits à blanc

Audits internes

Audit de surveillance

Entre 14 et 22 mois après l'audit précédent

Audit allégé permettant entre autres de vérifier l'efficacité des actions correctives menées depuis le dernier audit

Audits internes

Audits internes

Audit de renouvellement

3 ans après l'audit de labellisation ou l'audit de renouvellement précédent

Audit complet portant sur l'ensemble du référentiel

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Le traitement des non-conformités

1 - Sur la base de chaque fiche écart reçue, la structure établit un plan d'action correctif et l'envoie au responsable d'audit

2 - Le responsable d'audit apporte éventuellement des ajustements et valide le plan d'action

3 - la mise en oeuvre du plan d'action :

pour une non-conformité majeure :

pour une non-conformité mineure :

• La structure met en oeuvre le plan d'action dans un délai de 3 mois
• Dans le cadre d'un audit de labellisation ou de renouvellement, la non-conformité doit être levée avant la commission nationale de labellisation

• La structure met en oeuvre le plan d'action dans un délai de 6 mois
• La mise en oeuvre est vérifiée à l'audit suivant. Si la non-conformité est toujours présente, elle devient une non-conformité majeure

Conditions d'obtention ou de maintien du label EDUFORM :

• Aucune non-conformité majeure
• Pas plus de 4 non-conformités mineures par type d'actions sur les indicateurs RNQ
• Pas plus de 2 non-conformités mineures par type d'actions sur les indicateurs EDUFORM

Les entretiens

Les auditeurs s'entretiennent avec les personnes concernées en suivant le plan d'audit, écoutent, questionnent, reformulent, recherchent des preuves de conformité aux indicateurs. Ils font signer une feuille d'émargement à chaque personne auditée.

Une conformité est un élément du système qualité qui est conforme à l'exigence du référentiel

Le rapport d'audit et les fiches d'écart

Suite à la réunion de clôture les auditeurs transmettent à l'organsime audité :

• Le rapport d'audit
• Les fiches d'écart correpondant aux non-conformités relevées le cas échéant

Un point fort est un élément du système de gestion de la qualité sur lequel l'organisme :

• soit dépasse les exigences du référentiel,
• soit se distingue par la mise en œuvre de pratiques innovantes et ambitieuses, ainsi que par une amélioration prouvée et maîtrisée.

La transmission du rapport à la commisssion nationale de labellisation

Une fois le rapport d'audit validé le responsable d'audit transmet à la commisssion nationale de labellisation du ministère de l'éducation nationale :

• Le rapport d'audit
• Les fiches d'écart correpondant aux non-conformités relevées le cas échéant contenant les plans d'action proposés par la structure pour lever les non-conformités. Dans le cas d'une non-conformité majeure le responsable d'audit aura vérifié la mise en oeuvre et l'efficacité du plan d'action

Une non-conformité mineure est un écart mineur au regard du référentiel entrainant un risque faible pour le système et/ou pour la qualité du service rendu

Une non-conformité mineure peut-être attribuée lorsqu'une exigence n'est qu'en partie respectée Attention : certaines exigences ne permettent pas d'attribuer une non-conformité mineure. Leur non-respect, même partiel, entraine une non-conformité majeure automatique.

La préparation de l'audit

Cette étape permet de définir un plan d'audit qui fixe la durée de l'audit, quels sites vont être concernés, les fonctions des personnes qui vont être interviewées, quand et sur quel thème. Le plan d'audit est communiqué à la structure auditée. Cette étape permet également aux auditeurs de demander à la structure auditée des documents lui permettant de préparer son questionnement.

Le périmètre de l'audit

Cette étape permet de définir au préalable ce qui va être audité :

• le ou les types d'action (Formation continue, apprentissage, VAE, bilan de compétences)
• le ou les sites concernés
• la ou les actions concernées
• les indicateurs du référentiel

Une non-conformité majeure est un écart majeur au regard d’une exigence du référentiel et/ou du système qualité entrainant un risque avéré (fondé sur des éléments objectifs de non respect des exigences) mettant en danger le système et/ou la qualité du service rendu

La réunion de clôture

Suite aux entretiens, les auditeurs invitent l'ensemble des participants à une réunion de clôture. Durant cette réunion, les auditeurs présentent :

• Un rappel sur le périmètre de l'audit et sur les constats possibles
• Un point sur le déroulement de l'audit (respect du plan d'audit, documents fournis, disponibilité des personnes auditées)
• Une synthèse des constats d'audit par type d'action(nombre de points forts, conformités, non-confomités mineures, non-confomités majeures)
• Des commentaires sur chaque points fort, non-confomité mineure et non-confomité majeure

Suite à cette présentation, un temps d'échange sur les constats est prévu entre les auditeurs et les audités. Enfin les auditeurs annoncent la date de communication du rapport d'audit

La réunion d'ouverture

Cette réunion regroupe les auditeurs et l'ensemble des personnes concernées par l'audit. Elle permet aux auditeurs de présenter :

• L'équipe d'auditeurs
• Les critères et objectifs de l'audit
• Le périmètre de l'audit : type(s) d'action(s) et l'échantillon retenu (sites et actions)
• Le planning de l'audit
• La méthode d'évaluation des conformités
• Les règles de déontologies
• Les constats possibles
• Les modalités de traitement des éventuelles non-conformités
• La date et l'heure de la réunion de clôture
• Les étapes suivant la fin de l'audit