Digitale Zeiterfassung im Handwerk

Digitale Arbeitszeiterfassung im Handwerk

Leistungs- und Zeiterfassung

Heraus-forderungen

Vorteile

3 Phasen

Hinweise & Tipps

ÜberblickMit der Einführung einer digitalen Arbeits-zeiterfassung können Betriebe nicht nur die Exaktheit und Transparenz deutlich erhöhen, sondern auch Zeit und Nerven sparen. Denn alle Zeiten werden künftig zeitnah und minutengenau digital erfasst. Außerdem sind Übertragungsfehler in die eigene Branchen- und Lohnabrechnungs-software deutlich minimiert.

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Vorteile der digitalen Zeiterfassung Die elektronische Zeiterfassung birgt eine ganze Reihe von Vorteilen:

• Die digitale Erfassung von Arbeitszeiten über mobile Endgeräte ist für Unternehmen und Mitarbeiter einfach umsetzbar und ermöglicht eine direkte Weiterverarbeitung im Büro ohne Zeitversatz.
• Vollständige Transparenz im Innen- und Außenverhältnis: ob für die Lohnabrechnung der Mitarbeiter, als Dokumentation für Nachunternehmer oder Nachweis für die Leistungsabrechnung mit dem Kunden – sämtliche digital erfassten Zeiten stehen allen Projektbeteiligten nachvollziehbar zur Verfügung.
• Ausschreibungs- und gesetzeskonforme Arbeitszeitnachweise: Arbeitszeiten sind, z.B. im Hinblick auf Ausschreibungen, das Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) oder das Mindestlohngesetz (MiLoG), stichhaltig zu dokumentieren und den zuständigen Prüforganen auf Nachfrage bereitzustellen. Digital erfasste Arbeitszeiten gelten als Dokumentationsnachweis und können ad hoc bereitgestellt werden.
• Keine unnötigen und fehleranfälligen Doppelerfassungen handschriftlicher Arbeitszettel.
• Erlaubt im Gegensatz zu händischen Stundenzetteln eine manipulationssichere und transparente Archivierung der erfassten Zeiten.
• Digital erfasste Arbeitszeiten sind die Voraussetzung für die digitale Verknüpfung mit Geo-Koordinaten, z.B. zur Zuordnung zu Bauprojekten.
• Vereinfachter Abgleich zwischen Vor- und Nachkalkulation (z.B. Soll-/Ist-Vergleiche).
• Reduzierung der Zettelwirtschaft
• Vermeidung von Fehlerquellen
• Echtzeitinfo über Stunden per Knopfdruck
• Integration der Mitarbeitenden in Abläufe z.B. durch Baustellendokumentation
• moderne, attraktive Mitarbeiterausstattung

Herausforderungen - Welche grundsätzlichen Ziele sollen mit der Zeiterfassung erreicht werden? - "Zusatzaufwand" im Büro durch Nacharbeiten? - "Überforderung der gewerblichen Mitarbeitenden?" - Hohe Hard- und Softwarekosten? - Datenaustausch mit Branchenlösung oder Lohn (Datev)? - Welche der zahlreichen Lösungen ist für unseren Betrieb am besten geeignet?

3 Phasen der Einführung

Hinweise & Tipps

Produkt Überblick verschaffen

Anbieter checken

Lösungen im Betrieb testen

• Kontaktaufnahme mit Referenzen geben lassen
• Nutzung von Vergleichs-Checklisten
• Kosten-Nutzen-Analyse

• Marktrecherche: Onlinequellen nutzen (siehe Links)
• Identifizierung von 3-5 Lösungen, die Ihren anforderungen am nächsten kommen

• Testlauf mit ausgewählten Mitarbeitenden
• Mind. 2-3 Monate Zeit einplanen
• Schulungen und Hilfestellungen geben
• ggf. nachverhandeln

Kriterienkatalog erarbeiten

+Info Tipps

+Info Rechtliche Situation

+Info Vergleichs-Checkliste

+Info Auswahlkriterien

• Mitarbeitende einbinden
• Welche Arbeitszeiten werden in welcher Form benötigt?
• Wie sollen die Informationen erfasst werden?
• Sonderfunktionen, Auswertungen?
• Schnittstellen?

+Info Grundlegende Fragen

Digitale Arbeitszeiterfassung im Handwerk

In 5 Schritten zur mobilen Zeiterfassung

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System einführen

• Welches System erfüllt Ihre Bedarfe am besten?
• vorhandene Systeme 3-6 Monate parallel weiterführen
• Optimierungen vornehmen

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Grundlegende Fragen

• Was ist Ziel der Zeiterfassung? (Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung für Projektstunden, Überstundenmodell etc.)
• Wozu sollen die Daten dienen und welche Auswertungen sollen erstellt werden?
• Wie hoch darf die damit verbundene Investition (zeitlich und finanziell) sein?
• Soll das System nur stationär oder auch mobil einsetzbar sein?
• Mit welchen Geräten soll die Erfassung der Zeiten erfolgen?
• Sollen Ort und Auftrag / Tätigkeit erfassbar sein?
• Sollen Zeitkonten geführt werden?
• Gibt es Anforderungen für die Verwaltung von Aufgaben und Projekten?
• Werden Schnittstellen zu anderen Systemen benötigt?
• Rollen & Rechte von Zugriffen klären
• Firmenhandys oder private Geräte vorab klären

Auswahlkriterien Beispiele• Taktung der Erfassung (Minuten-/Sekundengenau?)• Standort-/GPS-Erfassung?• Zuordnung zu Projekten?• Datenschutz/Verschlüsselung von Daten? (Firmenhandy oder Privat?)• Apps für verschiedene Endgeräte? (iOS/Android)• Erstellung von Monteurtrupps?• Nachkalkulation?• Funktionen: Urlaub, Teambuchung und Krankmeldung?• Kosten, auch für Support, Lizenzen, Updates?• Offline Nutzung möglich?• Standort Server/Cloud?• Nachträgliche Bearbeitung möglich?• Backup?• Datenexport möglich?

Checkliste Beispiele- Referenzen - Wie lange gibt es die Lösung schon - Bedienbarkeit - Nutzen/Kosten - Einbindung von Fotos möglich - Schnittstellen - Erweiterung von Modulen (Lohnabrechnung, Steuer, Projektmanagement usw.) - Abbildung gewerke-spezifischer Anforderungen - kostenlose Testphase - Anpassungs- und Erweiterungsoptionen - Bearbeitungszeiträume - Schulung - Support - Garantien - Servicegebühren - Preismodell

Tipps- Lassen Sie sich Zeit: Keine überstürzte Auswahl treffen- Einführung offen kommunizieren- Mitarbeitende rechtzeitig einbinden- Welche Vorbehalte seitens der Mitarbeitenden gibt es?- Mehrwert darlegen und kommunizieren- Hohe Priorität von Nutzerfreundlichkeit Mehrwerte Beispiel

• Das Backoffice wird um manuelle Prozesse entlastet, bekommt mehr Zeit fürs Wesentliche und kann die anderen Unternehmensbereiche besser unterstützen.
• Durch das Zeiterfassungssystem wird eine bessere Qualität bei den abrechenbaren Zeiten erwartet, die dem Auftraggeber gegenüber ausgewiesen werden können.
• Die Personalverantwortlichen erhalten einen besseren Überblick über die Auslastung bzw. Überlastung der Mitarbeiter und können Ressourcen besser steuern und Aufgaben gezielter verteilen.

Die Zeiterfassung wird also dazu beitragen, dass das Unternehmen besser aufgestellt ist, Arbeitsplätze gesichert werden und die Arbeitsqualität gesteigert wird.

Rechtliche Situation

• Allgemeine Datenschutzanforderungen (DSGVO, BDSG)
• Arbeitnehmerdatenschutz im Speziellen
• Mitwirkungstatbestände für die Arbeitnehmervertretung (BetrVG)
• Verpflichtung zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten (bspw. bei Minijobbern oder in Branchen gemäß Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz)
• Aufzeichnungspflichten für werktägliche Mehrarbeit (ArbZG)

Digitale Zeiterfassung und Planung fürs Handwerk

Demonstratoren DigiZeit + SmartScheduler, GanttChart, Plantafel

Digitale Arbeitszeiterfassung im Handwerk

Rein in die Praxis

Lösungen

Reinhören und Ansehen

Demonstratoren

Förderungen (Auszug)

Mitmachen und Kontakt

Harke, Heckenschere, Handy - Borgmann Garten

Effizienter Arbeiten durch mobile Endgeräte - Krügener Elektrotechnik

Marktübersicht Digitaler Stundenzettel

go-digital - bundesweite Beratungsförderung des BMWK

DigitalJetzt - bundesweite Investitionsförderung des BMWK

Hamburg Digital - Beratungs- und Investitionsförderung

Die Mittelstand-Digital Zentren bieten Handwerksbetrieben kostenlose Workshops an. Dabei ist alles möglich: von der Analyse über die Ideenfindung bis zur Umsetzung.

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