REUNIONES Clasificación de las reuniones de trabajo

Tabla

TIPOS DE REUNIONES DE TRABAJO DE ACUERDO A SU:

Propósito

1.

Frecuencia

2.

3.

Modalidad

Estructura

4.

5.

Duración

6.

Participación

7.

Cantidad de asistentes

15

13

15

14

13

15

14

13

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1. Propósito de la reunión

Informar

Planificar

Tomar decisiones

Integrar equipos

Brainstorming

Atender emergencias

Resolver conflictos

Vender o negociar

Dar seguimiento a proyectos

Evaluar el desempeño

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15

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13

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2. Frecuencia de la reunión

Periódicas o regulares

Reuniones ad hoc

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3. Formato de la reunión

Presenciales

Virtuales

Mixtas

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4. Estructura de la reunión

Formales

Informales

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5. Duración de la reunión

Corta duración

Mediana duración

Larga duración

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6. Participación en la reunión

De participación abierta

De participáción cerrada

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13

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7. Cantidad de asistentes a la reunión

De grupo pequeño

De grupo grande o asamblea

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13

15

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13

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1. Propósito

Evaluar el desempeño

Analizando y discutiendo el rendimiento de un equipo de trabajo o el desempeño del personal de una organización, a fin de identificar áreas de mejora y establer acciones que impulsen el cumplimiento de objetivos.

5. Duración de la reunión

Mediana duración

Ejecutando encuentros en un lapso de media hora a unas pocas horas, que permitan abordar temáticas relativamente simples pero que requieren de cierto tiempo para la discusión, análisis y toma de decisiones.

4. Estructura de la reunión

Formales

Siguiendo un conjunto de protocolos, estructuras y normas establecidas previamente, como la agenda, la forma de participación y la documentación; garantizando una discusión estructurada, eficiente y productiva.

2. Frecuencia de la reunión

Reuniones ad hoc

Llevando a cabo encuentros que no estan programados de manera regular y que son convocados para abordar un tema en particular que requiere atención inmediata.

3. Formato de la reunión

Presenciales

Permitiendo la interacción y comunicación directa entre los asistentes que se reunen físicamente para llevar a cabo una reunión en un mismo lugar.

1. Propósito

Brainstorming (Tormenta de ideas)

Fomentando la generación de ideas creativas mediante un proceso estructurado, a fin de dar soluciones innovadoras a problemas específicos.

4. Estructura de la reunión

Informales

Permitiendo la interacción en un ambiente más relajado y menos estructurado, manteniendo la comunicación abierta, fomentando la creatividad, la colaboración y el desarrollo de las relaciones interpersonales dentro del equipo.

5. Duración de la reunión

Larga duración

Realizando encuentros en un lapso que puede necesitar de varias horas o días. Estas reuniones requieren de tiempo suficiente para discutir una agenda extensa, compuesta de temas altamente complejos, estratégicos o polémicos.

5. Duración de la reunión

Corta duración (stand-up)

Llevando a cabo la reunión en un lapso de pocos minutos hasta media hora, abordando temas simples y especificos que no requieren ser discutidos de manera extensa.

2. Frecuencia de la reunión

Periódicas o regulares

Llevando a cabo los encuentros con una frecuencia predefinida o programada, a fin de garantizar la comunicación y el cumplimiento de los acuerdos y responsabilidades asignadas.

1. Propósito

Planificar

Desarrollando un plan detallado que permita alcanzar objetivos específicos, asignar responsabilidades y anticipar posibles desafíos, a fin de garantizar el éxito de la ejecución.

7. Cantidad de asistentes a

De grupo pequeño

Involucrando y permitiendo la interacción de un número limitado de participantes, generalmente de entre tres y diez personas.

1. Propósito

Tomar decisiones

Evaluando opciones, discutiendo alternativas y alcanzando acuerdos sobre cómo avanzar en determinado tema.

3. Formato de la reunión

Virtuales

Permitiendo la colaboración a distancia entre personas ubicadas en diferentes lugares geográficos, utilizando las tecnologías de comunicación y la información.

7. Cantidad de asistentes a

De grupo grande o asamblea

Involucrando y permitiendo la interacción entre un gran número de personas, desde una docena hasta miles de asistentes.

6. Participación de la reunión

De participación abierta

Fomentando la participación activa de todos los asistentes a la reunión y permitiendo la discusión, análisis y establecimiento de acuerdos de forma grupal.

6. Participación en la reunión

De participación cerrada

Delimitanto la participación a solo uno o más asistentes, quienes presentan información sobre actualizaciones, resultados, informes o propuestas a los demás asistentes.

1. Propósito

Atender emergencias

Respondiendo de manera rápida, coordinada y eficiente ante situaciones críticas, a efecto de minimizar su impacto y proteger los intereses del equipo u organización.

1. Propósito

Dar seguimiento a proyectos

Revisando el progreso, identificando problemas y realizando los ajustes necesarios que conduzcan al éxito del proyecto.

1. Propósito

Vender o negociar

Persuadiendo a los participantes de la reunión para que compren, vendan o negocien un producto, servicio, idea o prestación, a fin de alcanzar acuerdos de mutuo beneficio.

3. Formato de la reunión

Mixtas

Combinando la interacción presencial y virtual, a fin de facilitar la colaboración e interacción entre los participantes, independientemente de su ubicación física.

1. Propósito

Resolver conflictos

Abordando de manera constructiva las discrepancias entre los miembros del equipo, a fin de promover la colaboración y el entendimiento mutuo.

1. Propósito

Integrar equipos

Fomentando el trabajo en equipo, creando un ambiente donde un grupo de personas puedan trabajar de manera conjunta, desarrollar relaciones interpersonales solidas y promover la consecusión de objetivos.

1. Propósito

Informar

Transmitiendo información relevante de manera clara y precisa sobre temas importantes para el equipo.