CHECKLIKST EVENTOS GENERALES

Todo tipo de evento tiene que tener un plan de acción. Todos los movimientos y actividades deben estar presentes en el programa. Aunque un coordinador de eventos, debe ser proactivo y saber actuar en consecuencia ante un incidente, en un evento no se debe improvisar, todo debe ser meticulosamente planificado y es su responsabilidad cuidar que se ejecute de acuerdo al plan acordado. Se debe crear tanto para los integrantes del presídium como para los invitados una atmosfera agradable, para que toda su atención se centre en los mensajes y así pueda asimilar nuestra comunicación. Porque de no ser así, los distractores captaran su atención, perdiendo la fuerza comunicadora de los discursos y mensajes de los símbolos, como: • frio. • calor • ruido • viento. • Lluvia. • malos olores • proxemica. • espacio, grande pequeño. • sillas incomodas • humedad • sonido fuerte, muy bajo o distorsionado. • pantallas muy lejanas, pequeñas o con mala señal. • Mucho movimiento tras bambalinas. • Animales, niños, movimiento vehicular cerca del lugar del evento. • Distractores provocados, para reventar el evento. Debemos prever las soluciones a los inconvenientes climáticos, por ejemplo, si hace mucho calor colocar ventiladores, tener agua para los invitados y para presídium, si no hay toldo, tener preparadas gorras, si existen probabilidades de lluvia tener un toldo o manteado etc.

Todo tipo de evento tiene que tener un plan de acción. Todos los movimientos y actividades deben estar presentes en el programa. El check list, en la organización: Antes de comenzar a planear el evento, debemos tener bien claros los objetivos que pretendemos lograr con el acto, que es lo que queremos comunicar, como lo vamos a contar, que necesitamos para hacerlo, necesidades logísticas, protocolares, animación, seguridad, necesidades de prensa. Gráficos: Programa. Cronograma. Mapas. Croquis. Personificadores. (De pie, mesa, presídium, silla.) Declaraciones de inauguración, clausura, tomas de protesta, abanderamiento, instalación.

• Tarjetas protocolares.

Dependiendo de los objetivos del evento hay que cotizar el equipo que se requiere para lograrlos, como la elección de la sede, material, equipos, consumibles, etc. Debemos considerar todos los escenarios posibles para que no nos sorprenda ninguna contingencia. Una vez autorizado se procede a confirmar a los proveedores. Ambientación:

• Plantas,
• Adornos
• Lonas
• Pendones
• Banderas
• Escudos
• Elementos temáticos.

Montaje, elementos y su ubicación:

• Mamparas
• Bastidores
• Tablones
• Manteles
• Cajones
• Templetes
• Sillas
• Bocinas
• Pedestales
• Unifilas.
• Estructuras
• Personificadores
• Señalización de entrada, informativas y rutas de evacuación
• Arañas.
• Instalaciones especiales. (Eléctricas, protecciones para cableado)
• Barreras.
• Necesidades logísticas para unidades móviles.
• Develaciones, mandar a hacer la placa, instalación del cortinero, checar texto.
• Sala de ajuste de tiempo, café, té, agua, refrescos, galletas.

Equipo de sonido:

• Pódium
• Dispositivo con música.
• Micrófonos de mesa
• Inalámbricos
• Pedestales
• Equipos portátiles.
• Plantas eléctricas.
• Brazos para micrófonos.
• Cajones para pódium, personas bajas de estatura.
• Luz para pódium.

Prensa y comunicación:

• Invitar a los medios.
• Fotografía y grabación del evento
• Espacios para prensa,
• Facilidad de acceso y movimiento entre puntos del programa.
• Bocinas para prensa.
• Acreditaciones.
• Equipo informático con internet. (Sala de prensa)
• Dimensión psicológica.
• Pantallas
• Proyectores.
• Equipo para proyectar. (Revisar que corra el video, presentación etc.)
• Equipo para el brindis

Participantes:

• Jefe de protocolo. (Planeación y supervisión general)
• Coordinador del evento.
• Personal de rutas. (Planeación de rutas, arribo, acomodo de vehículos, salidas.)
• Equipo de grabación y sonorización.
• Coordinador de logística. (Montajes)
• Edecanes profesionales.
• Personal de apoyo.
• Banda de guerra
• Escolta

Llegando al evento día “D” • despejada el área de arribo • revisar montaje: mampara, ambientación, cajones o templete, instalación del presídium (de pie, de silla, de mesa, primera fila) sillas, área protocolar, • honores a la bandera, banda de guerra, escolta, bandera, himno nacional, (cd, casete spoteado o banda sinfónica) hay que tener mucho cuidado ya que este acto es muy delicado. • los honores después de las 6 de la tarde tener permiso de la zona militar. • Banda de guerra, escolta, cuja, asta y bandera limpias y en buenas condiciones, indicar sus movimientos, en acuerdo con el comandante de la escolta y el trompeta de órdenes. • revisar la personificación y ordenación de autoridades • que estén presentes todas las personas que participan ya sean oradores o reciban un premio, documento etc. • edecanes para el corte de listón, (tijeras, listón y charola) organizarlas, porque esto parece fácil y que no tiene chiste pero si no se les prepara puede ocurrir un desajuste y sería lamentable. • develación, revisar cortina, que corra y descubra toda la placa. • contactar maestro de ceremonias (ponerse de acuerdo, revisar programas, presídium, movimientos) • Checar que todas las personas tengan ángulo de visión tanto del presídium como para alguna pantalla. No deben existir puntos ciegos. • revisar instalación del equipo de sonido (Himno, música especial, checar si ya se spoteo). • equipo adicional, micrófonos y pedestales de mesa, • pódium, sonido, (luz para el pódium en caso de evento nocturno o en lugar cerrado con deficiente iluminación) • pedestales. • Micrófonos inalámbricos, sonido portátil. • cajón para niños o personas de baja estatura que utilicen el pódium. • consideraciones para discapacitados • planta de energía eléctrica. • revisar lista de asistentes y checar asistencia del presídium (hablarles a los que no hayan llegado) • organizar el comité de recepción

• (cuando la máxima autoridad llega a un evento ya sea en una empresa, comunidad o colonia y no conoce a el empresario, al presidente de colonos o al comisario, se le debe presentar al momento de su arribo ( independientemente que en el programa aparezca su nombre) • primera piedra checar mecanismo, tripie, piedra manual, mezcla, cucharas (es mejor grabadas para guardarlas como símbolo conmemorativo), preguntar si habrá capsula del tiempo. • checar sistema de seguridad de acceso. • acordar llegada del presídium. • pantallas, cañones, laptop, cableado, conexión a sonido, monitores. • bocina para grabadoras de prensa • declaratoria de inauguración, clausura, toma de protesta, abanderamiento, instalación. (estar preparados por si le “ceden el honor de tomarla o hacerla”) • agua y vasos para el presídium. • arreglos florales, ofrendas florales (actos cívicos) • contactar a los oradores o participantes del evento (checarles sus discursos para revisar que las personas a las que vaya a nombrar, tenga bien escrito el nombre y cargo y calcular que el tiempo real sea igual al asignado y por posibles intereses ocultos) • espacio para medios • checar salida de emergencia(que este libre) • checar y tener en posesión convenios, carpetas y plumas iguales, no desechables. • banderas y estandartes • checar pasillos (no vista al vacío del presídium) • checar área protocolar • checar que en la cocina todo esté en orden, • checar que los gustos personales estén contemplados • checar toldos, manteados, que estén firmes • checar escaleras para teatros o templetes, en caso de que sean riesgosas deben estar edecanes listas para ayudar a subir y bajar. • checar que este instalada la iluminación especial (en caso de requerirse) • en banderazos o inicios de obra tener lista la bandera con el logo institucional de la más alta autoridad

• Comprobar que el montaje en su totalidad este correcto
• Checar lista de invitados especiales y personas que participaran en el evento, presídium.
• Conformar un comité de recepción para el invitado de honor
• Controlar al maestro de ceremonias.
• Evaluar el evento al final.
• Publico invitado
• Publico real
• Presídium confirmado
• Presídium real a tiempo retardado
• Tiempo estimado
• Tiempo real
• Participaciones en programa tiempo propósito
• Justo excedido
• Montaje solicitado
• Montaje real
• Fallas de logística
• Evaluación equipo de sonorización
• Evaluación auxiliares de protocolo
• ¿Asistieron todos los medios convocados?
• Evaluación del plan de seguridad
• Incidentes ocurridos.

Consideraciones para eventos con personas con alguna discapacidad. Con una persona débil visual no hay palabras tabúes que estén en nuestro léxico coloquial, como ves o mira ellos entienden que son palabras que utilizamos frecuentemente y ellos lo traducen como entiendes o escucha, lo que no debemos decir es aquí o por allá indicando con las manos sino decirle por la izquierda. O la derecha. Al hablarle a una persona ciega es preciso hacerle saber que le estamos hablando a ella. Al saludarlo debemos comentárselo y pedir que nos de la mano, debemos ser claros y expresar verbalmente lo que queremos decir, sin gesticulaciones.

La silla deberá tener descansa brazos, y ponerle la mano en el para que pueda sentarse sin problemas. Si hay escaleras debe haber pasamanos. Si hay ventanas deberán estar cerradas. Si llevan perro guía debe permitírsele el paso. Rampas y consideraciones para discapacitados o personas de la 3ª edad Tener sanitarios con equipos especiales No accesar por puertas de servicio a personas con sillas de ruedas. Si participará una persona en silla de ruedas se deberá tener preparado un micrófono con brazo. Tener en la mesa micrófonos para personas ciegas por si leerán en Braille. Los pasillos deben estar libres de objetos y si hay alfombras deben estar parejas y sin bordos, hay que considerar a su acompañante. Contar con un plan de evacuación rápido. La comida se debe presentar ya troceada si es pescado, sin espinas carne sin hueso. Nunca utilizar estacionamientos para discapacitados. Se debe contar con pasillos más amplios para que pasen las sillas de ruedas. Tener rampas, y si estarán a la mesa deberemos dejar un espacio de un metro para que quepa la silla de ruedas. Si hay sordomudos deberá haber un traductor. Si un sordomudo está en el presídium debe haber un traductor en primera fila. En general hacer transitable todo el camino al lugar del evento, no debe haber obstáculos, postes, pedestales, bocinas o cualquier objeto que estorbe el paso a personas con muletas, andadoras, bastones o sillas de ruedas.