CUADRO SINÓPTICO PROCESO ADMINISTRATIVO

Planeación

DeL OBJETIVO

FASE MECÁNICA

• Unidad
• Objetividad y Cuantificación

Es la primer etapa del proceso, aquí se determina el rumbo a donde se dirige la empresa y los resultados que se esperan obtener.

Está compuesta por la Planeación (¿Qué se va a hacer?) y la Organización (¿Cómo se dividirá el trabajo?). Podríamos definirla como la parte "estática" del proceso.

DEL CAMBIO DE ESTRETEGIA

• Flexibilidad

Vía jerarquíca

ORGANIZACIÓN

TRAMO DE CONTROL

Segunda etapa que consiste en el diseño de las estructuras, procesos, funciones y responsbailidades tendientes a la simplificación del trabajo.

DELEGACIÓN

SIMPLIFICACIÓN

UNIDAD DE MANDO

ESPECIALIZACIÓN

INTEGRACIÓN

CUMPLIR REQUISITOS

PROCESO ADMINISTRATIVO

Tercera etapa del proceso, en la cual se eligen y obtienen los recursos (materiales, humanos, tecnológicos y financieros) necesarios para ejecutar los planes.

PROVEEDOR CONFIABLE

FASE DINÁMICA

ADECUACIÓN

Está compuesta por la Integración (¿Con qué se va a hacer?). Dirección (¿Cómo se debe hacer?) Control (¿Cómo se hizo?). En este sentido, la palabra dinámica hace referencia al movimiento.

CALIDAD

ARMONÍA DEL OBJETIVO

dirección

IMPERSONALIDAD DE MANDO

Cuarta etapa, consiste en influir en las personas hacia el logro de la misión y visión de la empresa a través del ejercicio del liderazgo.

SUPERVISIÓN DIRECTA

Vía jerarquíca

RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS

APROVECHAR EL CONFLICTO

FUNCIÓN CONTROLADA

CONTROL

Última etapa, enfocada a establecer estándares para evaluar el desempeño y corregir desviaciones, prevenirlas, mejora continua.

DE LAS DESVIACIONES

AUTOCONTROL

EXCEPCIÓN

Resolución de Conflictos

Los problemas y controversias deben ser resultas en el momento de su aparición. Así se evita la aparición de un problema mayor.

Unidad

Dentro de la organización se elaboran planes en cada una de las áreas de trabajo, pero deben ser dirigidos hacia el logro de una meta común.

Principios de Planeación

Objetividad

Todas las decisiones deben estar basadas en la razón y la lógica, con poco o ningún énfasis en los valores y emociones. La práctica administrativa debe apoyarse en hechos, y no en opiniones subjetivas.

Simplificación

Es la organización de las tareas para que sean realizadas de la forma más efectiva y productiva posible. Con el objetivo de optimizar los tiempos de ejecución, los recursos utilizados, el esfuerzo realizado, etc.

Impersonalidad de Mando

La autoridad emana de la dirigencia de la organización, con el objetivo de lograr determinados resultados. Por ningún motivo debe imponerse la voluntad personal y aquella que diste del objetivo general.

Supervisión Directa

El gerente o dirigente de la empresa debe proporcionar apoyo y comunicación efectiva a los subordinados durante la ejecución de los planes y las tareas correspondientes, con la finalidad de facilitar el trabajo.

Jerarquización

Consiste en definir la estructura de la empresa. Jerarquizamos para definir funciones y responsabilidades.

División del Trabajo

Departamentalización

Se trata del agrupamiento de funciones similares en unidades específicas, áreas o departamentos.

Descripción de Funciones

Aquí se definen claramente las labores y actividades que habrán de desarrollarse en cada área y sus diversos puestos de trabajo. Perfiles de puesto: habilidades, caracteristicas, experiencia o conocimientos, que debe poseer el candidato. Descripción de Puestos: Detallar y delimitar las funciones a realizar y las reponsabilidades propias de cada puesto de trabajo.

Coordinación

Sincronizar los esfuerzos para realizar correctamente una tarea y cumplir con los planes establecidos por la dirección en la planeación.

Aprovechamiento del Conflicto

Los conflictos interfieren en el logro de las metas de la organización, por ello, el administrador debe pensar en diversas soluciones o estrategias para dar solución a los diversos obstáculos que se presenten, además de tomarlos como vías de aprenizaje y prevención.

Unidad de Mando

Cada función dentro de la organización administrativa debe estar asignada a un departamento, el cual debe tener un solo jefe. Esto debe estar claramente definido, a fin de evitar situaciones ambiguas en cuanto a liderazgo se refiere.

Autocontrol

La capacidad de cada persona, independiente de su nivel jerárquico dentro de la organización, para evaluar su trabajo, detectar desviaciones, efectuar correctivos, mejorar y solicitar ayuda cuando lo considere necesario, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y tareas bajo su responsabilidad, garanticen el ejercicio de una función administrativa transparente y eficaz

Tipos de Planeación

Estratégica

Aquí se establece una dirección para la organización, evaluando dónde se encuentra y hacia dónde va. Es elaborada por los directivos y permea en toda la organización.

Funcional

Son planes más específicos, los cuales se elaboran e cada departamento o área funcional. Son desarrollados por las gerencias. Se subordinan a los planes estratégicos para su consecución.

Las 3 pueden ser a corto, mediano y largo plazo.

Operativa

Normalmente es efocada al corto plazo. Se efectúa en los niveles operativos que tienen actividades y resultados específicos.

Jerarquía

Debe haber líneas de autoridad debidamente establecidas para que exista una buena comunicación. Que la autoridad y responsabilidad estén claras, encaminadas al logro de los objetivos.

Calidad

La calidad en general desde los insumos, hasta la entrega de un producto terminado o un servicio (incluyendo la atención al cliente), debe satisfacer o superar lo esperado por el consumidor. En ningún caso debe sacrificarse la calidad de los insumos en aras de un menor costo.

Etapas de la Integración

• Definición de las necesidades y requerimientos de materiales, personal, maquinaria y equipo, tecnología y dinero. Estableciendo un estándar de calidad y tiempos.
• Determinar las fuentes de abastecimiento u obtención de los recursos.
• Elegir a los proveedores más confiables, en su distribución, precios, calidad, métodos de pago.

Adecuación

Es decir, el hombre adecuado para el puesto adecuado. El perfil de los recursos humanos debe adaptarse a las características de la organización y requiere de un proceso que garantice que las personas que forman parte de la empresa reúnan las habilidades, conocimientos, experiencias y competencias necesarias para desempeñar el trabajo.

Vía Jerárquica

Se deben respetar los diversos canales de comunicación oficiales establecidos por la organización formal, con el objetivo de que al darse una órden, esta sea transmitida jerárquicamente. Así se vitarán conflictos, fugas de responsbailidad, debilitamiento de autoridad, omisiones, etc.

Etapas del Control

Establecimiento de Estándares

Establecer una unidad de medida como guía para evaluar las funciones básicas y sus resultados.

Medición de Resultados

Implica la detección de fallas, desviaciones en relación con los estándares y cuantificar los resultados obtenidos mediante los sistemas de información y apliación de los indicadores.

Correción

Evaluar si la desviación es un síntoma o la causa, posteriormente se aplican las medidas necesarias para eliminarlas, en relación con los estándares.

Retroalimentación

Evaluar los resultados obtenidos obtenidos para efectuar mejoras.

Etapas de Dirección

Toma de Decisiones

Es el proceso sistemático y racional a través del cual se seleeciona de entre varias opciones la más óptima.

Motivación

Se consideran las principales teorías de motivación (Maslow, Mc Clelland, Herzberg), para influir positivamente en las personas y su contribución en el logro de las metas establecidas a través del liderazgo.

Comunicación

Proceso a través del cual se transmite, recibe e intercambia información relevante. Puede ser formal e informal según su origen y lenguaje.

Liderazgo

Es el conjunto de cualidades y técnicas que el gerente utiliza para dirigir a sus subordinados. Comprende la autoridad para dar ´órdenes, el compartir la autoridad, y supervisar que las actividades se realicen correctamente.

Delegación

La delegación es un proceso administrativo para hacer que otros hagan las cosas o tomen decisiones otorgándoles autoridad y responsabilidad. Es importante delegar responsabilidades a las personas que se consideren capacitadas para llevar a cabo la tarea. La autoridad se puede delegar, mas no la responsabilidad.

Proceso Administrativo

Es una metodología que permite a los administradores manejar eficazmente una organización, entendiéndola como un proceso integrado por varias etapas. Es una metodología fundamental para la aplicación de la administración, ya que responde a preguntas como: ¿Qué?, ¿Para qué?, ¿Cómo?, ¿Con quién?, ¿Cuándo? y ¿Dónde?.

Etapas de la Planeación

Filosofía

Compromiso de la empresa con la sociedad.

Credo

Postulados, valores y regulaciones que orientan la conducta de la organización.

Valores

Postulados, valores o principios que regulan la conducta de los individuos dentro de la empresa.

Visión

Enunciado que describe el objetivo principal que desea alcanzar la organización en el futuro. La visión es medible, concreta y actualizable.

Misión

Es la razón de ser de la empresa. Responde a preguntas como: ¿Qué hacemos?, ¿Cómo lo hacemos?, ¿Para quién lo hacemos?.

Políticas

Guía a que la conducta dentro de la organización sea adecuada para prevenir errores. Políticas de vestimenta, higiene, compras, etc.

Programas

Involucra las actividades a realizar y tiempo establecido de ejecución. Contiene un cronograma de actividades.

Presupuestos

Estimación monetaria y no monetaria de los recursos necesarios.

Armonía del Objetivo o Coordinación de Intereses

Los esfuerzos individuales y de las áreas funcionales deben estar encaminados al logro de los objetivos generales de la empresa.

Desviaciones

Las no conformidades o desviaciones que se presentan en relación con los planes deben ser analizadas, para detectar las causas que las originaron a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas.

Cumplir Requisitos

Primero debemos definir nuestras necesidades y requerimientos para cada área y labor a realizar de los diversos recursos (materiales, humanos, tecnológicos y financieros), para la realización de nuestras actividades. A cada miembro de la empresa se le deben proporcionar los elementos necesarios para hacer frente eficientemente a las necesides de su puesto.

Especialización

Los trabajadores deben especializarse en desempeñar una sola labor, aprovechando la ventaja o habilidad superior que posee cada empleado. Este proceso ayuda a aumentar la productividad de la empresa.

Excepción

El control debe aplicarse preferentemente a las actividades excepcionales y representativas a fin de reducir costo y tiempo con la finalidad de aplicarlo a funciones estratégicas.

Proveedor Confiable

Un proveedor confiable es aquel que cumple con las expectativas y necesidades de sus clientes, ofreciendo productos o servicios de calidad, precios competitivos, variedad, garantías, comunicación efectiva y puntualidad en las entregas. Debemos elegir al proveedor que nos ofrezca el mejor precio, mejores insumos, condiciones de compra y pago ventajosas, fiabilidad.

Función Controlada

El responsable de aplicar el control no debe estar involucrado con la actividad a controlar. La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada ya que el control pierde efectividad.

Principios de Planeación

Flexibilidad

Se refiere a que un sistema debería ser capaz de adaptarse a los cambios en la compañía basados en sus necesidades, operaciones y gerencia. De acuerdo con este principio, debe haber una flexibilidad en los planes. Esto es importante porque la flexibilidad permite que los planes se adapten a las contingencias que se puedan desarrollar en el futuro.

Tramo de Control

Un jefe debe tener un número máximo de subordinados. Cada cargo tiene características específicas, y con base en estas características será calculada esta cantidad. Este límite se establece con la finalidad de no sobrecargar al gerente y permitir que pueda cumplir sus funciones eficientemente. Lo recomendable es que un jefe o supervisor tenga a cargo como máximo cinco empleados, para que pueda darse un control eficiente de las tareas.