Aan de slag met Twizzit!

Contact

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

START

Het nieuwe ledenbeheerplatform van Koor&Stem

Aan de slag met Twizzit

Contact

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

• Synchronisatie?

• Lidmaatschap?

• Juist gelinkt?

Controle

Stap 4

Klaar!

Welkom!

• Linken aan de koorgroep

• Lidmaatschap toekennen

• Contact toevoegen

Ledenadministratie

Stap 3

Stap 1

Aanmelden

Administratieve voorbereiding

Stap 2

Welkom!

04

03

NIEUWE AANSLUITING

02

HERAANSLUITING

01

Koren die zijn aangesloten bij Koor&Stem gebruiken het platform Twizzit, waarmee je je lidmaatschap in orde brengt. Met deze "Aan de slag"-gids tonen we je stap voor stap hoe je de koor- en ledenadministratie beheert. We focussen daarbij op de start van een nieuw werkjaar; uiteraard zijn sommige stappen ook bruikbaar doorheen het jaar. Op de volgende pagina's zal je links steeds de voortgang zien van het proces, zodat je het overzicht niet verliest. Vanuit dat overzicht kan je ook steeds klikken naar de gewenste stap. Soms kan je doorklikken naar een instructievideo of de uitgebreide handleiding. Sluit je koor voor de eerste keer aan bij Koor&Stem? Kies dan voor "Nieuwe aansluiting". Wil je je kooraansluiting verlengen? Kies dan voor "Heraansluiting".

• Nieuwe groep

• Nieuw seizoen

Administratieve voorbereiding

Stap 2

Contact

• Synchronisatie?

• Lidmaatschap?

• Juist gelinkt?

Controle

Stap 4

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

Instructievideo

HANDLEIDING P. 42

Klaar!

Welkom!

• Linken aan de koorgroep

• Lidmaatschap toekennen

• Contact toevoegen

Ledenadministratie

Stap 3

Stap 1

Aanmelden

Ik vind nergens een welkomstmail?

Bij het aanmaken van een Twizzit-omgeving zal Koor&Stem een welkomstmail versturen naar de opgegeven admin(s). Een admin is de persoon die alles in de Twizzit-omgeving kan instellen.

04

03

1. Klik op de link die je vindt in de welkomstmail van Koor&Stem; check zeker ook de spamfolder van je e-mailprogramma
2. Kies een gebruikersnaam en wachtwoord
3. Bevestig het wachtwoord en klik op "Opslaan & verder"

02

01

STAP 1 - AANMELDEN

Contact

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

1. Een nieuw seizoen aanmaken
2. Een nieuwe koorgroep maken

• Synchronisatie?

• Lidmaatschap?

• Juist gelinkt?

Klaar!

Controle

Stap 4

• Nieuwe koorleden

• Nieuwe groep

• Nieuw seizoen

Administratieve voorbereiding

Stap 2

Welkom!

• Gestopte koorleden

Instructievideo

• Functies controle

• Persoonsgegevens

Stap 1

Aanmelden

HANDLEIDING P. 45

Ledenadministratie

Stap 3

04

STAP 2 - ADMINISTRATIEVE VOORBEREIDING

03

02

Bij een nieuwe aansluiting neem je even de tijd om de Twizzit-omgeving volledig klaar te maken voor het nieuwe koorjaar. Dat doe je met volgende 2 stappen.

01

• Nieuwe groep

• Nieuw seizoen

Administratieve voorbereiding

Stap 2

Contact

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

• Synchronisatie?

• Lidmaatschap?

• Juist gelinkt?

Klaar!

Controle

Stap 4

• Nieuwe koorleden

Welkom!

• Gestopte koorleden

• Functies controle

• Persoonsgegevens

Stap 1

Aanmelden

Instructievideo

1. Een nieuw seizoen aanmaken

Ledenadministratie

Stap 3

04

HANDLEIDING P. 45

1. Klik op Beheren, Instellingen (onderaan blauwe navigatie)
2. Klik op Seizoenen (midden)
3. Klik op de groene '+' knop en vul de gegevens in:

- naam: jaartal-jaartal (bv. 2023-2024)- startdatum: seizoen loopt van 1 oktober tem 30 september 4. Vink de 2 sliders aan

STAP 2 - ADMINISTRATIEVE VOORBEREIDING

03

02

Een koorgroep, gelinkt aan Koor&Stem, wordt gelinkt aan een specifiek koorseizoen. Zo hou je op een eenvoudige manier bij wie wanneer bij het koor heeft gezongen. Ook voor Koor&Stem is dit handige informatie om zo de evolutie van de Vlaamse koren in kaart te brengen. Zo maak je een nieuw seizoen:

01

• Nieuwe groep

• Nieuw seizoen

Administratieve voorbereiding

Stap 2

2. Een nieuwe groep aanmaken

Contact

• Synchronisatie?

• Lidmaatschap?

• Juist gelinkt?

Controle

Stap 4

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

HANDLEIDING P. 48

Klaar!

Welkom!

• Linken aan de koorgroep

• Lidmaatschap toekennen

• Contact toevoegen

Ledenadministratie

Stap 3

Stap 1

Aanmelden

STAP 2 - ADMINISTRATIEVE VOORBEREIDING

Belangrijk!

• Vink zeker het vinkje aan "Link aan Koor&Stem vzw"
• Heb bijzondere aandacht voor een aantal groepsgegevens:
• 'publiceer op Koor&Stem': zo is je koor vindbaar op de website van Koor&Stem
• 'toegang tot de bibliotheek': met deze optie kan je partituren ontlenen
• 'SEMU-licentie': via Koor&Stem kan je een financieel voordelige SEMU-licentie aanschaffen

Koor&Stem maakt een Twizzit-omgeving aan voor je koor. Daarna is het aan de admin om de kooradministratie vorm te geven. De eerste stap daarbij is het aanmaken van de koorgroep(en).

04

1. Ga naar Beheren < Beheer groepen
2. Klik rechts onderaan op de groene '+'-knop
3. Kies voor "Voeg groep toe"
4. Vul in het volgende venster alle gevraagde gegevens in

03

02

01

• Nieuwe groep

• Nieuw seizoen

Administratieve voorbereiding

Stap 2

• Synchronisatie?

• Lidmaatschap?

• Juist gelinkt?

Controle

Stap 4

Klaar!

Welkom!

• Linken aan de koorgroep

• Lidmaatschap toekennen

• Contact toevoegen

Ledenadministratie

Stap 3

Stap 1

Aanmelden

• SEMU en vervaldatum

• lokalenverzekering

• toegang tot de bibliotheek

• publiceer groep op Koor&Stem

Contact

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

Bij de gegevens van je groep/koor kan je enkele belangrijke opties aanduiden. Klik hieronder op opties om meer uitleg te krijgen.

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

Extra koorgegevens

04

03

STAP 2 - ADMINISTRATIEVE VOORBEREIDING

02

01

• Nieuwe groep

• Nieuw seizoen

Administratieve voorbereiding

Stap 2

Contact

• Synchronisatie?

• Lidmaatschap?

• Juist gelinkt?

Controle

Stap 4

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

Instructievideo

HANDLEIDING P. 53

Klaar!

Welkom!

• Linken aan de koorgroep

• Lidmaatschap toekennen

• Contact toevoegen

Ledenadministratie

Stap 3

Stap 1

Aanmelden

Herhaal onderstaande 3 stappen voor elk koorlid.

1. Een nieuw contact toevoegen aan CRM
2. Een lidmaatschap toekennen aan het nieuwe contact
3. Het nieuwe contact linken aan de koorgroep

Het is zeer belangrijk voor een juiste werking van Twizzit dat je voor elke zanger deze stappen doorloopt.

Na het aanmaken van je koorgroep(en) is het tijd om je zangers in te geven in Twizzit. Dit gebeurt in 3 stappen. Als je voor de eerste keer dit doet, hou er dan rekening mee dat dit wel wat tijd vraagt!

STAP 3 - LEDENADMINISTRATIE

04

03

02

01

• Nieuwe groep

• Nieuw seizoen

Administratieve voorbereiding

Stap 2

Contact

• Synchronisatie?

• Lidmaatschap?

• Juist gelinkt?

Controle

Stap 4

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

Instructievideo

HANDLEIDING P. 53

Klaar!

Welkom!

• Linken aan de koorgroep

• Lidmaatschap toekennen

• Contact toevoegen

Ledenadministratie

Stap 3

Stap 1

Aanmelden

1. Ga naar Beheren < CRM 2. Klik rechts onderaan op de groene '+'-knop 3. Klik op de optie 'Contact' 4. Vul de benodigde gegevens van het nieuwe contact 5. Klik op "Maak nieuw contact"

1. Een nieuw contact toevoegen

STAP 3 - LEDENADMINISTRATIE

04

MEERDERE CONTACTEN IN 1 KEER?

03

02

01

• Nieuwe groep

• Nieuw seizoen

Administratieve voorbereiding

Stap 2

Contact

• Synchronisatie?

• Lidmaatschap?

• Juist gelinkt?

Controle

Stap 4

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

Klaar!

Instructievideo

Welkom!

• Linken aan de koorgroep

• Lidmaatschap toekennen

HANDLEIDING P. 54

• Contact toevoegen

Ledenadministratie

Stap 3

Stap 1

Aanmelden

1. Ga naar Beheren < CRM 2. Klik op de naam van het nieuwe koorlid 3. Scroll op de profielpagina een beetje naar beneden tot je "lidmaatschappen" ziet staan 4. Klik op de knop "Voeg toe" om een lidmaatschap toe te voegen 5. Kies voor voor "Lidmaatschap Koor&Stem" (3e optie) 6. Duid aan welk verzekeringspakket je wenst (Niet-verzekerd, BA, LO, BA+LO)

2. Een lidmaatschap toekennen

STAP 3 - LEDENADMINISTRATIE

04

03

02

01

• Nieuwe groep

• Nieuw seizoen

Administratieve voorbereiding

Stap 2

Contact

• Synchronisatie?

• Lidmaatschap?

• Juist gelinkt?

Controle

Stap 4

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

Klaar!

Instructievideo

Welkom!

• Linken aan de koorgroep

HANDLEIDING P. 55

• Lidmaatschap toekennen

• Contact toevoegen

Ledenadministratie

Stap 3

Stap 1

Aanmelden

1. Ga naar Beheren < CRM 2. Klik op de naam van het koorlid dat je aan het koor wil toevoegen 3. Kies bovenaan de profielpagina voor "Gelinkt aan" 4. Klik op de groene letters "Voeg aan groep toe" 5. Selecteer een functie en de groep 6. Klik op "Opslaan".

3. Linken aan de koorgroep

STAP 3 - LEDENADMINISTRATIE

04

03

02

01

• Nieuwe groep

• Nieuw seizoen

Administratieve voorbereiding

Stap 2

Contact

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

• Synchronisatie?

• Lidmaatschap?

• Juist gelinkt?

Controle

Stap 4

Klaar!

Welkom!

• Linken aan de koorgroep

• Lidmaatschap toekennen

• Contact toevoegen

Ledenadministratie

Stap 3

Stap 1

Aanmelden

STAP 4 - CONTROLE

04

Als je alle stappen doorlopen hebt, doe je best nog eens een laatste controle. Deze bestaat uit 3 stappen: 1. Zijn alle zangers gelinkt aan de (juiste) koorgroep? 2. Hebben alle zangers een lidmaatschap Koor&Stem met het gewenste verzekeringspakket? 3. Is de groepssynchronisatie in orde?

03

02

01

• Nieuwe groep

• Nieuw seizoen

Administratieve voorbereiding

Stap 2

Contact

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

• Synchronisatie?

• Lidmaatschap?

• Juist gelinkt?

Controle

Stap 4

Klaar!

Welkom!

• Linken aan de koorgroep

• Lidmaatschap toekennen

• Contact toevoegen

Ledenadministratie

Stap 3

Stap 1

Aanmelden

1. Ga naar Beheren < Beheer Groepen
2. Klik op de naam van de koorgroep, zodat de profielpagina opent
3. Kijk of alle zangers vermeld staan in de ledenlijst

Let op: sommige namen kunnen dubbel in deze lijst staan, omdat ze toegevoegd zijn met meerdere functies.

1. Zijn alle zangers gelinkt?

STAP 4 - CONTROLE

04

03

02

ontbreken er zangers?

01

• Nieuwe groep

• Nieuw seizoen

Administratieve voorbereiding

Stap 2

Contact

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

• Synchronisatie?

• Lidmaatschap?

• Juist gelinkt?

Controle

Stap 4

Klaar!

Welkom!

• Linken aan de koorgroep

• Lidmaatschap toekennen

• Contact toevoegen

Ledenadministratie

Stap 3

Stap 1

Aanmelden

1. Ga naar Beheren < CRM
2. Klik op het filtericoon, rechts bovenaan
3. Klik op "Lidmaatschap details (Koor&Stem vzw)"
4. Kies bij "Heeft een huidig lidmaatschap" voor "Ja"
5. Klik bovenaan op de blauwe knop "Zoeken"

Het aantal contacten dat dan verschijnt, moet gelijk zijn aan het aantal unieke leden van je koor.

2. Hebben alle zangers een lidmaatschap Koor&Stem?

STAP 4 - CONTROLE

04

ontbreken er zangers?

03

02

01

• Nieuwe groep

• Nieuw seizoen

Administratieve voorbereiding

Stap 2

Contact

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

• Synchronisatie?

• Lidmaatschap?

• Juist gelinkt?

Controle

Stap 4

Klaar!

Welkom!

• Linken aan de koorgroep

• Lidmaatschap toekennen

• Contact toevoegen

Ledenadministratie

Stap 3

Stap 1

Aanmelden

Als alle zangers gelinkt zijn de (juiste) koorgroep én een geldig lidmaatschap Koor&Stem hebben, kan de groep volledig gesynchroniseerd worden met Koor&Stem.

1. Ga naar Beheren < Beheer groepen
2. Rechts van de groepsnaam staat bij een geslaagde synchronisatie een groen vinkje

Zie je geen groen vinkje?

04

3. Is de groepssynchronisatie in orde?

STAP 4 - CONTROLE

03

02

01

Contact

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

• Synchronisatie?

• Lidmaatschap?

• Juist gelinkt?

Klaar!

Controle

Stap 4

• Nieuwe koorleden

• Nieuwe groep

• Koorgegevens controleren

• Groep kopiëren

• Nieuw seizoen

Administratieve voorbereiding

Stap 2

Welkom!

• Gestopte koorleden

• Functies controle

• Persoonsgegevens

Ledenadministratie

Stap 3

Stap 1

Aanmelden

HANDLEIDING P. 45

04

STAP 1 - AANMELDEN

1. Surf naar https://app.twizzit.com
2. Geef, indien gevraagd, je gebruikersnaam en wachtwoord in
3. Eénmaal ingelogd, controleer of je in het blauwe navigatiemenu de tab "Beheren" ziet

03

02

wachtwoord/gebruikersnaam VERGETEN?

Geen tab "beheren"?

01

Contact

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

1. Een nieuw seizoen aanmaken
2. De bestaande koorgroep(en) kopiëren
3. Groepgegevens nakijken en aanpassen
4. Een nieuwe koorgroep maken (optioneel)

• Synchronisatie?

• Lidmaatschap?

• Juist gelinkt?

Klaar!

Controle

Stap 4

• Nieuwe koorleden

• Nieuwe groep

• Koorgegevens controleren

• Groep kopiëren

• Nieuw seizoen

Administratieve voorbereiding

Stap 2

Welkom!

• Gestopte koorleden

Instructievideo

• Functies controle

• Persoonsgegevens

Stap 1

Aanmelden

HANDLEIDING P. 45

Ledenadministratie

Stap 3

04

STAP 2 - ADMINISTRATIEVE VOORBEREIDING

03

02

Bij een heraansluiting neem je even de tijd om de Twizzit-omgeving volledig klaar te maken voor het nieuwe koorjaar. Dat doe je met volgende 4 stappen.

01

Contact

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

• Synchronisatie?

• Lidmaatschap?

• Juist gelinkt?

Klaar!

Controle

Stap 4

• Nieuwe koorleden

• Nieuwe groep

• Koorgegevens controleren

• Groep kopiëren

• Nieuw seizoen

Administratieve voorbereiding

Stap 2

Welkom!

• Gestopte koorleden

• Functies controle

• Persoonsgegevens

Stap 1

Aanmelden

Instructievideo

1. Een nieuw seizoen aanmaken

Ledenadministratie

Stap 3

04

HANDLEIDING P. 45

1. Klik op Beheren, Instellingen (onderaan blauwe navigatie)
2. Klik op Seizoenen (midden)
3. Klik op de groene '+' knop en vul de gegevens in:

- naam: jaartal-jaartal (bv. 2023-2024)- startdatum: seizoen loopt van 1 oktober tem 30 september 4. Vink de 2 sliders aan

STAP 2 - ADMINISTRATIEVE VOORBEREIDING

03

02

Een koorgroep, gelinkt aan Koor&Stem, wordt gelinkt aan een specifiek koorseizoen. Zo hou je op een eenvoudige manier bij wie wanneer bij het koor heeft gezongen. Ook voor Koor&Stem is dit handige informatie om zo de evolutie van de Vlaamse koren in kaart te brengen. Zo maak je een nieuw seizoen:

01

Contact

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

• Synchronisatie?

• Lidmaatschap?

• Juist gelinkt?

Klaar!

Controle

Stap 4

• Nieuwe koorleden

• Nieuwe groep

• Koorgegevens controleren

• Groep kopiëren

• Nieuw seizoen

Administratieve voorbereiding

Stap 2

Welkom!

• Gestopte koorleden

• Functies controle

• Persoonsgegevens

Stap 1

Aanmelden

Instructievideo

Ledenadministratie

Stap 3

04

HANDLEIDING P. 47

2. De koorgroep(en) kopiëren

1. Klik op Beheren, Beheer groepen
2. Selecteer het seizoen van waaruit je de groep wil kopiëren
3. Vink de groepen aan die je wil kopiëren
4. Klik op "Acties" en dan op "Kopieer"
5. Vink alle opties aan en klik op "Kopiëren"
6. Klik op "Opslaan"

03

STAP 2 - ADMINISTRATIEVE VOORBEREIDING

Omdat groepen steeds gelinkt zijn aan een specifiek seizoen, zal je merken dat bij het aanmaken van een nieuw seizoen de groep(en) nog niet in het nieuwe seizoen staan. Daarom moet je als volgende stap de bestaande koorgroep(en) integraal kopiëren:

02

01

Contact

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

• Synchronisatie?

• Lidmaatschap?

• Juist gelinkt?

Klaar!

Controle

Stap 4

• Nieuwe koorleden

• Nieuwe groep

• Koorgegevens controleren

• Groep kopiëren

• Nieuw seizoen

Administratieve voorbereiding

Stap 2

Welkom!

• Gestopte koorleden

• Functies controle

• Persoonsgegevens

Stap 1

Aanmelden

Instructievideo

Ledenadministratie

Stap 3

04

HANDLEIDING P. 49

3. Koorgegevens controleren

Een koorgroep wordt gelinkt aan Koor&Stem, wat betekent dat de informatie van de groep ook wordt gesynchroniseerd met Koor&Stem. Het is dus belangrijk om steeds na te kijken of alle informatie nog steeds up-to-date en juist is, zodat geen foute gegevens gebruikt worden.

03

1. Ga naar Beheren < Beheer groepen
2. Klik op de groepsnaam, zodat de profielpagina opent
3. Bij “Gelinkte groepen” zie je de groepsinformatie die gedeeld wordt met Koor&Stem
4. Klik op “Wijzig” om deze groepsinformatie aan te passen of aan te vullen.

STAP 2 - ADMINISTRATIEVE VOORBEREIDING

02

01

• SEMU en vervaldatum

• lokalenverzekering

• toegang tot de bibliotheek

• publiceer groep op Koor&Stem

Contact

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

Bij de gegevens van je groep/koor kan je enkele belangrijke opties aanduiden. Klik hieronder op opties om meer uitleg te krijgen.

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

• Synchronisatie?

• Lidmaatschap?

• Juist gelinkt?

Klaar!

Controle

Stap 4

• Nieuwe koorleden

• Nieuwe groep

• Koorgegevens controleren

• Groep kopiëren

• Nieuw seizoen

Administratieve voorbereiding

Stap 2

Welkom!

• Gestopte koorleden

• Functies controle

• Persoonsgegevens

Stap 1

Aanmelden

Ledenadministratie

Stap 3

04

3. Koorgegevens controleren

03

STAP 2 - ADMINISTRATIEVE VOORBEREIDING

02

01

Contact

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

• Synchronisatie?

• Lidmaatschap?

• Juist gelinkt?

Klaar!

Controle

Stap 4

• Nieuwe koorleden

• Nieuwe groep

• Koorgegevens controleren

• Groep kopiëren

• Nieuw seizoen

Administratieve voorbereiding

Stap 2

Welkom!

• Gestopte koorleden

• Functies controle

• Persoonsgegevens

Stap 1

Aanmelden

Ledenadministratie

Stap 3

04

4. Nieuwe koorgroep nodig?

1. Ga naar Beheren < Beheer groepen
2. Klik rechts onderaan op de groene '+'-knop
3. Kies voor "Voeg groep toe"
4. Vul in het volgende venster alle gevraagde gegevens in

Belangrijk!

• Vink zeker het vinkje aan "Link aan Koor&Stem vzw"
• Denk aan de extra opties per groep (SEMU-licentie, toegang tot de bib, ...)

03

Heb je binnen de organisatie een extra koor opgericht (bv. een kinderkoor, een seniorenkoor, popkoor, ...), dan kan je die als aparte koorgroep in Twizzit inrichten.

STAP 2 - ADMINISTRATIEVE VOORBEREIDING

02

HANDLEIDING P. 48

01

Contact

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

• Synchronisatie?

• Lidmaatschap?

• Juist gelinkt?

Klaar!

Controle

Stap 4

• Nieuwe koorleden

• Nieuwe groep

• Koorgegevens controleren

• Groep kopiëren

• Nieuw seizoen

Administratieve voorbereiding

Stap 2

Welkom!

• Gestopte koorleden

• Functies controle

• Persoonsgegevens

Stap 1

Aanmelden

Als de administratieve voorbereiding achter de rug is, ga je de ledenadministratie in orde brengen. Neem daarbij de volgende 4 stappen, die we in deze volgorde aanraden:

Ledenadministratie

Stap 3

04

03

1. Controleer de persoonsgegevens van de koorleden
2. Controleer de functies van koorleden (ook bestuursleden, ...)
3. Verwijder koorleden die gestopt zijn
4. Voeg nieuwe koorleden toe

STAP 3 - LEDENADMINISTRATIE

02

HANDLEIDING P. 51

01

Contact

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

• Synchronisatie?

• Lidmaatschap?

• Juist gelinkt?

Klaar!

Controle

Stap 4

Ledenadministratie

Stap 3

• Nieuwe koorleden

• Nieuwe groep

• Koorgegevens controleren

• Groep kopiëren

• Nieuw seizoen

Administratieve voorbereiding

Stap 2

Welkom!

• Gestopte koorleden

• Functies controle

• Persoonsgegevens

Stap 1

Aanmelden

In Twizzit kan je gemakkelijk alle gegevens van je koorleden bijhouden (naam, adres, telefoonnummer, email, geboortedatum, ...). Deze gegevens worden gesynchroniseerd met Koor&Stem. In onze privacyverklaring lees je wat Koor&Stem wel en niet doet met deze gegevens.

04

1. Ga via Beheren < CRM.
2. Klik op de naam van het koorlid waarvan je gegevens wil aanpassen.
3. Klik op de groene letters ‘Aanpassen’.
4. Klik nadien zeker op ‘Aanpassingen opslaan’ onderaan (groene knop).

03

1. Controleer de persoonsgegevens

02

STAP 3 - LEDENADMINISTRATIE

Instructievideo

01

HANDLEIDING P. 51

Contact

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

• Synchronisatie?

• Lidmaatschap?

• Juist gelinkt?

Klaar!

Controle

Stap 4

• Nieuwe koorleden

• Nieuwe groep

• Koorgegevens controleren

• Groep kopiëren

• Nieuw seizoen

Administratieve voorbereiding

Stap 2

Welkom!

• Gestopte koorleden

• Functies controle

• Persoonsgegevens

Stap 1

Aanmelden

Ledenadministratie

Stap 3

Twizzit is zo opgebouwd dat je een persoon steeds met een “functie” in een koorgroep zet. Er zijn vier functies die noodzakelijk zijn voor een goede communicatie tussen Koor&Stem en het koor: dirigent, contactpersoon, voorzitter en ledenbeheerder. Het is dus belangrijk dat deze functies juist ingesteld staan. In deze lijst kunnen leden meerdere keren vermeld worden, omdat ze meerdere functies hebben. Zo is je voorzitter ook een zanger, waardoor die 2 keer in de ledenlijst toegevoegd wordt.

04

1. Ga naar Beheren, Beheer groepen
2. Klik op de naam van het koor, zodat de profielpagina opent
3. Onder elke naam (groen) zie je de functie vermeld staan
4. Klik op de 3 verticale puntjes en kies voor "Wijzig"
5. Kies de gewenste functie en klik op de groene knop "Opslaan"

03

2. Controleer de functies van de koorleden

02

Instructievideo

STAP 3 - LEDENADMINISTRATIE

01

HANDLEIDING P. 52

Contact

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

• Synchronisatie?

• Lidmaatschap?

• Juist gelinkt?

Klaar!

Controle

Stap 4

• Nieuwe koorleden

• Nieuwe groep

• Koorgegevens controleren

• Groep kopiëren

• Nieuw seizoen

Administratieve voorbereiding

Stap 2

Welkom!

• Gestopte koorleden

• Functies controle

• Persoonsgegevens

Stap 1

Aanmelden

Het lidmaatschap voor het koorlid beëindigen

Het koorlid verwijderen uit de groep

1. Klik op de naam van een persoon voor wie je een lidmaatschap wil verwijderen.
2. Scroll een beetje naar beneden tot je ‘lidmaatschappen’ ziet staan.
3. Klik op de drie zwarte bolletjes naast het lidmaatschap bij Koor&Stem.
4. Kies ‘Beëindig lidmaatschap’.

Ledenadministratie

Stap 3

Wanneer zangers het koor verlaten, wil je die uiteraard verwijderen uit de ledenlijst. Belangrijk is dat je hiervoor 2 stappen moet zetten: 1/ het koorlid uit de groep verwijderen én 2/ het lidmaatschap Koor&Stem beëindigen

04

1. Kies in hetzelfde venster bovenaan ‘Gelinkt aan’.
2. Klik vervolgens op de rode letters ‘Verwijder’.
3. Herhaal dit voor alle functies die de persoon in alle groepen (koren) uitoefent.

03

3. Verwijder gestopte koorleden

02

STAP 3 - LEDENADMINISTRATIE

01

Instructievideo

HANDLEIDING P. 52

Contact

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

• Synchronisatie?

• Lidmaatschap?

• Juist gelinkt?

Klaar!

Controle

Stap 4

• Nieuwe koorleden

• Nieuwe groep

• Koorgegevens controleren

• Groep kopiëren

• Nieuw seizoen

Administratieve voorbereiding

Stap 2

Welkom!

• Gestopte koorleden

• Functies controle

• Persoonsgegevens

Stap 1

Aanmelden

Herhaal onderstaande 3 stappen voor elk nieuw koorlid. Het is zeer belangrijk voor een juiste werking van Twizzit dat je voor elke zanger deze stappen doorloopt.

Na het aanmaken van je koorgroep(en) is het tijd om nieuwe zangers in te geven in Twizzit. Dit gebeurt in 3 stappen.

Ledenadministratie

Stap 3

04

4. Voeg nieuwe koorleden toe

1. CONTACT TOEVOEGEN AAN CRM

STAP 3 - LEDENADMINISTRATIE

03

2. LIDMAATSCHAP TOEKENNEN

3. LINKEN AAN DE GROEP

02

01

Instructievideo

HANDLEIDING P. 53

Contact

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

• Synchronisatie?

• Lidmaatschap?

• Juist gelinkt?

Klaar!

Controle

Stap 4

• Nieuwe koorleden

• Nieuwe groep

• Koorgegevens controleren

• Groep kopiëren

• Nieuw seizoen

Administratieve voorbereiding

Stap 2

Welkom!

• Gestopte koorleden

• Functies controle

• Persoonsgegevens

Stap 1

Aanmelden

Ledenadministratie

Stap 3

04

STAP 4 - CONTROLE

03

Als je alle stappen doorlopen hebt, doe je best nog eens een laatste controle. Deze bestaat uit 3 stappen: 1. Zijn alle zangers gelinkt aan de (juiste) koorgroep? 2. Hebben alle zangers een lidmaatschap Koor&Stem met het gewenste verzekeringspakket? 3. Is de groepssynchronisatie in orde?

02

01

Contact

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

• Synchronisatie?

• Lidmaatschap?

• Juist gelinkt?

Klaar!

• Nieuwe koorleden

• Nieuwe groep

• Koorgegevens controleren

• Groep kopiëren

• Nieuw seizoen

Administratieve voorbereiding

Stap 2

Welkom!

• Gestopte koorleden

• Functies controle

• Persoonsgegevens

Stap 1

Aanmelden

Controle

Stap 4

Ledenadministratie

Stap 3

1. Ga naar Beheren < Beheer Groepen
2. Klik op de naam van de koorgroep, zodat de profielpagina opent
3. Kijk of alle zangers vermeld staan in de ledenlijst

Let op: sommige namen kunnen dubbel in deze lijst staan, omdat ze toegevoegd zijn met meerdere functies.

04

1. Zijn alle zangers gelinkt?

STAP 4 - CONTROLE

03

02

01

ontbreken er zangers?

Contact

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

• Synchronisatie?

• Lidmaatschap?

• Juist gelinkt?

Klaar!

• Nieuwe koorleden

• Nieuwe groep

• Koorgegevens controleren

• Groep kopiëren

• Nieuw seizoen

Administratieve voorbereiding

Stap 2

Welkom!

• Gestopte koorleden

• Functies controle

• Persoonsgegevens

Stap 1

Aanmelden

Controle

Stap 4

1. Ga naar Beheren < CRM
2. Klik op het filtericoon, rechts bovenaan
3. Klik op "Lidmaatschap details (Koor&Stem vzw)"
4. Kies bij "Heeft een huidig lidmaatschap" voor "Ja"
5. Klik bovenaan op de blauwe knop "Zoeken"

Het aantal contacten dat dan verschijnt, moet gelijk zijn aan het aantal unieke leden van je koor.

Ledenadministratie

2. Hebben alle zangers een lidmaatschap Koor&Stem?

Stap 3

04

STAP 4 - CONTROLE

03

02

ontbreken er zangers?

01

Contact

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

• Synchronisatie?

• Lidmaatschap?

• Juist gelinkt?

Klaar!

• Nieuwe koorleden

• Nieuwe groep

• Koorgegevens controleren

• Groep kopiëren

• Nieuw seizoen

Administratieve voorbereiding

Stap 2

Welkom!

• Gestopte koorleden

• Functies controle

• Persoonsgegevens

Stap 1

Aanmelden

Controle

Stap 4

Als alle zangers gelinkt zijn de (juiste) koorgroep én een geldig lidmaatschap Koor&Stem hebben, kan de groep volledig gesynchroniseerd worden met Koor&Stem.

1. Ga naar Beheren < Beheer groepen
2. Rechts van de groepsnaam staat bij een geslaagde synchronisatie een groen vinkje

Ledenadministratie

Stap 3

04

03

2. Is de groepssynchronisatie in orde?

STAP 4 - CONTROLE

02

Zie je geen groen vinkje?

01

Contact

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Koor&Stem

• Pakket "Fortissimo": krijg toegang tot alle functies van Twizzit

• Pakket "Forte": verkoop online tickets voor je kooractiviteiten, regel de betaling online en scan ze aan de ingang

• Pakket "Piano": verstuur professioneel ogende nieuwsbrieven vanuit Twizzit

Twizzit biedt ook nog andere functies, die je koorwerking kunnen ondersteunen. Volgende pakketten kan je aan een voordeeltarief aankopen (deze zijn dus niet inbegrepen in je lidmaatschap):

• Chatten via Twizzit

• Je koorleden op Twizzit

• Agenda en aanwezigheden

Wist je trouwens dat je in het basispakket Twizzit, inbegrepen in je lidmaatschap, ook nog andere mogelijkheden hebt?

Als je aan deze stap bent gekomen, zou normaal gezien alles in orde moeten zijn in je Twizzit-omgeving. We hopen dat deze beknopte handleiding je voldoende geholpen heeft om alles juist te zetten.

TERUG NAAR STAP 1

KLAAR!

• Chatten via Twizzit

• Je koorleden op Twizzit

• Agenda en aanwezigheden

Twizzit helpcenter

Ledenbeheer

FAQ

Contact

Koor&Stem

• Pakket "Fortissimo": krijg toegang tot alle functies van Twizzit

• Pakket "Forte": verkoop online tickets voor je kooractiviteiten, regel de betaling online en scan ze aan de ingang

• Pakket "Piano": verstuur professioneel ogende nieuwsbrieven vanuit Twizzit

Twizzit biedt ook nog andere functies, die je koorwerking kunnen ondersteunen. Volgende pakketten kan je aan een voordeeltarief aankopen (deze zijn dus niet inbegrepen in je lidmaatschap):

TERUG NAAR STAP 1

Wist je trouwens dat je in het basispakket Twizzit, inbegrepen in je lidmaatschap, ook nog andere mogelijkheden hebt?

Als je aan deze stap bent gekomen, zou normaal gezien alles in orde moeten zijn in je Twizzit-omgeving. We hopen dat deze beknopte handleiding je voldoende geholpen heeft om alles juist te zetten.

KLAAR!

1. Ga naar Beheren < CRM 2. Klik rechts onderaan op de groene '+'-knop 3. Klik op de optie 'Contact' 4. Vul de benodigde gegevens van het nieuwe contact 5. Klik op "Maak nieuw contact"

Een nieuw contact toevoegen

HANDLEIDING P. 54

Elk contact in je CRM kan je uitnodigen op Twizzit om zo bij te dragen aan de werking van je organisatie. Contacten uitnodigen op Twizzit doe je via een loginuitnodiging. Deze uitnodiging wordt per e-mail verstuurd (naar e-mailadres 1) en bevat een link waarmee het contact een gebruikersnaam en wachtwoord kan kiezen. Nadien kan het contact telkens opnieuw inloggen op Twizzit met deze inloggegevens.

Chatten en mailen via Twizzit

video chat

video mailing

HANDLEIDING P. 58

1. Surf naar https://app.twizzit.com
2. Klik onder aan op "Registreer hier"
3. Geef de naam van je koor in, en kies uit de zoekresultaten
4. Geef je voornaam en achternaam, en klik op "Zoeken"
5. Kies voor "Login aanvragen" naast je naam

Kreeg je geen uitnodigingsmail, dan kan je het inloggen zelf starten door volgende stappen te volgen:

Heb je geen welkomstmail ontvangen?

HANDLEIDING P. 6

Als in de gevraagde lijst sommige zangers ontbreken, dan betekent dat voor hen nog geen lidmaatschap werd toegekend. Een lidmaatschap is verplicht om de zangers correct aan te sluiten bij Koor&Stem.

Klik hier om te zien hoe je een lidmaatschap toekent.

Ontbreken er zangers?

1. Ga naar Beheren < CRM 2. Klik op de naam van het nieuwe koorlid 3. Scroll op de profielpagina een beetje naar beneden tot je "lidmaatschappen" ziet staan 4. Klik op de knop "Voeg toe" om een lidmaatschap toe te voegen 5. Kies voor voor "Lidmaatschap Koor&Stem" (3e optie) 6. Duid aan welk verzekeringspakket je wenst (Niet-verzekerd, BA, LO, BA+LO)

Een lidmaatschap toekennen

HANDLEIDING P. 54

Instructievideo

HANDLEIDING P. 8

Je kan zelf je inloggegevens vernieuwen, in het geval dat je je wachtwoord en/of gebruikersnaam bent vergeten.

Wachtwoord/gebruikersnaam vergeten?

1. surf naar https://app.twizzit.com
2. typ de naam van je koor in
3. typ je voornaam en naam in - het systeem zal je terugvinden
4. klik op "Login aanvragen"

Repetities, concerten, vergaderingen of algemene activiteiten van de vereniging; met de module “beheer agenda” beheer je ze allemaal op één centrale plaats. Dit resulteert in een duidelijk overzicht van wat er op de planning staat, welke accommodatie nog beschikbaar is en wie er aanwezig zal zijn. Je kan de planning ook rechtstreeks met de betrokken personen communiceren.

Agenda en aanwezigheden

Instructievideo

HANDLEIDING P. 64

Als in de gevraagde lijst sommige zangers ontbreken, dan betekent dat voor hen nog geen lidmaatschap werd toegekend. Een lidmaatschap is verplicht om de zangers correct aan te sluiten bij Koor&Stem.

Klik hier om te zien hoe je een lidmaatschap toekent.

Ontbreken er zangers?

1. Ga naar CRM en klik op de groene '+'-knop
2. Kies voor "Meerdere contacten toevoegen"
3. Maak een correct importbestand met de gegevens van je koorleden
4. Importeer het bestand in Twizzit

Heb je wat ervaring met CSV-bestanden, dan kan je ervoor kiezen om meerdere contacten in 1 keer toe te voegen aan Twizzit.

Meerdere contacten in 1 keer toevoegen

TWIZZIT HELPCENTER

HANDLEIDING P. 11

Elk contact in je CRM kan je uitnodigen op Twizzit om zo bij te dragen aan de werking van je organisatie. Contacten uitnodigen op Twizzit doe je via een loginuitnodiging. Deze uitnodiging wordt per e-mail verstuurd (naar e-mailadres 1) en bevat een link waarmee het contact een gebruikersnaam en wachtwoord kan kiezen. Nadien kan het contact telkens opnieuw inloggen op Twizzit met deze inloggegevens.

Je koorleden uitnodigen op Twizzit

Instructievideo

1. Ga naar Beheren < CRM 2. Klik op de naam van het koorlid dat je aan het koor wil toevoegen 3. Kies bovenaan de profielpagina voor "Gelinkt aan" 4. Klik op de groene letters "Voeg aan groep toe" 5. Selecteer een functie en de groep 6. Klik op "Opslaan".

Linken aan de koorgroep

HANDLEIDING P. 55

Elk contact in je CRM kan je uitnodigen op Twizzit om zo bij te dragen aan de werking van je organisatie. Contacten uitnodigen op Twizzit doe je via een loginuitnodiging. Deze uitnodiging wordt per e-mail verstuurd (naar e-mailadres 1) en bevat een link waarmee het contact een gebruikersnaam en wachtwoord kan kiezen. Nadien kan het contact telkens opnieuw inloggen op Twizzit met deze inloggegevens.

Je koorleden uitnodigen op Twizzit

Instructievideo

Instructievideo

Vanaf januari 2025 kan je voordelig je SEMU-licentie, indien je er één nodig hebt, afsluiten via Koor&Stem. Op de officiële tarieven krijg je maar liefst 25% korting. Je duidt dit in Twizzit aan op groepsniveau: - kies voor "Geen licentie", als je geen licentie wenst; - kies voor "Licentie B", als je een licentie wil voor papieren kopieën; - kies voor "Licentie B + digitaal", als je ook partituren digitaal gebruikt binnen het koor Bij vervaldatum geef je de vervaldatum op an je huidige individuele SEMU-licentie

MEER INFO

SEMU

Elk contact in je CRM kan je uitnodigen op Twizzit om zo bij te dragen aan de werking van je organisatie. Contacten uitnodigen op Twizzit doe je via een loginuitnodiging. Deze uitnodiging wordt per e-mail verstuurd (naar e-mailadres 1) en bevat een link waarmee het contact een gebruikersnaam en wachtwoord kan kiezen. Nadien kan het contact telkens opnieuw inloggen op Twizzit met deze inloggegevens.

Chatten en mailen via Twizzit

video chat

video mailing

HANDLEIDING P. 58

Repetities, concerten, vergaderingen of algemene activiteiten van de vereniging; met de module “beheer agenda” beheer je ze allemaal op één centrale plaats. Dit resulteert in een duidelijk overzicht van wat er op de planning staat, welke accommodatie nog beschikbaar is en wie er aanwezig zal zijn. Je kan de planning ook rechtstreeks met de betrokken personen communiceren.

Agenda en aanwezigheden

Instructievideo

HANDLEIDING P. 64

Controleer dan zeker nog eens of alle koorleden een lidmaatschap Koor&Stem kregen. Als dat juist ingesteld staat, kan het zijn dat de automatische synchronisatie even op zich wachten. Je kan de synchronisatie manueel starten:

1. Ga naar Beheren < Beheer groepen
2. Klik bovenaan in de witte balk op "Koor&Stem vzw"
3. Klik rechts in de balk van je koornaam op de 3 verticale puntjes
4. Kies voor "Synchroniseer groepsindeling"

Zie je geen groen vinkje?

Controleer dan zeker nog eens of alle koorleden een lidmaatschap Koor&Stem kregen. Als dat juist ingesteld staat, kan het zijn dat de automatische synchronisatie even op zich wachten. Je kan de synchronisatie manueel starten:

1. Ga naar Beheren < Beheer groepen
2. Klik bovenaan in de witte balk op "Koor&Stem vzw"
3. Klik rechts in de balk van je koornaam op de 3 verticale puntjes
4. Kies voor "Synchroniseer groepsindeling"

Zie je geen groen vinkje?

Als in de lijst sommige zangers ontbreken, dan betekent dat dat zij nog niet gelinkt werden aan de koorgroep.

Klik hier om te zien hoe je contacten linkt aan je koorgroep.

Ontbreken er zangers?

Kan de vorig admin je niet verder helpen, contacteer dan Koor&Stem.

Als je de tab "Beheren" niet ziet, betekent dat dat je geen admin-rechten hebt. Vraag aan de vorige admin om je rechten toe te kennen.

VIDEO vanaf 4:35

Geen tab "Beheren"?

Instructievideo

Vanaf januari 2025 kan je voordelig je SEMU-licentie, indien je er één nodig hebt, afsluiten via Koor&Stem. Op de officiële tarieven krijg je maar liefst 25% korting. Je duidt dit in Twizzit aan op groepsniveau: - kies voor "Geen licentie", als je geen licentie wenst; - kies voor "Licentie B", als je een licentie wil voor papieren kopieën; - kies voor "Licentie B + digitaal", als je ook partituren digitaal gebruikt binnen het koor Bij vervaldatum geef je de vervaldatum op an je huidige individuele SEMU-licentie

MEER INFO

SEMU

Als in de lijst sommige zangers ontbreken, dan betekent dat dat zij nog niet gelinkt werden aan de koorgroep.

Klik hier om te zien hoe je contacten linkt aan je koorgroep.

Ontbreken er zangers?