Curso Gestión económica Sesión 2

GESTIÓN ECONÓMICA Y VENTANILLA ELECTRÓNICA PARA SECRETARÍAS NOVELES(261408GE066-261408GE067)

2ª Sesión

Ponentes: Jesús Rodríguez-Solís Linares Rafael Bueno González

ÍNDICE

1. Cierre del ejercicio económico del curso anterior

1.1. Aprobación del Anexo X.

1.2. Aprobación de Anexo XI.

1.3. Aprobación de Anexos XI de justificaciones específicas.

2. Apertura del ejercicio económico del curso actual

2.1. Asiento de apertura.

2.2. Información del ejercicio anterior.

2.3. Cuentas corrientes del ejercicio anterior.

3. Justificaciones específicas.

3.1. Registro de ingresos de una justificación específica.

3.2. Registro de gastos de una justificación específica.

3.3. Estado de cuentas de una justificación específica.

3.4. Resumen de las justificaciones.

4. Comunicación del gasto de funcionamiento.

5. Elaboración del presupuesto del centro. Aprobación del presupuesto.

1. Cierre del ejercicio económico del curso anterior

• El ejercicio económico no coincide ni con el año natural ni con el curso escolar, es del 01 de octubre al 30 de septiembre del año siguiente.
• Tenemos un mes para cerrar el ejercicio económico y aprobar el correspondiente Anexo X y Anexo XI en el Consejo Escolar antes del 30 de Octubre.
• Con fecha máxima de 30 de septiembre deben quedar realizados todos los apuntes contables de ingresos y gastos del ejercicio.

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1. Cierre del ejercicio económico del curso anterior

• ¿Qué debemos cuadrar?
• El saldo que hay en la caja el 30 de septiembre – Saldo del registro de movimientos de caja (Coincide con el arqueo de caja del mes de septiembre).
• El saldo que hay en la cuenta corriente del banco – Saldo del registro de movimientos en cuenta corriente (Coincide con la conciliación bancaria de septiembre).
• Las cantidades finales del ejercicio en Banco y Caja no deben ser negativas y las relativas a ésta última no pueden superar los 600€.
• Se ha seguido el presupuesto de gastos como hoja de ruta y se han tenido en cuenta las inversiones, si las hubiera.

1. Cierre del ejercicio económico del curso anterior

• Antes de generar los Anexos X y XI, y con antelación suficiente para poder resolver alguna incidencia, se recomienda hacer una comprobación usando el documento de punteo de asientos y un listado de los apuntes de la cuenta corriente.

1. Cierre del ejercicio económico del curso anterior

• ¿Y si en la conciliación bancaria de Septiembre el saldo en la cuenta corriente del banco no coincide con el saldo registrado en Séneca?
• Se debe comparar el Documento para Punteo de asientos con el registro de movimientos del banco.
• Se debe prestar especial atención a los siguientes movimientos, que es probable que no se hayan asentado aún en Séneca:
• Q34 sin confirmar el abono --> facturas no marcadas como pagadas.
• Ingresos al centro, que aún no se hayan asentado: subvenciones del Ayto, ingresos por recursos propios, seguro escolar (con pago telemático)...
• Ingresos Erasmus: realizados por parte del SEPIE y que veremos en nuestra cuenta bancaria.

Info

1. Cierre del ejercicio económico del curso anterior

• Anticipos de caja no gastados en su totalidad: falta realizar el reintegro del anticipo.
• Anticipos Erasmus: se deben asentar los pagos de alumnado / profesorado Erasmus o pagos de dietas y desplazamientos Erasmus a cargo del anticipo que se haya realizado.
• Movimientos entre caja y banco que aún no se hayan asentado.
• Devoluciones / reintegros a la CED: como podría ser la devolución de la partida del auxiliar de conversación, en caso de renuncia, a través de un modelo 046 (que luego se debe asentar en Séneca).
• Otros justificantes de pago: comisiones o indemnizaciones que hayamos tenido que abonar.

1. Cierre del ejercicio económico del curso anterior

• Además, debemos tener en cuenta que se diferencia entre gastos corrientes (bienes y servicios, y mat. inventariable) e inversiones.
• Cuando nos llega un ingreso de la Consejería, éste puedeser para gastos corrientes o bien para inversiones, tal y se refleja en el propio Anexo XI.

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1. Cierre del ejercicio económico del curso anterior

• Los ingresos para inversiones deben destinarse a gastos asociados a subcuentas de inversión. Lo que nos sobre (o si no hemos utilizado ninguna subcuenta de inversión), nos aparecerán como remanente para el próximo ejercicio dentro de recursos para inversiones.

1. Cierre del ejercicio económico del curso anterior

• ¿Y si en el presupuesto tenemos desviaciones?
• En primer lugar, debemos aclarar que el presupuesto es solo una hoja de ruta a seguir, de manera orientativa más que prescriptiva.
• Además, en caso de que necesitemos actualizar el presupuesto (por ejemplo, por nuevos ingresos no considerados inicialmente), lo podremos hacer siempre con la aprobación del Consejo Escolar.
• Por último, debemos tener en cuenta que podemos modificar las subcuentas y las justificaciones de los asientos, aunque ya hayan sido pagados (por ejemplo, para incluirlo en una justificación específica, o para asentarlo en una subcuenta diferente y así poder ceñirnos mejor al presupuesto).

1. Cierre del ejercicio económico del curso anterior

• 1ª opción: buscar el asiento en cuestión, y hacer clic en Asociar Justificación Específica. Esto nos permitirá indicar o no una justificación específica, y/o cambiar de subcuenta.

1. Cierre del ejercicio económico del curso anterior

• Nos aparecerá el desglose por Justificaciones / Subcuentas de gasto, y podremos modificarlo según nuestras necesidades.

1. Cierre del ejercicio económico del curso anterior

• 2ª opción: ir al cuaderno de transferencia (en Órdenes de Pago Q34) en el que se haya incluido ese asiento de pago, darle a Detalle, y una vez lo hayamos localizado, pulsar en Modificar asiento abonado.

1. Cierre del ejercicio económico del curso anterior

• No solo podremos modificar la justificación específica o el desglose en subcuentas sino también los centros de gasto asociados.

1.1. Aprobación del Anexo X

• El Anexo X es un documento que refleja el estado de las cuentas y debe presentarse al Consejo Escolar para su aprobación.
• Tendrá la marca de agua borrador mientras que no hayamos cerrado el ejercicio económico (no hayamos generado el Anexo XI)

VER

1.1. Aprobación del Anexo X

• Debemos generarlo en Documentos > Gestión económica > Anexos > Anexo X.
• Se puede generar, sin miedo, todas las veces que se necesite y, sobre todo, si hemos cambiado facturas de subcuenta
• Se debe enviar a las familias que forman parte del Consejo Escolar con antelación a la celebración del mismo.
• Una vez APROBADO en el CE, se enviará a firma (al secretario/a y al director/a).

1.2. Aprobación del Anexo XI

• Debemos acceder al menú Generación de Anexos > Generación Anexo XI.
• Si existe algún Anexo XI en el ejercicio económico aparecerá en pantalla al darle a Refrescar y veremos el estado en el que está.
• Podremos añadir uno pulsando “Nuevo”

1.2. Aprobación del Anexo XI

Datos de los firmantes

1.2. Aprobación del Anexo XI

1.- N.º de miembros que componían el CE en su constitución.2.- N.º de miembros que siguen siendo parte del CE.3.- N.º de miembros que asisten al CE.4.- Votos a favor, en contra y abstenciones.

1.2. Aprobación del Anexo XI

• Cuando exista diferencia entre el número de miembros que forman parte del Consejo Escolar en el momento de su constitución y en el de su celebración, se abren unos campos donde explicarlo (con indicación expresa de nombres, apellidos, colectivo al que pertenece y motivo de la baja).

• Lo que escribamos en esos campos se refleja automáticamente en Memoria Justificativa (NO en observaciones) .

1.2. Aprobación del Anexo XI

• No confundir bajas con ausencias. La ausencia de un miembro por cualquier motivo (enfermedad, imposibilidad de asistir…) no constituye baja de dicha persona en el Consejo Escolar.
• Además, se incluye información sobre el responsable de igualdad en el Consejo Escolar, debiendo indicar si asiste y si tiene derecho a voto.

• Si hay un error en la suma de votos,

te aparece un mensaje.

¿CUÁNDO VOTA EL SECRETARIO?

1.2. Aprobación del Anexo XI

• DATOS ECONÓMICOS (que aparecen automáticamente y que los calcula Séneca):
• Remanentes del curso anterior: gastos corrientes e inversiones.
• Ingresos: por la Consejería, por recursos propios y por otras entidades (se separan el Total Corriente del Total Inversión).
• Gastos: gastos corrientes en bienes y servicios, adquisición de material inventariable e inversiones.
• Reintegros: a la Consejería, a otras entidades...
• Remanentes para el curso siguiente: para gastos corrientes y para inversiones.
• Comprobar los datos y antes de generarlo, asegurarse de todo.

1.2. Aprobación del Anexo XI

• En observaciones añadiremos todo aquello que sea relevante, como el motivo de un remanente, un gasto inesperado, las ausencias…

• IMPORTANTE: Cuando se haya realizado algún reintegro a Tesorería mediante el modelo 046, se debe adjuntar copia del justificante al Anexo XI. Para ello, se genera el Anexo XI, y después se le da a detalle, y ya aparece el botón para adjuntar documentación.

1.2. Aprobación del Anexo XI

• IMPORTANTE: Desde el ejercicio económico 24-25 hay obligación de adjuntar la conciliación bancaria de septiembre y un documento bancario acreditativo del saldo en cuenta corriente a fecha del cierre. En caso de no incluir dicha documentación el sistema no permitirá continuar con la generación del referido anexo.

1.2. Aprobación del Anexo XI

• El Anexo XI aparecerá ahora en estado “borrador”.

• Se puede generar el documento en borrador para que sea aprobado por el CE antes del 30 de Octubre (o bien solo se lleva el Anexo X).
• Una vez generado el Anexo XI en borrador automáticamente se cierra el ejercicio económico y no podremos añadir más asientos.
• Para hacer algún cambio debemos borrar el Anexo XI (se vuelve a abrir el ejercicio), hacer los cambios y volver a generar un Anexo XI nuevo.
• Para cerrarlo definitivamente debemos pulsar el candado.
• Sin cerrar el candado, podremos modificarlo todas las veces que sea necesario. Una vez echado el candado, ya solo puede rechazarlo la DT.

1.2. Aprobación del Anexo XI

• Cuando cerremos el candado se generará el documento que deberá ser firmado en primer lugar por el secretario/a y posteriormente por el director/a y pasará al estado “Pendiente de firma”.

1.2. Aprobación del Anexo XI

• Una vez firmado digitalmente el documento por los dos claveros, el estado del Anexo XI pasará a “Pendiente de validación” y cambiará a “Firmado” SI.
• Hay que revisar regularmente el estado del Anexo XI hasta que pase a “Validado”.
• Si aparece “Rechazado” indicarán los motivos del rechazo y tendremos que generarlo de nuevo.

1. Cierre del ejercicio económico: RESUMEN

1. Hay que tener asentados todos los asientos contables del ejercicio.
2. Cuadrar las cuentas (Conciliación bancaria y Arqueo de caja).
3. Asegurarse que en configuración (firmantes) están los datos correctos.
4. Generar el documento Anexo X en Séneca y comprobarlo.
5. Presentar al Consejo Escolar el Anexo X para su aprobación.
6. Realizar el Anexo XI en Séneca, se genera el borrador.
7. Cerrar el candado y generarlo en Documentos (DESPUÉS del CE).
8. Volver a generar el Anexo X (ya sin marca de agua borrador).
9. Enviar Anexos X y XI a la bandeja de firmas de Secretario/a y Director/a.
10. Esperar a que validen el Anexo XI desde DT y SSCC.
11. No olvidar los Anexos XI específicos que correspondan según la fecha).

A TENER EN CUENTA

• Enviar el último Q34 el 25 o 26 de septiembre.
• En caso de tener facturas sin pagar, si están ya asentadas, se pueden traspasar al nuevo ejercicio económico. Ejemplo: Dietas/desplaz seguimiento FCT.
• Los asientos no pagados que estén incluidos en cuadernos de transferencias (Q34) o en domiciliaciones de adeudos (Q19) no se copiarán al siguiente ejercicio económico.
• No podremos cerrar un ejercicio en el que no se hayan materializado o devuelto (reintegro de anticipo) los anticipos (de caja o ERASMUS).
• Quorum (asistencia, presencial o a distancia, del Presidente y Secretario o en su caso, de quienes les suplan, y la de la mitad, al menos, de sus miembros).

A TENER EN CUENTA

• No corráis a cerrar el ejercicio económico (nunca antes del 1 de octubre). Tenemos de plazo hasta el 30 de octubre para hacerlo y tenerlo todo bien hecho (revisión de subcuentas)
• Los 2 ejercicios económicos pueden convivir abiertos a la vez perfectamente, por lo que no se debe cerrrar el anterior ejercicio hasta haber celebrado el CE que aprueba las cuentas.
• Si se ha realizado algún reintegro a Tesorería mediante el modelo 046 tendremos que adjuntarlo al Anexo XI. Se genera el Anexo XI, y después se le da a detalle, y ya aparece el botón para adjuntar documentación.
• El candado sólo te lo abre GE

29:18:00:29

1. Cierre del ejercicio económico: aprobación anexos X y XI

1.3. Aprobación de Anexos XI específicos

• Todas las partidas finalistas (cuyo ingreso va destinado a realizar unos gastos concretos) llevan asociada una justificación específica, que hay que asignarla al movimiento contable cuando asentemos los gastos o ingresos (Por ejemplo: gratuidad de libros de texto, PROA, PREX, Más Deporte, + Equidad, Pacto de Estado, Ciclos Formativos…).
• Hay que hacer un Anexo XI específico para cada justificación específica.
• Cada Anexo XI específico ha de ser aprobado por la DT y/o SSCC y, en ocasiones, también por el Consejo Escolar.
• En Séneca se pueden ver diferentes aspectos sobre las justificaciones específicas (fecha de inicio y fin, si requiere o no aprobación del CE, las subcuentas asociadas a cada justificación...) en la ruta Gestión económica > Configuración > Justificaciones específicas (en Detalle, Datos del período).

1.3. Aprobación de Anexos XI específicos

• Justificaciones específicas que NO requieren aprobación del CE:
• Programa de Gratuidad de Libros de Texto
• Impulsa
• Pacto de Estado Contra la Violencia de Género
• Participación en Comunidades Educativas
• Programa de Refuerzo en periodo estival

• Justificaciones específicas que SÍ requieren aprobación del CE:
• Ciclos Formativos
• Gastos funcionamiento de seguimiento de FCT / Fase de formación en empresa...
• PROA
• PREX
• Más Deporte
• Impulsa 3
• Planes de Compensación Ed.
• PROA+ Transfórmate

1.3. Aprobación de Anexos XI específicos

• Cada justificación específica tiene fechas concretas, como por ejemplo Gratuidad de libros de texto tiene que estar generado antes del 30 Junio del curso actual, o PROA, PREX y Más Deporte, que se deben aprobar en Consejo Escolar antes del 30 de septiembre
• Se procede de manera similar que con el Anexo XI: primero se debe seleccionar la Justificación y el período, le damos a Nuevo, y una vez creado, lo generamos desde Documentos > Anexo XI Específico.

1.3. Aprobación de Anexos XI específicos

Anexo XI Específico con aprobación del Consejo Escolar

Anexo XI Específico sin aprobación del Consejo Escolar

2. Apertura del ejercicio económico del curso actual

• Pueden coexistir dos ejercicios económicos abiertos a la vez. CUIDADO: habría que ir cambiando de ejercicio económico dependiendo del año en el que queramos realizar los apuntes contables.
• Para abrir el nuevo ejercicio económico, lo seleccionamos (aparece como Pendiente de apertura) y le damos a aceptar.

2.1. Asiento de Apertura

• Añadir saldos y remanentes. Aparecen solos pero se pueden cambiar (solo algunos)

2.1. Asiento de Apertura

• Las cantidades que deben figurar en este apartado son los importes finales que figuran en el Anexo de Cuenta Corriente (Anexo V) y el de Movimientos en Caja (Anexo VI) del ejercicio anterior, pero NO los importes que hay en Caja o Banco.
• En ningún caso se indicará en esta pantalla los saldos reales de Banco o Caja, estos saldos se reflejarán en el documento de Conciliación Bancaria (Anexo XII y XII/Bis) y en el de Arqueo de Caja (Anexo XIII).

2.1. Asiento de Apertura

• Asimismo, en los importes de las subcuentas de Remanentes, la suma de los mismos, deben de coincidir con los importes de Remanentes del Anexo XI del curso anterior.
• Deben coincidir las cantidades de remanentes y finanzas.
• Al indicar los remanentes, se deben diferenciar:
• los remanentes de recursos propios (por ejemplo, seguro escolar).
• los remanentes correspondientes a la dotación de gastos de funcionamiento.
• los remanentes de otras entidades (proyectos Erasmus, subvenciones o ayudas de corporaciones locales...)
• Nunca saldo negativo.

2.2. información del ejercicio anterior

• Podemos “copiar” datos del ejercicio económico anterior (después podremos modificarlos):
• Subcuentas y proveedores.
• Asientos predefinidos.
• Presupuestos a nivel de subcuentas. -> MUY ÚTIL
• Domiciliaciones de Adeudo (Q19).
• Centros de gasto. -> MUY ÚTIL
• Asiento no pagados. -> MUY IMPORTANTE (pero no deben estar incluidos en ningún Q34)
• Presupuestos a nivel de centros de gasto. --> MUY ÚTIL
• Cuadernos de transferencia.

2.2. información del ejercicio anterior

• IMPORTANTE: Los asientos no pagados que estén incluidos en cuadernos de transferencias (Q34) o en domiciliaciones de adeudos (Q19) no se copiarán al siguiente ejercicio económico.

2.3. cuentas corrientes del ejercicio anterior

• Copiar del ejercicio anterior

2. APERTURA del ejercicio económico: RESUMEN

1. Acceder al nuevo ejercicio económico (estado “pendiente de apertura”).
2. Realizar el asiento de apertura y ajustar los remanentes.
3. Copiar información del ejercicio anterior (presupuestos, subcuentas, asientos no pagados...).
4. Configurar las subcuentas a usar.
5. Realizar el presupuesto de ingresos y de gastos por subcuentas (partiendo del año anterior, si lo has copiado).
6. Sacar los dos documentos de presupuestos (Anexos I y II) y presentar al Consejo Escolar para su aprobación. Una vez aprobado, enviarlo a firma.
7. OPCIONAL: realizar presupuesto de ingresos/ gastos por centros de gasto

2. APERTURA del ejercicio económico

3. Justificaciones específicas

• En ocasiones se reciben partidas de dinero que son finalistas, es decir, que han de emplearse para el fin concreto para el que se han recibido, como por ejemplo pueden ser: Programa de Gratuidad de Libros de Texto, PROA, PROA+, PREX, IMPULSA, Gastos de funcionamiento de Ciclos Formativos, Pacto de Estado contra la violencia de genero...
• La mayoría de estas partidas finalistas llevan asociada una justificación específica, que hay que asignarla al movimiento contable cuando asentemos tanto los gastos como los ingresos.
• Hay que hacer un Anexo XI específico para cada justificación específica.
• Cada Anexo XI específico ha de ser aprobado por la DT y/o los SSCC y, en ocasiones, también por el Consejo Escolar, en la fecha que corresponda, según el período de la justificación específica que sea.

3. Justificaciones específicas

• En Séneca se pueden ver los detalles de cada una de las justificaciones específicas en la ruta Gestión económica > Configuración > Justificaciones específicas. Una vez seleccionada la justificación, le daremos a Detalle, y luego sobre el período o año, a Datos del período.

3. Justificaciones específicas

• Para ver el estado de cuentas de cada justificación podemos consultarlo en Documentos > Gestión económica > Justificaciones Específicas.

3.1. registro de ingresos de una Justificación específica

3.1. registro de ingresos de una Justificación específica

IMPORTANTE: Debemos comprobar que el asiento de pago del ingreso está asociado a la justificación específica que corresponda. CUIDADO si tiene desglose, como en CCFF.

3.1. registro de ingresos de una Justificación específica

Caso 1: de manera automática nos aparece asociada la justificación específica correspondiente.

Caso 2: como el ingreso tiene desglose, el asiento de pago no vienen asociado a ninguna justificación. Debemos añadir el desglose y asociarlo a la justificación que corresponda.

3.2. registro de gastos de una Justificación específica

3.3. estado de cuentas de una Justificación específica

3.4. RESUMEN de LaS JustificaciOnES

4. Comunicación gasto de funcionamiento

• Antes del 30 de Noviembre deben habernos comunicado el presupuesto del centro para Gastos de Funcionamiento Ordinarios y de Ciclos Formativos.
• Con perfil Dirección: Documentos > Centro.

5. elaboración del presupuesto

AbriR EN CASA

• Nos vamos al menú Presupuesto > Por subcuenta.
• IMPORTANTE: para que el presupuesto esté cuadrado, la diferencia entre los ingresos y remanentes menos los gastos debe ser 0,00

5. elaboración del presupuesto

• Debemos hacer el presupuesto de ingresos y gastos, por subcuentas, teniendo en cuenta los del curso anterior y los gastos previstos para el curso siguiente.
• Se puede copiar el presupuesto del ejercicio anterior, y tomarlo como punto de partida.
• Además, y de forma optativa, se pueden asignar partidas presupuestarias a los centros de gasto.

INGRESOS GASTOS

VER

VER

5. aprobación del presupuesto

• El presupuesto del centro para el ejercicio actual se debe aprobar en Consejo Escolar antes del 31 de Octubre (Anexo I – Presupuesto de ingresos y Anexo II – Presupuesto de gastos).
• El presupuesto puede ser modificado tantas veces como sea necesario previa aprobación por parte del Consejo Escolar.
• Tendremos 1 mes de plazo para aprobar el presupuesto una vez reajustado después de tener la comunicación de la asignación de gastos de funcionamiento del centro.
• Debe existir en el Proyecto de Gestión los criterios a seguir para la elaboración del Presupuesto. El Proyecto de Gestión puede modificarse y aprobarse junto con el Plan de Centro en CE.

VER

5. elaboración del presupuesto

• Además del presupuesto de ingresos y de gastos a nivel de subcuentas, también se recomienda hacerlo a nivel de centros de gastos, al menos para los siguientes casos:
• Partidas presupuestarias de proyectos Erasmus con varias movilidades (apoyo individual, viajes, apoyo organizativo...)
• Para la partida del auxiliar(es) de conversación.
• Cuando los departamentos tienen una asignación presupuestaria ya establecida anualmente (tal y como se establezca en el Proyecto de Gestión).
• Para llevar los gastos correspondientes a alguna subvención, o gastos extraordinarios, o también en actuaciones de innovación.

5. elaboración del presupuesto

• Debemos seguir la ruta: Gestión económica > Presupuesto > Por centro de gasto. NOTA: se puede asignar cantidades a algunos centros de gasto y a otros no.

5. elaboración del presupuesto

¡muchas graciasy mucho ánimo!

Ya ha pasado lo peor!!!

Y RECOrdad...de la secretaría... también se sale

El secretario tiene voz y voto en los Consejos Escolares de aquellos centros que tienen menos de 6 unidades, ya que la secretaría la asume un miembro electo designado por el director o directora del centro