Formation fonction administrative

Exercer une fonction administrative en CISP

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Sécurité

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OUTILS

CamscannerReverso Format fichier Canva

dEMANDES

ExcelImpression Gérer boite mail

Sécurité

01

Protection informatique

Protection Santé

R.G.P.D

Définition: Le règlement général de protection des données (RGPD) est un texte réglementaire européen qui encadre le traitement des données de manière égalitaire sur tout le territoire de l'Union européenne (UE).

Une « donnée personnelle » est « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable »

Une personne peut donc être identifié directement par son nom prénom et indirectement par numéro client, téléphone,.. Elle peut donc être retrouvée facilement à partir d'une seule donnée ou un croisement de données.

R.G.P.D

Le RGPD s’applique à toute organisation, publique et privée, qui traite des données personnelles pour son compte ou non, dès lors : qu'elle est établie sur le territoire de l’Union européenne, ou que son activité cible directement des résidents européens.

Conseils:

• Comprendre les principes de collecte légale et transparente des données personnelles pour un traitement spécifique.
• Former régulièrement l'équipe sur les responsabilités liées à la protection des données conformément au RGPD.
• Obtenez le consentement explicite des individus pour collecter et partager leurs données personnelles en toute transparence.
• Mettre en place des mesures de sécurité pour empêcher tout accès non autorisé, divulgation ou altération des données.
• Encourager une culture organisationnelle axée sur la protection des données avec des mécanismes internes de contrôle.

Un virus informatique

• Un click suffit
• Beaucoup de traitements différents
• Un antivirus c'est bien mais ca ne fait pas tout
• Tout le monde est ciblé
• Conscient ou pas conscient
• Nous sommes dans l'ère du numérique

Une cyberattaque

Les différents phishing

Les faux sites

• Les fautes d’orthographe et les logos de seconde main

• Si le site vous parait louche, essayez de le contacter par téléphone ou mail avant d’acheter
• Ne pensez pas que vous pouvez acheter un ordinateur à 30 euros
• Ne mettez pas « Pas cher »
• Regardez les avis clients et les avis sur internet

Les mails piégés

• Posez-vous les bonnes questions
• Est-ce que cet e-mail m’est réellement destiné?
• Est-ce que je connais la facture ou le sujet?
• Est-ce que connais l’expéditeur?
• Pourquoi est-ce qu’on me demande de répondre le plus vite possible?
• Ne cliquez jamais sur répondre, transférer et encore moins sur le lien dans le mail.
• Appelez tout d’abord l’institution, au moindre doutes, pour voir si cela est vrai
• Faites attention aux fautes d’orthographe et au nom du mail.
• Comparez les mails déjà reçu par rapport à l’adresse d’origine.

Les pop ups piégés et pas que par les hackeurs

• Assurez-vous que votre navigateur web est toujours à jour.
• Utilisez un bloqueur de publicités
• Soyez prudent avec les téléchargements
• Utilisez un antivirus et un logiciel anti-malware
• Activez le bloqueur de pop-ups intégré

La connexion wifi à l'extérieur

• Vérifiez le nom du réseau Wi-Fi
• Utilisez un VPN
• Désactivez la connexion automatique
• Utilisez une connexion sécurisée
• Méfiez-vous des réseaux Wi-Fi publics

Le Sms piégé

• Ne répondez pas à un numéro que vous ne connaissez pas
• Ne répondez pas à un numéro d’un autre pays ou d’une autre région
• Bloquez les numéros indésirables sur votre smartphone
• Ne rappelez pas un numéro inconnu
• Ne cliquez JAMAIS sur des sms ou des liens sms
• Supprimez et bloquez directement le destinataire
• Cliquez encore moins sur des sms qui ne sont pas dans votre langue
• Ne répondez pas à la police ou à la poste par sms..

Comment stocker mes données?

Diversifier les supports

Planifier des sauvegardes

Dupliquer les sauvegardes

Protéger les sauvegardes

Comment choisir un mot de passe?

Protéger ma santé

Protéger ma santé au bureau

On se connecte!

Les troubles les plus fréquents

Le siège

Lorsque l’on s’assied, le dos à tendance à s’arrondir automatiquement. Un réglage adéquat du siège permet de réduire les douleurs dorsaux, notamment en favorisant la conservation de la cambrure naturelle du bas de la colonne vertébrale.

Le dossier permet de soulager la pression sur le dos et ainsi de relâcher les muscles et ligaments du dos. S’il est placé trop haut ou trop bas, il ne remplit plus son office et peut même contrarier la bonne position du dos

La table

Problèmes rencontrés - Trop basse, une table implique un dos vouté vers l’avant et entrave le passage des cuisses sous la table. - Trop haute, elle gêne la position des bras et des épaules.

Faire correspondre la hauteur du plateau à la hauteur des coudes (avec la colonne vertébrale en position redressée et les épaules relâchées). - Lorsque la table est réglable en hauteur, à partir de la position assise adéquate décrite précédemment, ajuster la hauteur de la table afin qu’elle arrive à la hauteur des coudes fléchis à 90°.

La table

Problèmes rencontrés - Trop basse, une table implique un dos vouté vers l’avant et entrave le passage des cuisses sous la table. - Trop haute, elle gêne la position des bras et des épaules.

Faire correspondre la hauteur du plateau à la hauteur des coudes (avec la colonne vertébrale en position redressée et les épaules relâchées). - Lorsque la table est réglable en hauteur, à partir de la position assise adéquate décrite précédemment, ajuster la hauteur de la table afin qu’elle arrive à la hauteur des coudes fléchis à 90°.

L'Ecran

Placer l’écran de façon à ce que son centre corresponde à un angle de 15° à 20° en dessous de l’axe horizontal du regard.

Pour la position

Pour éviter ou traiter les problèmes occulaires:

LE CLAVIER

Un mauvais placement du clavier (trop loin, trop près ou de côté) est fatigant pour les muscles des épaules, des bras et de la nuque

Placer le clavier de face et à environ 10 cm du bord de la table pour permettre de poser les poignets. La position neutre du poignet est meilleure encore lorsque le clavier est le plus plat possible. Il convient dès lors d’éviter de relever les pattes à l’arrière du clavier pour éviter l’extension des poignets.

La souris

Comme le clavier, une souris placée trop loin, trop près ou trop latéralement sollicite davantage les muscles de l’épaule et du bras. Une taille inappropriée de la souris par rapport à la main (trop grande ou petite) augmente encore les tensions musculaires.

Placer la souris dans l’axe de l’épaule et à proximité du clavier. Maintenir le poignet dans l’axe et sans crispation est également recommandé. La taille de la souris adaptée à la main doit permettre d’accéder au bouton de clic sans crisper les doigts

L'ordinateur portable

L’ordinateur portable concentre les problèmes rencontrés préalablement lors du mauvais usage des périphériques classiques comme l’écran, le clavier et la souris. L’usage d’un ordinateur portable sans adaptation devrait être limité à une heure par jour maximum.

L’utilisation, dans le cas de travail prolongé avec un ordinateur portable, d’un support réglable en hauteur (ou écran supplémentaire), d’un clavier et d’une souris complémentaires s’avère indispensable.

02

Découvertes d'outils

Connectez-vous sur www.start.me

ou chercher simplement sur votre navigateur start.me puis inscrivez vous

Trello

La digitale

Assez travaillé pour ce matin! Bon appetit à vous!

L'intelligence Artificielle

Comment on créé une I.A?

L'intelligence artificielle est constituée d'algorithmes, qui sont des séquences d'instructions logiques permettant à un ordinateur de résoudre des problèmes ou d'accomplir des tâchess sépcifiques. Les algorithmes sont au coeur de la capacité de l'I.A à traiter des données, à apprendre, à prendre des décisions et à effectuer des tâches complexes.

SCANNEur de chien

Utilisation de l'I.A

Test de l'I.A

Collecte données massive

Ajustement si nécessaire

Entraîment de l'I.A

3 types d'intelligences artificielles

I.A Forte

L'IA forte implique non seulement des capacités cognitives comparables à celles de l'humain, mais aussi une forme de conscience subjective. C'est l'idée que l'IA pourrait ressentir et comprendre des états mentaux comme la douleur

I.A Faible

Cette forme d'I.A est conçue pour accomplir des tâches spécifiques et ne peut pas généraliser en dehors de ces tâches.

I.A Générale

Cette forme d'I.A possède une intelligence comparable à celle humaine et est capable de s'adapter à une variété de tâches.

3 types d'objectifs majeurs

I.A anomalies

Identifier des écarts par rapport à la norme pour détecter des problèmes ou des activités suspectes.

I.A prédective

Analyser des données historiques pour prévoir des événements futurs.

I.A Générative

Créer de nouvelles données similaires à des données existantes, comme du texte, des images ou de la musique

Le prompt

Un prompt est une instruction ou une série de données fournies à un système d'IA, qui utilise ces informations pour générer des réponses ou des créations en texte, image, ou autre forme de média.

Identité,context,discipline

Ton rôle

Finalité,objectif,action visée,question,demande

Ta tâche

Temps,public,thématiques,difficulté,mots à éviter

Les contraintes

Style du texte,longueur,structure,langue,format demandé

Le format demandé

Les I.A généatives

• Google

• Microsoft

• Open AI

• Gratuit

• Gratuit

• Gratuit

• Inscription avec n'importe quelle adresse

• Inscription avec Gmail

• Inscription avec un compte microsft

• Analyser des données historiques pour prévoir des événements futurs.

• Contient une version payante qui permet beaucoup de fonctionalités dif

• Version payante si on veut l'avoir sur les applications comme word, excel, etc

• Version payante pour utiliser 10 fonctionnalités supplémentaires et utiliser sur les applications Google

Copilot

https://copilot.microsoft.com/

ou chercher simplement sur votre navigateur Copilot puis inscrivez vous

I.A pour les réunions

Ouvrez votre application word

Découvrons Canva sur www.canva.com

Grâce aux outils découverts, on peut se mettre au travail!

Créez une brochure sur Canva qui contient :

• une phrase en chinois pour expliquer qu'il est possible de vous envoyer un mail
• des images sans fond sur le document
• votre signature manuscrite et la mettre sur la brochure
• un QR Code menant au site de votre organisme
• une description de l'organisme et les missions

Situation: Créez moi une brochure ou affiche présentant brièvement votre organisme

THANK YOU!

04

Vos questions!

Excel: format des nombres, heures, minutes et dixièmes?

• Dans Excel, cliquez avec le bouton droit de la souris dans la cellule contenant une durée puis choisissez la commande Format de la cellule.
• Dans la zone Catégorie, cliquez sur Personnalisée.
• Cliquez alors dans le champ Type et saisissez h "h" mm "min" ss "s".
• Cliquez enfin sur le bouton Ok.

Excel: raccourcis clavier?

Petit souvenir de formation

Excel: Zone d'impression

Imprimer simultanément des sélections de plusieurs feuilles

• Sur chaque feuille, sélectionnez la plage de données à imprimer.

• Dans le menu Fichier, cliquez sur Imprimer.

• Sélectionnez Afficher les détails.

• Dans le menu déroulant Imprimer, sélectionnez Sélection, puis Imprimer.

Imprimer simultanément plusieurs classeurs

• Dans le menu Fichier, cliquez sur Ouvrir.

• Pour des fichiers adjacents, maintenez la touche Maj enfoncée, puis sélectionnez le nom de chaque classeur que vous souhaitez imprimer. Ou, pour des fichiers non adjacents, maintenez la touche Commande enfoncée, puis sélectionnez le nom de chaque classeur que vous souhaitez imprimer.

• Dans le menu Fichier, cliquez sur Imprimer.

wHatsapp à plusieurs?

Soit

Avoir des comptes individuels? Cela garantit la sécurité et la confidentialité des données, tout en évitant les problèmes de responsabilité liés à l'utilisation d'un compte partagé

Soit

Uilisation de groupe de diffusion Cela permettra d'envoyer des messages à plusieurs contacts en même temps sans que les autres destinataires ne voient les réponses des autres.

Soit

Avoir un compte Whatsapp Business qui va permettre à lusieurs utilisateurs de gérer le copte en même temps sur le même numéro

Gérer une boîte mail partagé?

Attribution de rôle et de responsabilités

Assurez-vous que chaque membre de l'équipe comprenne son rôle et ses responsabilités en ce qui concerne la gestion de la boîte mail partagée.

Utilisation d'outils de gestion de boîte mail

Il existe des outils de gestion de boîte mail qui permettent de collaborer efficacement sur des e-mails partagés. Ces outils peuvent inclure des fonctionnalités telles que la gestion des tâches, le suivi des e-mails, la gestion des réponses automatiques, etc.

Utilisation des dossiers

Organisez les e-mails en utilisant des étiquettes ou des dossiers pour les catégoriser en fonction de leur priorité, de leur sujet ou de leur statut. Cela facilite la recherche et la gestion ultérieure des e-mails.

Gérer un gmail partagé?

1. Connectez vous sur le compte Gmail que vous souhaitez partager.
2. Cliquez sur Paramètres.
3. Ouvrez l'onglet Comptes et importation.
4. Dans la rubrique Accorder l'accès à votre compte, cliquez sur Ajouter un autre compte.
5. Saisissez alors email de la personne (qui doit aussi avoir un compte Google) à qui vous souhaitez donner l'accès. Cliquez sur Etape suivante.
6. Cliquez sur Envoyer un e-mail pour accorder un accès.
7. L'autre utilisateur reçoit alors un email. Il doit cliquer sur le lien fourni pour indiquer qu'il accepte l'accès à votre messagerie.
8. Après une trentaine de minutes le temps que la fonctionnalité soit activée, l'autre utilisateur a alors une flèche à côté de son adresse email dans Gmail. En cliquant dessus, il pourra choisir votre compte afin de basculer vers ce dernier et voir les messages de votre messagerie et envoyer de nouveaux en votre nom.
9. Notez que vous pouvez partager votre messagerie avec jusqu'à 10 personnes. Pour supprimer une autorisation, revenez dans les paramètres de votre compte et cliquez sur Supprimer devant l'utilisateur en question.

THANK YOU!