Chapitre 1 : DÉFINIR LE PROJET ET LES MODALITÉS DE SON PILOTAGE
Contexte
Medi-Terra est une association présidée par Michèle Tana depuis sa création en 2010 et qui compte quarante-deux salariés. Son objet est de promouvoir le développement de certains pays méditerranéens par la coopération et la mise en réseau des acteurs économiques. Le programme consiste en une cinquantaine d’opérations par an (séminaires, manifestations régionales, études…). Medi-Terra accompagne les partenaires dans la mise en œuvre de leurs projets à l’occasion de rencontres qui se déroulent à Montpellier et dans les pays méditerranéens partenaires. Les échanges se font également à distance pour la tenue de visioconférences. Elle communique, en français et en anglais, par le biais de son site Internet, d’une newsletter mensuelle, de sa page Facebook et de courriels.
Medi-Terra est implantée dans le centre-ville de Montpellier. Ses locaux actuels comportent vingt bureaux partagés entre les membres de l’équipe, mais aucune salle de réunion. Pour animer les rencontres avec les partenaires, l’association doit recourir à la location de salle.
Face au développement de l’activité liée aux séminaires et aux stages qui sont proposés par l’association, la présidente Michèle Tana envisage de déménager dans des locaux de 430 mètres carrés, mieux adaptés à l’évolution de l’activité : toujours des bureaux partagés (260 m2 pour 20 bureaux), deux salles de réunion (40 et 45 m2) ainsi qu’une salle de séminaire (85 m2). Chacune des salles de réunion doit être équipée pour pouvoir réaliser des rencontres à distance. Les nouveaux locaux, situés dans la zone d’activité, seront situés à environ quarante minutes des actuels bureaux, tous modes de transport confondus. Le projet devrait durer neuf mois et le déménagement est envisagé pour la fin du mois de juin N.
Fiche ressource 1
Les caractéristiques d’un projet La mise en œuvre d’un projet permet à une entité de conduire un changement, d’améliorer une situation existante, de proposer un nouveau produit ou une nouvelle prestation, de modifier son organisation, ou de se mettre en conformité avec une nouvelle réglementation. I La définition du projet Pour l’organisme international de normalisation (ISO), un projet est un « processus unique, qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées, comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques telles que les contraintes de délais, de coûts et de ressources » (ISO-10006). II Les types de projets Le projet est qualifié de « grand projet », « projet moyen » ou « petit projet », en fonction du nombre de personnes parties prenantes au projet, du budget alloué et de la durée de réalisation du projet. Il existe trois principaux types de projets :
Annexe 2
Annexe 1
Annexe 4
Annexe 3
Annexe 9
Annexe 6
Annexe 5
Annexe 8
Annexe 7
Fiche ressource 2
Le pilotage d'un projet Piloter un projet signifie que le chef de projet s’assure de la bonne réalisation de chacune des prévisions à chacune des étapes par chacune des parties prenantes, afin d’atteindre l’objectif final, c’est-à-dire la réalisation du projet. Le pilotage prend appui sur différents outils.
II Les modalités de pilotage du projet
I Les étapes du projet et les étapes de pilotage associées
Fiche ressource 3
Les indicateurs de suivi de projet
Les indicateurs de suivi de projet sont liés aux objectifs du projet. Ils permettent de préciser les résultats attendus et sont utiles pour définir les prévisions quantitatives et/ou qualitatives afin de vérifier les écarts entre les prévisions et les réalisations. Bien communiquer auprès des parties prenantes sur l’évolution des indicateurs choisis revêt un caractère indispensable pour le bon pilotage du projet.
I Les indicateurs clés de suivi de projet
Un indicateur est toujours lié à un objectif précis : il est quantitatif ou qualitatif. La définition de chaque indicateur doit être précise. Il faut clairement distinguer l’objectif (ex. : prendre contact avec nos 1 200 clients), l’indicateur choisi (ex. : nombre de clients contactés) et la valeur prise par cet indicateur à une date donnée (ex. : 852 clients contactés, soit 71 %).
1. Les caractéristiques des indicateurs de suivi Pour être utile et opérationnel, un indicateur doit présenter les caractéristiques suivantes :
2. La représentation des indicateurs Pour le suivi et la communication, il est indispensable de représenter les indicateurs de manière claire et synthétique, car cela facilite l’analyse.
La valeur d’un indicateur peut être représentée par un graphique : courbe d’évolution, histogramme pour comparer les valeurs prévues et réelles, diagramme de Gantt pour planifier les tâches dans le temps. Les indicateurs figurent généralement dans un tableau, appelé « tableau de bord », qui précise l’indicateur, la prévision, la réalisation, les ressources et le statut.
II Le choix des indicateurs pertinents
Les indicateurs sont choisis par le chef de projet et sont négociés avec l’équipe projet avant le démarrage du projet : ils peuvent évoluer. Il est important de choisir les indicateurs pertinents, propres à chaque projet. Les indicateurs généralement choisis sont ceux relatifs aux délais, au budget, aux ressources, à la qualité. Choisir des indicateurs de suivi de projet permet de gérer les prévisions mais également les imprévus. Le pilotage de projet doit adopter des indicateurs justes : trop ambitieux ou trop modestes, ils risquent d’influer sur la conduite du projet.
Fiche ressource 5
La note de cadrage est une synthèse qui vise à expliquer clairement le projet. Elle est pertinente dès lors qu'elle est totalement compréhensible par une personne externe à la structure. Elle précise le cadre du projet dans ses grandes lignes :
- La nature du projet
- Les acteurs concernés,
- Les étapes,
- Les délais,
- Le budget envisagé,
- Les contraintes
- Les risques éventuellement liés au projet
I Les objectifs de la note de cadrage
La note de cadrage structure le projet. C'est d'elle que dépend le lancement du projet: C'est la première démarche à mener dans la phase d'initialisation du projet. elle peut s'enrichir au fur et à mesure de l'avancement du projet. La note de cadrage doit lors être datée et le numéro de la version sera précisé.
II La rédaction de la note de cadrage
La note de cadrage peut être rédigée en suivant la trame suivante :
Une équipe projet et un comité de pilotage sont désignés pour conduire le projet et vérifier que les délais et budgets sont respectés, que les actions de communication sont correctement menées.
Le contrôle s’opère par le biais d’indicateurs de performance : suivi budgétaire, suivi des ressources, suivi des délais, suivi des risques. C’est alors, et au regard de l’analyse des résultats (conformes ou non conformes aux objectifs), que des décisions seront prises pour adopter d’éventuelles mesures correctives. Le chef de projet devra alerter sa hiérarchie en cas de dérive sur les prévisions qui pourrait mettre en péril la réalisation du projet. Un bilan est établi en fin de projet afin de vérifier la conformité des résultats par rapport aux prévisions et confirmer l’atteinte des objectifs du projet.
Le projet est qualifié de « grand projet », « projet moyen » ou « petit projet », en fonction du nombre de personnes parties prenantes au projet, du budget alloué et de la durée de réalisation du projet. Il existe trois principaux types de projets : – le projet « ouvrage » est une production unique, par exemple la création d’une entreprise, la gestion d’un processus d’appel d’offres, le développement d’un marché, ou le développement de chantiers tels que pont, tunnel, bibliothèque, musée… – le projet « produit » ou « service » est réalisé en plusieurs exemplaires : il s’adresse à plusieurs clients ; par exemple la création d’un produit, d’un service, le développement d’une démarche de certification qualité, de responsabilité sociétale, environnementale, éco-responsable… – le projet « organisationnel » ou « événementiel » est lié à un événement temporaire, par exemple l’organisation d’une manifestation culturelle, d’un salon, d’un séminaire, la réorganisation d’un service…
Définir le projet et les modalités de son pilotage
Lexi
Created on September 1, 2023
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Chapitre 1 : DÉFINIR LE PROJET ET LES MODALITÉS DE SON PILOTAGE
Contexte
Medi-Terra est une association présidée par Michèle Tana depuis sa création en 2010 et qui compte quarante-deux salariés. Son objet est de promouvoir le développement de certains pays méditerranéens par la coopération et la mise en réseau des acteurs économiques. Le programme consiste en une cinquantaine d’opérations par an (séminaires, manifestations régionales, études…). Medi-Terra accompagne les partenaires dans la mise en œuvre de leurs projets à l’occasion de rencontres qui se déroulent à Montpellier et dans les pays méditerranéens partenaires. Les échanges se font également à distance pour la tenue de visioconférences. Elle communique, en français et en anglais, par le biais de son site Internet, d’une newsletter mensuelle, de sa page Facebook et de courriels. Medi-Terra est implantée dans le centre-ville de Montpellier. Ses locaux actuels comportent vingt bureaux partagés entre les membres de l’équipe, mais aucune salle de réunion. Pour animer les rencontres avec les partenaires, l’association doit recourir à la location de salle. Face au développement de l’activité liée aux séminaires et aux stages qui sont proposés par l’association, la présidente Michèle Tana envisage de déménager dans des locaux de 430 mètres carrés, mieux adaptés à l’évolution de l’activité : toujours des bureaux partagés (260 m2 pour 20 bureaux), deux salles de réunion (40 et 45 m2) ainsi qu’une salle de séminaire (85 m2). Chacune des salles de réunion doit être équipée pour pouvoir réaliser des rencontres à distance. Les nouveaux locaux, situés dans la zone d’activité, seront situés à environ quarante minutes des actuels bureaux, tous modes de transport confondus. Le projet devrait durer neuf mois et le déménagement est envisagé pour la fin du mois de juin N.
Fiche ressource 1
Les caractéristiques d’un projet La mise en œuvre d’un projet permet à une entité de conduire un changement, d’améliorer une situation existante, de proposer un nouveau produit ou une nouvelle prestation, de modifier son organisation, ou de se mettre en conformité avec une nouvelle réglementation. I La définition du projet Pour l’organisme international de normalisation (ISO), un projet est un « processus unique, qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées, comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques telles que les contraintes de délais, de coûts et de ressources » (ISO-10006). II Les types de projets Le projet est qualifié de « grand projet », « projet moyen » ou « petit projet », en fonction du nombre de personnes parties prenantes au projet, du budget alloué et de la durée de réalisation du projet. Il existe trois principaux types de projets :
Annexe 2
Annexe 1
Annexe 4
Annexe 3
Annexe 9
Annexe 6
Annexe 5
Annexe 8
Annexe 7
Fiche ressource 2
Le pilotage d'un projet Piloter un projet signifie que le chef de projet s’assure de la bonne réalisation de chacune des prévisions à chacune des étapes par chacune des parties prenantes, afin d’atteindre l’objectif final, c’est-à-dire la réalisation du projet. Le pilotage prend appui sur différents outils.
II Les modalités de pilotage du projet
I Les étapes du projet et les étapes de pilotage associées
Fiche ressource 3
Les indicateurs de suivi de projet
Les indicateurs de suivi de projet sont liés aux objectifs du projet. Ils permettent de préciser les résultats attendus et sont utiles pour définir les prévisions quantitatives et/ou qualitatives afin de vérifier les écarts entre les prévisions et les réalisations. Bien communiquer auprès des parties prenantes sur l’évolution des indicateurs choisis revêt un caractère indispensable pour le bon pilotage du projet.
I Les indicateurs clés de suivi de projet
Un indicateur est toujours lié à un objectif précis : il est quantitatif ou qualitatif. La définition de chaque indicateur doit être précise. Il faut clairement distinguer l’objectif (ex. : prendre contact avec nos 1 200 clients), l’indicateur choisi (ex. : nombre de clients contactés) et la valeur prise par cet indicateur à une date donnée (ex. : 852 clients contactés, soit 71 %).
1. Les caractéristiques des indicateurs de suivi Pour être utile et opérationnel, un indicateur doit présenter les caractéristiques suivantes :
2. La représentation des indicateurs Pour le suivi et la communication, il est indispensable de représenter les indicateurs de manière claire et synthétique, car cela facilite l’analyse. La valeur d’un indicateur peut être représentée par un graphique : courbe d’évolution, histogramme pour comparer les valeurs prévues et réelles, diagramme de Gantt pour planifier les tâches dans le temps. Les indicateurs figurent généralement dans un tableau, appelé « tableau de bord », qui précise l’indicateur, la prévision, la réalisation, les ressources et le statut.
II Le choix des indicateurs pertinents
Les indicateurs sont choisis par le chef de projet et sont négociés avec l’équipe projet avant le démarrage du projet : ils peuvent évoluer. Il est important de choisir les indicateurs pertinents, propres à chaque projet. Les indicateurs généralement choisis sont ceux relatifs aux délais, au budget, aux ressources, à la qualité. Choisir des indicateurs de suivi de projet permet de gérer les prévisions mais également les imprévus. Le pilotage de projet doit adopter des indicateurs justes : trop ambitieux ou trop modestes, ils risquent d’influer sur la conduite du projet.
Fiche ressource 5
La note de cadrage est une synthèse qui vise à expliquer clairement le projet. Elle est pertinente dès lors qu'elle est totalement compréhensible par une personne externe à la structure. Elle précise le cadre du projet dans ses grandes lignes :
I Les objectifs de la note de cadrage
La note de cadrage structure le projet. C'est d'elle que dépend le lancement du projet: C'est la première démarche à mener dans la phase d'initialisation du projet. elle peut s'enrichir au fur et à mesure de l'avancement du projet. La note de cadrage doit lors être datée et le numéro de la version sera précisé.
II La rédaction de la note de cadrage
La note de cadrage peut être rédigée en suivant la trame suivante :
Une équipe projet et un comité de pilotage sont désignés pour conduire le projet et vérifier que les délais et budgets sont respectés, que les actions de communication sont correctement menées. Le contrôle s’opère par le biais d’indicateurs de performance : suivi budgétaire, suivi des ressources, suivi des délais, suivi des risques. C’est alors, et au regard de l’analyse des résultats (conformes ou non conformes aux objectifs), que des décisions seront prises pour adopter d’éventuelles mesures correctives. Le chef de projet devra alerter sa hiérarchie en cas de dérive sur les prévisions qui pourrait mettre en péril la réalisation du projet. Un bilan est établi en fin de projet afin de vérifier la conformité des résultats par rapport aux prévisions et confirmer l’atteinte des objectifs du projet.
Le projet est qualifié de « grand projet », « projet moyen » ou « petit projet », en fonction du nombre de personnes parties prenantes au projet, du budget alloué et de la durée de réalisation du projet. Il existe trois principaux types de projets : – le projet « ouvrage » est une production unique, par exemple la création d’une entreprise, la gestion d’un processus d’appel d’offres, le développement d’un marché, ou le développement de chantiers tels que pont, tunnel, bibliothèque, musée… – le projet « produit » ou « service » est réalisé en plusieurs exemplaires : il s’adresse à plusieurs clients ; par exemple la création d’un produit, d’un service, le développement d’une démarche de certification qualité, de responsabilité sociétale, environnementale, éco-responsable… – le projet « organisationnel » ou « événementiel » est lié à un événement temporaire, par exemple l’organisation d’une manifestation culturelle, d’un salon, d’un séminaire, la réorganisation d’un service…