control de manuales
LIC. ADM. WARNER MARTINEZ
índice
6- Auditoria Administrativa
1- Concepto
7- Objetivos de una auditoría administrativa
2- Aspectos
3- Elementos que integran un sistema de control
8- Metodología de una auditoria administrativa
9- Pincipios de auditoria administrativa
4. Niveles de control
10- Tipos de Auditoria Administrativa
5- Sistema de control de manuales
concepto
- El control de manuales se refiere a la gestión y administración de documentos o manuales en una organización.
Manual, según Múnera (2002), es la forma en la cual se gestionan, dentro de los diferentes procesos de la empresa, mecanismos mediante los cuales se pueda aprovechar de una forma inteligente todo el conocimiento que se maneja en la organización.
Según Chiavenato (1999) el control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.
aspectos
Creación de Manuales
Distribucion y acceso
Revisión y Actualización
Control de Versiones
Almacenamiento y Respaldo
Cumplimiento y Auditoría
Entrenamiento y Concientización
Retiro y Archivado
Tecnología y Software
Elementos que integran un sistema de control
Según lo expuesto por Johnson, Kast y Rosenzweig (1977), un sistema de control tiene cuatro elementos o componentes, los cuales se detallan a continuación:
Una característica o atributo a controlar
La red de comunicación
. Un sensor
El centro de control
NIVELES DE CONTROL
Intermedio
Institucional
Diferentes niveles de control que existen en una organización.
Estratégico Control como
sinónimo de
monitorización
Táctico
Control como
sinónimo de
influencia.
Operacional
Operativo
Control como
sinónimo de
supervisión..
SISTEMA DE CONTROL DE MANUALES
Implementacion
Difusion
Revision
Actualización
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
La idea del desarrollo y operación de la Auditoría Administrativa es tan antiguo como la propia teoría administrativa, ya que en los últimos años de su vida, el Ing. Henri Fayol (considerado por muchos estudiosos como el padre de la Administración) mencionó en una entrevista a Cronique Social de France (1925), que el mejor método para examinar una organización era estudiando el mecanismo administrativo. Posteriormente, el Dr. James McKinsey (1935-1940) llegó a la conclusión de que las organizaciones deben practicar una auto-auditoría, esto es, una evaluación en todas las áreas de la empresa, a la vista de un medio ambiente empresarial
¡IMPORTANTE!
Objetivos de una auditoría administrativa
Aumentar los niveles de calidad y competitividad mediante diversos mecanismos y planes de gestión.
Evaluar el servicio (o producto) brindado por la empresa, de cara a la satisfacción del cliente.
Optimizar la administración de los recursos por parte de la empresa.
Generar y proponer nuevos esquemas organizativos que resuelvan problemas a niveles macro o micro empresariales.
Identificar los aciertos administrativos y replicarlos en situaciones semejantes.
Analizar las funciones de cada división de la empresa en relación con las demás.
Metodología de una auditoría administrativa
Planeación
Instrumentación
Examen
Informe
Principios de la auditoria administrativa
Principios de auditoria administrativa
Según el quipo editorial argentino, Etecé. Una auditoría administrativa obedece a los siguientes principios:
Importancia de la verificación.
Pensar en términos administrativos
Sentido de la evaluación.
10
Tipos de auditoria administrativa
Existen dos tipos fundamentales de auditoría administrativa:
Funcional
Se enfoca en el desempeño y la idoneidad de los cargos gerenciales y las dinámicas propuestas desde estos.
Analitica
Se centra en la comprensión de los procesos mismos que se ponen en marcha dentro de la estructura de la empresa.
¿Preguntas?
LIC. ADM. WARNER MARTINEZ
Se establecen los parámetros y lineamientos que servirán para enfocar la revisión de la auditoría, es decir, se debe primero definir qué cosas buscar y cuál será el criterio específico de búsqueda. Esto pasa por una lectura de “síntomas” o de conflictos aparentes.
Criterios para llevar a cabo una actualización efectiva:
- Identificación de manuales
- Evaluación de necesidades
- Equipo de revisión
- Revisión de contenido
- Actualización de formato y presentación
- Proceso de revisión y aprobación
- Capacitación
- Implementación
- Seguimiento y revisión continua
Cumplimiento y Auditoría
Cómo se asegura que los manuales se sigan correctamente y cómo se lleva a cabo la auditoría para garantizar el cumplimiento.
. Un sensor Instrumento que reacciona ante el comportamiento del atributo bajo control, comunicando al centro de control ese comportamiento a través de la red de comunicación.
Una característica o atributo a controlar Para que suceda el control debe existir algo que debe ser controlado. Ese algo debe ser alguno de los elementos esenciales del sistema, esto es, operaciones, recursos o personas
Distribucion y acceso
Cómo se distribuyen los manuales a los empleados o partes interesadas y cómo se asegura que tengan acceso a la información relevante.
Retiro y Archivado
Cómo se manejan los manuales obsoletos o fuera de uso.
Control de Versiones
La gestión de las diferentes versiones de los manuales para evitar confusiones y garantizar que todos estén utilizando la versión correcta.
Genérico y sintético. Se ocupa de establecer en qué grado las políticas adoptadas, las metas establecidas, los pronósticos elaborados, los planes aprobados por la Dirección Superior son los más convenientes para alcanzar sus objetivos
Orientado al largo plazo.
Considera la organización en su totalidad como un sistema.
Detallado y analítico. Se ocupa de verificar el cumplimiento de los planes mediante el acatamiento de las instrucciones impartidas para alcanzarlos.
Orientado al corto plazo.
Considera cada tarea u operación
Creación de Manuales
El proceso de crear manuales, que pueden incluir manuales de políticas, procedimientos, seguridad, capacitación, entre otros.
Actualización La documentación precisa y actualizada es fundamental para el buen funcionamiento y el cumplimiento de las normativas. La actualización de un sistema de control de manuales es un proceso importante para garantizar que los documentos sean efectivos y cumplan con los estándares de la organización.
Revisión y Actualización
La necesidad de mantener los manuales actualizados para reflejar cambios en las políticas, regulaciones o procesos de la organización.
Estrategias para difundir y promover sistemas de control de manuales:
- Comunicación interna
- Capacitacion
- Manuales de Usuario
- Seciones informativas
- Liderazgo ejecutivo
Se elige entre diversos modelos de recolección de datos y de medición de los mismos, en función de la naturaleza empresarial y del tipo de conclusiones a las que se quiere llegar.
Implemetación La implementación de un sistema eficiente puede variar según el tamaño y la complejidad de la organización, pero es fundamental para la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo. Mejora la reputación de tu organización, pues el conjunto de normas y acciones que contiene garantiza que tu empresa cumpla con todas las regulaciones y normativas pertinentes.
Revisión Una revisión del sistema de control de manuales es un proceso importante para garantizar que los manuales de una organización estén actualizados, sean precisos y cumplan con los estándares de calidad. Una revisión regular del sistema de control de manuales es esencial para mantener la precisión y la utilidad de estos documentos en una organización.
Almacenamiento y Respaldo
La forma en que se almacenan y respaldan los manuales para evitar pérdidas de datos.
Menos genérico y más detallado.Se ocupa de (a) medir la eficiencia de los distintos sectores de la organización; (b) establecer el grado en que los productos que ella intercambia con el contexto contribuyen a las ganancias de la empresa, o al logro de sus objetivos.
Orientado al mediano plazo.
Considera cada unidad de la organización (departamento) o cada conjunto de recursos por separado.
La red de comunicación Elemento del sistema que une al sensor con el centro de control.
Tecnología y Software
La utilización de software y herramientas tecnológicas para facilitar la gestión de manuales.
Estrategias para implementar sistemas de control de manuales:
- Evaluacion de necesidades (Definición de objetivos)
- Establecer politicas y procedimientos
- Asignacion de responsables
- Revision y Aprobacion
- comunicación
El cierre de la auditoría arroja como resultado un informe en el cual se detalla y explica todo el proceso, se rinde cuenta de los resultados y, finalmente, se hacen las recomendaciones pertinentes.
Un sistema de control de manuales es una estructura organizativa y un conjunto de procesos que se utilizan para gestionar eficazmente la creación, revisión, distribución, acceso y mantenimiento de manuales dentro de una organización. Un sistema de control de manuales es esencial para garantizar que la información crítica se mantenga actualizada, sea accesible y cumpla con los estándares y regulaciones de la organización.
Se aplica la planificación y se recaudan los datos y las estadísticas o cualquier otro tipo de información que responda a los lineamientos prestablecidos.
Difusión La difusión de un sistema de control de manuales es un proceso esencial para garantizar que todos los empleados y partes interesadas en una organización tengan acceso a la información necesaria y estén al tanto de los procedimientos y políticas clave
Criterios para una revisión efectiva del sistema de control de manuales:
- Identificar los manuales.
- Definir los criterios de revisión.
- Revisar contenido y formato
- Verificar cumplimiento normativo
- Actualización de contenido
- Comunicación de cambios
- Capacitación
- Mejora continua
El centro de control La persona o instrumento que compara la información que llega a través de la red de comunicación con la norma o parámetro fijados para el funcionamiento de la característica o atributo a controlar.
Entrenamiento y Concientización
Cómo se capacita a los empleados para que utilicen los manuales de manera efectiva y estén al tanto de las políticas y procedimientos.
CONTROL DE MANUALES
Warner Martinez Acuñ
Created on October 12, 2023
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control de manuales
LIC. ADM. WARNER MARTINEZ
índice
6- Auditoria Administrativa
1- Concepto
7- Objetivos de una auditoría administrativa
2- Aspectos
3- Elementos que integran un sistema de control
8- Metodología de una auditoria administrativa
9- Pincipios de auditoria administrativa
4. Niveles de control
10- Tipos de Auditoria Administrativa
5- Sistema de control de manuales
concepto
Manual, según Múnera (2002), es la forma en la cual se gestionan, dentro de los diferentes procesos de la empresa, mecanismos mediante los cuales se pueda aprovechar de una forma inteligente todo el conocimiento que se maneja en la organización.
Según Chiavenato (1999) el control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.
aspectos
Creación de Manuales
Distribucion y acceso
Revisión y Actualización
Control de Versiones
Almacenamiento y Respaldo
Cumplimiento y Auditoría
Entrenamiento y Concientización
Retiro y Archivado
Tecnología y Software
Elementos que integran un sistema de control
Según lo expuesto por Johnson, Kast y Rosenzweig (1977), un sistema de control tiene cuatro elementos o componentes, los cuales se detallan a continuación:
Una característica o atributo a controlar
La red de comunicación
. Un sensor
El centro de control
NIVELES DE CONTROL
Intermedio
Institucional
Diferentes niveles de control que existen en una organización.
Estratégico Control como sinónimo de monitorización
Táctico Control como sinónimo de influencia.
Operacional
Operativo Control como sinónimo de supervisión..
SISTEMA DE CONTROL DE MANUALES
Implementacion
Difusion
Revision
Actualización
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
La idea del desarrollo y operación de la Auditoría Administrativa es tan antiguo como la propia teoría administrativa, ya que en los últimos años de su vida, el Ing. Henri Fayol (considerado por muchos estudiosos como el padre de la Administración) mencionó en una entrevista a Cronique Social de France (1925), que el mejor método para examinar una organización era estudiando el mecanismo administrativo. Posteriormente, el Dr. James McKinsey (1935-1940) llegó a la conclusión de que las organizaciones deben practicar una auto-auditoría, esto es, una evaluación en todas las áreas de la empresa, a la vista de un medio ambiente empresarial
¡IMPORTANTE!
Objetivos de una auditoría administrativa
Aumentar los niveles de calidad y competitividad mediante diversos mecanismos y planes de gestión.
Evaluar el servicio (o producto) brindado por la empresa, de cara a la satisfacción del cliente.
Optimizar la administración de los recursos por parte de la empresa.
Generar y proponer nuevos esquemas organizativos que resuelvan problemas a niveles macro o micro empresariales.
Identificar los aciertos administrativos y replicarlos en situaciones semejantes.
Analizar las funciones de cada división de la empresa en relación con las demás.
Metodología de una auditoría administrativa
Planeación
Instrumentación
Examen
Informe
Principios de la auditoria administrativa
Principios de auditoria administrativa
Según el quipo editorial argentino, Etecé. Una auditoría administrativa obedece a los siguientes principios:
Importancia de la verificación.
Pensar en términos administrativos
Sentido de la evaluación.
10
Tipos de auditoria administrativa
Existen dos tipos fundamentales de auditoría administrativa:
Funcional
Se enfoca en el desempeño y la idoneidad de los cargos gerenciales y las dinámicas propuestas desde estos.
Analitica
Se centra en la comprensión de los procesos mismos que se ponen en marcha dentro de la estructura de la empresa.
¿Preguntas?
LIC. ADM. WARNER MARTINEZ
Se establecen los parámetros y lineamientos que servirán para enfocar la revisión de la auditoría, es decir, se debe primero definir qué cosas buscar y cuál será el criterio específico de búsqueda. Esto pasa por una lectura de “síntomas” o de conflictos aparentes.
Criterios para llevar a cabo una actualización efectiva:
Cumplimiento y Auditoría
Cómo se asegura que los manuales se sigan correctamente y cómo se lleva a cabo la auditoría para garantizar el cumplimiento.
. Un sensor Instrumento que reacciona ante el comportamiento del atributo bajo control, comunicando al centro de control ese comportamiento a través de la red de comunicación.
Una característica o atributo a controlar Para que suceda el control debe existir algo que debe ser controlado. Ese algo debe ser alguno de los elementos esenciales del sistema, esto es, operaciones, recursos o personas
Distribucion y acceso
Cómo se distribuyen los manuales a los empleados o partes interesadas y cómo se asegura que tengan acceso a la información relevante.
Retiro y Archivado
Cómo se manejan los manuales obsoletos o fuera de uso.
Control de Versiones
La gestión de las diferentes versiones de los manuales para evitar confusiones y garantizar que todos estén utilizando la versión correcta.
Genérico y sintético. Se ocupa de establecer en qué grado las políticas adoptadas, las metas establecidas, los pronósticos elaborados, los planes aprobados por la Dirección Superior son los más convenientes para alcanzar sus objetivos
Orientado al largo plazo.
Considera la organización en su totalidad como un sistema.
Detallado y analítico. Se ocupa de verificar el cumplimiento de los planes mediante el acatamiento de las instrucciones impartidas para alcanzarlos.
Orientado al corto plazo.
Considera cada tarea u operación
Creación de Manuales
El proceso de crear manuales, que pueden incluir manuales de políticas, procedimientos, seguridad, capacitación, entre otros.
Actualización La documentación precisa y actualizada es fundamental para el buen funcionamiento y el cumplimiento de las normativas. La actualización de un sistema de control de manuales es un proceso importante para garantizar que los documentos sean efectivos y cumplan con los estándares de la organización.
Revisión y Actualización
La necesidad de mantener los manuales actualizados para reflejar cambios en las políticas, regulaciones o procesos de la organización.
Estrategias para difundir y promover sistemas de control de manuales:
Se elige entre diversos modelos de recolección de datos y de medición de los mismos, en función de la naturaleza empresarial y del tipo de conclusiones a las que se quiere llegar.
Implemetación La implementación de un sistema eficiente puede variar según el tamaño y la complejidad de la organización, pero es fundamental para la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo. Mejora la reputación de tu organización, pues el conjunto de normas y acciones que contiene garantiza que tu empresa cumpla con todas las regulaciones y normativas pertinentes.
Revisión Una revisión del sistema de control de manuales es un proceso importante para garantizar que los manuales de una organización estén actualizados, sean precisos y cumplan con los estándares de calidad. Una revisión regular del sistema de control de manuales es esencial para mantener la precisión y la utilidad de estos documentos en una organización.
Almacenamiento y Respaldo
La forma en que se almacenan y respaldan los manuales para evitar pérdidas de datos.
Menos genérico y más detallado.Se ocupa de (a) medir la eficiencia de los distintos sectores de la organización; (b) establecer el grado en que los productos que ella intercambia con el contexto contribuyen a las ganancias de la empresa, o al logro de sus objetivos.
Orientado al mediano plazo.
Considera cada unidad de la organización (departamento) o cada conjunto de recursos por separado.
La red de comunicación Elemento del sistema que une al sensor con el centro de control.
Tecnología y Software
La utilización de software y herramientas tecnológicas para facilitar la gestión de manuales.
Estrategias para implementar sistemas de control de manuales:
El cierre de la auditoría arroja como resultado un informe en el cual se detalla y explica todo el proceso, se rinde cuenta de los resultados y, finalmente, se hacen las recomendaciones pertinentes.
Un sistema de control de manuales es una estructura organizativa y un conjunto de procesos que se utilizan para gestionar eficazmente la creación, revisión, distribución, acceso y mantenimiento de manuales dentro de una organización. Un sistema de control de manuales es esencial para garantizar que la información crítica se mantenga actualizada, sea accesible y cumpla con los estándares y regulaciones de la organización.
Se aplica la planificación y se recaudan los datos y las estadísticas o cualquier otro tipo de información que responda a los lineamientos prestablecidos.
Difusión La difusión de un sistema de control de manuales es un proceso esencial para garantizar que todos los empleados y partes interesadas en una organización tengan acceso a la información necesaria y estén al tanto de los procedimientos y políticas clave
Criterios para una revisión efectiva del sistema de control de manuales:
El centro de control La persona o instrumento que compara la información que llega a través de la red de comunicación con la norma o parámetro fijados para el funcionamiento de la característica o atributo a controlar.
Entrenamiento y Concientización
Cómo se capacita a los empleados para que utilicen los manuales de manera efectiva y estén al tanto de las políticas y procedimientos.