Base de datos

Ambiente Gráfico de Access 2016

Microsoft Access 2016 es un software de aplicación que te permite crear, organizar, buscar, ordenar, recuperar, consultar y presentar la información de una base de datos de cualquier tipo. Las bases de datos están formadas por filas y columnas en forma de tablas, semejante a las tablas que se elaboran en una hoja de cálculo.

Iniciar sesión:1. Da clic en el botón de Inicio 2. Selecciona la opción de todos los programas 3. Elige la opción de Microsoft Office 4. Selecciona la opción Microsoft Access 2016

Después de iniciar una sesión en Access 2016, aparecerá una pantalla inicial, como la que muestra la imagen dividida en dos partes. La zona de la derecha te permite crear una nueva base de datos utilizando plantillas o crear una nueva base en blanco seleccionando el icono que se observa encerrado en la imagen. A la izquierda puedes abrir otros archivos.

Crea una nueva base de datos utilizando plantillas o una nueva base en blanco

Muestra el listado de los documentos anclados y la opción para abrir otros archivos.

Si eliges una base de datos en blanco, aparecerá en el centro de la misma pantalla un cuadro de diálogo para poder confirmar el nombre y lugar en el que se guardará: una vez capturado. da clic en el botón Crear.

e. Área de Documentos: es el área en donde se visualiza el objeto de la base de datos con el que vas a trabajar, en la parte superior aparece el nombre del documento que se encuentra activo y puedes tener varios objetos abiertos al mismo tiempo.

Pantalla principal de Access

a .Barra de Herramientas de Acceso Rápido: es el área en donde puedes personalizar los botones de comando de mayor uso dentro de Access, se da un clic en el botón de personalizar Barra de Herramientas de Acceso Rápido, se despliega la lista de todos los botones para que selecciones el que deseas añadir

b. Menú Archivo: muestra la vista Backstage con las opciones que te permiten manipular el archivo, como Información, Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como, Imprimir, Cerrar, Cuenta y Opciones.

Desde aqui tenemos vista de muchas de las funciones de Access , además enunciare cada una.

f. Botones de Navegación de Registros: con estos botones puedes moverte dentro de la base de datos y visualizar cada uno de los registros, se puede avanzar o retroceder de uno en uno o bien, ir al primero o al último registro.

Boton para personalizar la barra de herramientas

c. Cinta de Opciones: son las diferentes fichas, que contienen grupos y a su vez botones de comando que se utilizan para crear o diseñar las bases de datos en Access.

G. Barra de Estado: esta sección se encuentra en la parte inferior de la pantalla principal, muestra información del objeto que se encuentre en el área de documentos.

h. Vistas del Objeto: el objeto que se encuentre en el área de documentos con fichas, lo puedes visualizar en dos formas diferentes, Vista Hoja de Datos y Vista Diseño..

d. Panel de Navegación: en esta sección se visualizan los diferentes objetos de la base de datos que estás manipulando: tablas, consultas, formularios, informes, macros o módulos

Conceptos básicos de una base de datos Una base de datos es un archivo que integra una colección de el mismo tipo de información en forma de tablas tablas , informes consultas y formularios.Un ejemplo

B. Registro: es toda la información que concierne a un elemento de la base de datos; cada una de las filas que integran una tabla.

A. Tabla: estructura de filas y columnas que integran una colección de datos, semejante a las que se emplean en Excel.

C. Campo: cada uno de los datos particulares de un registro; la cantidad de campos enuna base de datos depende del tamaño del registro.

D. Nombre del campo: es el nombre de cada una de las columnas que integran una tabla;dependiendo del contenido de la columna es el nombre que se le da al campo.

Tipos de objeto La forma de trabajar con la información contenida en una base de datos.

Tipos de Vista La forma de visualizar la información en una base de datos

A.Vista de hoja de datos

B.Formulario

A.Tabla

Es el tipo de vista que Access muestra en forma automática al crear o abrir una base de datos. Se emplea en la captura de cada uno de los campos de una tabla, en la asignación del nombre de los campos, para insertar nuevos campos y para darle presentación a la tabla.

Una tabla es un objeto que se emplea para la captura de todos los datos que forman una base de datos, es muy parecida a una hoja de cálculo que se utiliza en Excel, y en ella se define la presentación que llevará cada una de las columnas o campos de la base de datos.

Un formulario es un objeto que se elabora a partir de una base de datos, en donde se visualiza- rán cada uno de los registros que forman la tabla. Se puede diseñar con diferentes controles y campos, agregar encabezados, imágenes y pies de formularios

B.Vista diseño

C.Informe

Vista que emplea Access para mostrar y definir el nombre de cada campo que contienen las tablas de la base de datos, tipo de datos y la descripción (opcional), además de las propiedades de los campos. Se utiliza para definir los campos que se emplearán en un informe, en una consulta o en un formulario y la ubicación de los campos en cada uno de ellos

D.Consulta

Un informe es un objeto que se elabora a partir de una base de datos, en el que se pueden visualizar los registros que forman la tabla. Se definen los campos que formarán el informe y además se pueden incluir algunas de las funciones que se utilizan en Excel como suma, pro- medio, máximo, etcétera.

Una consulta es un objeto que se elabora a partir de varias bases de datos, en donde se visua- lizarán cada uno de los campos de las diferentes tablas que se estén manipulando; los campos se observarán en forma de tabla.

Tipos de datosLa información contenida en los campos de una tabla de access, esta compuesta por propiedades que permiten el manejo de tablas , informes , consultas y formularios

D.Moneda

B.Número

A.Texto

C.Fecha y Hora

Son datos numéricos que se emplean para realizar operaciones aritméticas o bien se utilizan para realizar funciones como suma o promedio. La propiedad más común es el Tamaño del campo, y sus opciones más comunes son Entero, Entero Largo y Doble.

Son datos que se comportan como datos numéricos, esto implica que se pueden realizar ope- raciones o funciones con ellos. La propiedad más común es Formato, en donde se especifica sus opciones más frecuentes: Número general, Moneda, Euro, Fijo, Estándar, Porcentaje y Científico.

Son datos que se emplean para mostrar la fecha y la hora en varias formas, de acuerdo a la tabla que se vaya a elaborar. La propiedad más común es Formato, y sus opciones son: Fecha general, Fecha larga, Fecha mediana, Fecha corta, Hora larga, Hora medina y Hora corta.

Son datos alfanuméricos compuestos por texto, combinación de letras y números, símbolos, etc. La propiedad más común es el Tamaño del campo en donde se especifica el Número de caracteres de dicho campo.

F.Datos adjuntos

E.Hipervínculo

Son datos que pueden incluir imágenes como fotografías, logotipos, paisajes, etcétera. Generalmente no tiene opciones comunes de propiedad de campo.

Son datos que se emplean para vincular correos electrónicos, páginas web, algún archivo que se quiera consultar, etc.; generalmente no tiene opciones comunes de propiedad de campo.

En la Vista diseño, haz doble clic sobre la celda en donde se captura el dato adjunto, se desple- gará una ventana de diálogo en donde seleccionarás el archivo que deseas agregar y posterior- mente haz clic en el botón Agregar. En la siguiente ventana de diálogo se localiza la ubicación y el archivo, haz clic en el botón Abrir.