Curso Gestión económica Sesión 3

GESTIÓN ECONÓMICA Y VENTANILLA ELECTRÓNICA PARA SECRETARÍAS NOVELES(261408GE066-261408GE067)

3ª Sesión

Ponentes: Jesús Rodríguez-Solís Linares Rafael Bueno González

ÍNDICE

1. Gestión de asientos.

2. Contratos.

3. Generación de ficheros.

3.1. Anexos.

3.2. Generación de ficheros bancarios.

3.3. Generación de ficheros AEAT.

4. PGLT, servicios, fondos de inversión.

4.1. Programa de gratuidad de libros de texto.

4.2. Servicios del centro: acompañamiento, transporte escolar, comedor...

4.3. Fondos de inversión.

1. gestión de asientos

1. Asientos no predefinidos

11. Movimientos entre Caja y Banco

12. Pago a un miembro de la Comunidad Educativa

2. Facturas

13. Pago de AITE y NEAE

3. Pago de dietas y desplazamientos

14. Pago a auxiliares de conversación

4. Anticipo de caja

15. Recibos de servicios del centro (y resumido)

5. Reintegro de un anticipo

16. Prestación de servicio sujeto a IRPF

6. Devoluciones / reintegros

17. Otros justificantes de pago

7. Factura de un proveedor extranjero

18. Abono en concepto de seguro escolar

8. Pago entre centros y otras entidades

19. Abono en concepto seguro esc. (resumido)

9. Ingreso por pago entre centros

20. Liquidación de seguro escolar

10. Ingresos al centro

21. Asientos Erasmus

1. gestión de asientos

• En contabilidad, se denomina asiento contable al conjunto de anotaciones o apuntes contables que se hacen en el Libro diario de contabilidad, que se realizan con la finalidad de registrar un hecho económico que provoca una modificación cuantitativa o cualitativa en la composición del patrimonio de una empresa y por tanto un movimiento en las cuentas de una empresa.

[Wikipedia]En definitiva, cualquier registro en la contabilidad que suma o reste saldo. Puede ser una factura de pago, un ingreso...

1. gestión de asientos

• Gestión de asiento:
• Predefinidos: podemos definir aquellos que se repiten a lo largo del ejercicio económico.
• No predefinido: todo tipo de asientos.
• Consulta : forma rápida de buscar asientos por distintos criterios de búsqueda.
• Bandeja de facturas-e: gestión de facturas electrónicas.

1. Gestión de asientos

• Será de gran utilidad la consulta de asientos ya realizados.
• Se pueden aplicar diferentes criterios de búsqueda: por importe, fecha, código, estado de pago (como no pagado), por tipo de asiento, por subcuenta, por proveedor, por justificación, por centro de gasto, ...
• Se debe tener en cuenta qué ejercicio económico estamos consultando.

1.1. asientos no predefinidos

• Los asientos están separados en tres pestañas: Ingresos, Gastos y Erasmus.
• Dependiendo del tipo de asiento, Séneca nos pedirá una información u otra.
• Pulsaremos sobre el tipo de asiento que queremos generar.

1.1. asientos no predefinidos

1.2. facturas

Datos que debe incluir una factura

• Datos que debe incluir una factura:
• Número de factura , y en su caso, serie.
• Fecha de expedición.
• Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del que expide la factura, como del destinatario.
• NIF o CIF del que expide la factura y del destinatario.
• Domicilio, del que expide la factura y del destinatario.
• Precio unitario sin impuestos y precio total antes de impuestos (Base imponible).
• Tipo o tipos impositivos.
• Cuota tributaria que, en su caso, se repercuta.

1.2. facturas

• Decreto de garantía de pago (Decreto 5/2017 , de 16 de enero)

1.2. facturas

• Las facturas tendrán que ser electrónicas (O. 29 de Enero 2015) si:
• El importe total supera los 5000 Euros y no es un autónomo.

• Si está obligado a hacer factura electrónica (comprobar en el menú Actividad económica > Proveedores > Información sobre proveedor) y el importe total es superior a 600 Euros.

EXCEPCIÓN

1.3. pago de dietas Y desplazamientos

• Registra el pago de dietas y desplazamientos del personal.

Sólo tendrán derecho a percibir esta prestación las personas y en los supuestos previstos en el Decreto 54/1989, de 21 de marzo, sobre indemnizaciones por razón del servicio de la Junta de Andalucía

NO OLVIDAR imprimir la liquidación de los servicios realizados.

RESUMEN

1.4. anticipo de caja

• Anticipo de una posterior factura que se hace a un miembro de la comunidad educativa.
• La suma de los anticipos dados y no justificados (con la grabación de las facturas pagadas con ellos y, en su caso, el reintegro de anticipo) más el saldo de caja no puede superar la cantidad de 600 euros.

• Ejemplo:

- Tenemos en caja un saldo de 400 euros.- Recientemente hemos dado un anticipo de 150 euros. He grabado una factura de 120 euros pagada con el mismo pero aún no he grabado el reintegro de anticipo de los 30 euros sobrantes.400 + 30 = 430 euros.Quiere decir que hasta los 600 euros máximo, el siguiente anticipo que puedo dar no excederá de 170 euros.

1.4. anticipo de caja

• Se indica el importe del anticipo y si en una factura se marca que se ha pagado mediante un anticipo, este apunte se irá actualizando con el registro de facturas pagadas por el mismo.

1.5. reintegro de anticipo

Cuando la cantidad del anticipo es mayor que la de la factura y el dinero sobrante es devuelto al centro. --> es un asiento de ingreso

1.6. devoluciones / reintegros

• Devoluciones realizadas por el centro, por ejemplo reintegros a la Consejería con el modelo 046 (pero no las realizadas a proveedores).

EJemplo

1.7. factura de un proveedor extranjero

• Para facturas de proveedores extranjeros NO residentes.
• Si no nos aparece el proveedor extranjero, debemos irnos al menú Proveedores, seleccionamos el tipo (extranjero no residente) y Nuevo.

EJemplo

1.8. Pago entre centros y otras entidades

• Para registrar un pago que se hace a otro centro o a otras entidades.

1.9. ingreso por pago entre centros

• Para registrar un ingreso que se hace de otro centro.

1.10. ingresos al centro

• Ingresos al centro que no proceden de la Consejería (por ejemplo, una subvención del Ayuntamiento o de la Fundación Cajasur en nuestra provincia).
• Para ingresos del SEPIE, utilizar el asiento de Ingresos Erasmus.

1.11. movimientos entre caja y banco

• Para registrar el dinero que sacamos del Banco a la Caja y viceversa.

EJemplo

1.12. PAgo a un miembro de la comunidad educativa

• Para auxiliares de conversación se debe utilizar el asiento Pago a auxiliares de conversación.
• Para el pago de las ayudas de transporte utilizaremos el asiento Pago de AITE y NEAE.
• Por tanto, este asiento está en desuso, y se utiliza para casos muy concretos como por ejemplo con las aulas CONFUCIO.

1.13. PAgo DE AITE y NEAE

• Se utilizará para abonar las Ayudas Individualizadas del Transporte (AITE), que nos llegan al centro y tendremos que pagarlas al alumnado (o a sus tutores legales, en su caso).
• Igualmente, si al solicitar la Ayuda para Alumnado con NEAE el solicitante indica que la ingresen en el centro, después tendremos que pagársela al mismo.
• Utilizaremos la siguiente subcuenta de gastos: Gastos diversos > Transferencia a familias e instituciones sin ánimo de lucro.

MANUAL AITE

1.14. PAgo a auxiliares de conversación

• Para pagar mensualmente al auxiliar de conversación, se utilizará el asiento Pago a auxiliares de conversación.
• No debemos utilizar el asiento Pago a un miembro de la Com. Educ.
• Utilizaremos la siguiente subcuenta de gastos: Gastos diversos > Transferencia a familias e instituciones sin ánimo de lucro.

1.15. recibos de servicios del centro

• En Asientos de ingreso, para aquellos servicios que ofrece un centro y que se deba generar recibos mensuales de los mismos, como por ejemplo el comedor.

VER

1.15. recibos de servicios del centro

• Si utilizamos el asiento Recibos de Servicios del Centro (resumido) podremos registrar los recibos que nos han ingresado de manera resumida, en lugar de hacerlo individualmente.

1.16. Prestación de servicio sujeto a I.R.P.F.

• Para registrar aquellos servicios al centro que están sujetos a retenciones I.R.P.F.

1.17. Otros justificantes de pago

• Para el pago de tasas, comisiones bancarias o indemnizaciones (véase concepto de pago).

VER EJEMPLO

1.18. abono en concepto de seguro escolar

• El Seguro Escolar lo deben abonar los estudiantes menores de 28 años, que cursen estudios oficiales desde 3º de ESO, hasta Bachillerato y Ciclos Formativos.
• Se debe prestar atención al pago telemático del seguro escolar.
• Este asiento permite indicar qué alumnos de manera individual hacen el abono del seguro escolar.

1.19. abono en concepto de seguro escolar (RESUMIDO)

• Permite indicar la cantidad total abonada por el seguro escolar pero no qué alumnos la han abonado.

1.20. Liquidación de seguro escolar

• El centro debe liquidar con la Seguridad Social los importes recaudados por este concepto, dentro del mes natural siguiente al fin de plazo de matrícula (si se liquida pasado ese plazo, el cálculo incluirá los intereses de demora).

• La cuenta de gasto es Gastos diversos > Primas de seguros > Otros riesgos.

1.21. Asientos Erasmus

• La financiación de las movilidades derivadas de proyectos Erasmus tienen como origen la Agencia Nacional SEPIE
• Las cantidades para gastos de profesorado y alumnado en sus desplazamientos (dietas, pernoctaciones..) no se rigen por el D. 54/89
• Las cantidades entregadas como anticipos para las movilidades Erasmus no están sujetos a los límites máximos de anticipos de caja.

Nuevos asientos: 1.- Ingresos Erasmus.2.- Traspasos ingresos Erasmus a otros centros. 3.- Anticipo Erasmus. → para ambos, alumnado y profesorado4.- Pagos/Gastos de alumnado/profesorado Erasmus. → para ambos.5.- Pagos de dietas y desplazamientos Erasmus. → para los profesores/as 6. Pago a experto extranjero Erasmus.

2. contratos

• Cuando la cuantía de la factura es superior a 3000 €, debemos añadir un contrato en Séneca.
• Este contrato no tiene por qué estar formalizado por escrito.
• La propia factura ya supone un documento contractual.

2. Contratos

Clasificación de contratos

Datos del contrato a añadir

2. Contratos

• Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014.
• Entrada en vigor: 9 marzo de 2018
• Afecta a todo el Sector Público, incluyendo los centros de educación.

2. Contratos

• Objetivos:
• Lograr una mayor transparencia en la contratación pública.
• Conseguir una mejor relación calidad/precio (inclusión de aspectos cualitativos, medioambientales, sociales e innovadores).
• Simplificación de los trámites, menor burocracia para los licitadores y mejor acceso para las PYMES.
• Endurecimiento de las disposiciones sobre ofertas “anormalmente bajas” relacionadas con el cumplimiento de las obligaciones en materia medioambiental, social o laboral.

2. Contratos

• Los directores/as tienen competencia para contratar (Ley Orgánica 2/2006, de 3 de mayo, de Educación artículo 132.j y Ley 17/2007, de 10 de diciembre, de Educación de Andalucía. Artículo 132.3)
• Artículo 118 LCSP. Expediente de contratación en contratos menores:

Se consideran contratos menores los contratos de valor estimado inferior a 40.000 euros, cuando se trate de contratos de obras, o a 15.000 euros, cuando se trate de contratos de suministro o de servicios, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 229 en relación con las obras, servicios y suministros centralizados en el ámbito estatal. En los contratos menores la tramitación del expediente exigirá el informe del órgano de contratación motivando la necesidad del contrato. Asimismo se requerirá la aprobación del gasto y la incorporación al mismo de la factura correspondiente, que deberá reunir los requisitos que las normas de desarrollo de esta Ley establezcan.

2. Contratos

• Importe para la base imponible:
• Contratos de obras inferior a 40.000 euros (excluido IVA)
• Contratos de suministros o servicios inferior a 15.000 euros (excluido IVA)
• Duración
• No podrán tener una duración superior al año ni ser objeto de prórroga.
• Memoria
• Motivando la necesidad del contrato. Asimismo se requerirá la aprobación del gasto.
• Tiene que ser previa a la ejecución del contrato.
• Justificación de que no se está alterando el objeto del contrato para evitar la aplicación de las reglas generales de contratación.

2. contratos

Memoria justificativa

DESCARGAR

2. Contratos

• En el expediente se justificará (...) que el contratista no ha suscrito más contratos menores que individual o conjuntamente superen la cifra que consta en el apartado primero de este artículo. El órgano de contratación comprobará el cumplimiento de dicha regla.

¿No superar 15000 € con el mismo contratista? o ¿No superar 15000 € por el mismo concepto de contratación?

2. Contratos

• Hasta que la Junta Consultiva de Contratación Pública de Andalucía se pronuncie, hacemos caso al del Estado, que dice:

• La ley no contempla una limitación a la celebración de contratos menores con un mismo operador económico cuando las prestaciones objeto de los mismos sean cualitativamente diferentes y no formen una unidad (sí es posible celebrar contratos menores con el mismo contratista).
• Entre contratos con prestaciones equivalentes debe mediar más de un año, contado desde la aprobación del gasto, teniendo en cuenta los contratos menores realizados conforme a la normativa precedente en el año inmediatamente anterior a la aprobación del gasto del nuevo contrato.

3. generación de ficheros

• Todos los documentos necesarios en Gestión Económica se pueden generar desde el perfil de Responsable de la Gestión Económica → Documentos.

3.1. Anexos

3.1. Anexos

• De cada ejercicio económico, debemos tener generados y firmados los siguientes documentos:
• Anexo X y Anexo XI
• Anexos XI específicos.
• Actas de arqueos de caja mensuales → Anexo XIII (12 meses).
• Conciliaciones bancarias → Anexo XII (2, marzo y septiembre)
• Presupuesto de Ingresos (Anexo I) y de Gastos (Anexo II).
• Además, Registro de Inventario (Anexo VIII y VIII bis), Registro de Movimientos en cuenta corriente (Anexo V) y de Movimientos de Caja (Anexo VI), todos ellos sin firmar y sin estar en el repositorio.
• Y no olvidar los ficheros de la AEAT 347 y 190 generados en enero.

En el REPOSITORIO DOCUMENTAL

3.2. generación de ficheros bancarios

• Órdenes de pago Q34 (EDITRAN).

• Domiciliaciones Q19

3.3. generación de ficheros AEAT

• Pago a proveedores (347) – antes del 31 de enero
• Retenciones de IRPF (190) – antes del 20 de enero
• NOTA: se hacen por año natural (Ej: si se realiza en el ejercicio económico 25-26, en enero de 2026, el período declarado es desde el 01/01/2025 al 31/12/2025)

Info

3.3. generación de ficheros AEAT

Fichero 347Pago a proveedores

Fichero 190Retención IRPF

4.1. Programa de gratuidad de libros de texto

• La gestión de libros de texto se realiza desde el perfil de Dirección, en Alumnado > Ayuda al estudio > Gratuidad en libros de texto.
• NO OLVIDAR la utilidad del código QR del cheque libro.
• Se deben tener en cuenta las instrucciones anuales.
• Si el alumnado con NEAE utiliza materiales curriculares adaptados a sus necesidades individuales, se le asignará la dotación económica específica, en lugar de un cheque-libro.
• Además, en el cheque libro se pueden realizar asignaciones alternativas, para determinados alumnos/as y las asignaturas que nos interesen.

VER

• En otras asignaciones alternativas, se indica el curso y el nº de selección (se empieza en 1), y se va añadiendo a cada materia un nuevo libro.
• En alumnado beneficiario, se debe indicar en el alumno/a deseado este número de selección.

4.1. Programa de gratuidad de libros de texto

• A nivel económico, en este caso, sí tenemos una justificación específica, que abarca desde el 01 de Julio hasta el 30 de junio del año siguiente.
• Las facturas de gratuidad, tanto de los cheque libros como de reposición, se deben asentar hasta el mes de octubre.
• En cada asiento de facturas correspondientes a los cheque libro, se debe adjuntar la propia factura y los cheque libros incluidos en la misma (se pueden obtener en formato digital desde Alumnado beneficiario y usar la Descarga masiva).

4.1. Programa de gratuidad de libros de texto

• RECORDAR que no es necesario tener asociado ningún contrato aunque las facturas superen los 3000 €. → se debe marcar esta excepción al asentar la factura.

• Tener en cuenta también que si la factura es superior a 5000€ (excepción: autónomos), o superior a 600€ si el proveedor está obligado a generar facturas electrónicas, obligatoriamente se debe utilizar la facturación electrónica.

EXCEPCIÓN

4.1. Programa de gratuidad de libros de texto

• Una vez asentadas las facturas, se pueden ir pagando conforme te vayan ingresando la correspondiente partida o haya remanente, siempre sin superar el decreto de garantía de pago.
• No olvidar que se debe crear un Anexo XI específico para la gratuidad de libros, antes del 30 de junio del ejercicio actual.

4.1. Programa de gratuidad de libros de texto

Asignación de libros de texto a materias

Asignación alternativa de libros de texto a materias

4.1. Programa de gratuidad de libros de texto

Generar cheques libro y enviarlos al punto de recogida

Asociar cheque libro a proveedor libro y enviarlos al punto de recogida

4.1. Programa de gratuidad de libros de texto

Anexo XI específico sin aprobación del CE

4.2. servicios del centro

• Los servicios del centro se pueden solicitar y consultar desde el perfil de Dirección, en el menú Centros > Servicios ofertados.

4.2. servicios del centro

• Plan de Acompañamiento (PROA):
• si lo imparte profesorado del centro, lo gestiona directamente la Consejería de Desarrollo Educativo y Formación Profesional.
• si lo imparten mentores, se hará a través de una empresa externa, y se utilizará la subcuenta Trabajos realizados por otras empresas y profesionales > Actividades extraescolares (caso similar a Más Deporte). En este caso, sí que se debe utilizar la justificación específica Acompañamiento escolar.

4.2. servicios del centro

• En Configuración > Estructura de subcuentas, debemos activar las subcuentas que correspondan dentro de Trabajos realizados por otras empresas y profesionales.

4.2. servicios del centro

• Transporte escolar: los usuarios del transporte se gestionan desde el perfil de dirección, y a nivel económico se encarga la Consejería.
• Comedor:
• Si es de gestión propia, el centro se encargará del pago a todos los proveedores (mediante facturas) y de los recibos a las familias (mediante el correspondiente asiento y las domiciliaciones Q19).
• No olvidar utilizar la Justificación Específica de Comedor.

VER

4.3. Fondos de inversión

• Con perfil Dirección, en Gestión económica > Fondos para inversiones y Equipamiento FP Calidad podemos consultar los fondos de inversión que nos han concedido.
• Dado el importe de la factura a pagar, ésta tendrá que ser electrónica.
• Se utilizarán cuentas de gastos de inversión:
• Inversiones > Obras de mejora o adecuación de espacios / instalaciones > Proyecto de….
• Inversiones > Equipamiento (y dentro, Maquinaria, Sistemas para procesamiento de información, Otro inmovilizado material...)

4.3. Fondos de inversión

• Además, se deben realizar las siguientes tareas:
• Crear un contrato menor en Séneca (hasta 39.999,99€ de límite para la base imponible en caso de obra, o hasta 14.999,99€ en caso de adquisición de material).
• Inventariar la actuación en el inventario de Séneca:
• en la categoría Actuaciones en inmueble, en caso de que se trate de una obra.

• en cualquier otra categoría que corresponda.

• Una vez asentada la factura, vincular con la misma la actuación o material inventariado para así poder pagarla.

¡muchas graciasy mucho ánimo!

Y RECOrdad...de la secretaría... también se sale

Decreto 75/2016, de 15 de marzo, por el que se crea el Registro Contable de Facturas de la Administración de la Junta de Andalucía y se establece su régimen jurídico.

TUTORIAL SÉNECA DOMICILIACIÓN ADEUDOS CUADERNOS Q19

https://drive.google.com/file/d/1ox7qZ6pikKBhx89ZBrGKj5ilMM5Zwrn1/view

TUTORIAL DOMICILIACIÓN ADEUDOS CUADERNOS Q19

https://drive.google.com/file/d/1pdQ2Ba0SNF6l1sP8znXa0mWKpry8rfpi/view

FACTURAS EN PAPEL DE +5000€, necesitan validación de datos del director y validación de GE.

ASIENTOS PREDEFINIDOS

Los asientos predefinidos se usan para grabar en Séneca asientos que se repiten muchas veces durante el ejercicio económico, por ejemplo, facturas de la fotocopiadora. Están en desuso debido a que cada vez recibimos menos facturas "físicas" (en papel, electrónicas...) y más facturas electrónicas. Si por alguna razón quieres grabar un asiento predefinido usa la ruta Gestión Económica > Configuración > Plantillas de Asientos Predefinidos

FACTURAS EN PAPEL DE +5000€, necesitan validación de datos del director y validación de GE.