Curso Gestión económica Sesión 4

GESTIÓN ECONÓMICA Y VENTANILLA ELECTRÓNICA PARA SECRETARÍAS NOVELES(261408GE066-261408GE067)

4ª Sesión

Ponentes: Jesús Rodríguez-Solís Linares Rafael Bueno González

ÍNDICE

1. Gestión del inventario del centro.

1.1. ¿Qué inventariar?

1.6. Material inventariado.

1.7. Actualización masiva.

1.2. Perfiles.

1.8. Borrar elementos.

1.3. Dependencias.

1.9. Anexo VIII y Anexo VIII Bis.

1.4. Dependencias de adscripción.

1.10. Filtrar/ordenar/exportar datos.

1.5. Catálogo de recursos.

2. Registro electrónico.

2.1. Configuración y catálogos.

2.2. Registro de entrada.

2.3. Registro de salida.

2.3. Registro auxiliar.

3. Ventanilla electrónica.

1.1 ¿Qué inventariar?

• Orden de 10 de mayo de 2006
• El artículo 3.2.b., fija un límite máximo para adquisiciones de bienes inventariables, del 10% de los gastos de funcionamiento ordinario recibidos en el centro en el ejercicio económico. No estará sujeto a esta limitación el material bibliográfico que el centro adquiera.
• El artículo 12 nos dice que "tendrá carácter de material inventariable, entre otros, el siguiente: Mobiliario, equipo de oficina, equipo informático, equipo audiovisual no fungible, copiadoras, material docente no fungible, máquinas y herramientas, material deportivo y, en general, todo aquel que no sea fungible."
• Ley 4/1986, de 5 de mayo, establece que el valor unitario de bienes inventariables no sea inferior a 50.000 pesetas, es decir, 300€ (IVA incluido).

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1.1 ¿Qué inventariar?

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• Se incluirán en el inventario todos los bienes adquiridos que tengan la consideración de equipamiento tecnológico (excluyendo lápices de memoria, ratones y teclados) así como el resto de bienes cuyo precio de adquisición sea superior a 300 euros (IVA incluido) y sin pasar el 10% del dinero recibido en el centro en el ejercicio económico como gastos de funcionamiento ordinario.
• Esta obligación es efectiva para todas las adquisiciones hechas por los centros desde el 1 de octubre de 2014.

• La persona encargada del inventario podrá, si lo considera oportuno, inventariar un bien adquirido que no alcance este precio mínimo.
• Aquellos bienes que se proporcionen desde la Agencia Pública Andaluza de Educación se cargarán automáticamente en el inventario del centro en cuestión, cualquiera que sea su importe de adquisición.

1.1 ¿Qué inventariar?

• La cantidad que podemos gastar y su control se pueden llevar en Séneca desde la ruta: Gestión económica > Actividad económica > Estado de cuentas > Al nivel de subcuentas.

¿QUÉ INGRESOS SE TIENEN EN CUENTA PARA EL CÁLCULO?

1.1 ¿Qué inventariar?

¿Y CÓMO INVENTARIAR? PASOS A SEGUIR:

1. Se añaden las dependencias (si no existieran).
2. Se añade el recurso genérico en catálogo de elementos (en caso de que no existiera).
3. Se inventaria el recurso concreto indicando características específicas del mismo.

1.2 PERFILES

• Al inventario del centro se puede acceder:
• con perfil Dirección.
• con perfil Responsable de Gestión económica.
• con perfil Gestión del inventario del centro.

siempre siguiendo la ruta → Centro > Equipamiento > Inventario.

• Sólo se pueden crear DEPENDENCIAS con el perfil Dirección

1.3 DEPENDENCIAS

• Es obligatorio indicar la localización de los materiales en el inventario.
• Se encuentra en Centro > Dependencias.

1.3 DEPENDENCIAS

• Para crear nuevos edificios pulsamos en Nuevo (icono 1).
• Para modificar edificios existentes pulsamos en el nombre del edificio y "Detalle".

1.3 DEPENDENCIAS

• En ambos casos iremos a una pantalla donde configuramos los datos de cada edificio. El dato más importante es el Nº de plantas sobre rasante, ya que será a partir del que crearemos las dependencias.

1.3 DEPENDENCIAS

• Para crear las dependencias pulsamos en el edificio y en el item "Dependencias", accediendo a una nueva pantalla donde añadir, modificar y borrar las dependencias del edificio seleccionado.

1.3 DEPENDENCIAS

• Configuramos todos los datos de la dependencia y pulsamos Aceptar,
• De nuevo es importante configurar correctamente la planta.

1.4 DEPENDENCIAS de adscripción

• Las dependencias de adscripción sirven para saber quién es el responsable del cuidado de cierto material del centro.

• Se encuentra en Centro > Equipamiento > Inventario > Dependencias de adscripción.

1.5 catálogo de recursos

• Algunos recursos ya están catalogados y otros tendremos que añadir el recurso genérico (ej. carro de portátiles o aire acondicionado).
• Podemos ver el recurso genérico del catálogo, añadir un ítem nuevo o ver el listado de material inventariado de ese recurso.
• Se encuentra en Centro > Equipamiento > Inventario > Catálogo de recursos.

1.5 catálogo de recursos - añadir recurso

1.6 material inventariado

• En este apartado podemos ver el material que tenemos inventariado, así como modificar alguna característica del mismo o añadir algún elemento.
• Se encuentra en Centro > Equipamiento > Inventario > Material inventariado.

1.6 material inventariado - búsqueda

• Para hacer más fácil la búsqueda de material tenemos la opción de Búsqueda avanzada.

1.6 material inventariado - alta

• En la parte superior derecha de la ventana tenemos el icono de añadir nuevo recurso o dar de alta masiva a varios recursos del mismo tipo.

1.6 material inventariado- alta masiva

• El alta masiva se haría igual que el alta de un nuevo elemento pero indicando el número de unidades.

1.6 material inventariado - baja

• En material inventariado, buscar por criterios, entrar en detalle e indicar fecha de baja y motivo.

• Si el material a dar de baja tiene una antigüedad de 5 años o menos el sistema avisará al usuario de que debe cumplimentar obligatoriamente el campo “observaciones”.

MANUAL

1.6 material inventariado - baja y retirada

• En material inventariado, buscar por criterios, entrar en detalle, marcar "Solicitud de retirada".

1.6 material inventariado - baja y retirada

• Una vez marcados todos los elementos que queremos retirar del centro, en material inventariado, buscar por "Pendiente de retirada APAE"

• Exportar a Excel y el documento exportado enviarlo a APAE por correo electrónico (previamente es necesario llamar por teléfono y comunicarlo)

apae

1.7 actualización masiva del inventario

• Este apartado permite hacer cambios de forma masiva en el material que tengo inventariado.
• Se encuentra en Centro > Equipamiento > Inventario > Actualización masiva del inventario.
• Es MUY IMPORTANTE realizar una búsqueda bien definida de los elementos que queremos modificar.

1.7 actualización masiva del inventario

• Una vez realizada la búsqueda, Ver la actualización masiva y definir el Alcance de la actualización correctamente.

1.7 actualización masiva del inventario

Asignar selección al hacer clic sobre un campo, cambiará sólo los valores de ese elemento del inventario.

1.7 actualización masiva del inventario

Asignar selección a todos los campos vacíos desde la celda donde se hace clic, cambiará sólo los valores de las celdas que estén vacías.

1.7 actualización masiva del inventario

Asignar selección a todos los campos desde la celda donde se hace clic, cambiará todos los valores de las celdas desde la que se hace clic hasta el final.

1.7 actualización masiva del inventario

Limpiar el contenido de todos los campos desde la celda donde se hace clic, borrará todos los valores de las celdas desde la que se hace clic hasta el final.

1.8 borrar elementos

• No confundir con Dar de baja. Se dan de baja elementos usados por el centro y que ya no se usan por deterioro, pérdida, etc. En “detalle” se introduce la fecha, el motivo.

• Borrar Elementos.
• Solo debemos borrar si nos hemos equivocado al introducirlos.

• Se pulsa sobre un elemento y borrar.
• Cuidado al confirmar, no hay vuelta atrás
• NUNCA se borran los elementos grabados por APAE.

1.9 Anexo VIII y anexo VIII bis

• Anualmente se deben generar los anexos VIII y VIII Bis (altas y bajas del inventario) e informar de los mismos al Consejo Escolar (aprovechar el de octubre de rendición de cuentas del ejercicio económico).
• Se encuentra en:
• con perfil Dirección y perfil Gestión del inventario del centro: Documentos > Centro > Inventario
• con perfil Gestión económica: Documentos > Gestión económica > Anexos.

1.10 filtrar/ordenar/exportar datos

1.10 filtrar/ordenar/exportar datos

2. registro electrónico - normativa

• Ley 39/2015 Ley de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
• Artículo 16: Registros.

1. Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General.....5. Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas, deberán ser digitalizados.....

• Implantación de la Ley 39/2015 en Andalucía --> Decreto 622/2019, de 27 de diciembre, de administración electrónica, simplificación de procedimientos y racionalización organizativa de la Junta de Andalucía.
• Artículo 29. Comunicaciones electrónicas interiores en la Administración de la Junta de Andalucía: "Las comunicaciones entre los órganos de la Administración de la Junta de Andalucía y de éstos con las agencias y consorcios adscritos, se realizarán por medios electrónicos..."

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2. registro electrónico

• El registro electrónico del centro viene a sustituir a los antiguos libros físicos de entradas y salidas del centro (con el consiguiente ahorro de papel y espacio) y tiene la finalidad de mantener la constancia de los documentos administrativos que hayan entrado o salido en el propio centro. Para ello contará con:
• El Libro de entrada, en el que se reflejarán los documentos recibidos en el propio centro.
• El Libro de salida, en el que se reflejarán los que hayan expedido los propios centros.

2. registro electrónico

• Cada uno de los registros, de entrada y salida, se basan en el concepto de asiento, entendido como la anotación de cualquier solicitud, escrito y/o comunicación en el libro correspondiente.
• Estos asientos quedarán unívocamente identificados por un número de registro, asociado al centro para cada tipo de libro (de entrada o de salida), único, secuencial, que es generado de forma automática y que no podrá contener saltos en la numeración.

2.1 configuración y catálogos

• Se encuentra en Comunicaciones / Registro electrónico / Configuración
• El registro hay que reiniciarlo el 1 de enero de cada año.

2.1 configuración y catálogos

• Se encuentra en Comunicaciones / Registro electrónico / Catálogos
• En los catálogos hay que definir:
• las clases de documentos (facturas, permisos, matriculación, alegaciones, instancias,…) que nos llegan o salen del centro.
• la procedencia (administración, alumnado, profesorado, proveedores, PAS, Otra Administración, Ayuntamiento,…) de esos documentos.

2.1 configuración y catálogos

2.1 configuración y catálogos

2.1 configuración y catálogos

2.2 registro electrónico de entrada

• Se encuentra en Comunicaciones / Registro electrónico / Libro de entrada
• Solo se puede borrar el último generado.
• El resto se podrían anular.
• Una vez generado el registro se puede adjuntar documentación.

2.2 registro electrónico de entrada

2.3 registro electrónico de salida

• Se encuentra en Comunicaciones / Registro electrónico / Libro de salida
• Solo se puede borrar el último generado.
• El resto se podría anular.
• Una vez generado el registro se puede adjuntar documentación.
• Algunos documentos se pueden enviar directamente desde Séneca

registro entrada y salida - ejemplos

2.4 registro auxiliar

• Los registros auxiliares de entrada y salida están pensados para los procesos en que se recibe o se envía una gran cantidad de documentos, prácticamente idénticos, de manera que en el registro electrónico de entrada o salida del colegio sólo quede registrado un movimiento que resuma y englobe todos los documentos recibidos.

2.4 registro auxiliar

• Se encuentra en Comunicaciones > Registro electrónico > Registros auxiliares > Gestión de registros auxiliares
• Hay dos formas de utilizar el registro auxiliar: "manualmente" o importando un archivo CSV

2.4 registro auxiliar - manual

1. Crear el registro auxiliar
2. Pinchar sobre él y seleccionar Libro de entrada o Libro de salida
3. Añadir Nuevo registro (arriba a la derecha)
4. Completar todos los apartados - guardar
5. Para terminar, pulsar Asentar registros en libro del centro para que se grabe un asiento en el registro de entrada con todos los registros auxiliares introducidos a mano

2.4 registro auxiliar - archivo csv

1. Descargar una copia del archivo - Archivo / Descargar / Microsoft Excel (.xlsx)
2. Rellenar el excel poniendo especial cuidado en que las columnas PROCEDENCIA y CLASE coincidan con lo grabado en Séneca
3. Grabar el excel como archivo CSV.
4. Importar en el registro auxiliar de entrada una vez relleno.
5. De esta forma, y de manera automática, se crea en el registro general del centro un único asiento de entrada con todas las solicitudes de admisión que nos hayan presentado las familias.
6. Para terminar, pulsar Asentar registros en libro del centro para que se grabe un asiento en el registro de entrada con todos los registros auxiliares del archivo CSV

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2.4 registro auxiliar - archivo csv

3. ventanilla electrónica

• El módulo Ventanilla Electrónica, proporciona al centro educativo un medio de comunicación con su Delegación Territorial, también con los Servicios Centrales e incluso con otros centros.

• Accederemos desde la ruta: Comunicaciones > Ventanilla electrónica.

• Para ello, deberemos utilizar alguno de los siguientes perfiles:

• Su origen se basa en la Ley 30/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, que determina que toda comunicación que se establezca entre cualquier organización pública, ya sea entre ellas o con personas físicas, debe realizarse a través de medios telemáticos.

Dirección, Centros Concertados, Centro Privado Docente, Centro Público no dependiente de la CE, Dirección Escuela Infantil, Administración, Administrativo CEP, Dirección CEP, Coordinadores de EOE, Dirección Centro Educación Infantil (conv) y Responsable Gestión Económica.

3. ventanilla electrónica

• ¿ Y qué enviamos por Ventanilla Electrónica?
• "Cualquier" comunicación que queramos enviar a Delegación salvo las siguientes excepciones:
• Las solicitudes de Ayuda a Alumnado NEAE.
• La deducción de haberes en caso de huelga.
• Certificados de limpieza.
• Dudas que se puedan remitir a D.T. vía correo electrónico o por teléfono.

3. ventanilla electrónica

3. ventanilla electrónica

3. ventanilla electrónica

3. ventanilla electrónica

• Para enviar una comunicación por Ventanilla Electrónica seguimos los siguientes pasos, desde la ruta Comunicaciones > Ventanilla electrónica:

• Nueva comuicación.

• Elegir destinatario: Unidad y Tipo de Comunicación, o Centro de destino.

• Indicar al representante del centro que envía la comunicación.

3. ventanilla electrónica

• Escribir la comunicación: el asunto y el texto.

• Si queremos adjuntar algún documento, primero tendremos que darle a Aceptar, para que nos salga ya habilitado el botón de Adjuntar.
• Por último, debemos darle a Tramitar, y pasar de Borrador a Pendiente de firma.

• Otra opción será utilizar el botón de Tramitar a Pendiente de firma, que realiza lo mismo, en un solo paso.

3. ventanilla electrónica

• Una vez que lo pasamos de Borrador a Pendiente de firma, se generará el documento de "Solicitud de comunicación de ventanilla electrónica".

• Una vez que lo firme el representante del centro que se haya indicado, la comunicación pasará del estado Pendiente de firma a Pendiente de recepción, lo que significa que ya habrá llegado al destinatario.
• Además, se crea automáticamente un asiento en el libro de salida de nuestro Registro electrónico con el estado Completo.

3. ventanilla electrónica

• En resumen, una comunicación puede pasar por los siguientes estados:

• Así, una vez creada, estará en borrador. Si le damos a tramitar, podremos pasarlo a pendiente de firma, generándose un nuevo documento que deberá firmar el responsable o frepresentante indicado.
• Estando en pendiente de firma, podremos darle a tramitar y pasarlo de nuevo a borrador, o por el contrario, firmarlo, llegando así al destinatario, y quedándose en pendiente de recepción.
• Solo si está en estado borrador, podremos darle a borrar la comunicación.

3. ventanilla electrónica

• Por su parte el destinatario podrá ir tramitando la comunicación a través de los siguientes estados:
• Una vez que la reciba, la pondrá en el estado Recepcionada.
• A partir del estado recepcionada, podrá pasarla :
• al estado Tramitada (lo que significa que ha finalizado el trámite),
• a Cerrado sin tramitar (indicando en observaciones el motivo)
• o a Solicitud de información (pidiéndonos nueva documentación o información, y debiendo tramitar de nuevo la comunicación)

3. ventanilla electrónica

• Cuando alguna unidad administrativa de nuestra Delegación Territorial, o de Servicios Centrales, o incluso otro centro ecucativo, nos envía alguna comunicación a través de Ventanilla electrónica, a nosotros nos llegará a través del Libro de entrada de nuestro Registro electrónico.

3. ventanilla electrónica

• Para acceder a la comunicación electrónica, debemos dirigirnos al menú Comunicaciones > Registro Electrónico > Libro de entrada, hasta localizar la que nos ocupa.
• Podremos ver el detalle de la comunicación así como también la documentación adjunta.

¡muchas graciasy mucho ánimo!

Y RECOrdad...de la secretaría... también se sale

APAE

• Página WEB:

https://www.agenciaandaluzaeducacion.es/

• Sede Córdoba

• Listado de puntos
• Listado de puntos

Dirección: C/ Carbonell y Morand, 9. 14001 Córdoba Teléfono: 957 355 202 Fax: 957 203 564 Correo: cordoba.agenciaedu@juntadeandalucia.es

El artículo 74 (Competencias de la secretaría) del Decreto 328/2010 establece entre otras competencias de la secretaría: "Adquirir el material y el equipamiento del centro, custodiar y gestionar la utilización del mismo y velar por su mantenimiento en todos los aspectos, de acuerdo con la normativa vigente y las indicaciones de la dirección, sin perjuicio de las facultades que en materia de contratación corresponden a la persona titular de la dirección, de conformidad con lo recogido en el artículo 70.1.k"

Un ejemplo, en el proceso de admisión (marzo) o de matriculación (junio) se reciben gran cantidad de impresos, de tal manera que dar registro de entrada a las solicitudes de admisión o de matriculación una por una sería un proceso muy largo, tedioso y que nos llevaría mucho tiempo y, además, se generarían muchos asientos de entrada casi idénticos en los que únicamente cambiaría la fecha y la familia del alumno que lo aporta (documento, procedencia, forma de recepción... serían idénticos). El registro auxiliar de entrada de Séneca permite que todos esos documentos que entran al centro se guarden como registros auxiliares con el mismo número de entrada y que se guarde un sólo asiento en el registro de entrada del centro con ese mismo número y que contiene todos los registros auxiliares.

En el cálculo se tienen en cuenta la totalidad de ingresos recibidos de la Consejería a excepción de: PGLT Becas AITE - NEAE Auxiliares de conversación Inversiones Remanentes del ejercicio anterior Tampoco se tienen en cuenta los ingresos de otras entidades SEPIE = ERASMUSAyuntamientosCajasur = aula específica...

Un ejemplo, en el proceso de admisión (marzo) o de matriculación (junio) se reciben gran cantidad de impresos, de tal manera que dar registro de entrada a las solicitudes de admisión o de matriculación una por una sería un proceso muy largo, tedioso y que nos llevaría mucho tiempo y, además, se generarían muchos asientos de entrada casi idénticos en los que únicamente cambiaría la fecha y la familia del alumno que lo aporta (documento, procedencia, forma de recepción... serían idénticos). El registro auxiliar de entrada de Séneca permite que todos esos documentos que entran al centro se guarden como registros auxiliares (con su número de entrada) y que se guarde un sólo asiento en el registro de entrada del centro y que contiene todos los registros auxiliares.