MICROSOFT PROJECT

Project Management

Il successo di un progetto è legato alla capacità di raggiungere gli obiettivi

• Rispetto dei tempi di consegna
• Contenimento dei costi entro il budget prefissato
• Realizzazione con il livello di qualità atteso

Pianificazione della Commessa

WBS

WBS PER IL PROGRAMMA LAVORI REQUISITI

• I livelli di dettaglio devono essere in numero tale da permettere il controllo degli avanzamenti in fase di costruzione

• L'attività di dettaglio deve essere misurabile in termini di tempo e di costo

• L'attività di dettaglio deve essere associabile ad una risorsa

FASI DEL PROGETTO E PROGRAMMA LAVORI

Costruzione del Programma Lavori

Qualche avvertenza...

• Il Programma Lavori è uno strumento utile a tracciare la strada da seguire ma è influenzato dalla qualità del Progetto o dall'adeguatezza del budget e non li può sostituire
• Il Programma deve venire dal "basso" e non essere calato dall'alto e imposto per autorità (utilizzo/condivisione con Design Team, Impresa, Fornitori..)
• Il Programma deve essere uno strumento vivo di lavoro da sottoporre a verifica e revisione quindicinale/mensile e non un documento solo formale ed "inutile" ai fini operativi
• Il Programma va sempre condiviso anche con il CSE: la corretta valutazione dei rischi derivanti dalle sovrapposizioni delle attività in una stessa area è necessaria e toglie uno degli alibi più comuni all'Impresa

Qualche errore da evitare...

NON COSTRUIRE IL PROGRAMMA IN ISOLAMENTO MA CONDIVIDERLO CON IL TEAM

Sfruttare le conoscenzeCondividere scopi, obiettivi e percorso

FISSARE UN PAIO DI MEETING DI PIANIFICAZIONE CON IL TEAM

CONTINGENCY IDEALE E' IL 50% DELLA DURATA COMPLESSIVA DEL PERCORSO CRITICO

NON PREVEDERE DEI BUFFER NELLE VARIE FASI DELLA COMMESSA

Serve ad evitare che ogni imprevisto provochi slittamenti sulle date finali

La vaghezza permette alle persone di cavarselaAttività molto lunghe sono difficilmente monitorabili

PREVEDERE ABBASTANZA DETTAGLIO PER GESTIRE LE ATTIVITA'

NON PREVEDERE ABBASTANZA DETTAGLIO NELLE ATTIVITA'

Il Programma diventa poco utilizzabile e complicato da aggiornare

EVITARE TROPPO DETTAGLIO NELLE ATTIVITA'

PREVEDERE DURATE DI 2/3 SETTIMANE PER OGNI ATTIVITA'

I SOFTWARE

VS

• Prima versione nel 1987
• Ultima Versione nel 2021
• Microsoft non sviluppa il software ma si limita a renderlo simile e compatibile con gli aggiornamenti di Excel
• Maggiormente diffuso in Italia

• E' gestibile anche con personale non specializzato
• Maggiormente indicato per progetti di piccole/medie dimensioni

• Prima versione nel 1983
• Ultima Versione nel 2020
• Oracle rilascia nuove versioni ogni anno
• Maggiormente diffuso in ambiente anglosassone e medioorientale
• Serve un planner Engineer dedicato
• Maggiormente indicato per progetti su grande scala

I 7 passi da seguire

1. Definire il Progetto
2. Definire la WBS e inserire le attività
3. Inserire le durate
4. Inserire i legami logici tra le attività
5. Assegnazione delle risorse e valorizzazione del Programma
6. Analizzare il Percorso Critico
7. Inserire le informazioni di avanzamento

Definire il Progetto

1Definire il Progetto

• TIPO PROGRAMMAZIONE
• TIPO DI UNITA'
• DATA INIZIO
• ORARIO DI LAVORO
• CALENDARIO

1Definire il Progetto

• TIPO PROGRAMMAZIONE: DA MANUALE AD AUTOMATICA

• CALENDARIO
• TIPO ATTIVITA: DA UNITA' FISSE A DURATA FISSA

1Definire il Progetto

• ORARIO DI LAVORO

1Definire il Progetto

• ORARIO DI LAVORO

1Definire il Progetto

• DATA INIZIO

Definire la WBS ed inserire le attività

DEFINIRE LA WBS

• Conviene preparare la WBS a parte ad es. su Excel
• Scomporre la Commessa in macroattività tenendo presente che aumentando il livello diminuisce importanza e valore economico delle attività

• Ricordare che per la fase di costruzione i livelli di dettaglio devono essere in numero tale da permettere il controllo degli avanzamenti

• L'attività di dettaglio deve essere misurabile in termini di tempo e di costo

• L'attività di dettaglio deve essere associabile ad una risorsa

1Definire la WBS

1. FASE: Design, Permessi, Procurement, Lavori, Fase di Consegna
2. CATEGORIA: Tipo di Progettazione, di Permesso/Autorizzazione, di Appalto. di lavorazione
3. ATTIVITA'/LIVELLO: Dettaglio della fase progettuale, dello sviluppo di gara, del piano (o del building)
4. LAVORAZIONI: Dettaglio di lavorazione al piano

Inserire le durate

LA DURATA DI UNA ATTIVITA' SI PUO' DEFINIRE IN BASE A

• Una procedura analitica sulla base del valore di budget
• Precedenti esperienze su casi simili o addirittura uguali
• Il parere di persone competenti o le indicazioni di un Fornitore

ASSEGNAZIONE DELLA DURATA CON PROCEDURA ANALITICA

DURATA = LAVORO/UNITA'

Dove: LAVORO= Costo previsto a budget per la manodopera per la attività UNITA'= Costo giornaliero di un operaio in base alle ore lavorate

ESEMPIO

Attività in esame: Posa 300 mq di pavimento

• VALORE A BUDGET: 20000 euro
• INCIDENZA MANOD'OPERA: Valore a budget - costi indiretti -utile lordo-spese generali- trasporti/noli ( supponiamo 0.40 per finiture)= 8000 euro
• COSTO GIORNALIERO: 30 euro/ora e 8 ore /gg di lavoro =240 euro/gg

quindi 8.000/240 = 33.333 gg con un operaio Con una squadra di 3 persone la durata sarà di 33.333/3=11.11 gg =12 gg NB: Se la DURATA dell'attività è troppo lunga rispetto ai vincoli contrattuali dovrò aumentare il numero di operai/squadre, compatibilmente con spazi e sicurezza, dato che il LAVORO fissato dal budget,è invariabile

Inserire i legami logici tra le attività

LEGAMI LOGICI TRA LE ATTIVITA'

Una volta assegnate le durate, le attività si collegano tra loro valutando sempre la possibilità di parziale o totale sovrapposizione per limitare il tempo totale di esecuzione entro i termini contrattuali.Abbiamo 4 tipi di legame possibile

• Fine - Inizio (FI) : la seconda attività non può iniziare se non è terminata la prima
• Inizio - Inizio (II) : le due attività devono iniziare insieme
• Inizio - Fine (IF) : la seconda attività non può finire se la prima non è iniziata (a ritroso)
• Fine - Fine (FF) : le due attività devono finire insieme

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DURATA TOTALE E SOVRAPPOSIZIONI

La durata totale non è uguale alla somma delle singole durate: devo sovrapporre le attività

• DI QUANTO POSSO SOVRAPPORRE LE ATTIVITA'?
• E QUEL QUANTO E' TECNICAMENTE POSSIBILE?

In genere la programmazione di attività legate tra loro può essere eseguita

• procedendo in avanti da inizio lavori verso la fine: le attività sono previste "IL PIU' PRESTO POSSIBILE"

• procedendo a ritroso da fine lavori verso l'inizio: le attività sono previste "IL PIU' TARDI POSSIBILE"

E' consigliabile procedere in avanti in modo da garantire il maggior float possibile al progetto, tenendo conto dei normali criteri del buon costruire: ad es. le elevazioni non possono partire prima che il getto del solaio abbia raggiunto un adeguata maturazione oppure per iniziare le murature devo ricordare di considerare il tempo necessario per la rimozione dei puntelli del solaio superiore

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Qualche avvertenza...

• Senza aver inserito tutti i necessari collegamenti il Programma NON POTRA' ESSERE DINAMICO: non è possibile simulare cosa succede se ho dei ritardi o dei disallineamenti
• NON COLLEGARE MAI LE ATTIVITA' DI RIEPILOGO: falsa il percorso Critico (o comunque lo rende poco preciso). Si devono collegare solo le attività normali e tutte devono avere tutti i collegamenti necessari
• NON UTILIZZARE LE DATE IMPOSTE: Deve iniziare il... Deve finire il.. anche queso altera il Percorso Critico. E' preferibile collegare le attività
• UTILIZZARE IL TIPO DI VINCOLO FINE - INIZIO: è il tipo di collegamento più funzionale all'inidividuazione del Percorso Critico

Assegnare le risorse e valorizzare il Programma

TIPO DI ATTIVITA' E IMPATTO SULLA PROGRAMMAZIONE

LAVORO=DURATAxUNITA'

Qualche avvertenza...

• Di solito noi costruiamo un Programma a DURATA FISSA: l'obiettivo temporale della consegna finale è quello preponderante e quindi si suppone che siano sempre disponibili le risorse necessarie (i contratti sono a corpo e quindi non è un nostro problema l'impiego delle risorse)
• L'Impresa spesso costruisce Programmi a LAVORO FISSO:il Programma è costruito in funzione del prezzo pattuito per non sforarlo
• In ogni caso l'assegnazione delle Risorse a tutte le attività è caso abbastanza raro. Più frequente la stima di massima del picco e della media delle risorse per una commessa per la quale di solito si utilizza la procedura analitica vista nelle slide precedenti

Valorizzazione del Programma

• Fin dalla prima fase del Progetto, a partire dalla redazione del Budget, viene spesso richiesto di accoppiare al programma la Curva di Produzione e quindi serve valorizzare il Programma Lavori
• Inserisco la colonna COSTO e per ogni attività riporto il valore economico desunto dal budget oppure operando alcune assunzioni
• Dal Menu PROGETTO con Relazioni Grafiche posso ricavarmi automaticamente tabella pivot con sviluppo cronologico dei costi (questione incompatibilità excel)

1Definire la WBS

• In alternativa Menu VISUALIZZA selezioniamo Gestione Attività e poi Menu FORMATO
• si toglie la spunta da Lavoro e si seleziona Costo, si adatta la scala cronologica a mesi
• In corrispondenza alle righe di riepilogo si trovano i dati di distribuzione del costo che posso trasferire su Excel per costruire la Curva di Produzione

Analizzare il Percorso Critico

PERCORSO CRITICO

• Abbiamo visto che è necessario inserire tutti i necessari collegamenti per poter simulare con efficacia cosa succede se ho dei ritardi o dei disallineamenti
• Ma serve anche a definire il PERCORSO CRITICO, ovvero la sequenza delle attività presenti nel reticolo logico di un progetto che determina la durata del progetto: se c’è un ritardo in qualunque attività presente in tale sequenza, allora quel ritardo diverrà il ritardo del progetto
• Si fonda sul concetto di TOTAL FLOAT (in Project marg. di fless. tot.): quanto un'attività può slittare (espresso normalmente in gg lavorativi) senza che slitti anche la data di fine del progetto. Nel Percorso Critico il Total Float è pari a zero.
• Il Percorso Critico è unico, ma può cambiare durante il ciclo di vita di un progetto per effetto di varianti di progetto o ripianificazioni

PERCORSO CRITICO

In un progetto di 100 giorni abbiamo tre sequenze di attività collegate: Sequenza A: composta da dieci attività di 10 giorni ciascuna (totale 100 gg) Sequenza B: composta da sei attività di 8 giorni ciascuna (totale 48 gg)) Sequenza C: composta da otto attività da 10 giorni l’una (totale 80 gg) Il PERCORSO CRITICO è la SEQUENZA A: se una delle sue dieci attività impiegherà 11 o più giorni, l’intera durata aumenterebbe. Il float della sequenza C è di 20 gg: ogni attività può slittare di 20 gg (restando fisse le altre) oppure l'insieme degli slittamenti può arrivare a 20 gg senza impattare Project calcola automaticamente il percorso critico ma perchè sia attendibile è necessario che il reticolo logico sia CHIUSO (tutte le attività devono avere un successore) e COMPLETO (devono essere presenti tutti i collegamenti necessari)

Inserire le informazioni di avanzamento

DATI DI AVANZAMENTO

• Si tratta di inserire la % DI COMPLETAMENTO per ogni attività
• L'avanzamento può essere FISICO (basato sulle quantità) o ECONOMICO (basato sui costi).
• Sarebbe più veloce farlo sui costi ma serve avere inserito il corrispettivo economico di ogni attività e soprattutto è necessario che sia rintracciabile nel SAL
• Pertanto l'avanzamento viene più comunemente inserito su base fisica.
• Un metodo empirico ma abbastanza comune è "scomporre" l'attività in sottofasi, attribuendo ad ognuna un peso
• Ad esempio per la voce controsoffitti a lastra posso pensare di attribuire un 20% a tracciamenti e pendinature, 40% a struttura, 30% a posa lastre e 10% alle stuccature finale
• Una volta inserite le varie percentuali si pone il problema della visualizzazione dell'avanzamento

AVANZAMENTO FISICO ED ECONOMICO

I gg lavorativi sono i gg lavorativi/uomo: nel gantt corrispondente la durata dei movimenti terra è 24 gg.

AVANZAMENTO FISICO ED ECONOMICO

PERCENTUALE DI COMPLETAMENTO

• Inserire colonna % di Completamento:

selezionare la colonna dove si vuol far comparire la nuova colonna-- Tasto dx -- Inserisci colonna

LINEE DI AVANZAMENTO

• Menu FORMATO
• Griglia
• Linee di avanzamento

LINEE DI AVANZAMENTO

Mascherina per scelta

• Aspetto linee avanzamento
• Formato linea e punto di avanzamento

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Il controllo della Commessa: Anticipi e Ritardi

Il controllo della Commessa riguarda

• ASPETTI TECNICI : misura avanzamento fisico-temporale, rispetto elaborati di progetto e specifiche tecniche
• ASPETTI CONTABILI E FINANZARI : rispetto del budget e dei flussi di cassa previsti
• ASPETTI LEGALI: rispetto delle norme locali e nazionali

Il controllo è esercitato usualmente su base mensile, operando il confronto con la baseline, ed in base alla rilevanza degli eventuali scostamenti vanno previste le eventuali azioni di recupero

Anticipi e Ritardi: Il controllo della Commessa

Le fasi della funzione di controllo sono

• MISURA DEL LAVORO EFFETTIVO
• CALCOLO DEGLI SCOSTAMENTI NEI TEMPI
• CALCOLO DEGLI SCOSTAMENTI NEI COSTI
• INDIVIDUAZIONE CAUSE DI SCOSTAMENTO
• STUDIO AZIONI CORRETTIVE
• RIPROGRAMMAZIONE DEI TEMPI
• RIPROGRAMMAZIONE DEI COSTI

Per evitare che l'analisi sull'andamento generale non sia soggettiva sono stati individuati degli INDICI DI PERFORMANCE

Indici di Performance

Gli indici di performance sono basati sull'individuazione ad un dato time now di

• BCWS (Budget Cost Work Scheduled): costo previsto a budget per il lavoro programmato alla data della verifica
• ACWP (Actual Cost Work Performed): costo sostenuto per il lavoro fatto alla data della verifica
• BCWP (Budget Cost Work Performed): costo realizzato ovvero costo previsto per il lavoro fatto alla data della verifica

dato che i primi due importi non sono direttamente comparabili perchè normalmente il lavoro fatto è diverso da quello previsto. Da questi valori si ricavano

• SPI (Schedule Performance Index) = BCWP/BCWS
• CPI (Cost Performance Index) = BCWP/ACWP

Quando sono >1 siamo in anticipo sui tempi e dentro al budget, quando sono < 1 siamo in ritardo e fuori budget

Indici di Performance

Indici di Performance

Il controllo della Commessa: Riprogrammazione dei tempi

Una volta inserite le percentuali di completamento ad una certa data è comunque possibile verificare se la commessa è in linea o meno con i tempi previstiLa procedura da seguire è

• SALVARE LA BASELINE
• INSERIRE LE PERCENTUALI DI COMPLETAMENTO
• RIPROGRAMMARE I TEMPI PER IL LAVORO NON COMPLETATO ALLA DATA DEL TIME NOW

Cominciamo a vedere come salvare la baseline ed a farla comparire nel diagramma di Gantt

SALVATAGGIO DI UNA PREVISIONE

Questo procedimento è valido quando si deve salvare la baseline ma anche ogni volta che si desidera "congelare" una versione del Programma

• Menu Progetto
• Imposta Previsione

SALVATAGGIO DI UNA PREVISIONE

• Nella mascherina selezionare "Imposta piano provvisorio" per "intero progetto"
• Project salverà inizio/fine nella copia di inizio/fine scelti (fino a 10)
• Quindi una volta definita la baseline, la prima cosa da fare è salvarla
• Vediamo ora come far apparire le barre nel diagramma

SALVATAGGIO DI UNA PREVISIONE

• Inseriamo le colonne destinazione ad esempio Inizio1 e Fine1

SALVATAGGIO DI UNA PREVISIONE

• Con il procedimento appena visto salvo inizio/fine in inizio1/fine1

• Seleziono una delle due nuove colonne e personalizzo il suo nome
• Tasto dx- Campi personalizzati

SALVATAGGIO DI UNA PREVISIONE

• Nella mascherina selezionare "Rinomina" per "Fine"
• Comparirà una mascherina dove dare il nuovo nome ad es Fine Baseline

RIPROGRAMMARE I TEMPI

• Una volta inserite le percentuali di completamento possiamo "AGGIORNARE IL PROGETTO" alla data del time now
• Ipotizziamo che lo stato al 31.12.2021 sia questo con alcuni ritardi

RIPROGRAMMARE I TEMPI

• Nel menu PROGETTO scelgo "Aggiorna Progetto"
• Nella mascherina che compare selezioni Riprogramma Lavoro non completato a partire dalla data del Time now
• Il Programma riprogramma le attività in modo rigido traslando il lavoro non completato sulla base della % di avanzamento introdotta e dei legami

RIPROGRAMMARE I TEMPI

• Nel menu PROGETTO scelgo "Aggiorna Progetto"
• Nella mascherina che compare selezioni Riprogramma Lavoro non completato a partire dalla data del Time now
• Il Programma riprogramma le attività in modo rigido traslando il lavoro non completato sulla base della % di avanzamento introdotta e dei legami

Thanks!