INFORME consultas CPE 2024

Informe de consultas a CPE: Una mirada desde su vivencia en función del acompañamiento a estudiantes

Equipo de apoyo y compañamiento a coordinadores de programa

C-JUVEN / CAXA / CIDEA/CUI

primavera 2023 - otoño 2024

Colaboradores

Actuales: Rosana Torres | C-Juven Delia Ramírez | CAXA Mónica Morales | CAXA Resurrección Rodríguez | CUI Ricardo Ríos | CIDEA María Eugenia Villaseñor | CIDEA Previos: Ninfa Pérez | CIDEA Bernardo Cotero | CUI

Antecedentes

La información que se presenta proviene de entrevistas a Coordinadores de Programa llevadas a cabo durante el periodo de primavera 2023 con el propósito de identificar sus desafíos, necesidades y vivencias en torno a su gestión, particularmente con respecto a su labor de acompañamiento a sus estudiantes. Estas entrevistas fueron realizadas por C-Juven, CAXA y CIDEA con distintos alcances y profundidad. El propósito es identificar los ajustes al trabajo que se ha estado haciendo en conjunto por el equipo conformado por estas tres dependencias para apoyar el trabajo del coordinador de programa, así como ofrecer espacios de diálogo, reflexión, apoyo y contención a su vivencia cotidiana. A este trabajo se ha integrado recientemente el CUI como un esfuerzo por brindar un apoyo aún más integral a los coordinadores.

Perspectiva Contextual

Funciones del coordinador

En el reglamento de la Gestión académica, en los artículos 9 y 10, se estipulan las siguientes funciones: • Dar seguimiento y evaluar el proceso y los resultados educativos del programa, así como la calidad del servicio educativo [y para ello] proponer las modificaciones necesarias al currículo, [así como] la actualización de los contenidos y metodología de las asignaturas. En su momento colaborar con los procesos de acreditación del programa a su cargo. • Mantener un vínculo permanente con el entorno socioprofesional y académico, así como representar al programa en los organismos académicos y profesionales relacionados con su objeto socioprofesional. • Consolidar y dar seguimiento para cada periodo escolar a los requerimientos de la oferta de cursos, grupos y horarios del programa. • Supervisar y atender las actividades de acompañamiento y asesoría educativa a los alumnos del programa. En su caso, atender las propuestas de los alumnos y, en su caso, canalizarlas a las autoridades competentes y aplicar las sanciones que le correspondan según lo establecido en el Reglamento de alumnos. • Con el apoyo de las dependencias universitarias correspondientes, dar seguimiento al desempeño profesional de los egresados y mantener contacto con ellos, para vincularlos con la universidad. • Atender, conforme a la normativa institucional vigente, las quejas, denuncias y apelaciones relacionadas con situaciones académicas anómalas o comportamientos indebidos en los que estén involucrados alumnos del programa que coordina. • Participar en las decisiones relacionadas con la asignación, contratación y remoción de los profesores que impartan cursos en el programa a su cargo.

Algunos datos relativos a las coordinaciones

• 44 programas educativos de licenciatura
• 30 programas de posgrados
• 124 laboratorios especializados
• 145 proyectos de investigación
• 10,371 estudiantes licenciatura
• 669 estudiantes de posgrados
• 42 coordinadores de programa de licenciatura, 23 mujeres y 19 hombres
• 5 Asesoras educativas *dato agosto 2024, pueden existir encargos en acompañamiento académico no considerados como asesores.

* Datos actualizados a otoño 2024 -https://www.iteso.mx/en/numeralia

Algunos datos relativos a las coordinaciones

• 19 programas de humanidades
• 8 programas de negocios
• 17 programas de ingenierías

• 8 programas en DEAM; 2,712 estudiantes
• 6 programas en DESI; 917 estudiantes
• 6 programas en DESO; 912 estudiantes
• 6 programas en DHDU; 2,484 estudiantes
• 3 programas en DMAF; 570 estudiantes

• 3 programas en DPES; 836 estudiantes
• 7 programas en DPTI; 1,294 estudiantes
• 3 programas en DSOJ; 637 estudiantes
• 1 programa en DFIH; 61 estudiantes
• 1 programa en DELE; 18 estudiantes

Datos por programa

Datos por programa

Perspectiva desde la operación y la vivencia

Recopilación de información

Encuesta a Coordinadores de Programa (Primavera 2023, CAXA): Participación del 98% de los coordinadores en funciones. Cuestionario electrónico con preguntas abiertas. Se sistematizaron las respuestas mediante la frecuencia de menciones sobre temáticas específicas. Entrevista Semiestructurada (C-Juven): Enfocada en identificar aspectos de atención psicoemocional en el acompañamiento a estudiantes. Entrevistas a Profundidad (CIDEA / Doctorado en Investigación Psic.): 6 entrevistas a coordinadores participantes del proyecto doctoral sobre vivencias en la gestión.

Inventario de actividades

Identificadas por coordinadores en entrevistas a profundidad

• Diálogo y articulación del programa con otras dependencias para su funcionamiento
• Impartición de clases
• Preparación y facilitación de actividades para la admisión de estudiantes
• Coordinar los trabajos de certificación del programa
• Promoción de la carrera con actividades internas
• Atención disciplinaria a estudiantes en casos extraordinarios
• Asesoría educativa a estudiantes que requieren de alguna atención particular
• Monitoreo del programa para la actualización continua
• Generación de proyectos interdepartamentales para la mejora del programa
• Desarrollar experiencias extracurriculares para los estudiantes
• Vínculo con sociedad de alumnos y colectivos de estudiantes
• Desarrollar actividades de integración para los estudiantes

• Seguimiento remoto al trabajo de los profesores
• Automatizacion de los servicios para seguimiento de estudiantes
• Arranque y seguimiento a un nuevo plan de estudios
• Coordinación del rediseño del plan de estudios
• Promoción de la carrera con actividades externas
• Reclutamiento de profesores
• Equipamiento de laboratorios
• Vinculación del programa con empresas o sector público
• Supervisión docente / (coordinación deocente)
• Seguimiento, gestión y consecución de escenarios para proyectos del programa
• Seguimiento, gestión y desarrollo de actividades académicas especiales del programa
• Seguimiento y acompañamiento a estudiantes
• Incremento de matrícula

Encuesta

¿Cuáles son las situaciones o problemáticas que atiendes más recurrentemente y qué requerirías para afrontarlas?

Áreas de mejora estructurales: 229/340 comentarios.

Encuesta

¿Cuáles son las problemáticas psicoafectivo-relacionales que has encontrado en los alumnos que acompañas?

Encuesta

¿Qué dificultades estás teniendo para poder acompañarlos? ¿Cómo te sientes frente a estas dificultades?

Emociones autopercibidas con respecto a sus actividades de gestión *** Entrevistas a profundidad a 6 coordinadores de programa

• Apuro/preocupación, 2
• Cansancio, 2
• Dolor por percibir inequidad, 1

• Estrés, 3
• Frustración, 1

• Incertidumbre, 1
• Saturación, 1
• Tristeza, 1

• Alegría, 3
• Entusiasmo, 1
• Esperanza, 2
• Ilusión, 1
• Plenitud, 1
• Satisfacción, 3

• La emocionalidad no es un añadido a las ideas o funciones del coordinador, sino que está integrada de manera inseparable en la experiencia misma de la gestión.

• La gestión de los coordinadores no es solo una serie de tareas técnicas o administrativas a las que se responde en consecuencia, sino que está cargada de significaciones personales.

• El sentido que atribuyen a su labor no solo refleja sus necesidades y expectativas, sino que también se co-construye a través de su interacción con el contexto institucional y las personas con las que trabajan, contribuyendo también de esta manera al establecimiento de una cultura organizacional particular.

Conclusiones

Algunas conclusiones a partir de estas exploraciones

01

02

03

De los cambios estructurales: claridades, parámetros y automatizar lo más posible.

Falta de flujos de información para toma de decisiones.

Viven saturados, frustrados.

Las 2/3 partes de los comentarios manifiestan altos índices de frustración ante procesos que se viven caóticos por falta de tiempo, frente a la expectativa que existe sobre el CPE del trato personalizado en casi todas las cuestiones. Que la ejecución artesanal sea la excepción y no la regla.

Se viven contrariados y en tensión, por que se esperan de ellos respuestas institucionales y no se les capacita para poder darlas, es decir, no conocen las implicaciones legales o psicológicas de sus respuestas y una vez que toman las decisiones desde su criterio, y en ocasiones se les critica por la decisión tomada.

Es necesario crear estructuras y procesos claros, tanto en el papel como en los criterios de aplicación del reglamento, para agilizar su quehacer. Se viven en una estructura poco eficiente ante el crecimiento de la población estudiantil.

Algunas conclusiones

04

05

Atención a la salud mental

Medidas reactivas vs. medidas preventivas

En todas las respuestas que dan los Coordinadores de Programas Educativos (CPE) a las preguntas, sobresale la repercusión de problemas de salud mental en el acompañamiento de sus estudiantes, siendo la depresión (17%), el estrés y ansiedad (15%) los más recurrentes

Es fundamental atender a cambios estructurales en la organización que generen condiciones propicias para que los coordinadores de programa educativo puedan desempeñarse con bienestar y eficiencia. Aunque su rol es crucial para acompañar a los estudiantes durante su trayectoria universitaria, el desequilibrio entre las demandas que enfrentan y los recursos con los que cuentan puede afectar la calidad de este acompañamiento y exponerlos a situaciones de desgaste profesional, como el burnout. Para evitar esto, es necesario reforzar el apoyo institucional y los mecanismos que faciliten su labor, poniendo especial énfasis en el rol del asesor educativo y en la creación de un entorno que les permita cumplir con sus responsabilidades de manera efectiva y saludable.

Algunas conclusiones

06

Claridad del Acompañamiento Académico

Se identifica una falta de claridad en lo esperado sobre el término "Acompañamiento Académico", es una actividad que depende de la voluntad del coordinador, y la demanda de los estudiantes del programa. Sin embargo, no existe claridad sobre el tiempo, actividades, métricos o instrumentos que se esperan durante esta actividad.

Plan Estratégico de Apoyo a Coordinadores de Programa

Nivel Estructural

• Ajustar cargas de trabajo para equilibrar tareas.
• Crear redes de apoyo y colaboración institucional entre los diferentes actores que intervienen en la gestión del programa.
• Definir funciones y procedimientos claros, sobretodo para resolver cuestiones emergentes.
• Considerar robustecer el impacto del coordinador mediante la asignación de equipos de trabajo para gestión del programa vs. "lobo solitario".
• Análizar, mejorar y eficientar procesos organizacionales para distribuir de manera distinta la carga de trabajo que los coordinadores reseulven desde distintos frentes.

Nivel de Acompañamiento y Formación

• Capacitación continua en gestión y aspectos puntuales de su función según el interés de acción de los coordinadores.
• Sistema de mentoría y acompañamiento personalizado.
• Diversificar los espacios y modalidades de reflexión, diálogo, encuentro, contención y retroalimentación para los coordinadores.

Nivel Instrumental

• Proveer herramientas tecnológicas y administrativas, sistemas robustos y automatización de tareas particulares.
• Acceso a datos relevantes para la toma de decisiones.
• Protocolos de atención y/o derivación en casos particulares o extraordinarios como la atención psicoemocional para estudiantes, por ejemplo.

Propuestas

Propuestas

• Capacitación en primeros auxilios emocionales y las implicaciones legales para el acompañamiento a alumnos.
• Protocolos claros de atención a situaciones excepcionales y/o extremadamente complejas. Que exista una persona o telefono a quien hablar, que asuma la responsabilidad de la estrategia para el manejo de este tipo de casos.
• Evitar que el CPE toque puertas y lo manden a la siguiente ventanilla. El desgaste y la inversión de tiempo son excesivas.
• Jerarquizar las tareas del CPE.
• Automatización a través de la tecnología de los procesos que puedan llevarse de esa manera: búsqueda inteligente de reglamentos, mejorar proceso de intercambios, cartas de privacidad más fuertes, para agilizar los procesos.

Avances

Avances

• articulación con el PIA
• perfil del coordinador
• Inducción al CPE
• Espacio de reflexión en el CUI
• Protocolos
• Consejo Aprendiz
• Acuerdos con admisión
• Articulación de atención a estudiantes CAXA 7/ C-Juven

Referencias

Solicitudes de asesorías en Caxa y C-Juven

• Cantidades
• Proporciones
• Dispersiones

RICHY

Encuesta

¿Qué necesidades de acompañamiento y formación en el campo psicoafectivo y relacional tienes para acompañar a tus estudiantes?

Algunas conclusiones

05

04

Necesarios espacios de acompañamiento y contención.

Atención a la salud mental

En todas las respuestas que dan los Coordinadores de Programas Educativos (CPE) a las preguntas, sobresale la repercusión de problemas de salud mental en el acompañamiento de sus estudiantes, siendo la depresión (17%), el estrés y ansiedad (15%) los más recurrentes

El incremento de situaciones relacionadas a problemas de salud mental (28%) y el incremento de crisis psicológicas y psiquiátricas (17%), así como el aumento de casos de violencia que viven los estudiantes, hace necesarios espacios de acompañamiento donde los CPE puedan compartir sus experiencias que les permitan expresar sus inquietudes e incorporar formas nuevas de afrontamiento, así como el reconocimiento de recursos tanto personales como institucionales.

Conclusiones

Preguntas para problematizar

• ¿De qué manera la vivencia cotidiana del coordinador impacta sus actividades de gestión?
• ¿Qué espacios, recursos y momentos tiene el coordinador para reflexionar, dar sentido, resignificar y aprender de estas viviencias y junto con otros?
• ¿Qué cambios se pueden propiciar a distintos niveles (equipos de trabajo, departamento, institucionales) para contribuir a una experiencia plena, de desarrollo personal y académico y de aprendizaje y que derive en proyectos significativos e innovaders de aprendizaje para los estudiantes?
• ¿En qué términos se debería repensar el rol y funciones del coordinador?
• ¿Qué apoyos o recursos necesitan los CPE para acompañar a los estudiantes?
• Contraste de actividades con el reglamento
• Actividades/tiempo
• Cuál es el perfil del coordinador en otras instituciones