Diagnóstico y Planeación Documental

Diagnóstico y Planeación Documental

El Diagnostico (generalidades) Presentación

Temas

1.1 Concepto de diagnóstico

8. Procesos

1.2 Antecedentes:

1.6.3 Evaluación de resultados

1.3 Importancia del diagnóstico

1.6.4 Estudio de viabilidad del diagnóstic0

Conclusiones

1.4Diagnóstico documental

1.5Ámbito

Biobliografia

1.6Etapas del diagnóstico

1.6.1 Planeación diagnostica

Introducción

El diagnóstico (del griego diagnostikós, a su vez del prefijo día-, "a través", y gnosis, "conocimiento" o "apto para conocer") alude, en general, al análisis que se realiza para determinar cualquier situación y cuáles son las tendencias. Esta determinación se realiza sobre la base de datos y hechos recogidos y ordenados sistemáticamente, que permiten juzgar mejor qué es lo que está pasando. (https://es.wikipedia.org/wiki/Diagn%C3%B3stico) Para Manuel Martínez (1998:22) el diagnóstico “es la conclusión del estudio de la investigación de una realidad, expresada en un juicio comparativo sobre una situación dada”, la cual se analizó. Buisán y Marín (1987): “el diagnóstico trata de describir, clasificar, predecir y en su caso explicar el comportamiento del sujeto dentro del marco escolar, incluye un conjunto de actividades de medición y evaluación de un sujeto o de una institución con el fin de dar una orientación. De acuerdo a estas definiciones podríamos decir que el diagnostico nos sirve para reconocer un problema y su magnitud, así como lo que se tiene que arreglar también a emitir o juzgarla situación esto aplica para diferentes ámbitos.

1.1Concepto de diagnóstico

El diagnóstico es un procedimiento ordenado, sistemático, para conocer, para establecer de manera clara una circunstancia, a partir de observaciones y datos concretos. El diagnóstico conlleva siempre una evaluación, con valoración de acciones en relación con objetivos. El término incluye en su raíz el vocablo griego ‘gnosis’, que significa conocimiento. La definición de diagnóstico de Andrade de Souza: «Un método de conocimiento y análisis del desempeño de una empresa o institución, interna y externamente, de modo que pueda facilitar la toma de decisiones «. La realización de un diagnóstico adecuado exige por parte de quien lo va a realizar determinadas habilidades o competencias, entre las que podemos citar conocimientos teóricos en la materia, razonamiento lógico, concentración, experiencia y una gran capacidad para observar con objetividad, y para relacionar diferentes datos.

1.2 Antecedentes

Los orígenes del diagnóstico, se remontan a los orígenes del hombre mismo, se empleó y se sigue empleando en el ramo de las ciencias médicas con mayor frecuencia, sin embargo hace algunas décadas se aplica el término en diferentes áreas sociales y administrativas, una de ellas es la Archivonomía. El diagnóstico dirige y enfoca sus observaciones a la resolución de problemas. Dependiendo de los “síntomas” que se presenten y los signos descubiertos, reconoce el problema y su magnitud, busca las alteraciones que se deben sanar y corregir, paralelamente a otras funciones u órganos que en apariencia no están alterados pero que sean una causa posible, probable o paralela al problema. Los diagnósticos Archivísticos se sustentan en principios administrativos, ya que los archivos son áreas administrativas que funcionan como subsistemas de un sistema total. Caso un tanto diferente es el de los archivos históricos que suelen trabajar como sistemas completos y un tanto independientes

1.3 Importancia del diagnóstico

El Diagnóstico Administrativo es un estudio sistemático, integral y periódico que tiene como propósito fundamental conocer la organización administrativa y el funcionamiento del área objeto de estudio, con la finalidad de detectar las causas y efectos de los problemas administrativos de la empresa, para analizar y proponer alternativas viables de solución que ayuden a la erradicación de los mismos.

Herrera Monterroso Haroldo Eduardo. (2007, febrero 19). Diagnóstico administrativo. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/diagnostico-administrativo/

El diagnóstico en una gestión documental consiste en una revisión detallada de todos los documentos que maneja una empresa. Dicha labor se realiza para examinar y comprobar que se encuentre en buen estado los archivos correspondientes, así como también que se mantengan organizados en su respectivo orden de categorización y, en caso de presentarse alguna irregularidad, solventarla de forma inmediata.

¿Por qué es importante realizar diagnósticos a los documentos de una empresa? Todas las empresas deben asegurarse de que la documentación de cualquier tipo (fiscal, contable, laboral o mercantil) se encuentre organizada y en óptimas condiciones. Un fenómeno que puede presentarse en varias compañías es que se eliminan archivos relacionados al sector fiscal; los cuales (dependiendo de la fecha de emisión) deben permanecer dentro de la organización durante un determinado lapso de tiempo. Del mismo modo, podría ocurrir que los archivos contables de un año en particular no estén organizados correctamente, y esa podría ser una de las fallas que se podrían descubrir durante un diagnóstico en la gestión documental. En este orden de ideas, se puede afirmar que, si las empresas no ejecutan sus respectivos diagnósticos durante la gestión documental, se pueden presentar problemas futuros que afectarían a la organización; bien sea a nivel jurídico, financiero o tributario.

ATS, Gestión Documental. (2021). ¿Qué importancia tienen los diagnósticos en la Gestión Documental? Recuperado de: https://atsgestion.net/importancia-diagnosticos-gestion-documental/

1.4Diagnóstico documental

Realizar el diagnóstico documental de una empresa es abrir las puertas a una revisión completa y detallada sobre los estados de la gestión documental. Dicho proceso permite establecer el plan de acción archivístico en pro de los puntos dignos de revisión y el fortalecimiento de los que se encuentran en correcta marcha. El diagnóstico documental de una empresa ayuda a entender desde los cimientos de la información, las prácticas de gestión desde las cuales, se puede contribuir al desarrollo de los procesos administrativos y archivísticos. En sí, el diagnóstico documental de una empresa, parte desde la revisión desde los siguientes puntos: • Aspectos administrativos. • Procesos archivísticos. • Pautas de conservación. • Infraestructura de archivo. • Tecnología de gestión. • Cumplimiento normativo. • Identificación de puntos de control desde las bases de la estructura DOFA (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas).

El diagnóstico se llevará a cabo mediante la observación directa y el registro fotográfico. Se procederá a la recopilación de información, evaluando tanto el estado físico del archivo como las condiciones ambientales. Posteriormente, se desarrollará un cronograma de actividades para implementar las soluciones derivadas del diagnóstico realizado.

1.5Ámbito

El Diagnostico en base a su entorno s un estudio sistemático, integral y periódico que tiene como propósito fundamental conocer la organización administrativa y el funcionamiento del área objeto de estudio, con la finalidad de detectar las causas y efectos de los problemas administrativos de la empresa, para analizar y proponer alternativas viables de solución que ayuden a la erradicación de los mismos. Surge como una necesidad empresarial por detectar los problemas que ocasionan crisis dentro de la empresa, así como las necesidades de adaptación del presente al futuro. Su campo de aplicación no tiene límites ni barreras, puede aplicarse a todo nivel dentro de cualquier área, departamento, función o proceso, simplemente se encontrarán variantes de cómo aplicarlo dependiendo de las características particulares del problema que se desee atacar.

Vásquez, Yubitza. L. (2011). Diagnóstico Administrativo Aplicado a una Empresa de Comercialización y Servicios de Computo Práctica Empresarial Dirigida –PED. Recuperado de https://glifos.upana.edu.gt/library/digital/Lutgarda%20Yubitza%20V%C3%A1squez.pdf

1.6Etapas del diagnóstico

SíLas siguientes unidades están destinadas al desarrollo de las etapas que conforman al diagnóstico, en este punto de la unidad solo se desarrollarán de forma general.Se plantean cuatro etapas:

1. Planeación

2. Desarrollo

3. Evaluación de recursos y análisis de resultados (interpr etación de datos)

Los tres primeros puntos son los que constituyen al diagnóstico en su esencia y el último es el que le da la fuerza y la estructura formal y objetiva, en donde se plantean las alternativas de solución a los problemas detectados.

4. Propuesta

El diagnóstico y la planeación documental, enfocados a la solución de problemas, están estrechamente vinculados entre el profesional que lo realiza y la o las personas que tendrán que aprobar la propuesta. Es importante que las decisiones que se tomen sean con bases firmes y sin preferencias, tomando en cuenta los beneficios que traerán consigo en un futuro. Cumplir con las expectativas de las personas a quienes se les presentará el diagnóstico o bien solamente la propuesta, determina el resultado de una sana decisión, bajo este enfoque se incrementa la posibilidad de que sea aprobado. Para establecer esta relación de modo formal y sobre todo profesional, se debe comprender que no solamente existe laboralmente, sino que es una relación de cliente-proveedor.

1.6.1 Planeación diagnostica

La planeación diagnóstica, es ver el futuro inmediato. Comprende la estructuración de planes, ideas y previsiones. Aunque pareciera que es muy concreta y simple, va más allá de una simple perspectiva, incluye una amplia previsión de factores que puedan ser motivo de pérdida de tiempo e incluso desviaciones del objetivo principal. En la planeación deben plantearse una serie de estrategias reales y factibles que logren la conclusión del objetivo satisfactoriamente

Responde a las preguntas ¿qué se va a hacer? y ¿cómo se va a hacer?

La planeación diagnóstica está enfocada a:

• El método de análisis de la información

• Delimitar y analizar lo que se va a hacer

• Los aspectos para evaluar

• Propuestas, sugerencias, recomendaciones y observaciones

• Como se va a evaluar

1.6.1 Planeación diagnostica

SíLas siguientes unidades están destinadas al desarrollo de las etapas que conforman al diagnóstico, en este punto de la unidad solo se desarrollarán de forma general.Se plantean cuatro etapas:

1. Planeación

2. Desarrollo

3. Evaluación de recursos y análisis de resultados (interpr etación de datos)

Los tres primeros puntos son los que constituyen al diagnóstico en su esencia y el último es el que le da la fuerza y la estructura formal y objetiva, en donde se plantean las alternativas de solución a los problemas detectados.

4. Propuesta

Los aspectos para evaluar

Delimitar y analizar lo que se va a hacer

Los recursos para evaluar son el objetivo del diagnóstico

Una vez delimitadas las áreas de acción en las cuales se diagnosticará, la siguiente fase es preguntarnos ¿qué vamos a evaluar de esos recursos?

Como se va a evaluar

Cumplidas las dos etapas anteriores, la siguiente corresponde a las estrategias de cómo se evaluará, los medios y métodos a utilizar, pueden ser la observación directa, cuestionarios, entrevistas

Diagnostico archivistico

1.6.2 Desarrollo del diagnostico

Conocimiento de la teoría Archivonómica

El análisis de la teoría y de procedimientos permite una visión amplia de los requerimientos de las unidades documentales, es un hecho que su análisis y la evaluación tiene mayor precisión cuando se hace por un profesionista, en comparación con las personas que no dominan el área. Experiencia práctica Dentro de este ámbito y para la aplicación de un diagnóstico es conveniente tener experiencia, ya que proporciona un panorama más acertado y real de la situación de las unidades documentales, además de que existe la posibilidad de comparar y/o aplicar qué funcionó bien, qué no y cómo se hizo

Una vez recabada la información, la siguiente fase es analizarla y evaluarla. ¿Qué parámetros se deben utilizar? Si bien no existen normas o estándares precisos que obliguen las condiciones o procedimientos Archivísticos debemos basarnos en algunos puntos básicos para el análisis y la evaluación como son: a) Conocimiento de la teoría Archivonómica b) Experiencia práctica c) Evitar el “supongo que...”, “tengo la idea que es...”, “creo que...”

El desarrollo del diagnóstico Como ser ha mencionado reiterativamente en esta unidad, el desarrollo es el resultado de una serie de interacciones continuas e integradas. En su conjunto, incluye una serie de conductas previamente establecidas que comprenden varios componentes de cuya coordinación depende el éxito de su aplicación. El desarrollo del diagnóstico se lleva a cabo con estrategias prediseñadas, aunque suelen suscitarse obstáculos, lo recomendable es que se establezca un plan de contingencia que solucione los improvistos, ya que, de no contar con él, es probable que ocasione un diagnóstico poco confiable quedando condicionado y sin alcanzar su objetivo.

Estructura ordenada El desarrollo parte de un principio básico y es el orden, el cual desde la planeación va de lo general a lo particular. Se estructura primeramente con las generalidades y posteriormente pasa a la evaluación, que de igual manera debe de ser. El tener una estructura lógica permite que la tercera fase del diagnóstico sea más rápida y sobre todo evita errores de comprensión

1.6.3 Evaluación de resultados

Una vez recabada la información, la siguiente fase es analizarla y evaluarla. ¿Qué parámetros se deben utilizar? Si bien no existen normas o estándares precisos que obliguen las condiciones o procedimientos Archivísticos debemos basarnos en algunos puntos básicos para el análisis y la evaluación como son: a) Conocimiento de la teoría Archivonómica b) Experiencia práctica c) Evitar el “supongo que...”, “tengo la idea que es...”, “creo que...”

1.6.4 Estudio de viabilidad del diagnóstico?

¿Qué es un estudio de viabilidad? “... es un examen para determinar si es práctico implantar procedimientos, métodos o tecnologías nuevas o modificarlas para hacer las cosas. Los estudios de viabilidad varían desde observaciones simples e informales hasta análisis complejos y formales.” (Administración de Documentos. Castro de Badillo. Pág. 34) Bajo dos concepciones se observa el estudio de viabilidad: 1. Qué tan viable resulta proponer mejoras y cambios y 2. Qué tan viable resulta aceptar la aplicación de los cambios debido al costo-beneficio para la institución. La primera se refiere a lo que se propondrá por parte del proveedor, si es factible o no, de acuerdo a las condiciones socio-económicas de la institución o las condiciones ambientales que le afectan. La segunda, la que trataremos en este tema, se refiere al análisis de las propuestas y/o recomendaciones proporcionadas por el proveedor al cliente, el cual revisa, analiza, discute y concluye si es no factible la aplicación de la propuesta de acuerdo con los costos y beneficios que le ocasione. La viabilidad pretende ver los beneficios expresados en términos monetarios. Por lo tanto las propuestas y/o recomendaciones deben contemplar no solo la propuesta técnico-administrativa sino también el desglose de los beneficios que conlleva y desde luego el costo que implicaría aplicarlas. En la relación cliente interno-proveedor interno, el costo-beneficio se reflejaría en una mejora continua y en los insumos que sean adquiridos al poner en marcha el plan. En la relación cliente externo-proveedor externo, los costos aplican a los servicios proporcionados por las “empresas virtuales” y disminuyen en su mantenimiento o gastos laborales

Bonilla, Martínez. D (2004). TÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL.ENBA. México. Recuperado de https://www.studocu.com/es-mx/document/instituto-sonorense-de-administracion-publica/administracion/idoc-esta-guia-llamada-tecnicas-de-diagnostico-y-planeacion-documental-esta-estructurada/34995295

Conclusiones

Con este tema o que entendí es la importancia de un diagnostico documental ya que este nos podrá ayudara la detención de fallas que se tengan en la documentación y esto aplica para Instituciones, Organizaciones que manejan archivos, documentos. Así mismo el mismo concepto de diagnostico nos menciona que es saber el mal que se tiene para poder corregirlo… junto con una gestión documental adecuada se podrán evitar estas anomalías contando con planes y estrategias que lleven a la mejor solución posible que van desde una planeación, desarrollo, evaluación, propuesta … cabe mencionar que esta actividad debe ser realizada por un profesional con conocimientos en metodología archivística

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