ACTU RH / NOUVEAU PROCESS STAGE 2023

NOUVEAU PROCESS STAGE

Découvrez ce qui change en 2023 !

Parce que la DRH est moderne !

Mais pourquoi un nouveau process ....

Motif 1

Motif 4

Macro Excel complexe

Quotas stages plus gérés par la RH

Motif 3

RGPD dans les choux

Motif 2

RGPD

3 évolutions principales

FORMULAIRE

CS (Correspondant stage) et validation

RGPD

Règlementation générale sur la protection des données

RGPD

VS

avant ...

APRES...

AVANT ...

CV

Pièce d'identité

Carte Vitale

Carte d'étudiant

VISA, Titre de sejour

FORMULAIRE DE DEMANDE DE STAGE

Transfert par mail !

AVANT ...

> 150

Stages / an

Docs / Stagiaire

Total docs / an

> 600

PROBLEMATIQUE ? Beaucoup de documents personnels transitent par mail et restent dans les boites mails !!

Après ...

Plus aucun document à demander au stagiaire avant de compléter le formulaire de Demande de stage

Le futur stagiaire aura accès à la plateforme en ligne TalentSoft pour le dépot de ses documents personnels

(Comme pour tout salarié IFPEN)

Zéro transfert par mail pour respecter la RGPD

FORMULAIRE

Damaaas remplace Excel !

Macro Excel

Avant...

Difficulté de suivi des quotas

Complexe !

Ne pas enregistrer sinon non pris en compte

Aller-retour entre DRH-directions pour demander de refaire le formulaire

Envoi par mail

En ligne

Suivi complet et en temps réel

Après...

Simple et accessible à tous

Notification par mail

S'adapte au type de stage

WORKFLOW

Notification avant validation CS

Workflow

Directions R&I

Step 4

La GA recoit une notification de demande de stage et traite la demande .

Prise en charge DRH

Step 3

Après vérification des quotas, le CS valide la demande

Validation CS

Step 2

Le CS recoit une notif par mail et accède à la demande

Notification CS

Step 1

Le demandeur crée sa demande de stage Le demandeur peut être le tuteur, le CS..... A définir en interne direction

Création de la demande

Workflow

Directions Fonctionnelles et stages d'observation

Step 4

La GA recoit une notification de demande de stage et traite la demande .

Prise en charge DRH

Step 3

Après vérification ils valident la demande

Validation DRH

Step 2

Edith.S et Laurent.H recoivent une notif par mail et accèdent à la demande

Notification DRH

Step 1

Le demandeur crée sa demande de stage Le demandeur peut être le tuteur, le CS..... A définir en interne direction

Création de la demande

ET VOILà !!

Notre nouveau process est tout beau tout neuf Souhaitons lui bonne chance

Merci

Merci à la DSI et plus particulièrement à Marion GOUBIER pour le travail réalisé sur le sujet avec efficacité et toujours le sourire

Directions R&I

Il y a des quotas de stage

La DS accorde chaque année un nombre de mois de stage à chaque direction R&I Chaque direction utilise ces mois de stage comme elle le souhaite. Avant : la DRH alertait les CS quand les quotas étaient atteints Désormais : les CS auront directement la gestion de ces quotas avant que la demande de stage n'arrive à la DRH

Les demandes sont présentées dans un tableau. Chacun peut suivre ses demandes (demandeur, CS, GA.....) --> Suivi facilité

Différentes actions possibles

Le CS pourra suivre les demandes, demander des précisions au demandeur avant validation, refuser la demande, la valider... tout sera visible et accessible dans Damaaas

Différentes actions possibles

Le CS pourra suivre les demandes, demander des précisions au demandeur avant validation, refuser la demande, la valider... tout sera visible et accessible dans Damaaas