USO DE AUTORIZACIONES
GUÍA PARA PAS Y PROFESORADO
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Menú
Preguntas frecuentes
Si tienes una duda concreta, este es tu sitio
Introducción
Configuraciones previas
(Desde el perfil PAS - Secretaría)
Gestión de autorizaciones
(creación publicación, edición, borrado)
Informes disponibles
Autorización desde perfil de familiar
Preguntas frecuentes
¿Por qué un familiar no ha recibido una autorización?
¿Por qué al crear una autorización solo puedo seleccionar a los alumnos y no a los familiares?
¿Cómo se puede borrar una autorización ya publicada?
1. Introducción
1.1 Uso de autorizaciones
Esta funcionalidad permite crear y gestionar autorizaciones para los familiares del alumnado, quienes podrán responder a las mismas a través de la App de familias o desde la versión web del Portal de comunicaciones.
- Las respuestas de las autorizaciones quedarán registradas y visibles en los informes de autorizaciones para ser gestionadas por el centro.
- Los tutores tendrán acceso en sus clases a las autorizaciones e informes a modo consulta al asignarles el rol tutor, luego se podrán asignar permisos adicionales.
- En la parte superior al listado de Autorizaciones podrás hacer un filtro para ver las autorizaciones en los distintos estados: Activas (se encuentra entre la fecha de inicio y fecha de fin), Finalizadas (ya ha llegado la fecha fin de la autorización) y Programadas (aún no ha llegado la fecha de inicio).
- El desplegable con año académico permitirá consultar las autorizaciones anteriores para clonarlas y utilizarlas en el año en curso.
2. Configuraciones previas (Desde el perfil PAS - Secretaría)
2.1 Activación de Menú
Desde el Portal de comunicaciones en el apartado >> es necesario que activemos "Autorizaciones" tanto para el profesorado como para familiares. En el caso del profesorado el menú Autorizaciones sólo se presentará en la versión web, ya que la gestión de autorizaciones no está disponible en la versión de la App Profesores Globaleduca. Los tutores tendrán acceso en sus clases a las autorizaciones e informes a modo consulta al asignarles el rol tutor y luego se podrán asignar permisos adicionales. En cuanto a la activación del menú para familiares, permitirá contestar las autorizaciones tanto en la versión web como en las App Familias Globaleduca.
2. Configuraciones previas (Desde el perfil PAS - Secretaría)
2.2 Permisos a PAS y profesorado
Desde el Portal de comunicaciones en el apartado >> se permite seleccionar los usuarios del centro que tendrán acceso a esta sección. Hay dos configuraciones posibles: Usuario estándar: podrá crear autorizaciones para sus alumnos (de quien es calificador), publicar, clonar, ver, editar, borrar y consultar los informes de sus propias autorizaciones. Administrador: podrá gestionar sus propias autorizaciones como las del resto del equipo.
Al actualizar estos valores, el botón "Autorizaciones" tardará unos minutos en mostrarse en el Perfil de estos usuarios. Se recomienda cerrar sesión e iniciar nuevamente.
2. Configuraciones previas (Desde el perfil PAS - Secretaría)
2.3 Configuración de Familiares
La cumplimentación por parte de los familiares a las autorizaciones depende directamente del campo "Recibe información" definidos en el PSP >> ficha del alumno >> familiares. Las opciones que se establecen para dicho campo y sus implicaciones para las autorizaciones son las siguientes:
Recibe por separado
Se necesitará que cada uno de los familiares y/o tutores contesten a la autorización para mostrarse cumplimentada como válida.
Recibe como unidad familiar
Bastará que uno de los familiares y/o tutores conteste a la autorización. Ésta se mostrará cumplimentada con la última opción marcada, independiente de cual familiar lo haya hecho.
Si algún familiar y/o tutor tiene este valor asignado, éste no recibirá la autorización.
No recibe
Al publicarse una autorización, se consideran los valores registrados en "Recibe información" por lo que los cambios que hagamos en esta sección, no son retroactivos para las autorizaciones ya publicadas.
3. Gestión de autorizaciones
3.1 Crear una autorización
Al hacer click en el botón tendremos las siguientes secciones:
Definiremos título, descripción, fecha de inicio, fecha de fin y observaciones (información complementaria que se mostrará al final de la autorización).
Seleccionaremos desde cada clase a los alumnos, aunque la autorización la recibirán los familiares. El número de destinatarios que se muestra es el total de alumnos seleccionados (incluso de clases diferentes).
Crearemos las preguntas y sus posibles respuestas, ya sean tipo selección simple o selección múltiple. Así mismo se podrán rellenar otros campos no obligatorios para completar la información.
Es una sección opcional, permite incorporar cláusulas (condiciones o normas de una salida, por ejemplo) para que los familiares las acepten al responder la autorización.
Es un apartado donde podemos consultar la autorización que hemos creado. Se muestra a manera de una hoja donde se pueden revisar todos las secciones.
Una vez cumplimentadas todas estas secciones, la autorización estará en modo borrador, en el cual será editable y al estar completada podrá publicarse.
3. Gestión de autorizaciones
3.2 Publicar una autorización
Una vez que hayamos terminado de crear una autorización tendremos que publicarla, con lo cual dejará de ser editable y ocurrirá lo siguiente:- Si la fecha de inicio es hoy >>será visible para los familiares inmediatamente. - Si la fecha de inicio es posterior >> quedará pendiente de publicación hasta que llegue la fecha de inicio.
3.3 Clonar una autorización
Esta opción nos permite copiar una autorización ya creada, tomando en cuenta que los destinatarios de la autorización original no serán clonados y que debemos seleccionar las fechas entre las que estará disponible la autorización clonada.En el nombre de la nueva autorización se especificará (Clonada), lo cual es editable antes de llegar la fecha de inicio. Existe la posibilidad de clonar autorizaciones que se hayan hecho en cursos pasados, cambiando el selector del año académico.
3. Gestión de autorizaciones
3.4 Ver autorización
Esta opción nos permite consultar cada uno de los apartados de la autorización: Titulo, descripción, fecha de inicio, fecha de fin, observaciones, destinatarios, preguntas, cláusulas y resumen en autorizaciones que estén o no publicadas.
3.5 Editar autorización
Esta opción está habilitada mientras la fecha de inicio de la autorización no se produzca. Permite realizar cambios en los apartados de la autorización antes de ser publicada.
3.6 Borrar / Eliminar autorización
Mientras la fecha de inicio de una autorización no se produzca, cada usuario podrá borrar sus autorizaciones. Una vez que ha iniciado la fecha para responder, las autorizaciones podrán ser eliminadas sólo por las personas que cumplan las siguientes condiciones:1. El usuario debe tener acceso a la configuración del Portal de Comunicaciones.
2. El usuario debe tener los dos permisos asociados a las autorizaciones (ser usuario estándar y administrador).
Al eliminar una autorización ya publicada, se perderán todas las respuestas que se hayan recibido
4. Informes de autorizaciones
Una vez que se produce la fecha de inicio de la autorización, se pueden ir consultando las respuestas de los familiares, sin embargo, estas respuestas pueden ser modificadas mientras no ocurra la fecha de fin. Las respuestas a la autorización se pueden consultar desde el botón Informes y se presentan de dos formas, como un informe de participación o directamente en la pantalla.
4.1 Ver participación
En la medida que el tiempo de cumplimentar la autorización se vaya llevando a cabo, el usuario del centro podrá ir consultando las respuestas de los familiares en el apartado "Ver informes" >> Participación. En el caso de tener en el campo Recibe información como "Recibe como unidad familiar", al responder la autorización un solo familiar, ya se considerará cumplimentada para el alumno y se mostrará en color verde, tanto el nombre de los familiares como del alumno. En el caso de tener "Recibe por separado", hasta que no contesten la autorización todos los familiares, no se considerará como cumplimentada, por lo que el nombre del alumno se mostrará en color naranja, el nombre del familiar que ha contestado se mostrará en color verde y el nombre del familiar que no ha contestado se mostrará en color rojo.
4. Informes de autorizaciones
4.2 Informe
En la pestaña Informe, se mostrarán las respuestas a las preguntas de la autorización. Al terminar el lapso de tiempo de la misma, se mostrarán cada una de las preguntas con el porcentaje de las respuestas que han seleccionado los familiares. De igual forma, se presenta una sección con los casos de alumnos/as cuyos familiares/tutores legales no han respondido lo mismo.
4.3 Informe en Excel
Al hacer clic en la pestaña Participación, podremos consultar un fichero excel con las respuestas presentadas en distintas pestañas organizadas de la siguiente forma: - Pestaña Completados: mostrará cuáles de los familiares han cumplimentado la autorización - P1, P2 mostrará las respuestas de cada una de las preguntas - P1 - A1, P2 - A1: en caso de tener autorizaciones hijas, las respuestas se presentarán en pestañas diferentes asociadas a cada pregunta.
5. Autorización desde perfil de familiar
5.1 Autorización desde perfil de familiar
Cuando un familiar recibe una autorización, la podrá responder desde la versión web del Portal de comunicaciones o desde la App Familias Globaleduca, menú Autorizaciones. Si la autorización tiene cláusulas, el familiar deberá aceptarlas para poder guardar su respuesta. Al terminar, el familiar podrá consultar el informe con sus respuestas y de ser necesario, pudiera imprimirlo para firmarlo y enviarlo al centro. En el caso de autorizaciones que contengan autorizaciones hijas, el usuario tendrá que marcar la respuesta que conlleva a esta respuesta y guardar. Luego, se mostrarán las preguntas de estas autorizaciones hijas y deberá responder según el tipo de respuesta que se estipula.
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¿Por qué un familiar no ha recibido una autorización?
El campo "Recibe información" de dicho familiar estará configurado como: No recibe.
Esto se define en el PSP >> ficha del alumno >> familiares.
Se tendría que cambiar a: Recibe como unidad familiar o Recibe por separado, pero estos cambios serán efectivos para futuras autorizaciones.
Cláusulas:
En esta sección se presentarán las cláusulas que han sido creadas previamente por los usuarios que tienen acceso a la creación de cláusulas desde el portal de comunicaciones. Luego, los familiares tendrán que aceptarlas para poder enviar la respuesta de la autorización.
Para más información de la Gestión de cláusulas, puedes consultar la sección "Cláusulas" en la guía Configuraciones del Portal de Comunicaciones
Resumen en PDF de la autorización:
Campos adicionales en la preguntas:
- Anotación: es un texto que escribimos en el momento de crear la pregunta y que se mostrará justo después del título.- Marcar opcional: al seleccionarlo para una pregunta, hará que dicha pregunta no sea obligatoria de responder por el familiar. - Admite observaciones: esta opción genera un cuadro en el que el familiar puede escribir un texto libre. - Tipo de respuesta: es aquí donde debemos configurar si esperamos una o varias respuestas de la pregunta que estamos haciendo:
Selección simple
Permite seleccionar una única respuesta: si asiste o no asiste.
Selección múltiple
Permite seleccionar más de una opción como respuesta, por ejemplo seleccionar varias actividades, varios colores.
Autorización hija
Pregunta de selección simple: ¿El alumno asistirá a la excursión?
Si
No
Tirolina Paseo en pony Montar bicicleta
Pregunta de selección múltiple: ¿Cuál de las siguientes actividades realizará?
- Posibilidad de incorporar una nueva pregunta dentro de una respuesta: en el botón de cada respuesta, existe la posibilidad de crear una nueva pregunta, las llamamos "Autorizaciones hijas". Estas nuevas preguntas se registran como una nueva autorización, cumplimentando cada una de las secciones.
¿Cómo se puede borrar una autorización ya publicada?
Una vez que ha iniciado la fecha para responder, las autorizaciones podrán ser borradas (eliminadas) sólo por las personas que cumplan las siguientes condiciones: 1. El usuario debe tener acceso a la configuración del Portal de Comunicaciones. 2. El usuario debe tener los dos permisos asociados a las autorizaciones (ser usuario estándar y administrador).
¿Por qué al crear una autorización solo puedo seleccionar a los alumnos y no a los familiares?
Por defecto, se ha desarrollado que al hacer click desde el botón "Añadir destinatarios" se seleccionan desde cada clase los alumnos, aunque la autorización la recibirán los familiares según lo que tengan configurado en PSP >> ficha del alumno >> familiares >> Recibe información.
Uso de autorizaciones
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Created on September 19, 2023
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Preguntas frecuentes
Si tienes una duda concreta, este es tu sitio
Introducción
Configuraciones previas
(Desde el perfil PAS - Secretaría)
Gestión de autorizaciones
(creación publicación, edición, borrado)
Informes disponibles
Autorización desde perfil de familiar
Preguntas frecuentes
¿Por qué un familiar no ha recibido una autorización?
¿Por qué al crear una autorización solo puedo seleccionar a los alumnos y no a los familiares?
¿Cómo se puede borrar una autorización ya publicada?
1. Introducción
1.1 Uso de autorizaciones
Esta funcionalidad permite crear y gestionar autorizaciones para los familiares del alumnado, quienes podrán responder a las mismas a través de la App de familias o desde la versión web del Portal de comunicaciones.
2. Configuraciones previas (Desde el perfil PAS - Secretaría)
2.1 Activación de Menú
Desde el Portal de comunicaciones en el apartado >> es necesario que activemos "Autorizaciones" tanto para el profesorado como para familiares. En el caso del profesorado el menú Autorizaciones sólo se presentará en la versión web, ya que la gestión de autorizaciones no está disponible en la versión de la App Profesores Globaleduca. Los tutores tendrán acceso en sus clases a las autorizaciones e informes a modo consulta al asignarles el rol tutor y luego se podrán asignar permisos adicionales. En cuanto a la activación del menú para familiares, permitirá contestar las autorizaciones tanto en la versión web como en las App Familias Globaleduca.
2. Configuraciones previas (Desde el perfil PAS - Secretaría)
2.2 Permisos a PAS y profesorado
Desde el Portal de comunicaciones en el apartado >> se permite seleccionar los usuarios del centro que tendrán acceso a esta sección. Hay dos configuraciones posibles: Usuario estándar: podrá crear autorizaciones para sus alumnos (de quien es calificador), publicar, clonar, ver, editar, borrar y consultar los informes de sus propias autorizaciones. Administrador: podrá gestionar sus propias autorizaciones como las del resto del equipo.
Al actualizar estos valores, el botón "Autorizaciones" tardará unos minutos en mostrarse en el Perfil de estos usuarios. Se recomienda cerrar sesión e iniciar nuevamente.
2. Configuraciones previas (Desde el perfil PAS - Secretaría)
2.3 Configuración de Familiares
La cumplimentación por parte de los familiares a las autorizaciones depende directamente del campo "Recibe información" definidos en el PSP >> ficha del alumno >> familiares. Las opciones que se establecen para dicho campo y sus implicaciones para las autorizaciones son las siguientes:
Recibe por separado
Se necesitará que cada uno de los familiares y/o tutores contesten a la autorización para mostrarse cumplimentada como válida.
Recibe como unidad familiar
Bastará que uno de los familiares y/o tutores conteste a la autorización. Ésta se mostrará cumplimentada con la última opción marcada, independiente de cual familiar lo haya hecho.
Si algún familiar y/o tutor tiene este valor asignado, éste no recibirá la autorización.
No recibe
Al publicarse una autorización, se consideran los valores registrados en "Recibe información" por lo que los cambios que hagamos en esta sección, no son retroactivos para las autorizaciones ya publicadas.
3. Gestión de autorizaciones
3.1 Crear una autorización
Al hacer click en el botón tendremos las siguientes secciones:
Definiremos título, descripción, fecha de inicio, fecha de fin y observaciones (información complementaria que se mostrará al final de la autorización).
Seleccionaremos desde cada clase a los alumnos, aunque la autorización la recibirán los familiares. El número de destinatarios que se muestra es el total de alumnos seleccionados (incluso de clases diferentes).
Crearemos las preguntas y sus posibles respuestas, ya sean tipo selección simple o selección múltiple. Así mismo se podrán rellenar otros campos no obligatorios para completar la información.
Es una sección opcional, permite incorporar cláusulas (condiciones o normas de una salida, por ejemplo) para que los familiares las acepten al responder la autorización.
Es un apartado donde podemos consultar la autorización que hemos creado. Se muestra a manera de una hoja donde se pueden revisar todos las secciones.
Una vez cumplimentadas todas estas secciones, la autorización estará en modo borrador, en el cual será editable y al estar completada podrá publicarse.
3. Gestión de autorizaciones
3.2 Publicar una autorización
Una vez que hayamos terminado de crear una autorización tendremos que publicarla, con lo cual dejará de ser editable y ocurrirá lo siguiente:- Si la fecha de inicio es hoy >>será visible para los familiares inmediatamente. - Si la fecha de inicio es posterior >> quedará pendiente de publicación hasta que llegue la fecha de inicio.
3.3 Clonar una autorización
Esta opción nos permite copiar una autorización ya creada, tomando en cuenta que los destinatarios de la autorización original no serán clonados y que debemos seleccionar las fechas entre las que estará disponible la autorización clonada.En el nombre de la nueva autorización se especificará (Clonada), lo cual es editable antes de llegar la fecha de inicio. Existe la posibilidad de clonar autorizaciones que se hayan hecho en cursos pasados, cambiando el selector del año académico.
3. Gestión de autorizaciones
3.4 Ver autorización
Esta opción nos permite consultar cada uno de los apartados de la autorización: Titulo, descripción, fecha de inicio, fecha de fin, observaciones, destinatarios, preguntas, cláusulas y resumen en autorizaciones que estén o no publicadas.
3.5 Editar autorización
Esta opción está habilitada mientras la fecha de inicio de la autorización no se produzca. Permite realizar cambios en los apartados de la autorización antes de ser publicada.
3.6 Borrar / Eliminar autorización
Mientras la fecha de inicio de una autorización no se produzca, cada usuario podrá borrar sus autorizaciones. Una vez que ha iniciado la fecha para responder, las autorizaciones podrán ser eliminadas sólo por las personas que cumplan las siguientes condiciones:1. El usuario debe tener acceso a la configuración del Portal de Comunicaciones. 2. El usuario debe tener los dos permisos asociados a las autorizaciones (ser usuario estándar y administrador).
Al eliminar una autorización ya publicada, se perderán todas las respuestas que se hayan recibido
4. Informes de autorizaciones
Una vez que se produce la fecha de inicio de la autorización, se pueden ir consultando las respuestas de los familiares, sin embargo, estas respuestas pueden ser modificadas mientras no ocurra la fecha de fin. Las respuestas a la autorización se pueden consultar desde el botón Informes y se presentan de dos formas, como un informe de participación o directamente en la pantalla.
4.1 Ver participación
En la medida que el tiempo de cumplimentar la autorización se vaya llevando a cabo, el usuario del centro podrá ir consultando las respuestas de los familiares en el apartado "Ver informes" >> Participación. En el caso de tener en el campo Recibe información como "Recibe como unidad familiar", al responder la autorización un solo familiar, ya se considerará cumplimentada para el alumno y se mostrará en color verde, tanto el nombre de los familiares como del alumno. En el caso de tener "Recibe por separado", hasta que no contesten la autorización todos los familiares, no se considerará como cumplimentada, por lo que el nombre del alumno se mostrará en color naranja, el nombre del familiar que ha contestado se mostrará en color verde y el nombre del familiar que no ha contestado se mostrará en color rojo.
4. Informes de autorizaciones
4.2 Informe
En la pestaña Informe, se mostrarán las respuestas a las preguntas de la autorización. Al terminar el lapso de tiempo de la misma, se mostrarán cada una de las preguntas con el porcentaje de las respuestas que han seleccionado los familiares. De igual forma, se presenta una sección con los casos de alumnos/as cuyos familiares/tutores legales no han respondido lo mismo.
4.3 Informe en Excel
Al hacer clic en la pestaña Participación, podremos consultar un fichero excel con las respuestas presentadas en distintas pestañas organizadas de la siguiente forma: - Pestaña Completados: mostrará cuáles de los familiares han cumplimentado la autorización - P1, P2 mostrará las respuestas de cada una de las preguntas - P1 - A1, P2 - A1: en caso de tener autorizaciones hijas, las respuestas se presentarán en pestañas diferentes asociadas a cada pregunta.
5. Autorización desde perfil de familiar
5.1 Autorización desde perfil de familiar
Cuando un familiar recibe una autorización, la podrá responder desde la versión web del Portal de comunicaciones o desde la App Familias Globaleduca, menú Autorizaciones. Si la autorización tiene cláusulas, el familiar deberá aceptarlas para poder guardar su respuesta. Al terminar, el familiar podrá consultar el informe con sus respuestas y de ser necesario, pudiera imprimirlo para firmarlo y enviarlo al centro. En el caso de autorizaciones que contengan autorizaciones hijas, el usuario tendrá que marcar la respuesta que conlleva a esta respuesta y guardar. Luego, se mostrarán las preguntas de estas autorizaciones hijas y deberá responder según el tipo de respuesta que se estipula.
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¿Por qué un familiar no ha recibido una autorización?
El campo "Recibe información" de dicho familiar estará configurado como: No recibe.
Esto se define en el PSP >> ficha del alumno >> familiares.
Se tendría que cambiar a: Recibe como unidad familiar o Recibe por separado, pero estos cambios serán efectivos para futuras autorizaciones.
Cláusulas:
En esta sección se presentarán las cláusulas que han sido creadas previamente por los usuarios que tienen acceso a la creación de cláusulas desde el portal de comunicaciones. Luego, los familiares tendrán que aceptarlas para poder enviar la respuesta de la autorización.
Para más información de la Gestión de cláusulas, puedes consultar la sección "Cláusulas" en la guía Configuraciones del Portal de Comunicaciones
Resumen en PDF de la autorización:
Campos adicionales en la preguntas:
- Anotación: es un texto que escribimos en el momento de crear la pregunta y que se mostrará justo después del título.- Marcar opcional: al seleccionarlo para una pregunta, hará que dicha pregunta no sea obligatoria de responder por el familiar. - Admite observaciones: esta opción genera un cuadro en el que el familiar puede escribir un texto libre. - Tipo de respuesta: es aquí donde debemos configurar si esperamos una o varias respuestas de la pregunta que estamos haciendo:
Selección simple
Permite seleccionar una única respuesta: si asiste o no asiste.
Selección múltiple
Permite seleccionar más de una opción como respuesta, por ejemplo seleccionar varias actividades, varios colores.
Autorización hija
Pregunta de selección simple: ¿El alumno asistirá a la excursión?
Si
No
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Una vez que ha iniciado la fecha para responder, las autorizaciones podrán ser borradas (eliminadas) sólo por las personas que cumplan las siguientes condiciones: 1. El usuario debe tener acceso a la configuración del Portal de Comunicaciones. 2. El usuario debe tener los dos permisos asociados a las autorizaciones (ser usuario estándar y administrador).
¿Por qué al crear una autorización solo puedo seleccionar a los alumnos y no a los familiares?
Por defecto, se ha desarrollado que al hacer click desde el botón "Añadir destinatarios" se seleccionan desde cada clase los alumnos, aunque la autorización la recibirán los familiares según lo que tengan configurado en PSP >> ficha del alumno >> familiares >> Recibe información.