Curso Gestión económica Sesión 1

GESTIÓN ECONÓMICA Y VENTANILLA ELECTRÓNICA PARA SECRETARÍAS NOVELES(251408GE071 / 251408GE072)

1ª Sesión

Ponentes: Jesús Rodríguez-Solís Linares Rafael Bueno González

ÍNDICE

1. Perfiles en Séneca.

1.1. Perfil Responsable Gestión Económica.

2. Cronograma general de actuaciones en la gestión económica de los centros.

3. Configuración general del ejercicio económico.

3.1. Estructura de cuentas y subcuentas.

3.2. Centros de gasto.

3.3. Estado de cuentas.

4. Registro de ingresos y de gastos.

5. Facturas.

6. Cuadernos de transferencia (Q34).

7. Conciliaciones bancarias.

8. Registro de movimiento de caja.

8.1. Acta de arqueo de caja.

1. perfiles en séneca

Cuando entramos a Séneca lo primero que me piden es elegir el perfil con el que quiero acceder.

1. perfiles en séneca

• Dirección: Matriculación, admisión, añadir cuenta corriente del centro, datos del centro, Gratuidad de libros de texto, inventario, ...
• Responsable Gestión Económica: Gestión contable de los gastos e ingresos del centro.
• Profesorado: Gestión de tutoría y alumnado.
• Coordinador/a de Programa Educativo: Memorias justificativas, participantes...
• Tutor de FCT: Gestión de los acuerdos de colaboración de la Formación en Centros de Trabajo.

1.1. Perfil Responsable Gestión Económica

• Definir la estructura de cuentas.
• Abrir el Ejercicio Económico.
• Registrar la actividad económica según la normativa vigente para la Gestión económica de los Centros Educativos dependientes de la Consejería de Desarrollo Educativo y Formación Profesional.
• Registrar la actividad económica por centro de gastos, asignando gastos a las diferentes unidades organizativas del centro.
• Formalizar las Justificaciones específicas que se requieran, así como la general de la cuenta de gestión.

1.1. Perfil Responsable Gestión Económica

• Generar los documentos propios de la gestión económica.
• Cumplimentar y tramitar aquellos procedimientos informativos requeridos por la Agencia Estatal Tributaria (modelos 190, 347).
• Gestionar pagos a proveedores y preceptores mediante cuadernos de transferencia bancarios normalizados (Q34), así como la gestión de Cuentas Corrientes de dichos preceptores tanto nacionales como internacionales.
• Cerrar el Ejercicio Económico.

1.1. Perfil Responsable Gestión Económica

• Este perfil solo lo tienen por defecto los secretarios/as de los centros y aquel que el director designe.
• En Séneca con perfil Director/a → Gestión Económica > Responsables de la gestión / Seleccionar el ejercicio económico / Activos / Nuevo

2. Cronograma general de actuaciones

2. Cronograma general de actuaciones

Véase la cronología de todas las actuaciones (Webcretaría)

3. Configuración general del ejercicio económico: pasos previos

Con perfil de Director/a configurar la cuenta corriente IBAN y el e-mail de la oficina bancaria: Gestión económica > Cuenta del banco

3. Configuración general del ejercicio económico: gestión de claveros

• Los claveros son las personas autorizadas para realizar las operaciones con la cuenta bancaria del centro.
• El alta sólo puede hacerla el Director/a, con su perfil Dirección en el apartado Gestión Económica > Gestión de Claveros.

3. Configuración general del ejercicio económico: gestión de claveros

• Al darle a aceptar, se genera un documento y hay que firmarlo.
• Si el botón de aceptar está deshabilitado puede ser por:

1. Falta el e-mail de la entidad bancaria.
2. Ya hay pendiente un cambio de claveros.

3. Configuración general del ejercicio económico: parámetros generales

parámetros generales

Parámetros de la gestión:

• Generales : Son aquellos que se usan en la gestión de las actividades económicas del centro (IVA,Seguro Escolar…)

IMPORTANTE: ante un cambio de secretario/a, se debe cambiar con perfil Dirección la Configuración del Centro (en Centro > Organización del centro) y con perfil de Responsable de gestión económica los Parámetros Generales, en concreto, la persona que certifica y la que da el visto bueno.

parámetros generales

3.1. estructura de cuentas

• Regulado por la Orden de 10 de Mayo de 2006, conjunta de las Consejerías de Economía y Hacienda y Educación
• A partir de un nivel dado, cada centro puede configurar (activando y desactivando) su estructura de subcuentas.
• Algunas de ellas ya están creadas de forma automática por la aplicación y no se podrán modificar ni borrar.
• Esta información también se puede obtener en Documentos > Estructura de cuentas (Anexo III).

IR

¿Qué grabar en cada subcuenta?

3.1. estructura de subcuentas

Grupo de cuentas de ingreso:

• Ingresos
• Por recursos propios ( Seguro Escolar, fotocopias, otros...)
• Por la Consejería de Educación (aparecen en Séneca cuando se realizan)
• Por otras entidades (corporaciones locales, AMPA, Erasmus... hay que grabarlos en Séneca )
• Remanentes (del curso anterior)

3.1. estructura de cuentas

Grupo de cuentas de gastos:

• Bienes corrientes y servicios (Material no inventariable, suministros, comunicaciones, mantenimiento, ...)
• Material inventariable (Mobiliario, libros, maquinaria, sist. para procesos de inf... )

Recordad: 10% de gastos de funcionamiento (los libros no se contabilizan en ese 10%)

• Inversiones (se debe corresponder con los ingresos de Dotación para inversiones)

SUBCUENTAS DE INGRESOS

SUBCUENTAS DE GASTOS CORRIENTES EN BIENES Y SERVICIOS

MAT. INVENTARIABLE

GASTOS CORRIENTES

INVERSIONES

3.1. estructura de cuentas

Podemos añadir o eliminar subcuentas

3.2. centros de gasto

• Unidad organizativa del centro que consume recursos y que se utiliza para asociar gastos a la misma.
• Sirve para organizar los gastos que no tengan una justificación específica, como para Erasmus o para algunos planes y programas.

3.2. centros de gasto

• Añadir un centro de gasto

3.2. centros de gasto

3.3. estado de cuentas

• Podemos controlar el estado de las cuentas de todas las subcuentas.
• En ingresos una desviación en rojo es positiva, ya que significa que me han ingresado más de lo presupuestado.
• En gastos una desviación negativa (rojo) significa que me he gastado más de lo presupuestado.

3.3. estado de cuentas

• Se ha incorporado la nueva opción de consulta del límite del 10% en material inventariable

En el cálculo se tienen en cuenta la totalidad de las cuantías para gastos corrientes a excepción de las correspondientes al Programa de Gratuidad de libros, las becas de Transporte y de Educación Especial, así como las ayudas a los auxiliares de conversación.

3.3. estado de cuentas

• En Cuentas Financieras podemos comprobar el saldo actual en Banco y en Caja.

3.3. estado de cuentas

• A nivel de Centros de Gasto nos permite ver los datos económicos de los Centros de Gasto existentes.

4. registro de ingresos y gastos

4. registro de ingresos y gastos

4. registro de ingresos y gastos

IMPORTANTE: comprobar si el ingreso está asociado a alguna justificación específica, si se corresponde con una dotación para inversiones y si se debe desglosar.

4. registro de ingresos y gastos

En raras ocasiones vemos en el banco ingresos de entidades que NO son la Consejería y que nosotros debemos asentar en Séneca.

4. registro de ingresos y gastos

Gestión del asiento:

• Predefinidos : podemos definir aquellos que se repiten a lo largo del ejercicio económico.
• No predefinidos : todo tipo de asientos.
• Consulta : forma rápida de buscar asientos por distintos criterios de búsqueda.
• Bandeja de facturas-e : gestión de facturas electrónicas.

5. facturas

• Los asientos están separados en tres pestañas: Ingresos, Gastos y Erasmus.

• Para asentar una factura, en Gastos, pulsamos la primera opción

5. facturas

Datos que debe incluir una factura

• Número de factura , y en su caso, serie.
• Fecha de expedición.
• Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del que expide la factura, como del destinatario.
• NIF o CIF del que expide la factura y del destinatario.
• Domicilio, del que expide la factura y del destinatario.
• Descripción detallada de las operaciones o artículos, el precio unitario sin impuestos y precio total antes de impuestos (Base imponible).
• Tipo o tipos impositivos.
• Cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.

5. facturas

¿Las siguientes facturas son válidas?

5. facturas

• Decreto de garantía de pago (Decreto 5/2017 , de 16 de enero)

• Fecha de entrada: fecha a la que se le da registro de entrada a la factura, o si es electrónica, fecha de entrada en Séneca.
• Fecha de conformidad: fecha en la que el/la Director/a firma el documento de conformidad de pago.
• Fecha límite de pago: que será como máximo 20 días tras la fecha de conformidad.

IR

5. facturas no electrónicas

• Todos los datos son obligatorios.
• El código puede ser secuencial automático (si así lo tenemos configurado) o puesto a mano por el secretario/a (debe ser secuencial).
• La fecha de factura debe ser igual o anterior a la fecha de entrada y a la de conformidad.

5. facturas no electrónicas

• Se debe rellenar el número de factura y CIF o NIF del proveedor

• Si el proveedor no tiene ya una cuenta corriente definida habrá que definir una.

5. facturas no electrónicas

• Se puede buscar la factura en el registro de entrada del centro y asociarla al asiento. De esta manera se ahorra papel y no se pierde.

5. facturas no electrónicas

• El suplido es la persona que paga la factura en nombre del centro. Suele ser un compañero que adelanta el dinero de la compra y hay que devolvérselo. OJO, los datos de la factura siempre deben ser a nombre del centro, no del compañero que paga

NOTA: Otra opción sería utilizar el anticipo de caja y luego asentar la factura con cargo a ese anticipo.

5. facturas no electrónicas

• Asociar la factura a un contrato si es mayor de 3000€ y no es de una de las excepciones que permite la normativa (y se marcaría esa casilla).

5. facturas no electrónicas

• Crear las líneas de desglose que necesitemos si la factura incluye productos con diferentes tipos de IVA.
• Igualmente se pueden añadir las líneas de desglose que necesitemos si la factura incluye productos que se deben asentar en diferentes subcuentas y en justificaciones específicas (en su caso)

5. facturas no electrónicas

• Indicaremos si la factura ya está pagada, si se ha hecho mediante un anticipo, la fecha de pago (que debe ser igual o posterior a la fecha de registro y de conformidad) y si se ha añadido a un cuaderno de transferencia Q34.

5. facturas no electrónicas

• Pór último, asociar la factura a un centro de gastos, si es que el centro los utiliza para llevar mejor el control de sus finanzas. No es obligatorio

5. facturas no electrónicas

• IMPORTANTE: si la factura corresponde a alguna de las subcuentas de material inventariable, una vez realizado el asiento, solo se podrá pagar si se vincula el material inventariado al mismo.
• Lo mismo ocurre con los libros, cuya factura se debe vincular con ejemplares de la biblioteca (dados de alta previamente)

IR

• Una vez que se ha asentado la factura, se puede vincular material inventariado (para así poderla pagar) o incluso cambiar la justificación y la subcuenta de gasto seleccionada (dándole a la opción Asociar justificación específica).

5. facturas no electrónicas

• Podemos ver en la imagen como podemos Vincular material inventariado o la opción de Asociar Justificación Específica (con la que se pueden cambiar las subcuentas y/o las justificaciones específicas)

5. facturas no electrónicas

NO ELECTRÓNICAS

5. facturas electrónicas

IR

• Reguladas por la Orden del 29 de Enero de 2015.
• Obligatorias para todas las facturas de más de 5000 Euros.
• Obligatorias si la factura es superior a 600 Euros y el proveedor ha facturado a la Junta de Andalucía más de 5000 Euros o ha realizado ya alguna factura electrónica.

EXCEPCIÓN

5. facturas electrónicas

• Tripleta de códigos que identifican de forma unívoca al centro educativo a efectos de facturas electrónicas.

5. facturas electrónicas

• Comprobamos que los datos de la factura son correctos (Pendiente).
• En caso afirmativo:
• Generamos documento de conformidad. Nos vamos a documentos solicitados y enviamos el documento a la bandeja de firmas del director (Pendiente de conformidad del director).
• El director firma el documento (Conformada).
• Aceptamos la factura y generemos el asiento de pago (Aceptada).
• En caso negativo:
• Rechazamos la factura (Rechazada)

5. facturas electrónicas

5. facturas electrónicas

5. facturas electrónicas

5. facturas electrónicas

Dar conformidad a una factura electrónica

Comprobar datos de una factura electrónica

5. facturas electrónicas

Rechazar una factura electrónica

Asentar una factura electrónica

6. cuadernos de transferencia (q34)

• Fichero de texto o XML con la información de los pagos que están pendientes de abono, para que una vez enviado automáticamente dicho fichero, junto con la orden de pago firmada digitalmente por el/la secretario/a y por el/la director/a, a su banco, éste proceda al pago de las mismas.

• Con EDITRAN los centros educativos pueden gestionar de forma automática el envío a la entidad bancaria de sus cuadernos de transferencias (Órdenes de pago Q34), previamente configurados y validados por los responsables de la gestión económica del centro.

6. cuadernos de transferencia (q34)

Pasos previos:

• Tener bien configurados los claveros.
• Tener bien configurada la cuenta bancaria.
• Tener bien configurado el e-mail de la entidad bancaria.
• Tener bien configurado el sufijo bancario (proporcionado por la entidad bancaria).

Perfil Director/a

Perfil Responsable Gestión Económica

6. cuadernos de transferencia (q34)

Para crear un cuaderno de transferencia pulsar sobre Nuevo

6. cuadernos de transferencia (q34)

• Las opciones pueden estar activadas o no dependiendo del estado de la orden de pago.
• Durante el proceso de creación y de añadir facturas su estado será ACTIVO.

6. cuadernos de transferencia (q34)

• Añadir facturas: se seleccionan aquellas facturas que queramos añadir a la misma orden de pago.

6. cuadernos de transferencia (q34)

• Si el asiento aparece con un símbolo de admiración es debido a que no se puede añadir a la orden de pago. Los motivos más comunes para que esto ocurra son:
• El proveedor que figura en la factura no tiene registrada en Séneca una cuenta corriente.
• La factura no tiene fecha de conformidad.
• No se han vinculado ejemplares de la biblioteca a la factura y se ha asentado en dicha subcuenta.

6. cuadernos de transferencia (q34)

• La factura puede desvincularse del cuaderno en cualquier momento.

• Al desvincular una factura de un cuaderno no se está borrando la factura como asiento, sólo se está desvinculando de ese cuaderno, es decir, estamos indicando que esta factura NO se va a abonar con esta orden de pago al banco.

6. cuadernos de transferencia (q34)

• Cuando queramos proceder al pago solo tenemos que pulsar sobre la orden de pago y “Generar cuaderno”.
• Automáticamente se genera el documento Órdenes de Pago (Q34)(nombre_cuaderno), y nos vamos a Documentos solicitados y lo enviamos a la bandeja de firmas de los dos claveros.

• El estado del cuaderno de transferencia pasará ahora al estado PENDIENTE DE FIRMA.

6. cuadernos de transferencia (q34)

• El documento generado deberá ser firmado por el/la secretario/a y el/la director/a.
• Una vez firmado, pasará al estado FIRMADO (PRÓX. ENVÍO)

6. cuadernos de transferencia (q34)

• Cuando el sistema realice el envío de los cuadernos a EDITRAN éstos pasan del estado FIRMADO a ENVIADO.
• Este proceso nocturno no sólo envía a la entidad bancaria las órdenes de pago correspondientes a los pagos asociados a cada cuaderno, sino que también le envía un correo electrónico a la sucursal con el documento PDF de la autorización firmada digitalmente por los dos claveros.
• Sólo cuando EDITRAN reciba correctamente en su sistema los cuadernos de transferencias, el estado de los mismos pasa en Séneca de ENVIADO a RECIBIDO.

6. cuadernos de transferencia (q34)

• Una vez se hayan hecho efectivo el pago y nuestra entidad bancaria así nos lo haga saber, hay que Confirmar el abono, pasando al estado ABONADO.

• Todos los asientos asociados a este cuaderno de transferencia aparecerán como pagados por cuaderno de transferencia con fecha de pago la de la confirmación del abono.

6. cuadernos de transferencia (q34)

Añadir una factura a un cuaderno Q34

Crear un cuaderno de transferencia

6. cuadernos de transferencia (q34)

Modificar factura pagada con un cuaderno Q34

Generar un Q34 y enviarlo al banco

7. conciliaciones bancarias

• La conciliación bancaria es la comparación entre los apuntes contables en Séneca y los que la propia entidad bancaria realiza sobre la misma cuenta.
• Hay que hacer como mínimo DOS en el año económico.
• 1ª – Hasta el 31 de Marzo. Tenemos 1 mes para hacerla. Comprende los meses de Octubre a Marzo.
• 2ª – Hasta el 30 de Septiembre. Tenemos 1 mes para hacerla. Comprende los meses de Abril a Septiembre.
• Se recomienda hacer una conciliación bancaria mensualmente.

7. conciliaciones bancarias

• Aparecerán las conciliaciones que ya están hechas.
• Pulsar en “Nuevo” para realizar una conciliación bancaria nueva.

7. conciliaciones bancarias

• Añadir mes final de la conciliación. Pulsar “Recalcular”
• Aparecerá al final el saldo según tenemos registrado en Séneca (6).

• Anotar el saldo según aparece en la cuenta corriente del banco a día 30 de septiembre del año en curso (1).

7. conciliaciones bancarias

• Desglosaremos aquellos apuntes de gastos que se han realizado en Séneca pero que no se han hecho efectivos en el banco (2)

7. conciliaciones bancarias

• Desglosaremos aquellos apuntes de gastos que se han hecho efectivos en la cuenta corriente del banco pero que no se han registrado en Séneca (3)

7. conciliaciones bancarias

• Desglosaremos aquellos apuntes de ingresos que se han realizado en Séneca pero que no se han hecho efectivos ni han sido abonados en el banco (4)

7. conciliaciones bancarias

• Desglosaremos aquellos apuntes de ingresos que se han hecho efectivos en la cuenta corriente del banco pero que no se han registrado en Séneca (5)

7. conciliaciones bancarias

• Al final se debe cumplir la siguiente ecuación:

(1)-(2)+(3)+(4)-(5)=(6)

• En el ejemplo:

(86.489,41)-(1.000)+(75)+(500)-(750)=(85.314,41)

• Para terminar hay que generar el documento
• Una vez generado, se puede enviar a la bandeja de firmas del secretario y del director/a.

7. conciliaciones bancarias

8. registro de movimientos de caja

• La caja es el dinero que tenemos de mano.
• Nunca puede quedarse en negativo ni superar los 600 euros.
• Los asientos de caja se gestionan igual que los pagados por el banco, pero indicando en el asiento que se paga de Caja.

8. registro de movimientos de caja

Para ver el dinero que nos queda de caja

8. registro de movimientos de caja

• Para comprobar que los apuntes de caja están correctos y que no nos hemos saltado los límites establecimos podemos usar el Anexo VI de Registro de Movimientos de Caja, que está en Documentos.

8.1. arqueo de caja

• Es el documento que refleja las discrepancias, si las hubiera, entre el saldo de Caja y los documentos contables de Caja.
• Hay que realizarlo mensualmente, incluso en julio y agosto.
• También hay que realizarlo aunque el centro no use dinero de caja.

8.1. arqueo de caja

Añadiremos uno pulsando en “Nuevo”

8.1. arqueo de caja

1. Elegimos el mes y pulsamos “Recalcular” 2. Aparecerá el saldo que hay registrado en Séneca a final del mes seleccionado 3. Introduciremos el saldo real de caja. 4. En observaciones indicaremos si no coincide a qué se debe el descuadre.

8.1. arqueo de caja

Para terminar hay que generar el documento y se podrá enviar a la bandeja de firmas.

8.1. arqueo de caja

A TENER EN CUENTA PARA EL CIERRE

• Enviar el último Q34 el 25 o 26 de septiembre.
• No dejar facturas asentadas pero sin pagar de un ejercicio a otro. Se pueden traspasar pero puede ser más lioso. EXCEPCIÓN: Dietas/desplaz seguimiento FCT
• Los asientos no pagados que estén incluidos en cuadernos de transferencias (Q34) o en domiciliaciones de adeudos (Q19) no se copiarán al siguiente ejercicio económico.
• No podremos cerrar un ejercicio en el que no se hayan materializado o devuelto (reintegro de anticipo) los anticipos (de caja o ERASMUS).

A TENER EN CUENTA PARA EL CIERRE

• No corráis a cerrar el ejercicio económico (nunca antes del 1 de octubre). Hay hasta el 30 de octubre para hacerlo y tenerlo todo bien hecho (revisión de subcuentas)
• Los 2 ejercicios económicos pueden convivir abiertos a la vez perfectamente, por lo que yo no cerraría el anterior ejercicio hasta haber celebrado el CE que aprueba las cuentas.
• El candado sólo te lo abre GE

Tareas y dudas

¡muchas graciasy mucho ánimo!

Y RECOrdad...de la secretaría... también se sale

¿Anticipo o suplido? Lee y decide tú mismo https://webcretaria.iesgrancapitan.org/anticipo_o_suplido.html

FACTURAS EN PAPEL DE +5000€, necesitan validación de datos del director y validación de GE.

Séneca nos permite seleccionar un perfil por defecto al iniciar sesión de entre los que tengamos disponibles: Utilidades > Configuración del usuario > Mis datos

Esta tarea es totalmente VOLUNTARIA

• Haz una conciliación bancaria del mes de septiembre
• Haz un arqueo de caja del mes de septiembre

Decreto 75/2016, de 15 de marzo, por el que se crea el Registro Contable de Facturas de la Administración de la Junta de Andalucía y se establece su régimen jurídico.