Séance 1 – Se familiariser avec l’application
Contenu :
- Personnaliser son environnement de travail
- Options d’affichage
- Gestion des cellules
- Créer, organiser, dupliquer, enregistrer un tableau
Présentation
Le tableur existe depuis 1978 et a toujours été le partenaire favori du gestionnaire, du comptable et du financier.Il existe aujourd’hui plusieurs développements de tableurs.
Les tableurs gratuits les plus connus (open sources) :• Open Office Calc • Libre Office Calc • Google Spreadsheets • Apple Numbers• Gnumeric • Spread32
Les tableurs payants les plus connus :• Excel Nous allons travailler avec Excel, il faut garder à l’esprit que la plupart des logiciels libres ont la même ergonomie, la même logique de fonctionnement. Les raccourcis peuvent différer, mais après quelques tâtonnements ce qui va être appris ici pourra être mis en pratique sur à peu près tous les logiciels libres.
Savoir personnaliser son environnement de travail
Vocabulaire
L’onglet contient un ruban formé de groupes de commandes accessibles via des boîtes de dialogue qui s’ouvriront au clicPersonnaliser l’affichageExcel propose de nombreuses barres d’outils personnalisables par ajout ou suppression de boutons complémentaires.
Ajouter ou supprimer un outil à la barre d’outils Accès Rapide
Sélectionner l’outil à ajouter, puis cliquer sur « Ajouter »
Sélectionner l’outil à enlever et cliquer sur « Supprimer ».Pas d’inquiétude, ça ne supprime pas la fonction, ça enlève simplement le raccourci de la liste d’affichage
Positionner la barre d’outils Accès RapideEn positionnant le curseur de la souris sur la barre d’Accès Rapide et en faisant un clic droit, vous ouvrez cette fenêtre : Ceci vous permet d’agir sur l’affichage de la barre d’outils Accès Rapide, mais également d’accéder au masque précédant pour la personnaliser.
Les boîtes de dialogue du ruban
L’objectif des boîtes de dialogue est de regrouper dans une fenêtre des choix de paramétrage du même type afin de rendre les fonctionnalités plus conviviales.
La boîte de dialogue « Presse papier » s’ouvre comme un bandeau latéral, elle contient les 24 derniers éléments enregistrés dans le presse papier. (Vous enregistrez des éléments dans le presse papier quand vous faites un copier/coller)Vous refermez la boîte en cliquant à nouveau dans le petit carré.
En passant le curseur sur le petit carré du groupe de commandes, une fenêtre apparaît, comme ci-dessus.Si vous cliquez, la boîte de dialogue s’ouvre, comme ci-dessous.
Les boîtes de dialogue des groupes de commande « Police » « Alignement » et « Nombres » s’ouvriront comme ceci.
Quand vous positionnez le curseur sur le triangle, cette fenêtre s’ouvre.Pour obtenir le menu, vous cliquez.
Les groupes de commande « Style » « Cellules » et « Edition » contiennent des groupes intermédiaires qui s’ouvriront en cliquant sur le petit triangle à côté de leur nom.
En faisant passer le curseur sur le menu, vous faites ouvrir des fenêtres comme ci-dessous
Vous aurez accès aux fonctions les plus utilisées. Vous pourrez en sélectionner une ou choisir d’autres fonctions plus personnalisées, comme ici avec le choix « Autres règles »
La boîte de dialogue s’ouvre et vous pourrez paramétrer votre choix.(nous verrons cela plus tard)
L’onglet d’Accueil
Groupe de commandes Alignement
- Alignement vertical et alignement horizontal (largeur, hauteur)
- Orientation du texte
- Gestion des retraits
- Renvoi à la ligne automatique
- Fusionnement des cellules
L’onglet d’accueil regroupe les commandes utilisées pour la saisie et la mise en forme du document. Groupe de commandes Presse papier
- Copier, couper, coller
- Reproduire la mise en forme
- Afficher le volet Presse Papier
Groupe de commandes Nombre
- Format du contenu de la cellule
- Nombre de décimales
- Unité de valeur monétaire
Groupe de commandes Style
- Mise en forme conditionnelle
- Mise en forme de tableau
- Styles de cellules
Groupe de commandes Police
- Type de police
- Taille de la police
- Augmentation ou baisse progressive de la taille
- Gestion des bordures de la cellule
- Mise en forme du contenu de la cellule : Gras, Italique, Souligné…
- Couleur de remplissage de la cellule et couleur de police
Onglet Insertion
Groupe de commandes Cellules
- Insertion, suppression de cellules, lignes, colonnes, feuilles
- Taille des cellules, hauteur, largeur
- Masquer et afficher des cellules, lignes, colonnes, feuilles
- Renommer, déplacer, copier la feuille
- Couleur de l’onglet
- Verrouillage de cellules et protection de la feuille
- Définition de format des cellules
Cet onglet regroupe tous les objets qui peuvent être insérés dans le tableau.
Groupe de commandes Edition
- Accès rapide aux fonctions
- Suppression des éléments d’une cellule
- Actions de tri et de filtre
- Rechercher et remplacer
- Atteindre
- Affichage du volet de sélection
Groupe de commandes Tableaux
- Tableau croisés dynamiques
- Tableau
Groupe de commandes Illustration
- Images et images clipart
- Formes et smartart
Groupe de commandes Graphiques
- Différentes formes de graphiques
Groupe de commandes Liens hypertexte
- Ouvre une fenêtre vers les bibliothèques de l’ordinateur ou vers un accès internet.
Onglet Mise en Page
Groupe de commandes Texte
- Zones de texte
- Entête et pied de page
- WordArt
- Signature
- Objets et symboles
Cet onglet donne accès aux fonctionnalités permettant de mettre en page le document
Couleurs
Thèmes
Groupe de commandes Thèmes
- Thèmes prédéfinis permettant de paramétrer rapidement et en globalité l’ensemble des fonctionnalités : Couleurs, polices et effets. Le thème par défaut est « Office ».
Effets
Polices
Groupe de commandes Mise en Page
- Orientation de la page
- Position des marges
- Taille du papier et zone d’impression
- Gestion des sauts de page
- Filigranes et arrières plans
- Titres des lignes et colonnes
Onglet Formules
Groupe de commandes Mise à l’échelleCe groupe est un raccourci vers la catégorie de commandes gérant la taille de la feuille dans le groupe Mise en Page Groupe de commandes Options de la feuille de calcul
- Affichage et impression du quadrillage
- Affichage et impression des entêtes de lignes et de colonnes
Groupe de commandes Organiser
- Mise en page des objets
- Gestion des plans (premier, arrière)
- Alignement des objets
- Groupement des objets
- Rotation des objets
Cet onglet regroupe l’ensemble des formules qui peuvent être utilisées dans la feuille de calculGroupe Bibliothèque de fonctions
- Liste des fonctions, par catégories
- Insérer une fonction, si on veut ouvrir la boîte de dialogue
Groupe Noms définis
- Gestion des noms des plages et des cellules
Onglet Données
Groupe Audit de formules
- Outils permettant de contrôler les interactions des formules dans une feuille de calcul
Groupe de commandes de Calcul
- Paramétrage des modes de calcul (automatique, manuel…)
- Lancement du calcul de la feuille ou du classeur
Groupe Données ExternesOuvre et établi une connexion vers un document dont la source n’est pas sous format Excel : Access, Word, Site Web ou autres sourcesGroupe Connexions
- Actualise les informations provenant de sources externes au classeur
- Gère les propriétés de la plage de données
- Gère les connexions pour le classeur (ajout, suppression)
Groupe Trier Filtrer
Groupe Outils de données
- Permet de manipuler les séries de données (répartition)
- Consolidation et suppression des doublons
- Création de listes de validation
- Analyse de scénarios
Groupe Plan
- Grouper et dissocier
- Sous-total
Groupe Analyse
- Utilitaire d’analyse pour les données financières et scientifiques
Groupe Vérification
- Lié à l’orthographe, aux dictionnaires et à la traduction
Groupe Commentaires
- Affichage, ajout et suppression des commentaires
Groupe Modifications
- Protection de la feuille et du classeur
- Partage du classeur
- Verrouillage de plages par un mot de passe
- Suivi des modifications
Groupe Affichage
- Mise en forme de la page à l’écran (ne pas confondre avec le document lui-même et son résultat à l’impression)
Onglet Révision
Permet la vérification, la gestion des annotations et des commentaires, la protection du classeur et le suivi des modifications effectuées.
Vocabulaire
La feuille de calcul
Onglet de la feuille active
Un double clic sur l’onglet permet d’en modifier le nom. Un clic droit sur l’onglet permet d’accéder à toutes les commandes liées à la feuilleL’option, sélectionner toutes les feuilles permet de travailler sur toutes les feuilles en même temps.La lettre soulignée dans le nom de commande indique le raccourci clavier pour y accéder quand la fenêtre est ouverte. Ici, pour sélectionner toutes les feuilles on presserait la lettre « S ».
Si vous ne souhaitez pas sélectionner toutes les feuilles, en pressant sur la touche « Ctrl » et en cliquant sur les onglets des feuilles à sélectionner vous ferez votre choix. L’onglet des feuilles sélectionnées est blanc, le nom de la feuille active est en caractères gras. Tout ce qui est fait sur la feuille active est reproduit à l’identique sur les feuilles sélectionnées.
La barre de formule
C’est là que s’affichent les données contenues dans la cellule. S’il y a une formule, elle y sera écrite dans sa totalité. Le signe situé dans la partie bleue, à gauche de la barre de formule est un raccourci pour ouvrir la boîte de dialogue d’insertion de formule.
L’adresse de la cellule active
Par défaut, l’adresse affiche les coordonnées de la cellule : ici, colonne A, ligne 1.
Pour désélectionner les feuilles, un simple clic dans un onglet non sélectionné annulera la sélection.Pour passer d’une feuille à l’autre vous pouvez utiliser l’outil de défilement.
En double cliquant sur la case, on peut nommer la cellule.
Bien penser à valider, sinon ce n’est pas enregistré.
En faisant un click droit sur le même outil vous faites afficher la liste des feuilles et voir laquelle est active. En cas de sélection multiple, vous ne voyez pas lesquelles sont sélectionnées.
Après validation, le nom se positionne au centre de la case.
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Il ne peut y avoir qu’une seule cellule avec le même nom dans un classeur. Nous verrons que cela facilite énormément la rédaction de certaines formules. Pour se rendre directement dans une cellule nommée, le petit triangle ouvre un menu déroulant nous permettant de la sélectionner.
En faisant glisser la souris tout en maintenant le bouton gauche appuyé nous sélectionnons une plage de cellules. Ce qui peut nous permettre de modifier leur paramétrage en même temps, les supprimer, les copier, y coller des informations, de les nommer ou de créer une liste déroulante avec les données qu’elles contiennent.
Pour sélectionner l’ensemble des cellules de la feuille, cliquer sur la case bleue, en haut à gauche, à l’intersection des axes :
Pour cela, vous faites un clic droit dans la zone de sélection et le menu s’ouvre.
Rappel des vocables utilisés
Un classeur est un ensemble de feuilles de calcul
Les outils de travail
- Onglets de feuilles : un classeur comporte plusieurs feuilles signalées par un onglet - chaque feuille possède un nom (par défaut : feuil1)
- L'onglet de la feuille active est blanc - cliquer sur un onglet de feuille pour l'activer
- Barres de défilement vertical et horizontal : permettent d'afficher les parties supérieur, inférieur, droite, gauche d'une feuille
- La barre d'état : affiche des messages selon l'état du travail en cours
- La zone de travail : parte de la feuille affichée à l'écran.
Pour travailler dans Excel, il est possible d'utiliser plusieurs types d'outils, selon ses habitudes ou ses préférences:
- les touches du clavier
- les commandes des menus (avec le clavier ou la souris)
- les icônes des barres d'outils (avec la souris)
- le clic avec le bouton gauche de la souris, les commandes des menus contextuels (avec le clic droit)
Rappel des vocables utilisés
Ouvrir et fermer un classeur
Pour obtenir un classeur vierge vous pouvez appuyer simultanément sur Ctrl +N
Vous pouvez utiliser la, barre d’outils rapide.
Le bouton Office vous le propose également en choisissant l’option « Nouveau » puis « vierge et récent »
Obtenir classeur établi selon un modèle
Pour fermer un classeur, vous pouvez cliquer sur la croix située en haut à droite
Via le bouton Office, vous avez accès à un certain nombre de modèles installés, à télécharger, ou utilisés récemment.
Vous pouvez également utiliser le lien « Fermer » ou le lien « Quitter Excel » du bouton Office.
Pour ouvrir un classeur existant
Toujours avec le bouton Office, vous pouvez sélectionner votre fichier dans la liste des documents récents, s’il y figure, ou aller le chercher avec la fonction « Ouvrir ».Vous pouvez également utiliser le lien présent dans la barre d’outils rapide.
Les fonctions d’ergonomie
Fractionner / Dé-fractionner la fenêtre Excel
Cette fonction peut être utile lorsqu’on travaille sur des grands tableaux. Elle permet de créer plusieurs fenêtres de visualisation sur la même feuille de calcul.
Pour fractionner la fenêtre, positionner le curseur dans la cellule en dessous et à droite du positionnement des axes.
Ouvrir l’onglet Affichage et cliquer sur « Fractionner ».
Pour dé-fractionner la fenêtre, cliquer à nouveau sur « Fractionner »
Afficher plusieurs classeurs
Lorsque vous travaillez sur plusieurs classeurs, vous pouvez les afficher simultanément en cliquant sur « Réorganiser tout »
En mosaïque
Horizontal
En cascade
Vertical
La gestion des cellules
Se déplacer dans la feuille de calcul
- En utilisant les touches directionnelles du clavier
- En utilisant la touche de tabulation du clavier
- En cliquant avec la souris sur la case désirée
- En appelant la case désirée par son nom dans l’adresse de la cellule
- En utilisant la fonction « Atteindre » du groupe Edition de l’onglet Accueil
Saisie de la référence de la cellule recherchée
Pour atteindre l’extrémité de la feuille
Pour atteindre la dernière ligne
Pour atteindre la dernière colonne
La saisie des valeurs dans les cellules
Pour valider en enregistrement après sa saisie, vous pouvez :
- Aller à la case suivante avec la touche « tabulation », ou une touche directionnelle
- Valider avec la touche « Entrée »
- Utiliser le bouton de validation
En cas d’erreur de saisie dans une cellule, vous pouvez :
- Annuler la modification en pressant la touche « Échap »
- Annuler avec le bouton retour de la barre d’outils rapide
- Annuler l’enregistrement avec le bouton d'annulation de la barre de formule
Par défaut, lorsque vous pressez la touche « Entrée », le tableau vous renvoie à la ligne. Vous pouvez modifier ce paramètre pour une saisie personnalisée.
Dans le bouton Office, sélectionner « Options Excel »
Puis options avancées.
Vous pouvez modifier le sens de déplacement du curseur ou désactiver l’option.
Copier la valeur d’une cellule (avec mise à jour)
Pendant que vous enregistrez l’information, le tableur vous signale le contenu comme ceci. Des pointillés encerclent la cellule source. Ce n’est pas encore validé.
Lorsque vous souhaitez qu’une cellule reprenne la valeur d’une autre, et qu’elle se mette à jour en cas de modification de la source, vous entrez dans cette cellule « + » ou « = » puis vous allez sélectionner la cellule source et vous validez.
Après la validation de l’enregistrement, les pointillés disparaissent, la valeur s’installe dans la cellule, et la barre de formule affiche l’adresse de la source.
Faire tenir plusieurs lignes dans une cellule
Lorsqu’il y a plus de caractères que la cellule peut supporter en largeur, si vous le laissez tel quel, vous aurez ce résultat. Pour gagner en confort de lecture et de présentation, cliquer sur « Renvoyer à la ligne automatiquement » Le résultat sera celui-ci. L’application signale l’option en affichant le bouton en orange. Vous pouvez désactiver l’option en cliquant à nouveau sur le bouton.
Les options positionnées sur une cellule peuvent être consultées en ouvrant le menu contextuel de celle-ci. Comme son nom l’indique, ce menu donne le contexte de saisie de la cellule.
Vous retrouvez le menu contextuel en faisant un clic droit sur la cellule.
Vous pouvez demander à Excel d’effectuer cette opération à chaque fois que nécessaire. Vous sélectionnez l’intégralité de la feuille de calcul avant de cliquer sur le bouton d’option.
Les séries de données
Lorsque vous travaillez sur une série de données d’intervalle régulier, par exemple, « précédent + 2 »
. Saisir les deux premières valeurs Sélectionner les cellules Positionner le curseur sur l’angle en bas à droite de la sélection, la croix blanche du curseur devient une croix noire moins épaisse. Presser le clic gauche de la souris et faire glisser. Vous pouvez également le faire en pressant la touche « Shift » tout en déplaçant le curseur avec les touches directionnelles.
Signe qu’il y a un lien entre les données
La série peut être incrémentée automatiquement par l’application en se positionnant sur la première cellule de la série et en suivant les étapes décrites ci-contre et ci-dessous.
Créer et insérer des listes personnalisées A partir des Options Excel du bouton Office, catégorie d’option « Standard »
Créer une nouvelle liste en la saisissant ou en l’important
La liste a été ajoutée
Import de la liste
Insertion d’une liste Sélectionner la première cellule, saisir l’une des valeurs de la liste et faire glisser. La liste s’incrémente.
Saisir les dates et les heures Le caractère séparateur des dates est le « / ». Le date est saisie JJ/MM/AAAA. Selon le format de nombre choisi pour la date, l’affichage affichera la correspondance.
Ou
Le caractère séparateur des heures est le « : ». L’heure est saisie HH :MM :SS.Selon le format de nombre choisi pour l’heure, l’affichage affichera la correspondance.
Ou
Trier une liste de données Dans un premier temps, il faut sélectionner les cellules à trier, par défaut le tri se fait de haut en bas, donc choisir une colonne. Puis suivre les consignes ci-dessous.
Si vous avez sélectionné une seule colonne, l’application vous propose étendre la sélection.Si vous choisissez d’étendre la sélection, les données suivront le classement ligne par ligne, ce qui évite le mélange des données.Si vous continuez avec la sélection en cours, seules les cellules sélectionnées seront triées.
Le tri peut être personnalisé avec la boîte de dialogue ouverte en cliquant sur « Tri Personnalisé » dans la fenêtre de tri. Dans le premier cadre se trouvent les cellules sélectionnées (ici la colonne A du tableau) Dans le deuxième cadre se trouve les différents choix de critère de tri En cliquant sur « Options » on ouvre la boîte de dialogue permettant de changer l’orientation du tri.
Le tri peut avoir plusieurs niveaux. Par exemple, dans une table de données vous pouvez trier d’abord par date de naissance, puis par département, puis par sexe, par couleur de cheveux…A chaque fois que vous cliquerez sur « Ajouter un niveau » vous ajouterez un critère de tri. Vous pouvez également supprimer et copier un critère de tri.
L’ordre sera proposé en fonction du critère de tri sélectionné.« De A à Z » signifie « croissant »« De Z à A » signifie « décroissant »Ce sera pour les suites alphabétiques« Du plus petit au plus grand » et « du plus grand au plus petit » s’adressent aux suites numériquesLes autres critères offriront le choix « En haut » et « En bas »Comme dans l’exemple ci-dessous
Filtrer les données
On sélectionne la première cellule de la colonne. Les cellules suivantes, à la descente seront filtrées. Pour être filtrée, une série de donnée ne doit pas comporter de trous. Le trou marquera la fin de la série filtrée.
Le filtre peut être par la sélection des données dans la liste, par la couleur du texte ou la couleur de remplissage.
Il existe également des filtres textuels ou numériques qui peuvent être personnalisés. La boîte de dialogue sera différente selon le contenu des cellules.
Le filtre personnalisé suit le même masque quel que soit le type de valeurs à trier
Effacer le contenu d’une cellule
Vous pouvez utiliser la touche « Suppr. »Cependant…L’outil « gomme » du groupe de commandes Edition permet de sélectionner le type d’information à supprimer de la cellule.
Rechercher et Remplacer
Pour remplacer un mot par un autre, au lieu de scruter tout le document, on peut utiliser la commande appropriée.
On sélectionne la valeur à rechercher avant si on veut qu’elle s’incrémente toute seule.
Copier, couper, coller, insérer les cellules copiées, collage spécial Raccourcis clavier : Copier : « Ctrl +c », couper : « Ctrl + x », coller « Ctrl + v »Clic droit de la souris dans la cellule à d’origine, sélectionner copier ou couper, selon le cas choisi.La cellule copiée s’entoure de pointillés.Dans la cellule de destination, si vous souhaitez copier une seule fois, vous vous positionnez et pressez la touche « Entrée ». Si vous souhaitez coller plusieurs fois, vous effectuez un autre clic droit, puis « coller » ou « collage spécial »Le collage spécial permet de coller une partie des données de la cellule. En choisissant de transposer on change la présentation des données (ordre des cellules copiées)
L’application va rechercher la première valeur et la remplacer par la deuxième, une seule fois ou dans tout le document.
Insérer les cellules copiées permet de décaler les cellules verticalement ou horizontalement. Le contenu des cellules décalées est préservé.
Utiliser le presse papier : en cliquant sur l’élément du presse papier que vous souhaitez reproduire, cet élément sera intégré dans votre document.Vous n’aurez plus qu’à le positionner en le faisant glisser.
Vous cliquez sur « Insérer un commentaire »
Le cadre de commentaire s’ouvre. L’utilisateur qui rédige le commentaire peut s’identifier et rédiger le commentaire. Les commentaires sont modifiables. La cellule contenant un commentaire est repérée par un marqueur rouge à l’angle supérieur droit de son cadre.
Insérer un commentaireClic droit dans la cellule, la boîte de dialogue s’ouvre.
La saisie semi automatique
C’est un mode de saisie dans lequel l’application vous propose une valeur en cours de saisie, si elle la retrouve en amont dans le tableau. Avec la touche « Tabulation » ou la touche « Entrée » vous validez la proposition. En continuant de saisir vous refusez la proposition.Pour activer la saisie automatique dans les options d’Excel.
Les liens hypertextes
Ce sont des liens vers un document situé sur l’ordinateur, sur le web ou sur un autre support. Ce lien provoquera l’ouverture du document.Ce lien s’installe en suivant les consignes ci-dessous
Il se supprime ou se modifie en faisant un clic droit sur le lien.
Il faut bien distinguer le texte à afficher de l’adresse du lien pour avoir ce résultat à partir des informations renseignées ci-dessus.
Fin séance 1 !
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Created on September 12, 2023
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Séance 1 – Se familiariser avec l’application
Contenu :
Présentation
Le tableur existe depuis 1978 et a toujours été le partenaire favori du gestionnaire, du comptable et du financier.Il existe aujourd’hui plusieurs développements de tableurs.
Les tableurs gratuits les plus connus (open sources) :• Open Office Calc • Libre Office Calc • Google Spreadsheets • Apple Numbers• Gnumeric • Spread32
Les tableurs payants les plus connus :• Excel Nous allons travailler avec Excel, il faut garder à l’esprit que la plupart des logiciels libres ont la même ergonomie, la même logique de fonctionnement. Les raccourcis peuvent différer, mais après quelques tâtonnements ce qui va être appris ici pourra être mis en pratique sur à peu près tous les logiciels libres.
Savoir personnaliser son environnement de travail
Vocabulaire
L’onglet contient un ruban formé de groupes de commandes accessibles via des boîtes de dialogue qui s’ouvriront au clicPersonnaliser l’affichageExcel propose de nombreuses barres d’outils personnalisables par ajout ou suppression de boutons complémentaires.
Ajouter ou supprimer un outil à la barre d’outils Accès Rapide
Sélectionner l’outil à ajouter, puis cliquer sur « Ajouter »
Sélectionner l’outil à enlever et cliquer sur « Supprimer ».Pas d’inquiétude, ça ne supprime pas la fonction, ça enlève simplement le raccourci de la liste d’affichage
Positionner la barre d’outils Accès RapideEn positionnant le curseur de la souris sur la barre d’Accès Rapide et en faisant un clic droit, vous ouvrez cette fenêtre : Ceci vous permet d’agir sur l’affichage de la barre d’outils Accès Rapide, mais également d’accéder au masque précédant pour la personnaliser.
Les boîtes de dialogue du ruban
L’objectif des boîtes de dialogue est de regrouper dans une fenêtre des choix de paramétrage du même type afin de rendre les fonctionnalités plus conviviales.
La boîte de dialogue « Presse papier » s’ouvre comme un bandeau latéral, elle contient les 24 derniers éléments enregistrés dans le presse papier. (Vous enregistrez des éléments dans le presse papier quand vous faites un copier/coller)Vous refermez la boîte en cliquant à nouveau dans le petit carré.
En passant le curseur sur le petit carré du groupe de commandes, une fenêtre apparaît, comme ci-dessus.Si vous cliquez, la boîte de dialogue s’ouvre, comme ci-dessous.
Les boîtes de dialogue des groupes de commande « Police » « Alignement » et « Nombres » s’ouvriront comme ceci.
Quand vous positionnez le curseur sur le triangle, cette fenêtre s’ouvre.Pour obtenir le menu, vous cliquez.
Les groupes de commande « Style » « Cellules » et « Edition » contiennent des groupes intermédiaires qui s’ouvriront en cliquant sur le petit triangle à côté de leur nom.
En faisant passer le curseur sur le menu, vous faites ouvrir des fenêtres comme ci-dessous
Vous aurez accès aux fonctions les plus utilisées. Vous pourrez en sélectionner une ou choisir d’autres fonctions plus personnalisées, comme ici avec le choix « Autres règles »
La boîte de dialogue s’ouvre et vous pourrez paramétrer votre choix.(nous verrons cela plus tard)
L’onglet d’Accueil
Groupe de commandes Alignement
L’onglet d’accueil regroupe les commandes utilisées pour la saisie et la mise en forme du document. Groupe de commandes Presse papier
Groupe de commandes Nombre
- Format du contenu de la cellule
- Nombre de décimales
- Unité de valeur monétaire
Groupe de commandes StyleGroupe de commandes Police
Onglet Insertion
Groupe de commandes Cellules
Cet onglet regroupe tous les objets qui peuvent être insérés dans le tableau.
Groupe de commandes Edition
Groupe de commandes Tableaux
- Tableau croisés dynamiques
- Tableau
Groupe de commandes IllustrationGroupe de commandes Graphiques
- Différentes formes de graphiques
Groupe de commandes Liens hypertexteOnglet Mise en Page
Groupe de commandes Texte
Cet onglet donne accès aux fonctionnalités permettant de mettre en page le document
Couleurs
Thèmes
Groupe de commandes Thèmes
Effets
Polices
Groupe de commandes Mise en Page
Onglet Formules
Groupe de commandes Mise à l’échelleCe groupe est un raccourci vers la catégorie de commandes gérant la taille de la feuille dans le groupe Mise en Page Groupe de commandes Options de la feuille de calcul
- Affichage et impression du quadrillage
- Affichage et impression des entêtes de lignes et de colonnes
Groupe de commandes OrganiserCet onglet regroupe l’ensemble des formules qui peuvent être utilisées dans la feuille de calculGroupe Bibliothèque de fonctions
- Liste des fonctions, par catégories
- Insérer une fonction, si on veut ouvrir la boîte de dialogue
Groupe Noms définisOnglet Données
Groupe Audit de formules
- Outils permettant de contrôler les interactions des formules dans une feuille de calcul
Groupe de commandes de CalculGroupe Données ExternesOuvre et établi une connexion vers un document dont la source n’est pas sous format Excel : Access, Word, Site Web ou autres sourcesGroupe Connexions
- Actualise les informations provenant de sources externes au classeur
- Gère les propriétés de la plage de données
- Gère les connexions pour le classeur (ajout, suppression)
Groupe Trier Filtrer- Tri et filtre
Groupe Outils de donnéesGroupe Plan
- Grouper et dissocier
- Sous-total
Groupe AnalyseGroupe Vérification
- Lié à l’orthographe, aux dictionnaires et à la traduction
Groupe Commentaires- Affichage, ajout et suppression des commentaires
Groupe Modifications- Protection de la feuille et du classeur
- Partage du classeur
- Verrouillage de plages par un mot de passe
- Suivi des modifications
Groupe AffichageOnglet Révision
Permet la vérification, la gestion des annotations et des commentaires, la protection du classeur et le suivi des modifications effectuées.
Vocabulaire
La feuille de calcul
Onglet de la feuille active
Un double clic sur l’onglet permet d’en modifier le nom. Un clic droit sur l’onglet permet d’accéder à toutes les commandes liées à la feuilleL’option, sélectionner toutes les feuilles permet de travailler sur toutes les feuilles en même temps.La lettre soulignée dans le nom de commande indique le raccourci clavier pour y accéder quand la fenêtre est ouverte. Ici, pour sélectionner toutes les feuilles on presserait la lettre « S ».
Si vous ne souhaitez pas sélectionner toutes les feuilles, en pressant sur la touche « Ctrl » et en cliquant sur les onglets des feuilles à sélectionner vous ferez votre choix. L’onglet des feuilles sélectionnées est blanc, le nom de la feuille active est en caractères gras. Tout ce qui est fait sur la feuille active est reproduit à l’identique sur les feuilles sélectionnées.
La barre de formule
C’est là que s’affichent les données contenues dans la cellule. S’il y a une formule, elle y sera écrite dans sa totalité. Le signe situé dans la partie bleue, à gauche de la barre de formule est un raccourci pour ouvrir la boîte de dialogue d’insertion de formule.
L’adresse de la cellule active
Par défaut, l’adresse affiche les coordonnées de la cellule : ici, colonne A, ligne 1.
Pour désélectionner les feuilles, un simple clic dans un onglet non sélectionné annulera la sélection.Pour passer d’une feuille à l’autre vous pouvez utiliser l’outil de défilement.
En double cliquant sur la case, on peut nommer la cellule. Bien penser à valider, sinon ce n’est pas enregistré.
En faisant un click droit sur le même outil vous faites afficher la liste des feuilles et voir laquelle est active. En cas de sélection multiple, vous ne voyez pas lesquelles sont sélectionnées.
Après validation, le nom se positionne au centre de la case.
Title yoursection here
Totam rem aperiam, eaque ipsa quae ab illo inventore veritatis et quasi architecto beatae vitae dicta sunt explicabo. Nemo enim ipsam voluptatem quia voluptas sit aspernatur aut odit aut fugit, sed quia consequuntur magni dolores eos qui ratione voluptatem sequi.
Sed ut perspiciatis unde omnis iste natus error sit voluptatem accusantium doloremque laudantium, totam rem aperiam, eaque ipsa quae ab illo inventore veritatis et quasi architecto beatae vitae dicta sunt explicabo. Nemo enim ipsam voluptatem quia voluptas sit aspernatur aut odit aut fugit, sed quia consequuntur magni dolores eos qui.
Il ne peut y avoir qu’une seule cellule avec le même nom dans un classeur. Nous verrons que cela facilite énormément la rédaction de certaines formules. Pour se rendre directement dans une cellule nommée, le petit triangle ouvre un menu déroulant nous permettant de la sélectionner.
En faisant glisser la souris tout en maintenant le bouton gauche appuyé nous sélectionnons une plage de cellules. Ce qui peut nous permettre de modifier leur paramétrage en même temps, les supprimer, les copier, y coller des informations, de les nommer ou de créer une liste déroulante avec les données qu’elles contiennent.
Pour sélectionner l’ensemble des cellules de la feuille, cliquer sur la case bleue, en haut à gauche, à l’intersection des axes :
Pour cela, vous faites un clic droit dans la zone de sélection et le menu s’ouvre.
Rappel des vocables utilisés
Un classeur est un ensemble de feuilles de calcul
Les outils de travail
- Onglets de feuilles : un classeur comporte plusieurs feuilles signalées par un onglet - chaque feuille possède un nom (par défaut : feuil1)
- L'onglet de la feuille active est blanc - cliquer sur un onglet de feuille pour l'activerPour travailler dans Excel, il est possible d'utiliser plusieurs types d'outils, selon ses habitudes ou ses préférences:
Rappel des vocables utilisés Ouvrir et fermer un classeur
Pour obtenir un classeur vierge vous pouvez appuyer simultanément sur Ctrl +N
Vous pouvez utiliser la, barre d’outils rapide.
Le bouton Office vous le propose également en choisissant l’option « Nouveau » puis « vierge et récent »
Obtenir classeur établi selon un modèle
Pour fermer un classeur, vous pouvez cliquer sur la croix située en haut à droite
Via le bouton Office, vous avez accès à un certain nombre de modèles installés, à télécharger, ou utilisés récemment.
Vous pouvez également utiliser le lien « Fermer » ou le lien « Quitter Excel » du bouton Office.
Pour ouvrir un classeur existant
Toujours avec le bouton Office, vous pouvez sélectionner votre fichier dans la liste des documents récents, s’il y figure, ou aller le chercher avec la fonction « Ouvrir ».Vous pouvez également utiliser le lien présent dans la barre d’outils rapide.
Les fonctions d’ergonomie
Fractionner / Dé-fractionner la fenêtre Excel
Cette fonction peut être utile lorsqu’on travaille sur des grands tableaux. Elle permet de créer plusieurs fenêtres de visualisation sur la même feuille de calcul.
Pour fractionner la fenêtre, positionner le curseur dans la cellule en dessous et à droite du positionnement des axes.
Ouvrir l’onglet Affichage et cliquer sur « Fractionner ». Pour dé-fractionner la fenêtre, cliquer à nouveau sur « Fractionner »
Afficher plusieurs classeurs
Lorsque vous travaillez sur plusieurs classeurs, vous pouvez les afficher simultanément en cliquant sur « Réorganiser tout »
En mosaïque
Horizontal
En cascade
Vertical
La gestion des cellules
Se déplacer dans la feuille de calcul
Saisie de la référence de la cellule recherchée
Pour atteindre l’extrémité de la feuille
Pour atteindre la dernière ligne
Pour atteindre la dernière colonne
La saisie des valeurs dans les cellules
Pour valider en enregistrement après sa saisie, vous pouvez :
En cas d’erreur de saisie dans une cellule, vous pouvez :
Par défaut, lorsque vous pressez la touche « Entrée », le tableau vous renvoie à la ligne. Vous pouvez modifier ce paramètre pour une saisie personnalisée. Dans le bouton Office, sélectionner « Options Excel »
Puis options avancées. Vous pouvez modifier le sens de déplacement du curseur ou désactiver l’option.
Copier la valeur d’une cellule (avec mise à jour)
Pendant que vous enregistrez l’information, le tableur vous signale le contenu comme ceci. Des pointillés encerclent la cellule source. Ce n’est pas encore validé.
Lorsque vous souhaitez qu’une cellule reprenne la valeur d’une autre, et qu’elle se mette à jour en cas de modification de la source, vous entrez dans cette cellule « + » ou « = » puis vous allez sélectionner la cellule source et vous validez.
Après la validation de l’enregistrement, les pointillés disparaissent, la valeur s’installe dans la cellule, et la barre de formule affiche l’adresse de la source.
Faire tenir plusieurs lignes dans une cellule
Lorsqu’il y a plus de caractères que la cellule peut supporter en largeur, si vous le laissez tel quel, vous aurez ce résultat. Pour gagner en confort de lecture et de présentation, cliquer sur « Renvoyer à la ligne automatiquement » Le résultat sera celui-ci. L’application signale l’option en affichant le bouton en orange. Vous pouvez désactiver l’option en cliquant à nouveau sur le bouton.
Les options positionnées sur une cellule peuvent être consultées en ouvrant le menu contextuel de celle-ci. Comme son nom l’indique, ce menu donne le contexte de saisie de la cellule. Vous retrouvez le menu contextuel en faisant un clic droit sur la cellule.
Vous pouvez demander à Excel d’effectuer cette opération à chaque fois que nécessaire. Vous sélectionnez l’intégralité de la feuille de calcul avant de cliquer sur le bouton d’option.
Les séries de données
Lorsque vous travaillez sur une série de données d’intervalle régulier, par exemple, « précédent + 2 » . Saisir les deux premières valeurs Sélectionner les cellules Positionner le curseur sur l’angle en bas à droite de la sélection, la croix blanche du curseur devient une croix noire moins épaisse. Presser le clic gauche de la souris et faire glisser. Vous pouvez également le faire en pressant la touche « Shift » tout en déplaçant le curseur avec les touches directionnelles.
Signe qu’il y a un lien entre les données
La série peut être incrémentée automatiquement par l’application en se positionnant sur la première cellule de la série et en suivant les étapes décrites ci-contre et ci-dessous.
Créer et insérer des listes personnalisées A partir des Options Excel du bouton Office, catégorie d’option « Standard »
Créer une nouvelle liste en la saisissant ou en l’important
La liste a été ajoutée
Import de la liste
Insertion d’une liste Sélectionner la première cellule, saisir l’une des valeurs de la liste et faire glisser. La liste s’incrémente.
Saisir les dates et les heures Le caractère séparateur des dates est le « / ». Le date est saisie JJ/MM/AAAA. Selon le format de nombre choisi pour la date, l’affichage affichera la correspondance.
Ou
Le caractère séparateur des heures est le « : ». L’heure est saisie HH :MM :SS.Selon le format de nombre choisi pour l’heure, l’affichage affichera la correspondance.
Ou
Trier une liste de données Dans un premier temps, il faut sélectionner les cellules à trier, par défaut le tri se fait de haut en bas, donc choisir une colonne. Puis suivre les consignes ci-dessous.
Si vous avez sélectionné une seule colonne, l’application vous propose étendre la sélection.Si vous choisissez d’étendre la sélection, les données suivront le classement ligne par ligne, ce qui évite le mélange des données.Si vous continuez avec la sélection en cours, seules les cellules sélectionnées seront triées.
Le tri peut être personnalisé avec la boîte de dialogue ouverte en cliquant sur « Tri Personnalisé » dans la fenêtre de tri. Dans le premier cadre se trouvent les cellules sélectionnées (ici la colonne A du tableau) Dans le deuxième cadre se trouve les différents choix de critère de tri En cliquant sur « Options » on ouvre la boîte de dialogue permettant de changer l’orientation du tri.
Le tri peut avoir plusieurs niveaux. Par exemple, dans une table de données vous pouvez trier d’abord par date de naissance, puis par département, puis par sexe, par couleur de cheveux…A chaque fois que vous cliquerez sur « Ajouter un niveau » vous ajouterez un critère de tri. Vous pouvez également supprimer et copier un critère de tri.
L’ordre sera proposé en fonction du critère de tri sélectionné.« De A à Z » signifie « croissant »« De Z à A » signifie « décroissant »Ce sera pour les suites alphabétiques« Du plus petit au plus grand » et « du plus grand au plus petit » s’adressent aux suites numériquesLes autres critères offriront le choix « En haut » et « En bas »Comme dans l’exemple ci-dessous
Filtrer les données
On sélectionne la première cellule de la colonne. Les cellules suivantes, à la descente seront filtrées. Pour être filtrée, une série de donnée ne doit pas comporter de trous. Le trou marquera la fin de la série filtrée.
Le filtre peut être par la sélection des données dans la liste, par la couleur du texte ou la couleur de remplissage.
Il existe également des filtres textuels ou numériques qui peuvent être personnalisés. La boîte de dialogue sera différente selon le contenu des cellules.
Le filtre personnalisé suit le même masque quel que soit le type de valeurs à trier
Effacer le contenu d’une cellule
Vous pouvez utiliser la touche « Suppr. »Cependant…L’outil « gomme » du groupe de commandes Edition permet de sélectionner le type d’information à supprimer de la cellule.
Rechercher et Remplacer
Pour remplacer un mot par un autre, au lieu de scruter tout le document, on peut utiliser la commande appropriée.
On sélectionne la valeur à rechercher avant si on veut qu’elle s’incrémente toute seule.
Copier, couper, coller, insérer les cellules copiées, collage spécial Raccourcis clavier : Copier : « Ctrl +c », couper : « Ctrl + x », coller « Ctrl + v »Clic droit de la souris dans la cellule à d’origine, sélectionner copier ou couper, selon le cas choisi.La cellule copiée s’entoure de pointillés.Dans la cellule de destination, si vous souhaitez copier une seule fois, vous vous positionnez et pressez la touche « Entrée ». Si vous souhaitez coller plusieurs fois, vous effectuez un autre clic droit, puis « coller » ou « collage spécial »Le collage spécial permet de coller une partie des données de la cellule. En choisissant de transposer on change la présentation des données (ordre des cellules copiées)
L’application va rechercher la première valeur et la remplacer par la deuxième, une seule fois ou dans tout le document.
Insérer les cellules copiées permet de décaler les cellules verticalement ou horizontalement. Le contenu des cellules décalées est préservé.
Utiliser le presse papier : en cliquant sur l’élément du presse papier que vous souhaitez reproduire, cet élément sera intégré dans votre document.Vous n’aurez plus qu’à le positionner en le faisant glisser.
Vous cliquez sur « Insérer un commentaire »
Le cadre de commentaire s’ouvre. L’utilisateur qui rédige le commentaire peut s’identifier et rédiger le commentaire. Les commentaires sont modifiables. La cellule contenant un commentaire est repérée par un marqueur rouge à l’angle supérieur droit de son cadre.
Insérer un commentaireClic droit dans la cellule, la boîte de dialogue s’ouvre.
La saisie semi automatique
C’est un mode de saisie dans lequel l’application vous propose une valeur en cours de saisie, si elle la retrouve en amont dans le tableau. Avec la touche « Tabulation » ou la touche « Entrée » vous validez la proposition. En continuant de saisir vous refusez la proposition.Pour activer la saisie automatique dans les options d’Excel.
Les liens hypertextes
Ce sont des liens vers un document situé sur l’ordinateur, sur le web ou sur un autre support. Ce lien provoquera l’ouverture du document.Ce lien s’installe en suivant les consignes ci-dessous
Il se supprime ou se modifie en faisant un clic droit sur le lien.
Il faut bien distinguer le texte à afficher de l’adresse du lien pour avoir ce résultat à partir des informations renseignées ci-dessus.
Fin séance 1 !
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