Sistema de Archivo y clasificación de documentos

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Sistemas de archivos y clasificación de documentos

Barceló, Juan Carlos Di Giacomo, Nicolas G.

Contenido

Sistemas de ordenación de archivos - Generalidades, A qué necesidades responde y Tipos - Numéricos (en qué consiste, ventajas, desventajas, organización y tipos) - Alfanuméricos (en qué consiste, ventajas, desventajas)

“Un hombre es un método, un orden progresivo; un principio de selección, reuniendo lo suyo para él; donde quiera que vaya”. Ralph Waldo Emerson.

Sistema de ordenación de archivos

Sistema de ordenación de archivos

Todas las organizaciones requieren de una buena gestión de los registros, desde el momento en los que se generan hasta que sean eliminados del sistema. El mal uso o manejo de los archivos, sin lugar a dudas, denota una pésima planificación organizacional y la falta de eficiencia en la gestión del flujo de información. También pueden crear problemas legales debido a los registros perdidos o mantenimiento de registros descuidados. Los sistemas de presentación de buen diseño emplean alfabético, alfanuméricos o numéricos con etiquetas codificadas, generando la administración de registros eficientes y que permiten, no solo a las organizaciones, sino a sus trabajadores, ejecutar las acciones con mayor profesionalidad.

Sistema de ordenación de archivos

Responde a dos necesidades básicas: 1. Proporcionar una estructura lógica, de modo que represente la naturaleza de la compañía y que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos han sido creados. 2. Facilitar la localización conceptual e inequívoca de los documentos, es decir, que permita conocer los términos bajo los cuales están agrupados los documentos, sin acceder físicamente a ellos, para dar respuesta a la única ubicación posible del documento. Para que estos dos propósitos se materialicen es necesario utilizar instrumentos de descripción y búsqueda documental, para así realizar previamente las tareas de clasificación, ordenación e instalación del archivo definitivo.

Sistema de ordenación de archivos

¿Cuál sistema de ordenación emplear?:

Sistema de ordenación de archivos

Numéricos

¿En qué consiste?:

El Sistema de ordenación de "Archivos Numéricos" es considerado uno de los métodos recomendable, que ofrece seguridad a la hora de archivar. Suele considerarse, además, un método indirecto o auxiliar, por cuanto, para la localización de un determinado documento, se requiere de la consulta previa de ficheros o tarjeteros, entre otros, y es necesario establecer patrones numéricos.

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Numéricos

¿En qué consiste?:

En asignar a cada individuo, firma o asunto (según la serie documental), un número en forma progresiva. Con esta numeración se identifican las unidades de conservación que conforman una serie documental. Cuando los documentos obedecen a numeraciones consecutivas (como facturas, órdenes de compra, pedidos, remisiones, pólizas, resoluciones, Acuerdos, Ordenanzas, entre otros.) se disponen en las respectivas unidades de conservación en forma progresiva, obedeciendo a la numeración que los identifica.

Sistema de ordenación de archivos

Numéricos

¿y las desventajas?:

¿Cuáles son sus ventajas?:

1. Denota confidencialidad2. Rápida identificación de secuencias numérica 3. Expansión ilimitada 4. Usos múltiples del tarjetero

¿Cómo es la organización del archivo numérico?:

Se compone de cuatro (4) partes básicas: 1. Archivo principal2. Archivo miselaneo alfanumérico3. El Tarjetero Índice 4. Registro de números asignados y por asignar.

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Numéricos

Tipo: Ordinal o Simples

Considerado como el sistema de ordenación numérica más fácil de realizar, debido a que, al momento de archivar los documentos, ya sea, de forma consecutiva o progresivamente, dispondrá de manera única de una numeración que los identificará permanentemente.

EJEMPLO RRHH Foliar un expediente de un determinado trabajador.

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Numéricos

Los Cronológicos

Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro, en forma secuencial, de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada. Para ello debemos tener en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día. Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se presentan en las series, Consecutivo de Correspondencia Despachada cuya ordenación puede ejemplificarse así:

EJEMPLO RRHH08,02, 202315, 02, 2023 21, 04, 2023

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Alfanumérico

¿En qué consiste?

Un sistema de archivo alfanumérico es una combinación de registro alfabético, el cual estará ordenado desde la letra A hasta la letra Z del alfabeto. Por otra parte, un registro numérico estará ordenado desde el número menor hasta el mayor que pueda llegar a existir. Ahora bien, al lograr hacer una perfecta combinación de ambos sistemas de archivado, estarán creando un sistema de archivo alfanumérico.

Sistema de ordenación de archivos

Alfanumérico

¿En qué consiste?

El sistema numérico en base 36 es denominado sistema alfanumérico y utiliza para su representación los símbolos 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L , M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z. Existen casos en los que las letras pueden ser mayúsculas y minúsculas.

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Alfanumérico

¿y las desventajas?:

Ventajas

1. Se considera de mayor seguridad al momento de resguardar la confidencialidad de la información.2. Diversidad de posibles combinaciones, lo que le hace el más efectivos para las grandes compañias.

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Alfanumérico

Ejemplos:

En la Secretaría Ejecutiva: SE-O1 Actas SE-O1-O1 Actas de Junta Directiva SE-O2 Informes SE-O2-O1 Informes de Actividades SE-O2-O2 Informes de Gestión En la División Administrativa: DA-O2 InformesDA-O2-O1 Informes de Actividades DA-O2-O2 Informes de Gestión En la División Financiera: DF-O2 Informes DF-O2-O1 Informes de Actividades DF-O2-O2 Informes de Gestión DF-O2-O3 Informes a Organismos de Control.

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Conclusiones

1. El objetivo final de los Sistemas de Ordenación de archivos es, garantizar la vigencia y tranzabilidad de los documentos y la información contenida en ellos.2. El sistema de Ordenación elegido debe proporcionar seguridad y oportunidad en la localización de la información, en todo caso dicha elección dependerá de las características y volumen de documentación, así como de los intereses de la organización.

Conclusiones

3. El mejor criterio de clasificación más adecuado no existe. Siempre dependerá de las necesidades concretas de la organización, tomando en consideración los siguientes aspectos: *El mejor que se adapta a los documentos que se manejan *El que mejor responde a las necesidades que se plantean. *El más sencillo y eficaz *Que permita una localización rápida. *El que permita incorporaciones de documentación (Abierto y flexible).

Muchas Gracias