Aan de slag met Twizzit!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Aan de slag met Twizzit

Het nieuwe ledenbeheerplatform van Koor&Stem

START

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Welkom!

Welkom!

Stap 1

Koren die zijn aangesloten bij Koor&Stem gebruiken het platform Twizzit, waarmee je je lidmaatschap in orde brengt. Met deze "Aan de slag"-gids tonen we je stap voor stap hoe je de koor- en ledenadministratie beheert. We focussen daarbij op de start van een nieuw werkjaar; uiteraard zijn sommige stappen ook bruikbaar doorheen het jaar. Op de volgende pagina's zal je links steeds de voortgang zien van het proces, zodat je het overzicht niet verliest. Vanuit dat overzicht kan je ook steeds klikken naar de gewenste stap. Soms kan je doorklikken naar een instructievideo of de uitgebreide handleiding. Sluit je koor voor de eerste keer aan bij Koor&Stem? Kies dan voor "Nieuwe aansluiting". Wil je je kooraansluiting verlengen? Kies dan voor "Heraansluiting".

01

Aanmelden

Stap 2

02

Administratieve voorbereiding

Stap 3

Ledenadministratie

• Contact toevoegen

03

• Lidmaatschap toekennen

• Linken aan de koorgroep

Stap 4

04

Controle

• Juist gelinkt?

NIEUWE AANSLUITING

HERAANSLUITING

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Welkom!

STAP 1 - AANMELDEN

Stap 1

Bij het aanmaken van een Twizzit-omgeving zal Koor&Stem een welkomstmail versturen naar de opgegeven admin(s). Een admin is de persoon die alles in de Twizzit-omgeving kan instellen.

01

Aanmelden

Stap 2

Administratieve voorbereiding

1. Klik op de link die je vindt in de welkomstmail van Koor&Stem; check zeker ook de spamfolder van je e-mailprogramma
2. Kies een gebruikersnaam en wachtwoord
3. Bevestig het wachtwoord en klik op "Opslaan & verder"

02

• Nieuw seizoen

• Nieuwe groep

Stap 3

Ledenadministratie

• Contact toevoegen

Ik vind nergens een welkomstmail?

03

• Lidmaatschap toekennen

• Linken aan de koorgroep

Stap 4

04

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Instructievideo

HANDLEIDING P. 42

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Welkom!

STAP 2 - ADMINISTRATIEVE VOORBEREIDING

Stap 1

01

Aanmelden

Bij een nieuwe aansluiting neem je even de tijd om de Twizzit-omgeving volledig klaar te maken voor het nieuwe koorjaar. Dat doe je met volgende 2 stappen.

Stap 2

Administratieve voorbereiding

1. Een nieuw seizoen aanmaken
2. Een nieuwe koorgroep maken

02

• Nieuw seizoen

• Nieuwe groep

Stap 3

Ledenadministratie

• Persoonsgegevens

• Functies controle

03

• Gestopte koorleden

• Nieuwe koorleden

Stap 4

04

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Instructievideo

HANDLEIDING P. 45

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Welkom!

STAP 2 - ADMINISTRATIEVE VOORBEREIDING

Stap 1

01

Aanmelden

1. Een nieuw seizoen aanmaken

Stap 2

Een koorgroep, gelinkt aan Koor&Stem, wordt gelinkt aan een specifiek koorseizoen. Zo hou je op een eenvoudige manier bij wie wanneer bij het koor heeft gezongen. Ook voor Koor&Stem is dit handige informatie om zo de evolutie van de Vlaamse koren in kaart te brengen. Zo maak je een nieuw seizoen:

Administratieve voorbereiding

02

• Nieuw seizoen

• Nieuwe groep

Stap 3

Ledenadministratie

1. Klik op Beheren, Instellingen (onderaan blauwe navigatie)
2. Klik op Seizoenen (midden)
3. Klik op de groene '+' knop en vul de gegevens in:

- naam: jaartal-jaartal (bv. 2023-2024)- startdatum: seizoen loopt van 1 oktober tem 30 september 4. Vink de 2 sliders aan

• Persoonsgegevens

• Functies controle

03

• Gestopte koorleden

• Nieuwe koorleden

Stap 4

04

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Instructievideo

HANDLEIDING P. 45

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Welkom!

STAP 2 - ADMINISTRATIEVE VOORBEREIDING

Stap 1

2. Een nieuwe groep aanmaken

01

Aanmelden

Stap 2

Koor&Stem maakt een Twizzit-omgeving aan voor je koor. Daarna is het aan de admin om de kooradministratie vorm te geven. De eerste stap daarbij is het aanmaken van de koorgroep(en).

Administratieve voorbereiding

02

• Nieuw seizoen

1. Ga naar Beheren < Beheer groepen
2. Klik rechts onderaan op de groene '+'-knop
3. Kies voor "Voeg groep toe"
4. Vul in het volgende venster alle gevraagde gegevens in

• Nieuwe groep

Stap 3

Ledenadministratie

• Contact toevoegen

Belangrijk!

• Vink zeker het vinkje aan "Link aan Koor&Stem vzw"
• Heb bijzondere aandacht voor een aantal groepsgegevens:
• 'publiceer op Koor&Stem': zo is je koor vindbaar op de website van Koor&Stem
• 'toegang tot de bibliotheek': met deze optie kan je partituren ontlenen
• 'SEMU-licentie': via Koor&Stem kan je een financieel voordelige SEMU-licentie aanschaffen

03

• Lidmaatschap toekennen

• Linken aan de koorgroep

Stap 4

04

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

HANDLEIDING P. 48

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Welkom!

STAP 2 - ADMINISTRATIEVE VOORBEREIDING

Stap 1

Extra koorgegevens

01

Aanmelden

Stap 2

Bij de gegevens van je groep/koor kan je enkele belangrijke opties aanduiden. Klik hieronder op opties om meer uitleg te krijgen.

Administratieve voorbereiding

02

• Nieuw seizoen

• Nieuwe groep

• SEMU en vervaldatum

Stap 3

Ledenadministratie

• publiceer groep op Koor&Stem

• Contact toevoegen

03

• Lidmaatschap toekennen

• toegang tot de bibliotheek

• Linken aan de koorgroep

• lokalenverzekering

Stap 4

04

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Welkom!

STAP 3 - LEDENADMINISTRATIE

Stap 1

Na het aanmaken van je koorgroep(en) is het tijd om je zangers in te geven in Twizzit. Dit gebeurt in 3 stappen. Als je voor de eerste keer dit doet, hou er dan rekening mee dat dit wel wat tijd vraagt!

01

Aanmelden

Stap 2

Administratieve voorbereiding

Herhaal onderstaande 3 stappen voor elk koorlid.

1. Een nieuw contact toevoegen aan CRM
2. Een lidmaatschap toekennen aan het nieuwe contact
3. Het nieuwe contact linken aan de koorgroep

Het is zeer belangrijk voor een juiste werking van Twizzit dat je voor elke zanger deze stappen doorloopt.

02

• Nieuw seizoen

• Nieuwe groep

Stap 3

Ledenadministratie

• Contact toevoegen

03

• Lidmaatschap toekennen

• Linken aan de koorgroep

Stap 4

04

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Instructievideo

HANDLEIDING P. 53

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Welkom!

STAP 3 - LEDENADMINISTRATIE

Stap 1

1. Een nieuw contact toevoegen

01

Aanmelden

Stap 2

Administratieve voorbereiding

1. Ga naar Beheren < CRM 2. Klik rechts onderaan op de groene '+'-knop 3. Klik op de optie 'Contact' 4. Vul de benodigde gegevens van het nieuwe contact 5. Klik op "Maak nieuw contact"

02

• Nieuw seizoen

• Nieuwe groep

Stap 3

Ledenadministratie

• Contact toevoegen

03

• Lidmaatschap toekennen

• Linken aan de koorgroep

MEERDERE CONTACTEN IN 1 KEER?

Stap 4

04

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Instructievideo

HANDLEIDING P. 53

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Welkom!

STAP 3 - LEDENADMINISTRATIE

Stap 1

2. Een lidmaatschap toekennen

01

Aanmelden

Stap 2

1. Ga naar Beheren < CRM 2. Klik op de naam van het nieuwe koorlid 3. Scroll op de profielpagina een beetje naar beneden tot je "lidmaatschappen" ziet staan 4. Klik op de knop "Voeg toe" om een lidmaatschap toe te voegen 5. Kies voor voor "Lidmaatschap Koor&Stem" (3e optie) 6. Duid aan welk verzekeringspakket je wenst (Niet-verzekerd, BA, LO, BA+LO)

Administratieve voorbereiding

02

• Nieuw seizoen

• Nieuwe groep

Stap 3

Ledenadministratie

• Contact toevoegen

03

• Lidmaatschap toekennen

• Linken aan de koorgroep

Stap 4

04

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Instructievideo

HANDLEIDING P. 54

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Welkom!

STAP 3 - LEDENADMINISTRATIE

Stap 1

3. Linken aan de koorgroep

01

Aanmelden

Stap 2

1. Ga naar Beheren < CRM 2. Klik op de naam van het koorlid dat je aan het koor wil toevoegen 3. Kies bovenaan de profielpagina voor "Gelinkt aan" 4. Klik op de groene letters "Voeg aan groep toe" 5. Selecteer een functie en de groep 6. Klik op "Opslaan".

Administratieve voorbereiding

02

• Nieuw seizoen

• Nieuwe groep

Stap 3

Ledenadministratie

• Contact toevoegen

03

• Lidmaatschap toekennen

• Linken aan de koorgroep

Stap 4

04

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Instructievideo

HANDLEIDING P. 55

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Welkom!

STAP 4 - CONTROLE

Stap 1

01

Als je alle stappen doorlopen hebt, doe je best nog eens een laatste controle. Deze bestaat uit 3 stappen: 1. Zijn alle zangers gelinkt aan de (juiste) koorgroep? 2. Hebben alle zangers een lidmaatschap Koor&Stem met het gewenste verzekeringspakket? 3. Is de groepssynchronisatie in orde?

Aanmelden

Stap 2

Administratieve voorbereiding

02

• Nieuw seizoen

• Nieuwe groep

Stap 3

Ledenadministratie

• Contact toevoegen

03

• Lidmaatschap toekennen

• Linken aan de koorgroep

Stap 4

04

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Welkom!

STAP 4 - CONTROLE

Stap 1

1. Zijn alle zangers gelinkt?

01

Aanmelden

Stap 2

Administratieve voorbereiding

1. Ga naar Beheren < Beheer Groepen
2. Klik op de naam van de koorgroep, zodat de profielpagina opent
3. Kijk of alle zangers vermeld staan in de ledenlijst

Let op: sommige namen kunnen dubbel in deze lijst staan, omdat ze toegevoegd zijn met meerdere functies.

02

• Nieuw seizoen

• Nieuwe groep

Stap 3

Ledenadministratie

• Contact toevoegen

03

• Lidmaatschap toekennen

• Linken aan de koorgroep

ontbreken er zangers?

Stap 4

04

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Welkom!

STAP 4 - CONTROLE

Stap 1

2. Hebben alle zangers een lidmaatschap Koor&Stem?

01

Aanmelden

Stap 2

Administratieve voorbereiding

1. Ga naar Beheren < CRM
2. Klik op het filtericoon, rechts bovenaan
3. Klik op "Lidmaatschap details (Koor&Stem vzw)"
4. Kies bij "Heeft een huidig lidmaatschap" voor "Ja"
5. Klik bovenaan op de blauwe knop "Zoeken"

Het aantal contacten dat dan verschijnt, moet gelijk zijn aan het aantal unieke leden van je koor.

02

• Nieuw seizoen

• Nieuwe groep

Stap 3

Ledenadministratie

• Contact toevoegen

03

• Lidmaatschap toekennen

• Linken aan de koorgroep

ontbreken er zangers?

Stap 4

04

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Welkom!

STAP 4 - CONTROLE

Stap 1

3. Is de groepssynchronisatie in orde?

01

Aanmelden

Stap 2

Administratieve voorbereiding

Als alle zangers gelinkt zijn de (juiste) koorgroep én een geldig lidmaatschap Koor&Stem hebben, kan de groep volledig gesynchroniseerd worden met Koor&Stem.

02

• Nieuw seizoen

• Nieuwe groep

1. Ga naar Beheren < Beheer groepen
2. Rechts van de groepsnaam staat bij een geslaagde synchronisatie een groen vinkje

Stap 3

Ledenadministratie

• Contact toevoegen

Zie je geen groen vinkje?

03

• Lidmaatschap toekennen

• Linken aan de koorgroep

Stap 4

04

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Welkom!

STAP 1 - AANMELDEN

Stap 1

01

Aanmelden

1. Surf naar https://app.twizzit.com
2. Geef, indien gevraagd, je gebruikersnaam en wachtwoord in
3. Eénmaal ingelogd, controleer of je in het blauwe navigatiemenu de tab "Beheren" ziet

Stap 2

Administratieve voorbereiding

02

• Nieuw seizoen

• Groep kopiëren

• Koorgegevens controleren

Stap 3

Ledenadministratie

• Nieuwe groep

wachtwoord/gebruikersnaam VERGETEN?

• Persoonsgegevens

• Functies controle

03

• Gestopte koorleden

Geen tab "beheren"?

• Nieuwe koorleden

Stap 4

04

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

HANDLEIDING P. 45

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Welkom!

STAP 2 - ADMINISTRATIEVE VOORBEREIDING

Stap 1

01

Aanmelden

Bij een heraansluiting neem je even de tijd om de Twizzit-omgeving volledig klaar te maken voor het nieuwe koorjaar. Dat doe je met volgende 4 stappen.

Stap 2

Administratieve voorbereiding

1. Een nieuw seizoen aanmaken
2. De bestaande koorgroep(en) kopiëren
3. Groepgegevens nakijken en aanpassen
4. Een nieuwe koorgroep maken (optioneel)

02

• Nieuw seizoen

• Groep kopiëren

• Koorgegevens controleren

Stap 3

Ledenadministratie

• Nieuwe groep

• Persoonsgegevens

• Functies controle

03

• Gestopte koorleden

• Nieuwe koorleden

Stap 4

04

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Instructievideo

HANDLEIDING P. 45

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Welkom!

STAP 2 - ADMINISTRATIEVE VOORBEREIDING

Stap 1

01

Aanmelden

1. Een nieuw seizoen aanmaken

Stap 2

Een koorgroep, gelinkt aan Koor&Stem, wordt gelinkt aan een specifiek koorseizoen. Zo hou je op een eenvoudige manier bij wie wanneer bij het koor heeft gezongen. Ook voor Koor&Stem is dit handige informatie om zo de evolutie van de Vlaamse koren in kaart te brengen. Zo maak je een nieuw seizoen:

Administratieve voorbereiding

02

• Nieuw seizoen

• Groep kopiëren

• Koorgegevens controleren

Stap 3

Ledenadministratie

• Nieuwe groep

1. Klik op Beheren, Instellingen (onderaan blauwe navigatie)
2. Klik op Seizoenen (midden)
3. Klik op de groene '+' knop en vul de gegevens in:

- naam: jaartal-jaartal (bv. 2023-2024)- startdatum: seizoen loopt van 1 oktober tem 30 september 4. Vink de 2 sliders aan

• Persoonsgegevens

• Functies controle

03

• Gestopte koorleden

• Nieuwe koorleden

Stap 4

04

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Instructievideo

HANDLEIDING P. 45

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Welkom!

STAP 2 - ADMINISTRATIEVE VOORBEREIDING

Stap 1

01

Aanmelden

2. De koorgroep(en) kopiëren

Stap 2

Omdat groepen steeds gelinkt zijn aan een specifiek seizoen, zal je merken dat bij het aanmaken van een nieuw seizoen de groep(en) nog niet in het nieuwe seizoen staan. Daarom moet je als volgende stap de bestaande koorgroep(en) integraal kopiëren:

Administratieve voorbereiding

02

• Nieuw seizoen

• Groep kopiëren

• Koorgegevens controleren

Stap 3

Ledenadministratie

1. Klik op Beheren, Beheer groepen
2. Selecteer het seizoen van waaruit je de groep wil kopiëren
3. Vink de groepen aan die je wil kopiëren
4. Klik op "Acties" en dan op "Kopieer"
5. Vink alle opties aan en klik op "Kopiëren"
6. Klik op "Opslaan"

• Nieuwe groep

• Persoonsgegevens

• Functies controle

03

• Gestopte koorleden

• Nieuwe koorleden

Stap 4

04

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Instructievideo

HANDLEIDING P. 47

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Welkom!

STAP 2 - ADMINISTRATIEVE VOORBEREIDING

Stap 1

01

Aanmelden

3. Koorgegevens controleren

Stap 2

Een koorgroep wordt gelinkt aan Koor&Stem, wat betekent dat de informatie van de groep ook wordt gesynchroniseerd met Koor&Stem. Het is dus belangrijk om steeds na te kijken of alle informatie nog steeds up-to-date en juist is, zodat geen foute gegevens gebruikt worden.

Administratieve voorbereiding

02

• Nieuw seizoen

• Groep kopiëren

1. Ga naar Beheren < Beheer groepen
2. Klik op de groepsnaam, zodat de profielpagina opent
3. Bij “Gelinkte groepen” zie je de groepsinformatie die gedeeld wordt met Koor&Stem
4. Klik op “Wijzig” om deze groepsinformatie aan te passen of aan te vullen.

• Koorgegevens controleren

Stap 3

Ledenadministratie

• Nieuwe groep

• Persoonsgegevens

• Functies controle

03

• Gestopte koorleden

• Nieuwe koorleden

Stap 4

04

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Instructievideo

HANDLEIDING P. 49

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Welkom!

STAP 2 - ADMINISTRATIEVE VOORBEREIDING

Stap 1

01

Aanmelden

3. Koorgegevens controleren

Stap 2

Bij de gegevens van je groep/koor kan je enkele belangrijke opties aanduiden. Klik hieronder op opties om meer uitleg te krijgen.

Administratieve voorbereiding

02

• Nieuw seizoen

• Groep kopiëren

• SEMU en vervaldatum

• Koorgegevens controleren

• publiceer groep op Koor&Stem

Stap 3

Ledenadministratie

• Nieuwe groep

• Persoonsgegevens

• toegang tot de bibliotheek

• Functies controle

03

• Gestopte koorleden

• Nieuwe koorleden

• lokalenverzekering

Stap 4

04

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Welkom!

STAP 2 - ADMINISTRATIEVE VOORBEREIDING

Stap 1

01

Aanmelden

4. Nieuwe koorgroep nodig?

Stap 2

Heb je binnen de organisatie een extra koor opgericht (bv. een kinderkoor, een seniorenkoor, popkoor, ...), dan kan je die als aparte koorgroep in Twizzit inrichten.

Administratieve voorbereiding

02

• Nieuw seizoen

• Groep kopiëren

1. Ga naar Beheren < Beheer groepen
2. Klik rechts onderaan op de groene '+'-knop
3. Kies voor "Voeg groep toe"
4. Vul in het volgende venster alle gevraagde gegevens in

• Koorgegevens controleren

Stap 3

Ledenadministratie

• Nieuwe groep

• Persoonsgegevens

• Functies controle

03

• Gestopte koorleden

• Nieuwe koorleden

Belangrijk!

• Vink zeker het vinkje aan "Link aan Koor&Stem vzw"
• Denk aan de extra opties per groep (SEMU-licentie, toegang tot de bib, ...)

Stap 4

04

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

HANDLEIDING P. 48

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Welkom!

STAP 3 - LEDENADMINISTRATIE

Stap 1

01

Aanmelden

Als de administratieve voorbereiding achter de rug is, ga je de ledenadministratie in orde brengen. Neem daarbij de volgende 4 stappen, die we in deze volgorde aanraden:

Stap 2

Administratieve voorbereiding

02

• Nieuw seizoen

1. Controleer de persoonsgegevens van de koorleden
2. Controleer de functies van koorleden (ook bestuursleden, ...)
3. Verwijder koorleden die gestopt zijn
4. Voeg nieuwe koorleden toe

• Groep kopiëren

• Koorgegevens controleren

Stap 3

Ledenadministratie

• Nieuwe groep

• Persoonsgegevens

• Functies controle

03

• Gestopte koorleden

• Nieuwe koorleden

Stap 4

04

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

HANDLEIDING P. 51

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Welkom!

STAP 3 - LEDENADMINISTRATIE

Stap 1

01

Aanmelden

1. Controleer de persoonsgegevens

Stap 2

In Twizzit kan je gemakkelijk alle gegevens van je koorleden bijhouden (naam, adres, telefoonnummer, email, geboortedatum, ...). Deze gegevens worden gesynchroniseerd met Koor&Stem. In onze privacyverklaring lees je wat Koor&Stem wel en niet doet met deze gegevens.

Administratieve voorbereiding

02

• Nieuw seizoen

• Groep kopiëren

• Koorgegevens controleren

Stap 3

Ledenadministratie

1. Ga via Beheren < CRM.
2. Klik op de naam van het koorlid waarvan je gegevens wil aanpassen.
3. Klik op de groene letters ‘Aanpassen’.
4. Klik nadien zeker op ‘Aanpassingen opslaan’ onderaan (groene knop).

• Nieuwe groep

• Persoonsgegevens

• Functies controle

03

• Gestopte koorleden

• Nieuwe koorleden

Stap 4

04

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Instructievideo

HANDLEIDING P. 51

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Welkom!

STAP 3 - LEDENADMINISTRATIE

Stap 1

01

Aanmelden

2. Controleer de functies van de koorleden

Stap 2

Twizzit is zo opgebouwd dat je een persoon steeds met een “functie” in een koorgroep zet. Er zijn vier functies die noodzakelijk zijn voor een goede communicatie tussen Koor&Stem en het koor: dirigent, contactpersoon, voorzitter en ledenbeheerder. Het is dus belangrijk dat deze functies juist ingesteld staan. In deze lijst kunnen leden meerdere keren vermeld worden, omdat ze meerdere functies hebben. Zo is je voorzitter ook een zanger, waardoor die 2 keer in de ledenlijst toegevoegd wordt.

Administratieve voorbereiding

02

• Nieuw seizoen

• Groep kopiëren

• Koorgegevens controleren

Stap 3

Ledenadministratie

• Nieuwe groep

• Persoonsgegevens

• Functies controle

03

• Gestopte koorleden

1. Ga naar Beheren, Beheer groepen
2. Klik op de naam van het koor, zodat de profielpagina opent
3. Onder elke naam (groen) zie je de functie vermeld staan
4. Klik op de 3 verticale puntjes en kies voor "Wijzig"
5. Kies de gewenste functie en klik op de groene knop "Opslaan"

• Nieuwe koorleden

Stap 4

04

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Instructievideo

HANDLEIDING P. 52

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Welkom!

STAP 3 - LEDENADMINISTRATIE

Stap 1

01

Aanmelden

3. Verwijder gestopte koorleden

Stap 2

Wanneer zangers het koor verlaten, wil je die uiteraard verwijderen uit de ledenlijst. Belangrijk is dat je hiervoor 2 stappen moet zetten: 1/ het koorlid uit de groep verwijderen én 2/ het lidmaatschap Koor&Stem beëindigen

Administratieve voorbereiding

02

• Nieuw seizoen

• Groep kopiëren

Het lidmaatschap voor het koorlid beëindigen

• Koorgegevens controleren

Stap 3

Ledenadministratie

1. Klik op de naam van een persoon voor wie je een lidmaatschap wil verwijderen.
2. Scroll een beetje naar beneden tot je ‘lidmaatschappen’ ziet staan.
3. Klik op de drie zwarte bolletjes naast het lidmaatschap bij Koor&Stem.
4. Kies ‘Beëindig lidmaatschap’.

• Nieuwe groep

• Persoonsgegevens

• Functies controle

03

• Gestopte koorleden

Het koorlid verwijderen uit de groep

• Nieuwe koorleden

1. Kies in hetzelfde venster bovenaan ‘Gelinkt aan’.
2. Klik vervolgens op de rode letters ‘Verwijder’.
3. Herhaal dit voor alle functies die de persoon in alle groepen (koren) uitoefent.

Stap 4

04

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Instructievideo

HANDLEIDING P. 52

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Welkom!

STAP 3 - LEDENADMINISTRATIE

Stap 1

01

Aanmelden

4. Voeg nieuwe koorleden toe

Stap 2

Na het aanmaken van je koorgroep(en) is het tijd om nieuwe zangers in te geven in Twizzit. Dit gebeurt in 3 stappen.

Administratieve voorbereiding

02

• Nieuw seizoen

Herhaal onderstaande 3 stappen voor elk nieuw koorlid. Het is zeer belangrijk voor een juiste werking van Twizzit dat je voor elke zanger deze stappen doorloopt.

• Groep kopiëren

• Koorgegevens controleren

Stap 3

Ledenadministratie

1. CONTACT TOEVOEGEN AAN CRM

• Nieuwe groep

• Persoonsgegevens

2. LIDMAATSCHAP TOEKENNEN

• Functies controle

03

• Gestopte koorleden

• Nieuwe koorleden

3. LINKEN AAN DE GROEP

Stap 4

04

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Instructievideo

HANDLEIDING P. 53

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Welkom!

STAP 4 - CONTROLE

Stap 1

01

Aanmelden

Als je alle stappen doorlopen hebt, doe je best nog eens een laatste controle. Deze bestaat uit 3 stappen: 1. Zijn alle zangers gelinkt aan de (juiste) koorgroep? 2. Hebben alle zangers een lidmaatschap Koor&Stem met het gewenste verzekeringspakket? 3. Is de groepssynchronisatie in orde?

Stap 2

Administratieve voorbereiding

02

• Nieuw seizoen

• Groep kopiëren

• Koorgegevens controleren

Stap 3

Ledenadministratie

• Nieuwe groep

• Persoonsgegevens

• Functies controle

03

• Gestopte koorleden

• Nieuwe koorleden

Stap 4

Controle

04

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Welkom!

STAP 4 - CONTROLE

Stap 1

01

Aanmelden

1. Zijn alle zangers gelinkt?

Stap 2

Administratieve voorbereiding

1. Ga naar Beheren < Beheer Groepen
2. Klik op de naam van de koorgroep, zodat de profielpagina opent
3. Kijk of alle zangers vermeld staan in de ledenlijst

Let op: sommige namen kunnen dubbel in deze lijst staan, omdat ze toegevoegd zijn met meerdere functies.

02

• Nieuw seizoen

• Groep kopiëren

• Koorgegevens controleren

Stap 3

Ledenadministratie

• Nieuwe groep

• Persoonsgegevens

ontbreken er zangers?

• Functies controle

03

• Gestopte koorleden

• Nieuwe koorleden

Stap 4

Controle

04

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Welkom!

STAP 4 - CONTROLE

Stap 1

01

Aanmelden

2. Hebben alle zangers een lidmaatschap Koor&Stem?

Stap 2

Administratieve voorbereiding

1. Ga naar Beheren < CRM
2. Klik op het filtericoon, rechts bovenaan
3. Klik op "Lidmaatschap details (Koor&Stem vzw)"
4. Kies bij "Heeft een huidig lidmaatschap" voor "Ja"
5. Klik bovenaan op de blauwe knop "Zoeken"

Het aantal contacten dat dan verschijnt, moet gelijk zijn aan het aantal unieke leden van je koor.

02

• Nieuw seizoen

• Groep kopiëren

• Koorgegevens controleren

Stap 3

Ledenadministratie

• Nieuwe groep

• Persoonsgegevens

• Functies controle

03

• Gestopte koorleden

• Nieuwe koorleden

ontbreken er zangers?

Stap 4

Controle

04

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Welkom!

STAP 4 - CONTROLE

Stap 1

01

Aanmelden

2. Is de groepssynchronisatie in orde?

Stap 2

Administratieve voorbereiding

Als alle zangers gelinkt zijn de (juiste) koorgroep én een geldig lidmaatschap Koor&Stem hebben, kan de groep volledig gesynchroniseerd worden met Koor&Stem.

02

• Nieuw seizoen

• Groep kopiëren

1. Ga naar Beheren < Beheer groepen
2. Rechts van de groepsnaam staat bij een geslaagde synchronisatie een groen vinkje

• Koorgegevens controleren

Stap 3

Ledenadministratie

• Nieuwe groep

• Persoonsgegevens

• Functies controle

Zie je geen groen vinkje?

03

• Gestopte koorleden

• Nieuwe koorleden

Stap 4

Controle

04

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

KLAAR!

Als je aan deze stap bent gekomen, zou normaal gezien alles in orde moeten zijn in je Twizzit-omgeving. We hopen dat deze beknopte handleiding je voldoende geholpen heeft om alles juist te zetten.

Wist je trouwens dat je in het basispakket Twizzit, inbegrepen in je lidmaatschap, ook nog andere mogelijkheden hebt?

• Agenda en aanwezigheden

• Je koorleden op Twizzit

• Chatten via Twizzit

Twizzit biedt ook nog andere functies, die je koorwerking kunnen ondersteunen. Volgende pakketten kan je aan een voordeeltarief aankopen (deze zijn dus niet inbegrepen in je lidmaatschap):

• Pakket "Piano": verstuur professioneel ogende nieuwsbrieven vanuit Twizzit

• Pakket "Forte": verkoop online tickets voor je kooractiviteiten, regel de betaling online en scan ze aan de ingang

• Pakket "Fortissimo": krijg toegang tot alle functies van Twizzit

TERUG NAAR STAP 1

Koor&Stem

Contact

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

KLAAR!

Als je aan deze stap bent gekomen, zou normaal gezien alles in orde moeten zijn in je Twizzit-omgeving. We hopen dat deze beknopte handleiding je voldoende geholpen heeft om alles juist te zetten.

Wist je trouwens dat je in het basispakket Twizzit, inbegrepen in je lidmaatschap, ook nog andere mogelijkheden hebt?

• Agenda en aanwezigheden

• Je koorleden op Twizzit

• Chatten via Twizzit

Twizzit biedt ook nog andere functies, die je koorwerking kunnen ondersteunen. Volgende pakketten kan je aan een voordeeltarief aankopen (deze zijn dus niet inbegrepen in je lidmaatschap):

• Pakket "Piano": verstuur professioneel ogende nieuwsbrieven vanuit Twizzit

• Pakket "Forte": verkoop online tickets voor je kooractiviteiten, regel de betaling online en scan ze aan de ingang

• Pakket "Fortissimo": krijg toegang tot alle functies van Twizzit

TERUG NAAR STAP 1

Een nieuw contact toevoegen

1. Ga naar Beheren < CRM 2. Klik rechts onderaan op de groene '+'-knop 3. Klik op de optie 'Contact' 4. Vul de benodigde gegevens van het nieuwe contact 5. Klik op "Maak nieuw contact"

HANDLEIDING P. 54

Chatten en mailen via Twizzit

Elk contact in je CRM kan je uitnodigen op Twizzit om zo bij te dragen aan de werking van je organisatie. Contacten uitnodigen op Twizzit doe je via een loginuitnodiging. Deze uitnodiging wordt per e-mail verstuurd (naar e-mailadres 1) en bevat een link waarmee het contact een gebruikersnaam en wachtwoord kan kiezen. Nadien kan het contact telkens opnieuw inloggen op Twizzit met deze inloggegevens.

HANDLEIDING P. 58

video chat

video mailing

Heb je geen welkomstmail ontvangen?

Kreeg je geen uitnodigingsmail, dan kan je het inloggen zelf starten door volgende stappen te volgen:

1. Surf naar https://app.twizzit.com
2. Klik onder aan op "Registreer hier"
3. Geef de naam van je koor in, en kies uit de zoekresultaten
4. Geef je voornaam en achternaam, en klik op "Zoeken"
5. Kies voor "Login aanvragen" naast je naam

HANDLEIDING P. 6

Ontbreken er zangers?

Als in de gevraagde lijst sommige zangers ontbreken, dan betekent dat voor hen nog geen lidmaatschap werd toegekend. Een lidmaatschap is verplicht om de zangers correct aan te sluiten bij Koor&Stem.

Klik hier om te zien hoe je een lidmaatschap toekent.

Een lidmaatschap toekennen

1. Ga naar Beheren < CRM 2. Klik op de naam van het nieuwe koorlid 3. Scroll op de profielpagina een beetje naar beneden tot je "lidmaatschappen" ziet staan 4. Klik op de knop "Voeg toe" om een lidmaatschap toe te voegen 5. Kies voor voor "Lidmaatschap Koor&Stem" (3e optie) 6. Duid aan welk verzekeringspakket je wenst (Niet-verzekerd, BA, LO, BA+LO)

HANDLEIDING P. 54

Wachtwoord/gebruikersnaam vergeten?

Je kan zelf je inloggegevens vernieuwen, in het geval dat je je wachtwoord en/of gebruikersnaam bent vergeten.

1. surf naar https://app.twizzit.com
2. typ de naam van je koor in
3. typ je voornaam en naam in - het systeem zal je terugvinden
4. klik op "Login aanvragen"

HANDLEIDING P. 8

Instructievideo

Agenda en aanwezigheden

Repetities, concerten, vergaderingen of algemene activiteiten van de vereniging; met de module “beheer agenda” beheer je ze allemaal op één centrale plaats. Dit resulteert in een duidelijk overzicht van wat er op de planning staat, welke accommodatie nog beschikbaar is en wie er aanwezig zal zijn. Je kan de planning ook rechtstreeks met de betrokken personen communiceren.

HANDLEIDING P. 64

Instructievideo

Ontbreken er zangers?

Als in de gevraagde lijst sommige zangers ontbreken, dan betekent dat voor hen nog geen lidmaatschap werd toegekend. Een lidmaatschap is verplicht om de zangers correct aan te sluiten bij Koor&Stem.

Klik hier om te zien hoe je een lidmaatschap toekent.

Meerdere contacten in 1 keer toevoegen

Heb je wat ervaring met CSV-bestanden, dan kan je ervoor kiezen om meerdere contacten in 1 keer toe te voegen aan Twizzit.

1. Ga naar CRM en klik op de groene '+'-knop
2. Kies voor "Meerdere contacten toevoegen"
3. Maak een correct importbestand met de gegevens van je koorleden
4. Importeer het bestand in Twizzit

HANDLEIDING P. 11

TWIZZIT HELPCENTER

Je koorleden uitnodigen op Twizzit

Elk contact in je CRM kan je uitnodigen op Twizzit om zo bij te dragen aan de werking van je organisatie. Contacten uitnodigen op Twizzit doe je via een loginuitnodiging. Deze uitnodiging wordt per e-mail verstuurd (naar e-mailadres 1) en bevat een link waarmee het contact een gebruikersnaam en wachtwoord kan kiezen. Nadien kan het contact telkens opnieuw inloggen op Twizzit met deze inloggegevens.

Instructievideo

Linken aan de koorgroep

1. Ga naar Beheren < CRM 2. Klik op de naam van het koorlid dat je aan het koor wil toevoegen 3. Kies bovenaan de profielpagina voor "Gelinkt aan" 4. Klik op de groene letters "Voeg aan groep toe" 5. Selecteer een functie en de groep 6. Klik op "Opslaan".

HANDLEIDING P. 55

Je koorleden uitnodigen op Twizzit

Elk contact in je CRM kan je uitnodigen op Twizzit om zo bij te dragen aan de werking van je organisatie. Contacten uitnodigen op Twizzit doe je via een loginuitnodiging. Deze uitnodiging wordt per e-mail verstuurd (naar e-mailadres 1) en bevat een link waarmee het contact een gebruikersnaam en wachtwoord kan kiezen. Nadien kan het contact telkens opnieuw inloggen op Twizzit met deze inloggegevens.

Instructievideo

SEMU

Vanaf januari 2025 kan je voordelig je SEMU-licentie, indien je er één nodig hebt, afsluiten via Koor&Stem. Op de officiële tarieven krijg je maar liefst 25% korting. Je duidt dit in Twizzit aan op groepsniveau: - kies voor "Geen licentie", als je geen licentie wenst; - kies voor "Licentie B", als je een licentie wil voor papieren kopieën; - kies voor "Licentie B + digitaal", als je ook partituren digitaal gebruikt binnen het koor Bij vervaldatum geef je de vervaldatum op an je huidige individuele SEMU-licentie

MEER INFO

Instructievideo

Chatten en mailen via Twizzit

Elk contact in je CRM kan je uitnodigen op Twizzit om zo bij te dragen aan de werking van je organisatie. Contacten uitnodigen op Twizzit doe je via een loginuitnodiging. Deze uitnodiging wordt per e-mail verstuurd (naar e-mailadres 1) en bevat een link waarmee het contact een gebruikersnaam en wachtwoord kan kiezen. Nadien kan het contact telkens opnieuw inloggen op Twizzit met deze inloggegevens.

HANDLEIDING P. 58

video chat

video mailing

Agenda en aanwezigheden

Repetities, concerten, vergaderingen of algemene activiteiten van de vereniging; met de module “beheer agenda” beheer je ze allemaal op één centrale plaats. Dit resulteert in een duidelijk overzicht van wat er op de planning staat, welke accommodatie nog beschikbaar is en wie er aanwezig zal zijn. Je kan de planning ook rechtstreeks met de betrokken personen communiceren.

HANDLEIDING P. 64

Instructievideo

Zie je geen groen vinkje?

Controleer dan zeker nog eens of alle koorleden een lidmaatschap Koor&Stem kregen. Als dat juist ingesteld staat, kan het zijn dat de automatische synchronisatie even op zich wachten. Je kan de synchronisatie manueel starten:

1. Ga naar Beheren < Beheer groepen
2. Klik bovenaan in de witte balk op "Koor&Stem vzw"
3. Klik rechts in de balk van je koornaam op de 3 verticale puntjes
4. Kies voor "Synchroniseer groepsindeling"

Zie je geen groen vinkje?

Controleer dan zeker nog eens of alle koorleden een lidmaatschap Koor&Stem kregen. Als dat juist ingesteld staat, kan het zijn dat de automatische synchronisatie even op zich wachten. Je kan de synchronisatie manueel starten:

1. Ga naar Beheren < Beheer groepen
2. Klik bovenaan in de witte balk op "Koor&Stem vzw"
3. Klik rechts in de balk van je koornaam op de 3 verticale puntjes
4. Kies voor "Synchroniseer groepsindeling"

Ontbreken er zangers?

Als in de lijst sommige zangers ontbreken, dan betekent dat dat zij nog niet gelinkt werden aan de koorgroep.

Klik hier om te zien hoe je contacten linkt aan je koorgroep.

Geen tab "Beheren"?

Als je de tab "Beheren" niet ziet, betekent dat dat je geen admin-rechten hebt. Vraag aan de vorige admin om je rechten toe te kennen.

VIDEO vanaf 4:35

Kan de vorig admin je niet verder helpen, contacteer dan Koor&Stem.

SEMU

Vanaf januari 2025 kan je voordelig je SEMU-licentie, indien je er één nodig hebt, afsluiten via Koor&Stem. Op de officiële tarieven krijg je maar liefst 25% korting. Je duidt dit in Twizzit aan op groepsniveau: - kies voor "Geen licentie", als je geen licentie wenst; - kies voor "Licentie B", als je een licentie wil voor papieren kopieën; - kies voor "Licentie B + digitaal", als je ook partituren digitaal gebruikt binnen het koor Bij vervaldatum geef je de vervaldatum op an je huidige individuele SEMU-licentie

MEER INFO

Instructievideo

Ontbreken er zangers?

Als in de lijst sommige zangers ontbreken, dan betekent dat dat zij nog niet gelinkt werden aan de koorgroep.

Klik hier om te zien hoe je contacten linkt aan je koorgroep.