Plan effectifs

Processus de préparation de l'ensemble des plans d'effectifs

Démarrer

Dans les premiers mois de la rentrée scolaire, la direction générale valide la cohérence entre les besoins exprimés, le comblement de ces besoins par le centre de services et les investissements faits par l’établissement. Cette opération de la direction générale s’effectue auprès de la direction de l’établissement. Conséquemment, les ressources demandées dans le cadre de la mesure 30360 par les établissements devront faire l’objet d’une analyse des sommes non investies par l’établissement. Les demandes de mesure 30360 devraient permettre aux établissements de répondre à des besoins non planifiés, impossibles à financer et imprévisibles lors du processus complet de constitution des plans d’effectifs.

Étape 3

La direction générale reçoit les demandes de chaque établissement via les directions et répond selon les ressources disponibles. En vertu de la réponse obtenue par la direction générale, la direction constate l’écart entre ses besoins exprimés et les ressources octroyées. La direction a la responsabilité de combler cet écart selon les ressources de son établissement auxquelles elle a accès (imputabilité).

Étape 2

Il s’agit de connaître l’état de la situation actuelle dans l’établissement. La définition des besoins prioritaires en ressources et en perfectionnement pour tout le personnel afin de permettre à l’établissement de maximiser l’atteinte des résultats de son projet éducatif. Ce dernier doit servir d’assise à la démarche effectuée par la direction et son équipe. La direction a la responsabilité de déterminer ce qui apparaîtra dans la version finale expédiée à la direction générale et en deviendra imputable dans sa mise en place.

Étape 1

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La philosophie du processus de la Loi sur l'instruction publique (LIP) de l'article 96.20 comporte trois grandes étapes d'élaboration et de régulation s'échelonnant sur les 12 mois suivant son début.

préambule

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Processus de préparation de l'ensemble des plans d'effectifsannuellement

NOVEMBRE

MI-OCTOBRE

SEPTEMBRE

AOÛT

JUILLET

MAI-JUIN

AVRIL-MAI

MARS-AVRIL

MARS

FÉVRIER-MARS

JANVIER

DÉCEMBRE

index

Février-Mars

Mi-octobre

Mai-Juin

Avril-Mai

Août

Mars-Avril

Mars

Novembre

Septembre

Décembre

Juillet

Janvier

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NOTES

• Remettre le document complet du processus.
• Acheminer aux directions l'hyperlien afin de compléter le formulaire.
• Rappeler aux directions l'importance de filtrer les demandes reçues et envoi de la version finale à la direction générale.

RESPONSABLE : DG

LANCEMENT DE LA CONSULTATION

DÉCEMBRE

• Consultation par la direction avant la date déterminée annuellement.
• Consultation des 3 accréditations syndicales de l'établissement (soutien, professionnel, enseignant).
• La direction a la responsabilité de la distribution et de la cueillette du formulaire en prévision de la date butoir annuellement exigée.
• Analyse et filtrage des demandes par la direction.
• Imputabilité de la direction.

Expédition par la direction à partir de l'outil informatisé de compilation (hyperlien).

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__________________________

NOTES

RESPONSABLE : DG

(DATE D'ÉCHÉANCE ANNUELLE)

Consultation par la direction

JANVIER

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NOTES

• La direction générale et la direction du Service des ressources humaines (DRH)analysent la compilation du tableau Excel compilé automatiquement à partir de l'hyperlien complété par les directions.

RESPONSABLES : DRH et DG

Compilation des besoins

Février Mars

(suite)

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NOTES

• Il y a une rétroaction individuelle positive ou négative à chaque direction quant aux ressources octroyées par le centre de services. Le DRH analyse et informe les directions si les besoins exprimés génèrent une permanence. Les directions doivent confirmer si elles souhaitent ajouter tout de même.
• Suivant cette rétroaction, la direction est déjà en mesure d'évaluer l'écart à comblerau niveau des besoins exprimés (imputabilité).

RESPONSABLES : DRH et DG

Compilation des besoins

Février Mars

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• La direction générale et la direction du Service des ressources humaines déposent le plan d'effectif au comité des ressources humaines (CA) qui en fait une recommandation pour consultation auprès des associations.
• Les deux associations de cadres sont consultées (AQPDE et AQCS).
• Le comité des ressources humaines (CA) recommande au CA l'adoption du plan d'effectif, puis le conseil d'administration approuve.

NOTES

RESPONSABLES : DG et DRH

Élaboration et recommandation du plan d'effectif du personnel cadre

Mars

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• La direction générale et la direction du Service des ressources humaines déposent le plan d'effectif du personnel de soutien administratif au Comité consultatif de gestion (CCG). Le CCG recommande le plan d'effectif.
• La direction générale et la direction du Service des ressources humaines déposent le plan d'effectif au comité des ressources humaines (CA) qui en fait une recommandation pour

• La direction générale et la direction du Service des ressources humaines déposent le plan d'effectif des professionnels au Comité de répartition des ressources (CRR). Le CRR recommande le plan d'effectif.
• La direction générale et la direction du Service des ressources humaines déposent le plan d'effectif au comité des ressources humaines (CA) qui en fait une recommandation pour consultation auprès du syndicat.

MarsAvril

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NOTES

RESPONSABLES : DRH et DG

Élaboration et recommandation du plan d'effectif du personnel professionnel et du personnel de soutien administratif

• La direction générale et la direction du Service des ressources humaines déposent le retour de consultation des syndicats auprès du CCG.
• Le CCG fait une recommandation à la direction générale.
• Le comité des ressources humaines (CA) recommande au CA l'adoption des plans d'effectif, puis le conseil d'administration approuve.

(suite)

MarsAvril

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NOTES

RESPONSABLES : DRH et DG

Élaboration et recommandation du plan d'effectif du personnel professionnel et du personnel de soutien administratif

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• La direction du Service des finances présente au CRR le projet de règles budgétaires incluant les mesures dédiées si celles-ci sont disponibles.À ce stade-ci, les sommes sont connues globalement.
• Le CRR répartit les ressources par établissement selon les critères déterminés.
• La direction doit prévoir un investissement pour l'écart des besoins non comblés par le CSSA lors de la déclaration des besoins de janvier non octroyés dans les plans d'effectifs déjà soumis.

NOTES

RESPONSABLES : DF, DG et DE

Règles budgétaires - Mesures dédiées provisoires - Imputabilité Reddition de comptes au DG à l'automne

AVRILMAI

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• La Direction des ressources humaines procède à l'élaboration du plan d'effectif de l'adaptation scolaire (technicien(ne) en éducation spécialisée, préposé(e) aux élèves handicapés conjointement avec les services éducatifs en analysant d'abord les heures offertes centralement correspondant aux critères établis par le comité EHDAA.
• La Direction des ressources humaines et la Direction des services éducatifs confirment individuellement aux établissements le nombre d'heures octroyées. Elles conviennent d'un délai raisonnable afin de permettre à l'établissement d'investir à partir de ses mesures.
• La direction d'établissement qui souhaite bonifier les heures pour son établissement doit donc réunir son comité école, puis obtenir l'approbation de son conseil d'établissement afin d'ajouter des heures à partir des mesures dédiées.

NOTES

RESPONSABLE : DRH

Élaboration et consultation du plan d'effectif TES

MAIJUIN

(suite)

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• Une fois la confirmation des heures ajoutées par les établissements combinées aux heures investies par le CSSA, le plan d'effectif est en consultation aux étapes suivantes : CRR, CCG, Comité RH du conseil d'administration, syndicat du soutien scolaire. Puis, le conseil d'administration approuve le plan d'effectif.
• IMPORTANT: Les établissements doivent connaître l'impact ou la mise en garde d'une demande d'ajouts versus les obligations de la convention collective en vigueur du personnel de soutien (TES ou PEH) ou la convention des enseignants (enseignant, enseignant-ressource, orthopédagogie, etc.).
• Voir les écrits concernant les TES (20 semaines, PPO, …).

NOTES

RESPONSABLE : DRH

Élaboration et consultation du plan d'effectif TES

MAIJUIN

Bonnes vacances !

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JUILLET

Structure et échéancier à venir

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• Considérant la séance d'affectation devant se tenir au cours des jours précédant la rentrée scolaire, les établissements doivent informer le Service des ressources humaines de l'arrivée de nouveaux élèves ou d'ajouts non prévus et requis afin d'offrir le meilleur service à l'élève. Ces ajouts imprévus provoqueront une modification du plan d'effectif préalablement à la séance d'affectation.
• Une fois ces vérifications effectuées, le Service des ressources humaines procédera à la séance d'affectation de l'adaptation scolaire (TES et PEH).
• IMPORTANT: Suivant la séance d'affectation, en vertu de la convention collective applicable du personnel de soutien, tout poste nouvellement créé ou qui devient définitivement vacant après l'entrée des élèves peut être comblé de façon temporaire, et ce, jusqu'au prochain plan d'effectif (7-1.17).

NOTES

RESPONSABLE : DRH

Ajout au plan d'effectif de l'adaptation scolaire et affectation

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• Entre le moment de l'affectation et le 1er novembre, il n'est pas possible d'ajouter des heures en adaptation scolaire (TES, PEH) sauf les exceptions prévues à la convention collective nationale du personnel de soutien en vigueur (7-1.18).
• Pour éviter toute situation litigieuse, cette démarche doit être entérinée par la Direction des ressources humaines.
• IMPORTANT: Clause 7-1-18Malgré ce qui précède, après l'applicalion de la mécanique de sécurité d'emploi, et ce, jusqu'au 1er novembre. Le centre de services doit afficher conformément à la clause 7- 1.11 tout poste nouvellement créé ou tout poste dont le nombre d'heures est modifié ne découlant pas de l'une ou l'autre des situations suivantes :

Septembre

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NOTES

RESPONSABLES : Directions des établissements et DRH

Ajout possible de TES ou PEH (exceptionnel)

• une modification relativement à l'intégralion totale ou partielle d'un élève en classe ordinaire ou en classe spéciale;
• une modification ou la mise en place des services d'appui pour répondre aux besoins des EHDAA;
• une modification ou la mise en place d'une mesure préventive pour des élèves dans une situation particulière de vulnérabilité même s'ils ne sont pas identifiés;

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a) conformément aux dispositions prévues à la politique de l'adaptation scolaire et aux programmes des services complémentaires : b) un changement dans le transport de la clienléle EHDAA ;c) l'arrivée d'un nouvel élève dans l'établissement lequel requiert une des mesures prévues au paragraphe a) ;d) tout autre motif convenu entre le centre de services et le syndicat.

(suite)

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Septembre

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NOTES

RESPONSABLES : Directions des établissements et DRH

Ajout possible de TES ou PEH (exceptionnel)

Au terme de l'affichage du poste, celui-ci est offert aux seules personnes salariées régulières de la classe d'emplois concernée ayant posé leur candidature À défaut d'avoir ainsi comblé le poste, la séquence prévue à la clause 7-1. 11 s'applique.Le centre de service informe par écrit le syndicat des ajouts d'heures et des postes nouvellement créés en indiquant pour chaque ajout d'heures ou chaque poste nouvellement créé la situation qui le justifie parmi celles prévues à la présente clause.Lorsque le poste nouvellement créé ou le poste dont le nombre d'heures est modifié ne découle pas de l'une ou l'autre des situations mentionnées à la présente clause, le syndicat doit soumettre par écrit une demande de rencontre au centre de service. La personne responsable de l'adaptation scolaire du centre de service participe à cette rencontre. Le cas échéant, la rencontre a lieu dans les 15 jours ouvrables suivanl la demande. Le syndicat peut soumettre un grief conformément à l'article 9-1 .00 dans les 30 jours ouvrables suivant la date de la rencontre ou de l'expiration du délai prévu pour tenir la rencontre.

(suite)

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Septembre

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NOTES

RESPONSABLES : Directions des établissements et DRH

Ajout possible de TES ou PEH (exceptionnel)

• À partir de son tableau de bord et de ses indicateurs de gestion, la direction générale valide l'état de chaque établissement préalablement à l'octroi de la mesure 30360 et la conséquence possible sur le projet éducatif de l'établissement.
• La direction adjointe des services complémentaires vérifie préalablement les demandes afin de les valider au besoin, et ce, avant la rencontre du comité paritaire EHDAA. Un portrait est soumis à la direction générale.
• Lorsque le comité paritaire EHDAA de la mesure 30360 détermine ses octrois, en plus de répondre aux établissements, la direction adjointe des services complémentaires doit informer le Service des ressources humaines afin de s'assurer des disponibilités des ressources humaines pour combler ces nouveaux ajouts.

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NOTES

RESPONSABLES : Directions des établissements et DG

Démarche mesure 30360

Mi-octobre

• En vertu de son imputabilité, la direction d'établissement doit pouvoir justifier que l'ajout, à ce stade-ci ou lors du 1er tour du déploiement de la mesure 30360, n'était pas un besoin connu depuis le début du processus du 96.20. Auprès de la direction générale, par souci d'équité et de rigueur à l'égard des autres directions, la direction d'établissement a le fardeau de justifier sa demande et de justifier l'impact avec son projet éducatif.

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Novembre

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NOTES

RESPONSABLES : Directions des établissements et DG

Régulation et mesure 30360 1er novembre

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MERCI