Présentation Rentrée ALLSH 2023-2024

dispositif de rentrée allsh

Vos missions

1 - Informer et orienter les étudiant·e·s

• Tenir le stand des tuteur·ice·s
• Renseigner les étudiants sur l'emplacement des services ou les activités présents sur le campus

2 - Participer à l'installation et au bon déroulement semaine de pré-rentrée

• Aider à l'organisation des chasses au trésor
• Aider à l'installation logistique des différents stands
• Animer les chasses au trésor
• Animer les visites guidées de campus
• Prendre des photos des différents événements de la semaine de pré-rentrée

LA PHILOSOPHIE DU PROJET

Appropriation par les étudiants des lieux et des services

Présentation des services : entrée par les besoins

Parcours de rentrée Chasse au trésor

Jeux sérieux en ligne

Test avec 3 niveaux sur AMéTICE

Visite guidée du campus

04 et 05 septembre 2023

06 et 07 septembre 2023

Semestre 1

Parcours de rentrée - Chasses au trésor, visites guidées

Contexte et définition :

• Dynamiser les rentrées des étudiant·e·s de Licence 1 (primo-entrants) sur chaque site universitaire d’Aix-Marseille Université.
• Proposer aux étudiant·e·s un parcours sur les campus universitaires.
• Permettre un premier temps de rencontre entre les étudiant·e·s.

Objectifs du projet :

• Créer une cohésion d’équipe dès la 1/2 journée de pré-rentrée.
• Repérer géographiquement les services aux étudiant·e·s proposés par Aix-Marseille Université.
• Comprendre « la mission principale du service » et identifier les principaux interlocuteurs.
• Favoriser son intégration.

Parcours de rentrée- Chasses au trésor

Les créneaux :

Lundi 4/09 : 10-12h - LEA et LLCER (150 étudiants) Lundi 4/09 : 14-16h - Arts Plastiques et Portails (150 étudiants) Mardi 5/09 : 11-13h - Psycho A à L (150 étudiants) Mardi 5/09 : 14-16h - Psycho M à Z (150 étudiants)

Système de balises virtuelles géolocalisées :Balises virtuelles géolocalisées que le groupe de 10 étudiant·e·s déverrouille avec un téléphone et qui indique quand ils sont au bon endroit. L'outil sélectionné, BIPPER, permet de vérifier que l'étudiant a bien fait le tour des services. QuestionnaireA la fin du parcours, des questions seront posées aux étudiants, via l'outil Wooclap. Chaque question porte sur un service découvert lors de la chasse.

https://www.bipper.be/

Les services universitaires participants aux chasses au trésor

• BVE
• Mission Handicap

• Maison de la Recherche

• Théâtre Vitez
• Association Psychaix (le 5/09)

• Scolarité

• DCS
• SCD

• SUAPS
• SUIO
• BAP

LA RENTREE DE L'UFR ALLSH

7 septembre 2023

6 septembre 2023

5 septembre 2023

4 septembre 2023

• SFAD via Zoom

• Étudiants internationaux

• L1 Psychologie

• L1 LEA
• L1 LLCER
• L1 Arts Plastiques
• L1 Portails

Aix Montperrin

6 septembre 2023

7 septembre 2023

4 septembre 2023

5 septembre 2023

• Stands des services à l'étudiant
• Stands des associations étudiantes
• Visites du campus par les tuteurs

• Stands des services à l'étudiant
• Stands des associations étudiantes
• Viste du campus par les tuteurs

• Stands des services à l'étudiant
• Stands des associations étudiantes
• Animations et défis sportifs
• Chasse au trésor
• Forum LANSAD

• Stands des services à l'étudiant
• Stands des associations étudiantes
• Animations et défis sportifs
• Chasse au trésor

ORGANISATION LE JOUR J 04 et 05 septembre 2023

Poste 5 Fin de parcours Validation fin de parcours sur BIPPER et questionnaire Wooclap

Poste 4 Pendant le parcours Déplacement sur le site pour aider si besoin

Poste 3 Balise Test Vérification BIPPER, sélection téléphones et lancement 1ère balise

Poste 2 Sortie amphi Vérification BIPPER, sélection téléphones , enregistrement des équipes au Hall Egger et aide au départ "Balise Test"

Poste 1 Dans l'amphithéâtre Paramétrages des téléphones et répartition des groupes par 10

Accueil des étudiants en amphithéâtre

DUREE 2H00

5-10 min

Vos missions

Direction UFR

DANS L'amphitheatre

Paramétrage des téléphones

Répartition par groupe de 10

• Explications sur PPT par l'UFR
• Activation géolocalisation sur IOS et ANDROID
• Connexion BIPPER avec code de la chasse et nom d'équipe (nomprenom de l'étudiant)

• Sélectionnez 10 étudiants par 10 étudiants.
• Dirigez un groupe après l'autre en extérieur vers le Hall d'Egger.
• Evitez les engorgements à la sortie d'amphi

• 15-20 min pour sortir tous les étudiants 2 personnes sur ce poste par amphi

Il est important de veiller à ne pas dépasser la jauge (150 étudiants par créneau). Si certains étudiants souhaitent découvrir le campus, n'hésitez pas à les renvoyer vers les visites guidées du 6 et 7 septembre >>

Inscription visites guidées de campus - Evento

a la sortie dE L'amphitheatre

Départ Hall Egger pour enregistrement des équipes

Vérification BIPPER

• Vérifiez qui a réussi à se connecter à BIPPER dans le groupe de 10 étudiants
• Vous devez voir la carte du site avec en rouge la "Balise test" et en bleu le positionnement de l'étudiant
• S'ils ne sont pas arrivés à cette étape, vous devez les accompagner pour arriver jusqu'à l'ouverture de la carte de la "Balise test"
• Dirigez les vers le Hall Egger pour inscription de l'équipe

• Si pour certains étudiants cela ne fonctionne pas (géolocalisation ou autre) ce n'est pas grave > leur téléphone n'est pas sélectionné pour le parcours dès cette étape
• Une fois l'enregistrement des équipes dans le Hall Egger fait, dirigez les vers la "balise test" avec tous les téléphones actifs sur BIPPER
• 2 minutes max sur ce poste
• Prévoir 2 personnes

1/ Cliquez sur le code en vert pour lancer la balise

2/ Cliquez sur le lien en vert

balise test

pendant le parcours

Déplacement sur le site

Lancement 1ère balise

Sélection des téléphones

• Allez à la rencontre des groupes d'étudiants
• Vérifiez l'avancée dans le parcours ou répondre aux questions s'il y en a
• Les encourager !
• Etre disponible si besoin
• Allez à la rencontre des stands
• Retournez au fur et à mesure au point de rencontre de fin (Hall Egger) pour vérifier et valider les parcours

• A l'arrivée du groupe de 10 étudiants vers vous > analysez les étudiants dont la "balise test" se débloque facilement
• Parmis ces étudiants, sélectionnez 2 téléphones

• Privilégiez toutefois les téléphones avec la batterie la plus élevée
• Notez les 2 tél. sélectionnés avec les noms et prénoms des étudiants + le nom de l'équipe

• Lancement stratégique à prévoir pour éviter les engorgements sur stands
• Ils suivront ensuite la liste des balises
• Rappel > Départ à 10 et arrivée à 10 pour valider le parcours
• Point de rdv pour validation finale à communiquer > Hall Egger
• 2-3 min max sur ce poste
• Prévoir 3 personnes

FIN de parcours

Questionnaire wooclap

Validation du parcours

• Dernière étape > test des informations recueillies pendant le parcours
• Faire scanner le QR code wooclap ou communiquer le lien internet

• Se mettre à l'écart pour répondre

• Contrôlez le message de félicitations sur BIPPER

• Cochez sur la liste des équipes l'équipe correspondante

• Les féliciter !

• Prévoir 5 min et tous les tuteurs présents car les groupes vont potentiellement revenir en même temps

QR CODE WOOCLAP - ETUDIANTS Validation de la chasse au trésor

Les tuteurs

Les étudiants

• Une fois le questionnaire terminé les étudiants ont clôturé le parcours
• On remet à chaque participant un petit goodies rangés au Hall Egger

C'est parti pour une prochaine vague d'étudiants ! Merci pour votre aide :)

Rappel des codes de la chasse : 4xerblln (le 4/09) ou yn02gd1s (le 5/09)

Explications et recommandations

1. Comment jouer

2. Actualisation de la position

3. Connexion internet

4. En cas de déconnexion au site Bipper

5. Si votre téléphone n'a plus de batterie

6. Point de rdv fin de parcours

Plan d'ALLSH avec balises Bipper

Balise test

Curiosité Artistique

Préau Egger : SUAPS, BAP, Théâtre Vitez (+Psychaid le 5 septembre) Hall Egger : Stand Chasse au trésor

Scolarité

Cube : SUIO, BVE, MH, DCS

Maison de la Recherche

BU

En cas d'accident ou de blessure veuillez vous adresser aux responsables de stands ou aux référents de la rentrée les plus proches. Rappel des numéros d'urgence : Numéro du PC Sécurité : 04 42 22 10 30 Samu : 15Pompiers : 18 Services aux malentendants : 114 Un "rappeltout" sera remis à chacun d'entre vous. Il contient :

• les "aides" bipper pour les chasses au trésor en cas de problème de connexion
• le rappel des codes chasse
• les numéros d'urgence
• le plan du campus avec les différentes balises BIPPER
• les différents QR codes chasse
• le QR code d'inscription aux visites guidées du campus
• le QR code satisfaction des tuteur·ice·s

QR CODE WOOCLAP - TUTEURS Questionnaire de satisfaction

A remplir à partir du 5 septembre à 16h :)

Parcours de rentrée - Votre stand

Toute la semaine, vous tiendrez le stand des tuteurs pour: - Renseigner les étudiants perdus - Renseigner sur les événements du campus - Permettre aux étudiants de s'inscrire aux visites guidées du campus - Faire les annonces au micros - Gérer les visites guidées du campus du 6 au 15 septembre

Parcours de rentrée- Visite guidée du campus

Durée : 30 min Capacité d'accueil par visite : 30 étudiants

Inscription visites guidées de campus

Les créneaux :

du 11/09 au 15/09 :

• 10h

• 11h

• 13h
• 14h

• 15h

• 16h

du 6/09 au 8/09 :

• 10h
• 10h30
• 11h
• 11h30
• 13h30
• 14h
• 14h30
• 15h
• 15h30
• 16h

Proposition de parcours : Tour du bâtiment Egger, passage souterrain vers CSU, passerelle FDSP/ALLSH, Cafet ALLSH, Scolarité, Cube, Maison de la Recherche, Bâtiment Multimédia, Bibliothèque universitaire, RU et Cafet Fenouillères

https://evento.renater.fr/survey/inscription-visite-guidee-campus-allsh-clmtc5rv

Quelles sont vos questions ?

Merci et rendez-vous pour cette semaine de pré-rentrée !