INFO HISTORIA

ley 594 de 2000

TÍTULO i

OBJETO, ÁMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES

aRTÍculo 1

Establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

artículo 2

Se aplica esta ley a la administración pública en sus diferentes niveles, entidades privadas que hacen funciones públicas y organismos regulados por la ley.

artículo 3

La ley explica términos sobre documentos y archivos, cómo se almacenan y protegen, su valor histórico, preservación y autenticidad.

artículo 4

Los archivos organizan los documentos para la administración y historia. Los servidores públicos son quienes los cuidan y el acceso es un derecho ciudadano.

TÍTULO ii

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES

artículo 5

Ciertos grupos de instituciones organizan documentos y los protegen, y el Archivo General de la Nación coordina todo.

artículo 6

Las entidades hacen planes basados en leyes. Algunas brindan ayuda técnica, otras ejecutan y controlan, y todo se coordina a través del Archivo General de la Nación.

TÍTULO iv

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

ARTÍCULO 11

El Estado debe crear y mantener archivos, siguiendo principios archivísticos y normas.

ARTÍCULO 12

La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.

ARTÍCULO 13

El gobierno debe proveer espacios adecuados para sus archivos, siguiendo normas técnicas.

ARTÍCULO 14

Los archivos gubernamentales son propiedad del Estado y no se pueden vender.

PARÁGRAFO 1

El gobierno puede contratar a terceros para guardar, organizar y conservar documentos de archivo.

PARÁGRAFO 2

Se pueden contratar instituciones académicas competentes para gestionar archivos históricos.

PARÁGRAFO 3

El Archivo General de la Nación establecerá condiciones para quienes ofrezcan servicios de gestión de documentos o archivos históricos.

ARTÍCULO 15

Cuando los empleados públicos dejan sus trabajos, deben entregar documentos y aún son responsables si hay problemas con ellos.

ARTÍCULO16

Quienes cuidan archivos públicos deben garantizar la información correcta y su buen estado, además de brindar servicios archivísticos.

ARTÍCULO17

Los funcionarios de archivo seguirán principios éticos y las leyes, trabajando para organizar y proteger documentos para la comunidad.

ARTÍCULO 18

Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor.

PARÁGRAFO

El Archivo General de la Nación respaldará programas de educación y capacitación en archivística.

ARTÍCULO 19

El Estado puede usar tecnología avanzada, pero debe asegurar la organización y estudios técnicos para proteger y acceder a los documentos..

PARÁGRAFO 1

Las copias digitales tienen valor legal si cumplen requisitos legales y garantizan autenticidad e integridad.

PARÁGRAFO 2

Los documentos originales con valor histórico no se pueden eliminar, incluso si se han copiado o almacenado digitalmente.

ARTÍCULO 20

Cuando entidades se suprimen o fusionan, deben transferir sus archivos a quienes asuman sus funciones o al ministerio correspondiente.

PARÁGRAFO

Los documentos históricos se transfieren al ministerio o entidad territorial a la que estuvieron ligados.

TÍTULO v

GESTIÓN DE DOCUMENTOS

ARTÍCULO 21

Las entidades públicas deben crear programas de gestión documental, pueden usar tecnología, pero deben seguir principios archivísticos.

PARÁGRAFO

Los documentos electrónicos son válidos si son auténticos, íntegros y cumplen requisitos legales.

ARTÍCULO 22

La gestión de documentos Incluye producción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de documentos dentro del archivo total.

ARTÍCULO 23

Hay tres tipos de archivos según el ciclo de vida de los documentos:

• Archivo de gestión
• Archivo central
• Archivo histórico

ARTÍCULO 24

Las entidades del Estado deben crear y adoptar las tablas de retención documental.

ARTÍCULO 25

El Ministerio de la Cultura y el Archivo General de la Nación reglamentarán retención, organización y conservación de varios tipos de documentos.

ARTÍCULO 26

Las entidades públicas deben hacer inventarios para controlar sus documentos.

TÍTULO vi

ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

ARTÍCULO 27

Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos, siempre y cuando estos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.

ARTÍCULO 28

La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos años el documento ya nos será histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano.

ARTÍCULO 29

Si un documento presenta deterioro fisico las instituciones suministrarán la información contenida de estos mediante un sistema sin afectar su autenticidad.

TÍTULO vii

SALIDA DE DOCUMENTOS

ARTÍCULO 30

Sólo por motivos legales las entidades públicas podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.

ARTÍCULO 31

El jefe de archivo deberá tomar todas las medidas de preveción para la salida de un documento histórico.

pArágrafo

Sólo el AGN autorizará la salida de un archivo por: - motivos legales - procesos técnicos - exposiciones culturales

TÍTULO viii

CONTROL Y VIGILANCIA

ARTÍCULO 32

El AGN podrá adelantar visitas de inspección a los archivos de las entidades del estado.

ARTÍCULO 33

El estado, ejercerá vigilancia y control de documentos de interés cultural ya sean de personas naturales o juridicas de carácter privado.

ARTÍCULO 34

Según el artículo 8 de la Costitución Política, el AGN fijará los criterios para la creación y organización de los archivos públicos.

ARTÍCULO 35

El Gobierno Nacional a través del AGN, tendrán a prevención facultades dirigidas a sancionar el incumplimiento de la presente ley.

T I T U L O XI

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

artículo 46

Las administraciones públicas deberán implementar un sistema de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.

ARTÍCULO 47

Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad.

parágrafo

Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes.

ARTÍCULO 48

El AGN dará pautas y normas técnicas sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.

ARTÍCULO 49

El parágrafo del artículo 2o. de la Ley 80 de 1989 quedará así: “En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio.