Nouvelle version - Recommandations FAD éduform

Septembre 2023

Recommandations pour la mise en œuvre des formations réalisées à distance (totalement ou partiellement), dans le respect de notre référentiel qualité EDUFORM

FFFOD *: Forum des acteurs de la formation digitalehttps://www.fffod.org/

Inspiration

Cette synthèse a été réalisée par le GIP FTLV de Nancy, à partir Guide du FFFOD *de janvier 2023 « QUALIOPI ET LA FORMATION MULTIMODALE - Eléments de preuve - Recommandations pour la mise en application du référentiel national qualité Qualiopi »

Cette synthèse précise, pour chaque indicateur EDUFORM concerné, les recommandations à prendre en compte pour la mise en œuvre des formations réalisées (totalement ou partiellement) à distance, dans le respect de notre référentiel qualité EDUFORM.Pour chaque indicateur concerné, le niveau attendu et le critère éduform sont rappelés; les recommandations correspondantes à l’indicateur sont précisées. Seules les recommandations spécifiques aux prestations à distance y sont mentionnées.L’objectif de cette présentation est d’attirer l’attention des acteurs du réseau sur les points de vigilance à intégrer dans nos pratiques ,dès lors qu’une formation est réalisée (totalement ou partiellement) à distance, pour le respect de nos engagements EDUFORM.

Indicateurs éduform concernés par la formation à distance (1/3)

CRITERE 5 : Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus- Indicateur 7 (information au public sur les prestations proposées)CRITERE 7 : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations - Indicateur 13 (définition des contenus et modalités de mise en œuvre de la prestation)- Indicateur 15 (définition des procédures de positionnement et d'évaluation des acquis à l'entrée de la prestation)CRITERE 9 : La contractualisation des engagements avec le bénéficiaire- Indicateur 17 (le contrat avec le bénéficiaire et son contenu) CRITERE 10 : L'adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalites d'accueil, d'accompagnement, de suivi et d'évaluation mises en oeuvre- Indicateur 18 (information aux publis bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation)- Indicateur 19 (mise en oeuvre et adaptation de la prestation, de l'accompagnement et du suivi )- Indicateur 20 (évaluation de l'atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation)- Indicateur 21 (description et mise en oeuvre des mesures pour favoriser l'engagement des bénéficiaires)

Indicateurs éduform concernés par la formation à distance (2/3)

- Indicateur 23 (anticipation, avec l'apprenant en alternance, en lien avec l'entreprise, des missions confiées)- Indicateur 26 (vérification du respect des conditions de présentation des bénéficiaires à la certification)CRITERE 11 : L'adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement aux prestations mises en oeuvre- Indicateur 29 (mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d'un environnement approprié à la prestation)- Indicateur 30 (mobilisation et coordination des différents intervenants internes et/ou externes)- Indicateur 31 (mise à disposition du bénéficiaire des méthodes, outils, ressources pédagogiques adaptées)CRITERE 12 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en oeuvre les prestations- Indicateur 33 (mobilisation et évaluation des compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations)- Indicateur 34 (entretien et développement des compétences des salariés adaptées aux prestations)

Indicateurs éduform concernés par la formation à distance (3/3)

CRITERE 14 : L'inscription et l'nvestissement du prestataire dans son environnement professionnel- Indicateur 38 (réalisation d'une veille légale et réglementaires sur le champ de la formation professionnelle)- Indicateur 40 (réalisation d'une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques)- Indicateur 41 (mobilisation des expertises, outils et réseaux nécessaires pour acceuillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap)- Indicateur 42 (vérification réguliére de la mise à jour des compétences des sous-traitants)CRITERE 3 : La surveillance et l’évaluation de l’efficacité du système qualité à partir des mesures réalisées, du recueil et de la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes sur les prestations délivrées- Indicateur 4 (réalisation d'une veille concernant la qualité de ses prestations)- Indicateur 5 (mise en oeuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes)- Indicateur 6 (mise en oeuvre des mesures d'amélioration à partir de l'analyse)

Critères éduform

des recommandationspour la formation à distance

Critère 3

Critère 14

Critère 12

Critère 11

Critère 10

Critère 9

Critère 7

Critère 5

Sommaire

Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus

Critère 5

Indicateur 7: information au public sur les prestations proposées

Niveau attendu

Descriptif indicateur 7

Information du public à prévoir, sur les compétences et les outils numériques nécessaires pour participer aux activités et travaux à distance (notamment : E-Learning sur un LMS tel que E-GRETA-CFA, classe virtuelle).

Support à prévoir, indiquant les ressources mises à disposition du stagiaire, leur mode d’accès (LMS, cloud collaboratif), l’assistance technique et pédagogique, le programme indiquant les activités pédagogiques à effectuer à distance et durées moyennes, les évaluations qui jalonnent ou concluent l'action de formation.

Le contact et les modalités d'accessibilité à la formation, notamment en ligne, pour les personnes en situation de handicap, sont inclus dans l’information.

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

L'identification précise des objectifs des prestations proposées et l'adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations

Critère 7

Les contenus et modalités de mise en œuvre des prestations sont adaptés aux objectifs définis en fonction des bénéficiaires.Les besoins des usagers sont pris en compte, y compris les besoins spécifiques éventuels (liés au handicap par exemple).Les pratiques de conception permettent de prendre en compte les objectifs définis et les besoins des usagers.Elles s’appuient pour les parcours certifiants sur les documents réglementaires (référentiels notamment).

Niveau attendu

Le prestataire établit les contenus et les modalités de mise en œuvre de la prestation, adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires.

Indicateur 13

Niveau attendu

Descriptif indicateur 13

Indicateur 13 : définition des contenus et modalités de mise en œuvre de la prestation

Programme proposant des activités et modalités de formation (notamment si elles sont distancielles) adaptées au public bénéficiaire et aux objectifs pédagogiques visés (mentionnant cette adaptation) doit être présenté aux apprenants.

Pour les bénéficiaires en situation de handicap: prévoir une étude des adaptations possibles pour le suivi des séquences à distance (accessibilité numérique), en fonction des handicaps, via les référents handicap

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation ainsi que les éventuelles conditions d’aménagement de parcours.

Indicateur 15

La mise en œuvre des procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation est adaptée aux publics, et selon les modalités de formation.Les procédures de positionnement permettent l’individualisation de l’évaluation.Les rôles de la personne en charge de l’évaluation (formateur, coordonnateur pédagogique…) et du bénéficiaire, stagiaire ou apprenti, sont clairement identifiés.NB : S’il n’y a pas de prérequis, cette information est communiquée. Dans le cas où le prestataire n’est pas responsable de la détermination des conditions d’accès et des procédures de positionnement, il démontre qu’il les applique. Le positionnement peut se limiter à la prise en compte des diplômes, certificats ou titres exigés, expérience si le prestataire justifie de leur adaptation.

Niveau attendu

Descriptif indicateur 15

Indicateur 15 : définition des procédures de positionnement et d'évaluation des acquis à l'entrée de la prestation

Vérification avec l’apprenant, des équipements numériques nécessaires au suivi de séquences de formation à distance (notamment E-Learning sur LMS, classe virtuelle).

Test de vérification des compétences numériques nécessaires pour participer aux activités et travaux à distance, à faire passer.

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

La contractualisation des engagements avec le bénéficiaire

Critère 9

Le prestataire établit avec chaque bénéficiaire, en fonction de la prestation, un document contractuel conforme au cahier des charges et/ ou à la proposition retenue par le client dont il lui remet un exemplaire avant le début de la prestation.En fonction de la nature de la prestation, ce document contractuel précise notamment :- les objectifs opérationnels et évaluables et les contenus de la prestation ;- les modalités de positionnement ou d’évaluation diagnostic ; les modalités de réalisation ;- les coordonnées du/des référent(s) ;- la durée et le calendrier de la prestation ;- les modalités de suivi, d’accompagnement et d’appréciation de la progression ;- les modalités d’évaluation des acquis de la prestation et/ou de formalisation des résultats ;- la (les) certification(s) visée(s).

Indicateur 17

Le document contractuel est conforme au cahier des charges ou à la proposition de prestation. Il est signé par les deux parties avant le début de la prestation.NB : Pour une formation de très courte durée, l’établissement d’un document contractuel est facultatif. A minima, il est attendu une fiche de présentation de la prestation remise à chaque participant comprenant le contenu de la prestation, ses objectifs, la durée…

Niveau attendu

Descriptif indicateur 17

Indicateur 17 : le contrat avec le bénéficiaire et son contenu

Le document de contractualisation de la prestation avec le bénéficiaire d'une action de formation en tout ou partie à distance doit préciser notamment:- l'assistance technique et pédagogique proposée pour accompagner le bénéficiaire dans le déroulement de son parcours, - les activités pédagogiques à effectuer par le bénéficiaire à distance et leur durée moyenne, - ainsi que les évaluations qui jalonnent ou concluent l’action de formation (en conformité avec l'offre de formation).

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCEet Obligation liée au Code du Travail

L'adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d'accueil, d'accompagnement, de suivi et d'évaluation mises en oeuvre

Critère 10

Les informations remises, concernant les modalités d’accueil et les conditions de déroulement de la prestation, sont formalisées et diffusées au démarrage de la prestation.NB : Les documents peuvent être remis en main propre ou être adressés aux bénéficiaires par mail ou par courrier. Ils peuvent aussi être disponibles sur le site internet ou affichés dans les locaux et les bénéficiaires doivent en être informés.Pour le public mineur, l’information doit être transmises également aux responsables légaux. Si les prestations se déroulent en entreprise, le règlement intérieur de l’entreprise est applicable concernant les mesures de santé et de sécurité.

Niveau attendu

Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation.

Indicateur 18

Descriptif indicateur 18

Indicateur 18 : information aux publis bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation

Niveau attendu

Convocation requise, précisant les modalités d’accueil (en présentiel et/ou à distance par exemple à l’occasion d’une classe virtuelle) .
Offre de formation, contrat pédagogique ou PIF requis, incluant le programme proposé et précisant les activités pédagogiques à effectuer à distance et les objectifs visés, leurs durées moyennes et planification, les modalités de formation correspondantes (par ex: E-Learning en autonomie, classe virtuelle avec formateur), les évaluations qui jalonnent ou concluent l'action de formation (notamment pour les séquences distancielles), les ressources mises à disposition du stagiaire et leur mode d’accès (LMS du type E-GRETA-CFA pour les activités de E-Learning, cloud collaboratif), l’accompagnement (ou assistance) technique et pédagogique proposé tout au long du parcours.
Règlement intérieur doit intégrer les consignes à respecter en présentiel/à distance/en situation de travail . Dans la partie à distance, préciser les modalités de réalisation et de suivi de l’assiduité des séquences de formation à distance, ainsi que les obligations d’assiduité du stagiaire.

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

Le prestataire met en œuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires y compris lors des périodes de formation en entreprise lorsqu’elles existent.Des remédiations ou des aménagements de parcours peuvent être proposés à chaque bénéficiaire avec son accord et celui du financeur pour atteindre/adapter les objectifs visés.Pour mener l’ensemble de ses missions le prestataire désigne :- un référent administratif qui accueille et accompagne le bénéficiaire dans ses démarches administratives tout au long de la prestation ;- un référent pédagogique qui fait le point avec le bénéficiaire sur sa progression et ses difficultés éventuelles selon un calendrier défini au début du parcours ;- un référent parcours chargé de l’insertion qui accompagne le bénéficiaire dans ses démarches auprès du monde économique et l’informe sur ses droits.

Indicateur 19

La prestation est adaptée aux situations et profils des bénéficiaires : contenus (outils et méthodes), accompagnement, suivi (durées, emplois du temps, adaptation des rythmes).Le bénéficiaire sait à qui s’adresser s’il a besoin d’une information d’ordre administratif ou pédagogique, ou pour l’accompagnement vers l’insertion.Il est accompagné pour les démarches de certification : inscription aux examens, validation de blocs de compétences, dispenses, etc.Des temps d’échanges sont programmés et effectivement mis en place.Des évaluations sont prévues pendant le parcours de formation, suivies le cas échéant de remédiations ou d’ajustements de parcours.

Niveau attendu

Descriptif indicateur 19

Indicateur 19 : mise en oeuvre et adaptation de la prestation, de l'accompagnement et du suivi

Niveau attendu

Plan d’accompagnement (technique, pédagogique, social, méthodologique) et de suivi individualisé proposé tout au long du parcours de formation, remis à l’apprenant en amont de sa formation: il précise les modalités et la planification de cet accompagnement et de ce suivi.
Traçabilité de l’accompagnement et du suivi réalisés: compte rendu d’accompagnement complété tout au long du parcours de formation, forums d’échange complétés sur le LMS, commentaires rédigés par les formateurs sur le LMS concernant les résultats obtenus suite à un quiz ou un devoir rendu, tableau de suivi des résultats par les référents (administratif, parcours, …)
CGU de la plateforme LMS (E-Learning)

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

Indicateur 19 : mise en oeuvre et adaptation de la prestation, de l'accompagnement et du suivi

Comment attester l'assiduité d’un apprenant sur les séquences de formation réalisées à distance (en classe virtuelle synchrone, ou en E-Learning asynchrone) ?

Signer une attestation d’assiduité à distance, en tant que formateur accompagnateur

Prouver cette assiduité (en cas de contrôle) : des jalons (évaluations) à prévoir pour chaque ½ journée, des preuves d’activités pédagogiques à collecter et à conserver 4 ou 10 ans

Assurer la traçabilité de cette assiduité dans la durée

Voir un exemple d’attestation d’assiduité à distance

RECOMMANDATIONS SPECIALES"Attestation d'assiduité à distance"

Le formateur en charge de l'accompagnement/animation d'une séquence de formation réalisée à distance, doit attester de l'assiduité des apprenants sur cette séquence (en classe virtuelle synchrone ou en E-Learning asynchrone), en signant une attestation d'assiduité, qui est en général le seul document à transmettre au financeur à cet effet.Il n'est pas obligatoire que l'apprenant signe cette attestation, sauf si le financeur l'exige.Ce document remplace la fiche d'émargement utilisée pour les séquences présentielles.

Indicateur 19 "Attestation d'assiduité à distance"1. Signer une attestation d’assiduité à distance, en tant que formateur accompagnateur :

Pour attester de l'assiduité d'un apprenant à distance et pouvoir la prouver en cas de contrôle, le formateur/accompagnateur doit :- prévoir dans son parcours, en amont de la formation, des JALONS REGULIERS : des évaluations qui jalonnent ou concluent l'action de formation (= permettent des facturations intermédiaires, y compris en cas d'abandon) : prévoir à minima un jalon par 1/2 journée de FAD (= quiz en ligne, devoir à rendre, questions orales ou activités inter actives de groupe en classe virtuelle…).- récolter et conserver (pendant 4 ans en général, 10 ans pour les financements européens) des preuves de réalisation d’activités pédagogiques et d’évaluations par l’apprenant, ainsi que des preuves d’inter action entre apprenant et formateur (accompagnement) : il dispose pour cela de plusieurs moyens, notamment :* pour les séquences en classe virtuelle (synchrone) : Extraction d’un rapport de connexion/d’activités proposé par l’outil de classe virtuelle (par ex par BBB intégré sur E-GRETA-CFA) et/ou enregistrement de la CV et conservation de cet enregistrement (par ex archivage automatique et sécurisé de BBB sur E-GRETA-CFA) et/ou captures d’écran avec liste des participants en début et fin de CV (à archiver et conserver durablement)* pour les séquences de E-Learning (activité asynchrone mais accompagnée) : Extraction du reporting assuré par le LMS concernant les activités réalisées par le stagiaire, notamment sur E-GRETA-CFA (supports de formation consultés ou quiz réalisés en ligne, devoirs complétés et déposés sur le LMS …).* Pour les preuves de l’accompagnement réalisé à distance : Le plus simple est de capitaliser ces preuves sur E-GRETA-CFA (qui les enregistre et les conserve en sécurité) : échanges de messages entre apprenants et formateurs dans le forum de la plateforme, feedbacks apportés aux apprenants par le formateur à l’issue d’un quiz, correction et commentaires apportés par le formateur concernant un devoir rendu par l’apprenant. A défaut d’utilisation du reporting proposé par notre LMS, une capitalisation et archivage dans la durée d’échanges de mails et/ou de points téléphoniques peut servir de preuve recevable.

Indicateur 19 -"Attestation d'assiduité à distance"2. Prouver cette assiduité (en cas de contrôle) :

Pour faciliter cette traçabilité de l'assiduité des apprenants sur les séquences distancielles, la Cellule FM du GIP FTLV recommande aux formateurs d'utiliser E-GRETA-CFA (pour toutes les activités de E-Learning et pour les classes virtuelles via BBB, l'outil de classe virtuelle intégré sur E-GRETA-CFA), pour bénéficier du reporting sécurisé assuré par notre LMS national.

Indicateur 19 "Attestation d'assiduité à distance"3. Assurer la traçabilité de cette assiduité dans la durée :

Un processus d’évaluation existe. Il est formalisé et mis en œuvre. Il permet d’apprécier l’atteinte des objectifs.Les documents établis par la structure, relatifs à l’évaluation et au suivi des compétences acquises par le bénéficiaire, sont clairement différenciés des attestations de blocs de compétences ou des certificats, qui sont réglementés.

Niveau attendu

Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation.Des évaluations adaptées à la prestation incluant, le cas échéant, les périodes de formation en entreprise sont proposées.

Indicateur 20

Descriptif indicateur 20

Indicateur 20 :évaluation de l'atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation

Niveau attendu

Planification de jalons réguliers (et preuves de réalisation) tout au long du parcours de formation (minimum: 1 par demi journée): évaluation des acquis et de la progression pédagogique (par exemple: quiz sur LMS, devoir à déposer sur le LMS, évaluation orale en classe virtuelle).

Suivi des résultats et feedback transmis à l’apprenant: notes obtenues aux quiz, devoirs rendus et évaluations orales, commentaires faits à l’apprenant (par exemple: feedback automatique des quiz via le LMS, commentaire d’un devoir ou message dans le forum)

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

Les mesures mises en œuvre pour favoriser l’implication des bénéficiaires, anticiper les ruptures de parcours et éviter les abandons sont formalisées et tracées.

Niveau attendu

Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours.

Indicateur 21

Descriptif indicateur 21

Indicateur 21 : description et mise en oeuvre des mesures pour favoriser l'engagement des bénéficiaires

Niveau attendu

Construction d’un parcours de formation interactif, intégrant des travaux réguliers à réaliser par l’apprenant (quiz, devoir, jeu) et des activités d’échange entre apprenants et formateurs (débat oral en classe virtuelle, brainstorming, messages sur le forum du LMS…)

Justificatifs de réalisation des travaux réalisés à distance par l’apprenant et des résultats obtenus (traçabilité assurée par le LMS notamment pour les activités quiz, devoirs rendus)

Mise en œuvre du plan d’accompagnement et de suivi individualisé prévus dans l’offre de formation ou PIF: notamment procédure de suivi de l’assiduité à distance (pour les séquences de E-Learning sur LMS et pour les classes virtuelles) et de relance des absents.

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

Un processus formalisé d’articulation des apprentissages en centre de formation et en entreprise est construit et mis en œuvre.

Niveau attendu

Pour les formations en alternance, le prestataire, en lien avec l’entreprise, anticipe avec l’apprenant les missions confiées, à court, moyen et long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise.

Indicateur 23

Descriptif indicateur 23

Indicateur 23 : anticipation, avec l'apprenant en alternance, en lien avec l'entreprise, des missions confiées

Niveau attendu

Possibilité de produire un livret d'apprentissage en ligne, partagé entre l'organisme de formation et l'entreprise via le LMS, ainsi que des rendez-vous synchrones de suivi pour vérifier la coordination entre les apprentissages centre/entreprise (en présentiel ou classe virtuelle).

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

Lorsque le prestataire met en œuvre des formations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l’autorité de certification.

Indicateur 26

Les exigences formelles de l’autorité de certification lorsque le prestataire présente des candidats à la certification qu’il propose sont respectées.Les exigences liées aux certifications préparées sont prises en compte dans la planification et l’organisation des prestations.Les dispositions nécessaires pour communiquer aux bénéficiaires les informations relatives aux modalités de certification sont mises en œuvre.Les dispositions nécessaires sont mises en œuvre pour communiquer aux bénéficiaires les informations relatives aux modalités et conditions d’inscription aux examens, aux calendriers de jurys, aux modalités de délivrance d’attestations de blocs de compétences.

Niveau attendu

Descriptif indicateur 26

Indicateur 26 : vérification du respect des conditions de présentation des bénéficiaires à la certification

Niveau attendu

Vérification auprès du certificateur des conditions de passage de l’examen à distance, des outils autorisés et des conditions d’accessibilité s’il y a lieu.

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

L'adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement aux prestations mises en oeuvre

Critère 11

Les locaux, les équipements, les moyens humains et les ressources techniques sont en adéquation avec la ou les prestation(s).La structure met en place une démarche de suivi et d’évolution de ses infrastructures et matériels qui permet d’assurer une prestation adaptée aux besoins des bénéficiaires, y compris besoins spécifiques.

Niveau attendu

Le prestataire met à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié (conditions, locaux adaptés à la prestation et avec une capacité d’accueil suffisante, équipements adaptés et en nombre suffisant, plateaux techniques, ressources techniques et documentaires, accès facilité à internet,…).

Indicateur 29

Descriptif indicateur 29

Indicateur 29 : mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d'un environnement approprié

Niveau attendu

Equipement numérique mobilisé à distance par l’apprenant: vérification que l’apprenant dispose de l’équipement nécessaire, correspondant aux pré-requis mentionnés dans l’offre de formation
Outils de formation à distance mobilisés, sécurisés: notamment le LMS E-GRETA-CFA et son outil intégré de classe virtuelle BBB
Aide à la prise en main de ces outils par l’apprenant en amont ou début de formation : à proposer
Mise à disposition de formateurs accompagnateurs formés aux pratiques et outils de formation à distance, pour assurer l’animation et l’accompagnement des séquences prévues à distance

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

"Les fonctions nécessaires à la prestation sont coordonnées, y compris pour le remplacement ou la reprogrammation de l’/des intervention(s) en cas d’absence.NB : Un prestataire indépendant peut assurer seul les différentes fonctions."

Niveau attendu

"Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux …).Il s’assure en cas d’absence soit de leur remplacement, soit d’une reprogrammation de l’une des interventions."

Indicateur 30

Descriptif indicateur 30

Indicateur 30 : mobilisation et coordination des différents intervenants internes et/ou externes

Niveau attendu

Maîtrise d'outils et compétences liées à l’animation et l’accompagnement de formation à distance de la part des intervenants mobilisés : mentionnées dans les fiches de postes ou les CV
Communication à l’apprenant sur les personnes chargées de l’assistance technique et pédagogique appropriée pour accompagner le bénéficiaire dans le déroulement de son parcours (offre de formation, PIF).
Plan de professionnalisation des acteurs relatif à la formation à distance / multimodale : doit être proposé

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des méthodes, outils, ressources pédagogiques adaptées (y compris pour la prestation à distance) et permet à celui-ci de se les approprier suivant un rythme établi.Les méthodes, outils, supports et rythmes sont adaptés notamment :- au contexte professionnel du bénéficiaire ;- à ses acquis ;- à ses besoins ;- à sa progression ;- à ses contraintes éventuelles.

Indicateur 31

Les ressources pédagogiques sont actualisées et disponibles. Des dispositions sont mises en place afin de permettre aux bénéficiaires de se les approprier y compris dans le cadre de modalités à distance.Les ressources sont adaptées à la pédagogie et à la modalité de formation utilisées. Elles correspondent aux critères définis dans les cahiers des charges clients, sont proposées en nombre suffisant et répondent aux besoins des bénéficiaires, y compris spécifiques.

Niveau attendu

Descriptif indicateur 31

Indicateur 31 : mise à disposition du bénéficiaire des méthodes, outils, ressources pédagogiques adaptées

Niveau attendu

Information dans l’offre de formation sur les ressources pédagogiques mises à disposition à distance, notamment via le LMS E-GRETA-CFA

Proposition d’une aide à la prise en main de ces outils par l’apprenant en amont ou début de formation (séquence présentielle, classe virtuelle, tutos, hotline téléphonique…)

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en oeuvre les prestations

Critère 12

Les compétences requises pour réaliser les prestations ont été définies en amont et sont adaptées aux prestations. La maîtrise de ces compétences fait par ailleurs l’objet d’une évaluation par le prestataire.Tous les intervenants pédagogiques possèdent les qualifications (dont diplômes) et le cas échéant les habilitations spécifiques adaptées aux prestations qu’ils assurent.NB : Cet indicateur concerne également les sous- traitants du prestataire.

Niveau attendu

Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations.

Indicateur 33

Descriptif indicateur 33

Indicateur 33 : mobilisation et évaluation des compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées

Niveau attendu

Mobilisation et évaluation des compétences en animation digitale des intervenants internes/externes

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés adaptées aux prestations qu’il délivre.Le prestataire met en place un plan de développement des compétences pour l’ensemble des personnels. Celui-ci intègre les besoins identifiés lors des entretiens professionnels et tient compte des évolutions législatives et réglementaires.Il veille à prendre en compte la qualité de vie au travail.

Indicateur 34

Un plan de développement des compétences pour l’ensemble de son personnel existe ; il est adapté aux prestations délivrées, mis en place pour l’ensemble des personnels, fait l’objet d’un suivi régulier et si possible de la réalisation d’un bilan d’impact.Le plan de développement des compétences est cohérent avec la stratégie de la structure.La structure assure l’éventuelle adaptation des activités et du temps de travail de son personnel, en tenant compte de leur nature, du contexte, de leurs conditions de mise en œuvre, y compris pour les situations de handicap.NB : les prestataires indépendants démontrent leur démarche de formation continue

Niveau attendu

Descriptif indicateur 34

Indicateur 34 : entretien et développement des compétences des salariés adaptées aux prestations

Niveau attendu

Planification dans le plan de développement des compétences numériques des acteurs de notre réseau, de formations dédiées à la digitalisation de nos formations, aux pratiques et outils d’animation et d'accompagnement/suivi de formation à distance et multimodale

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

L'inscription et l'investissement du prestataire dans son environnement professionnel

Critère 14

Une veille légale et réglementaire est mise en place et exploitée.Le système de veille alimente la réflexion stratégique ou opérationnelle de l’organisme.

Niveau attendu

Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements

Indicateur 38

Descriptif indicateur 38

Indicateur 38 : réalisation d'une veille légale et réglementaires sur le champ de la formation professionnelle

Niveau attendu

Adhésion au consortium national E-GRETA-CFA et participation de la Cellule Formation multimodale académique aux Groupes de Travail du consortium (qui assurent une veille), notamment le GT 4 « juridique »

Abonnement à des publications spécialisées (FFFOD), via le consortium E-GRETA-CFA qui est membre du FFFOD

Eléments extraits de cette veille sont diffusés aux acteurs du réseau, notamment via les formations du plan de professionnalisation dédiées à la FM, ou dans les groupes de travail liés à la FM.

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

Une veille sur les thèmes* de l’indicateur est mise en place et exploitée et son impact éventuel sur les prestations est démontré.*Thèmes : veille sur les innovations pédagogiques et technologiques.Le système de veille alimente la réflexion stratégique ou opérationnelle de l’organisme.La veille prend en compte la diversité et les besoins particuliers des publics

Niveau attendu

Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.

Indicateur 40

Descriptif indicateur 40

Indicateur 40 : réalisation d'une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques

Niveau attendu

Adhésion au consortium national E-GRETA-CFA et participation de la Cellule Formation multimodale académique aux Groupes de Travail du consortium (qui assurent une veille), notamment les groupes : GT 1 : Ingénieries pédagogiques en FOAD et ressources éditeurs liées, GT 2 : Technologies et infrastructures pour la FOAD, GT 3 : Ingénierie de production et de diffusion de dispositifs multimodaux, GT 5 : RH pour la FOAD, transition et professionnalisation des acteurs , GT 6 : Open Badges, GT 7 : Organisations et impacts du déploiement de notre LMS E-GRETA-CFA
Abonnement à des publications spécialisées (FFFOD), via le consortium E-GRETA-CFA qui est membre du FFFOD

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

Un réseau de partenaires/experts/acteurs du champ du handicap, mobilisable par les personnels, est mis en place et dans le cas d’accueil de personnes en situation de handicap, les mesures spécifiques sont mises en œuvre.

Niveau attendu

Le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap.

Indicateur 41

Descriptif indicateur 41

Indicateur 41 : mobilisation des expertises, outils et réseaux nécessaires pour accompagner les publics en situation de handicap

Niveau attendu

Adhésion au consortium national E-GRETA-CFA et participation de la Cellule Formation multimodale académique aux Groupes de Travail du consortium (qui assurent une veille), notamment le groupe GT 8 : Accessibilité numérique et multimodalité
Mobilisation d’un référent handicap et sensibilisation à l’accessibilité numérique, via le plan de professionnalisation des acteurs
Etude des adaptations possibles pour le suivi des séquences à distance, en fonction des handicaps, avec l’appui de la cellule FM académique

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

Les dispositions sont mises en place pour vérifier le respect de la conformité au référentiel national qualité par le sous-traitant ou le salarié porté.NB : Cela ne signifie pas une obligation de certification des sous-traitants : la responsabilité de la qualité appartient au donneur d’ordre, charge à ce dernier de mettre en place les modalités qui assurent la chaîne de la qualité y compris avec les sous-traitants.

Niveau attendu

Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance, ou au portage salarial, il s’assure que l’organisme a minima respecte les critères du référentiel national qualité mentionnés dans l’article R. 6316-1 du code du travail.

Indicateur 42

Descriptif indicateur 42

Indicateur 42 : vérification réguliére de la mise à jour des compétences des sous-traitants

Niveau attendu

La vérification régulière de la mise à jour de leurs compétences par les sous-traitants comprend une vérification de la mise à jour des compétences nécessaires au digital learning et à la conception et l’animation de formation à distance.

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées

Critère 3

Le prestataire assure une veille concernant la qualité de ses prestations. Il recueille :- les appréciations et suggestions des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées ;- les résultats des mesures des indicateurs ;- les résultats des revues de processus ;- les données utiles du système d’information ;- les résultats des audits internes et externes ;- le degré d’atteinte des objectifs ;- les dysfonctionnements enregistrés.La direction du prestataire analyse et évalue ces données et dresse un bilan qualitatif et quantitatif à intervalles planifiés.Le prestataire organise une revue de direction au minimum une fois par an lui permettant de vérifier que le système qualité est toujours approprié, efficace et de faire le point sur les opportunités d’amélioration.

Indicateur 4

La mise en place d’un système de collecte des appréciations à une fréquence pertinente, incluant des dispositifs de relance et permettant une libre expression, est démontrée.Les résultats et les informations sur la performance sont analysés pour évaluer l’efficacité du système de management de la qualité.

Niveau attendu

Descriptif indicateur 4

Indicateur 4 : réalisation d'une veille concernant la qualité de ses prestations

Niveau attendu

Insertion de questions spécifiques aux séquences de formation proposées à distance dans le questionnaire d’enquête de satisfaction

Envoi des enquêtes à tous les participants y compris ceux qui suivent une formation 100% distancielle (+ capitalisation et analyse des réponses).

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

La mise en place de modalités de traitement des aléas, difficultés et réclamations est démontrée.La planification, le suivi et la traçabilité (suivi) des actions préventives et correctives sont assurés.

Niveau attendu

Le prestataire met en œuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimées par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestation.La direction du prestataire organise la mise en œuvre des actions d’amélioration si nécessaire et leur suivi.

Indicateur 5

Descriptif indicateur 5

Indicateur 5 : mise en oeuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes

Niveau attendu

Accès de la Cellule Formation Multimodale aux résultats des enquêtes de satisfaction

Participation de la Cellule FM au traitement des insatisfactions, aléas, difficultés et réclamations liés à la formation à distance

Information de la Cellule FM sur les points spécifiques à la FM mentionnés sur les fiches action qualité

Procédure de traitement des réclamations: précise les éléments spécifiques à la FAD

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

La mise en place d’une démarche d’amélioration continue est existante.La stratégie est mise à jour en fonction de l’évolution du contexte, des constats, et de l’analyse des données.

Niveau attendu

Le prestataire met en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse :- des appréciations et des réclamations ;- des résultats des différents audits et contrôles ;- des résultats des mesures d’indicateurs.Le prestataire réajuste le cas échéant ses choix stratégiques et vérifie l’efficacité des actions d’amélioration.

Indicateur 6

La mise en place d’une démarche d’amélioration continue est existante.La stratégie est mise à jour en fonction de l’évolution du contexte, des constats, et de l’analyse des données.

Niveau attendu

Descriptif indicateur 6

Indicateur 6 : mise en oeuvre des mesures d'amélioration à partir de l'analyse

Niveau attendu

Participation de la Cellule FM à l’analyse des réclamations, des enquêtes de satisfaction, des audits liées à la formation à distance et à la proposition de mesures d’améliorations

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à contacter gip-qualite@ac-nancy-metz.fr

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Nouvelle version - Recommandations FAD éduform

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