Yooz Rising spécifications

Yooz Rising Standard specifications P2P

go!

Sommaire

Initialisation - informations - Paramètres

Organisations

A partir de la page d'acceuil

Tour d'horizon de Yooz Rising

Objectif et Lexique

Introduction

Paramétrage - Agent de com - API

Interopérabilité

Imports - Détails de chacun

Référentiels

Initialisation - groupes - détails des rôles

Utilisateurs & roles

Standard + spécifique

Les affectations automatiques

Standard + spécifique

Les règles de validations

Types de documents traités & données

Documents & données

Commande + DA + BDC...

Add-on Purchase

Détails des différents processus et étapes

Les Processus (Workflow)

Standard + spécifique

Les hooks

Les impacts

Facture électronique

Paramétrage

Les rapports

Paramétrage - import

Le budget

Conclusion

Conclusion

Paramétrage - fonctionnement

YoozPay & rapprochement

Les futures étapes roadmap

Les évolutions

Introduction

Objectif

Ce document présente et détaille les fonctionnalités de Yooz, notamment du processus d’achats pour les entreprises de petite à grande taille du monde entier. Ce document décrit donc ce qu’on appelle le processus de Purchase-To-Pay (acronyme : P2P). Ce processus va de la demande d’achat en passant par la commande pour enfin gérer les factures/avoir d’achats et leur comptabilisation. Le processus des factures/avoirs de ventes est également traité. Ce diagramme permet d’avoir un aperçu global des 2 flux supportés par cette solution :

Lexique ...

• CRM, GESCO, GRC: Logiciel de Gestion de la Relation Client (ex: SalesForce)
• ERP, PGI : Un ERP (Enterprise Resource Planning) ou également appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est un système d’information qui permet de gérer et suivre au quotidien, l’ensemble des informations et des services opérationnels d’une entreprise. Terme utilisé un peu abusivement en interne pour désigner l’outil comptable, la suite « expert » utilisée pour suivre la comptabilité de nos clients.
• API : Une API permet de communiquer avec Yooz sans passer dans l'IHM.
• IHM : Interface Homme - Machine, permet de receuillir le besoin de l'utilisateur de manière intuitive grâce à l'interface de Yooz et aux différents boutons ou inputs. Pour ensuite le transcrire en language ordinateur pour le stocker.

• V1 : Version de Yooz Java/Flex maintenue de 2010 à 2020 et utilisée par 100% des clients en production au 31/12/2019
• V2 ou rising : Version HTML5/Angular/Node.js de Yooz mise en production en 2020
• P2P : Purchase-to-pay ou Procure-to-pay: digitalisation du processus d’Achats
• OCR: Optical character recognition : transformation d’une image en texte
• Full-Text: Technologie du groupe ITESOFT-Yooz interprétant du texte afin d’en extraire les principaux indexes
• Indexes: Donnée unitaire permettant de catégoriser ou de saisir un document. Exemples: n° et date du document
• DMS, EDM ou GED: La gestion électronique des documents (GED ou en anglais DMS pour Document Management System ou EDM pour Electroni c Document Management) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation
• PO ou BDC ou Purchase Order : Bon de commande (BDC) envoyé au fournisseur
• PR ou DA ou Purchase requisition : Demande d’achat (DA) interne qui deviendra un BDC une fois validée

Tour d'horizon

Tour d'horizon rising

Organisations

L'onglet Paramètres

L'onglet Propriétés

Il nous permet de renseigner les propriétés de l'organisation. De remplir l'annuaire qui va être notemment utilisé pour la réforme de la facture électronique, et les propriété de contact.

Il permet de faire des paramètres pour une organisation précise et que ces paramètres n'influ pas sur les autres organisations.

L'onglet Référentiels

L'onglet Données d'indentification

Il permet de voir ou modifier les référentiels relatifs à cette organisation précise.

Il permet de saisir les informations relatives à une entreprise mais offre la possibilité de préremplir les informations si nous les avons déjà en base de données.

Les organisations

Vous êtes dans le cas où vous automatisez dans Yooz les processus achats et factures de plusieurs entités différentes sur une seule plateforme. Par exemple, un groupe de plusieurs filiales, une société organisée en plusieurs établissements, un cabinet d'expertise-comptable automatisant la tenue de comptes de plusieurs clients finaux, ...Vous pouvez passer d'une organisation à une autre en 1 clic sans avoir à vous déconnecter et vous reconnecter. Sélectionnez juste dans le coin en haut à droite de votre interface, l'organisation sur laquelle vous voulez travailler:

Rattacher une organisation indépendante à une organisation « mère » :Pour ce faire, il faut choisir une organisation sans mère mais partageant les mêmes référentiels que la future organisation « mère », et, si existantes, que les autres organisations « filles ». Au moment de rattacher l’organisation indépendante avec l’organisation « mère », l’organisation indépendante perdra son référentiel pour hériter de celui de la « mère ».

Les organisations

Dans certains cas, il peut être nécessaire de créer une organisation avec un code déjà utilisé précédemment pour une autre organisation : soit après qu’elle a été supprimée par erreur et que vous souhaitiez la réactiver soit pour créer une nouvelle organisation (mais que ce code ait été utilisé précédemment par une organisation désormais supprimée) Pour ce faire, allez dans Réglages > Organisations et cliquez sur « + ». Dans la fenêtre pop-up entrez le code de l’organisation que vous souhaitez créer. Si ce code appartient à une organisation précédemment supprimée, un message s’affichera vous indiquant « Une organisation existe déjà avec ce code mais est inactive. »

Vous aurez le choix entre 2 options : - restaurer (pour réactiver une organisation) - créer une nouvelle organisation Pour une restauration, tous vos réglages seront repris et réactivés. Pour une création, tout sera vierge, vous pourrez paramétrer votre organisation à votre convenance.

Utilisateurs & Rôles

Les utilisateurs

Importés via le fichier dédié, ou bien rentré dans l'apllication à la main via le formulaire d'ajout d'utilisateurs, ils peuvent être activés, désactivés, supprimés.Chaque utilistaurs doit avoir un rôle, et ce rôle définit les droits de l'utilisateur dans l'application. Vous pouvez paramétrer le visuel de l'application pour chaque utilisateur ainsi que de leur paramétrer une délégation par exemple en cas de congés

Création d'une délégation : Depuis votre profil vous pouvez mettre en place des délégations.Pour ajouter une délégation, cliquer sur le bouton "Créer" :Pour ajouter une délégation vous devez renseigner :Nom de la délégation : nommez votre règle de délégation pour l'identifier et la réutiliser par la suiteListe des délégués : vous pouvez indiquer un ou plusieurs déléguésDébut : date de début de votre délégationFin : date de fin de votre délégation La fonction "Restreinte" permet - si elle est active - de déléguer uniquement le traitement de vos tâches. Si vous désactivez celle-ci vous déléguez dans ce cas également l'ensemble des responsabilités associées à vos rôles. La fonction "Périodique" permet de mettre en place une délégation avec une périodicité : En fonction de votre périodicité vous pouvez définir des options supplémentaires.Quotidienne, Hebdomadaire, Le même jour chaque mois, La même semaine chaque mois, Le même jour chaque année, La même semaine chaque année.

Référentiels

Les référentiels

Standard comptabilité

Profils de taxes

Analytiques

Plan comptable général

Fournisseurs

Devises

Modes de paiement

Périodes comptables

Journaux

Customs

Purchase

Périodes budgetaires

Budget

Articles

Autres adresses

Plan comptable général

La comptabilité générale est un système d’organisation dans lequel des flux et opérations sont traduits en termes financiers. Ils reflètent ainsi le patrimoine et les performances d’une entreprise qui peuvent, tous deux, être analysés. Le plan comptable est souvent lié au pays de domicile de la société et peut être affiné ou simplifié selon le métier de l’entreprise. Le plan comptable général est donc différent pour chaque entreprise et est représenté par une liste ayant par défaut, 3 colonnes. Plan comptable : - Compte (ACCOUNT) : Chaine de caractère qui sera utilisée directement pour la génération de l’écriture [Obligatoire]- Libellé (LABEL) : Chaine de caractère décrivant fonctionnellement le compte [Obligatoire]- Classification du compte (CLASSIFICATION) : liste de filtrage libre permettant de décrire l’utilisation du compte (FOURNISSEUR, CLIENT, ENTREE. Liste de valeur pouvant être enrichie par le client pour des besoins spécifiques) FOURNISSEUR: Compte pour une ligne fournisseurCLIENT: Compte pour une ligne clientENTREE: Compte pour tout autre ligne d’écriture (charge, produit, escompte…) Mais aussi peut être complété avec les colonnes suivantes : - Code ERP : Code technique pour certain outil comptable cloud comme Netsuite (GUID) - Nombreuses données custom. La mécanique standard de génération des écritures s’appuiera sur des concepts de classification qui pourront changer selon le contexte (solution ou projet : voir règles métier). Ainsi aucune classification standard n’est imposée. Il pourra y avoir un paramétrage de style « REGEXP » permettant de définir le filtrage des comptes associés : Le sens de l’écriture (débit/crédit) est géré par la combinaison du signe du montant associé, à la classification du compte et au type de document sur lequel le compte est apposé.

Comptabilité Analytique

La comptabilité analytique est un mode de traitement des données financières ayant pour objectif d’expliquer les résultats financiers : la comptabilité générale vue précédemment donne une vue globale des comptes de l’entreprises ; la comptabilité analytique présente, quant à elle, une vision détaillée de chaque activité. Elle permet d’identifier les coûts des différentes fonctions assumées par l’entreprise : production, commercialisation, service après-vente, etc. Elle est propre à chaque entreprise et constitue un système de mesure neutre et objectif des dépenses et/ou des recettes. Les Axes analytiques sont les « colonnes » réceptacle d’une saisie analytique. Souvent nous appellerons un axe ; une « dimension analytique ». Ainsi l’axe sera donc le lieu de la saisie permettant d’attribuer une signification aux écritures afin d’identifier la raison et/ou la source de cette écriture par la suite. Chaque axe analytique sera représenté ainsi dans Yooz: - Axe analytiqueo Ordre de l’axe (Axis order) : permet de déterminer l’ordre d’affichage des axes [Obligatoire]o Code de l’axe (Axis code) : permet de définir techniquement l’axe [Obligatoire]o Description de l’axe (Axis label) : permet de définir fonctionnellement l’axe pour l’utilisateur [Obligatoire]L’ordre d’export sera déterminé par la position de l’axe dans le formulaire de traitement du document présent dans le paramétrage du workflow. Pour l’import : Le référentiel « plan analytique » liste donc pour un axe analytique donné, les valeurs possibles. Le terme « cost center » a été utilisé ainsi pour faciliter la compréhension et éviter de confondre l’axe et la donnée analytique. Ce référentiel est donc défini ainsi : - Centres de coûtso Code de l’axe lié (Related axis code) [Obligatoire]o Code du centre de coût (Cost center code) [Obligatoire]o Libellé du centre de coût (Cost center label) [Obligatoire]

Profils de taxes

La gestion des profils de taxes est un concept permettant de décrire facilement la taxe de vente qui est liée à une dépense et surtout de générer automatiquement l’écriture associée selon sa nature. Ainsi au lieu de saisir une ligne de charge et une ou plusieurs lignes de taxes pour une dépense donnée, l’utilisateur Yooz saisira qu’une colonne « code de taxe » qui permettra de calculer l’écriture. Il est à noter qu’il existe des exceptions sur ce mécanisme car dans certains pays non européens comme les USA, le taux de taxe n’est pas lié uniquement à la nature de l’achat mais également au lieu de livraison et/ou de prestation. Il existe également le cas Canadien où la taxe provinciale est parfois surtaxée au niveau fédéral, créant donc un deuxième taux de taxe pour la nature du produit ou du service et donc un deuxième profil de taxe pour la même ligne.

Description des profils de taxes :

- Profils de Taxeso Code du profil (Tax code) : Code technique décrivant le profil de taxe [Obligatoire]o Libellé du profil (Tax label) : Libellé fonctionnel [Obligatoire]o Type de profil : valeurs fonctionnelles en liste finie [Obligatoire] pouvant prendre les valeurs :

NORMAL : Le taux est alors obligatoireDYNAMIC : le taux n’est pas fixe mais résulte en une écriture de ligne(s) taxe FORCED : la ligne de taxe est forcée malgré le contexte (pour JDE notamment si 0%)VIRTUAL : La taxe n’est pas présente sur la facture mais une écriture doit être passée- Taux (Tax rate) : Montant numérique [par défaut à 0] - Type de taxe : Sur Encaissement ou Débit ou Aucun ou « code spécifique » - Compte au débit : compte utilisé dans la colonne débit de l’écriture - Compte au crédit : compte utilisé dans la colonne crédit de l’écriture - Pourcentage récupérable : 100% de récupération de la taxe (par défaut à 100%)

Profils de taxes

En France ; Il existe deux types de TVA : la TVA sur les débits et celles sur les encaissements. La différence entre les deux est constituée par le moment où elle devient exigible. Un profil générant une écriture est nécessairement lié à l’un ou à l’autre par le choix de son et de ses comptes. Dans l’option débit, l’exigibilité est à l’émission de la facture, dans le cas de l’encaissement elle sera due lorsque la facture sera réglée. Les entreprises industrielles n’ont pas le choix, c’est la TVA sur les débits qui s’applique. Pour les entreprises de services, l’option existe. Par défaut elles sont soumises à la TVA sur les encaissements. Rising exploitera ce mécanisme afin d’automatiser – dans le cas d’un même taux sur plusieurs profils – cet élément pour identifier automatiquement le bon profil à utiliser selon le fournisseur. Le type de TVA sera don présent sur la fiche fournisseur pour une facture d’achat et permettra de shorlister voire d’automatiser les profils de TVA disponibles par fournisseur. Note : Si aucun compte n’est spécifié mais que le taux est non nul, le montant de la taxe sera intégré dans les autres lignes d’écriture ; ne générant pas de ligne de taxe à proprement parlé Voir sur la diapositive précédente le tableau des combinaisons supportées. TYPES de TVA : NORMAL : Taux classique basé sur une recherche de montant de taxe sur la facture et d’un taux fixe DYNAMIC : Le taux n’est pas connu mais de la taxe est présente : récupération du montant lu sans contrôle de taux VIRTUAL : Il n’y a pas de taxe lue mais il faut générer des écritures de Taxes qui sera générée artificiellement FORCED : Il n’y a certainement pas de taxe (0) mais une écriture doit quand même être générée

Cas de gestion de la TVA

Entités comptabilisant en TTC

Transaction sans TVA (USA)

Transaction exonérée de TVA

TVA dynamique

TVA multiples et complémentaires

Transaction avec TVA (USA)

Interprétation de la taxe

Facture exonérée spéciale

Transaction exonérée de TVA

Contexte d’application : Les opérations suivantes ne sont pas soumises à TVA en France : - Les activités de la pêche maritime.- Les œuvres sans but lucratif à caractère social ou philanthropique.- Les activités médicales, paramédicales.- Les activités d’enseignement.- Les locations d’immeubles nus.- Les locations de logements meublés- Les livraisons de déchets neufs d’industrie et matières de récupération. Dans ces cas de figure ; il n’y a pas de taxe sur la facture et la société facturée n’a pas à comptabiliser de taxe. Enfin, il y a aussi : - Les activités du commerce extérieur (importation et livraisons intracommunautaires) => Mais ce point est traité dans un cas suivant n°2 car l’impact comptable est différent - Les fournisseurs hors CEE facturant en CEE => Également traité dans un cas suivant n°3- D’autres cas internes à certains pays comme les USA => voir cas n°4

Exemple de représentation sur la facture : Cas d’une société pouvant bénéficier de l’Article 293 B du Code général des impôts en France :

C’est le cas le plus simple : Il n’y a aucune taxe indiquée et rien de généré : seulement la ligne fournisseur et la ligne de charge. Le montant d’entête de TVA est à 0. Les lignes aussi. Il suffit de créer un profil de TVA ayant les caractéristiques suivantes : - Taux à 0% - Type : Normal - Comptes débit/crédit : vides

Transaction exonérée de TVA

Paramètre "Interprétation des taxes sur le documents" / Gestion des taxes : - "ignorer les taxes" dans ce cas gestion comme pour une association en France : toute la taxe est ignorée et les champs associés sont cachés (HT=TTC te taxe=0). En somme les factures sont traitées en TTC. - "Selon les montants seulement" : Création d'une seule ligne avec un montant de base = Montant de base entête lu et montant de taxe= montant de taxe lu. Si plusieurs lignes déjà présentes (affectation automatique) aucune décision n'est prise et les montant devront être ventilés manuellement. Inventé pour répondre au besoin des USA surtout. - "Selon les taux": Création d'une ligne par taux de TVA et tentative automatique de déduire le profil de Taxe selon les taux et le type de tva. Ventilation automatique des montants sur les lignes selon les taux sur les lignes déjà présentes (affectation automatique). Si le taux n'est présent sur aucune ligne, rajout d'une ligne avec le nouveau taux. Pour l'Europe surtout car plusieurs taux avec des montants de base distincts. A utiliser également pour le Canada ou l'Inde où plusieurs taux s'appliquent au même montant HT mais dans ce cas, utiliser le code de TVA n°2

Transaction exonérée de TVA

Cas intracommunautaire pour fournisseur avec n°TVA

Contexte d’application : Le principe de la TVA intracommunautaire est que les biens vendus depuis la France (ou autre état membre) à des acheteurs établis dans un autre État membre de l’UE, sont exonérés en France (ou autre état membre). En contrepartie, l’achat est taxé dans le pays de destination, selon les conditions en vigueur dans ce pays. Ceci s’applique si le fournisseur a bien le numéro d'identification intracommunautaire : dans ce cas la facture est normalement envoyée sans aucune taxe apparente. Donc la facture n’est pas taxée, mais la société facturée doit comptabiliser la taxe locale. Ceci est appelé TVA Intracom « DUE »

Exemple de représentation sur la facture : Cas du fournisseur Google Ireland qui facture à une société en France soumise à la TVA.

Il faudra de créer un profil de TVA ayant les caractéristiques suivantes : - Taux à 20% (ou tout autre taux légal dans le pays pour la transaction concernée) - Type : VIRTUAL : ceci signifie que le montant de taxe ne provient pas de la facture. Il est virtuellement calculé - Comptes débit/crédit : remplis tous les deux (peu importe leur existence ou leur type) La difficulté de ce cas c’est qu’il faut que l’application génère 2 lignes de taxes SANS AVOIR de référence à ce montant sur la facture. En effet dans cet exemple il y a une écriture de 20% de taxe mais la taxe n’est pas indiquée sur le document. Ceci signifie que dans ce cas là la contrôle d’entête doit être différent de ce qui se fait normalement car HT=TTC au lieu de HT+TAX=TTC.L’écriture générée prend donc alors le taux calculé ainsi : Montant HT de la ligne * Taux du profil/100 Et ensuite 2 lignes sont créées avec chacun leur compte tel que spécifié dans le profil. Le contrôle d’entête doit s’adapter à la présence de ce genre de profil sur la facture

Besoin en termes d’automatisation : Le système devra calculer automatiquement une autoliquidation. C’est-à-dire que pour cette facture il faut utiliser quatre comptes. Deux de ces comptes serviront à enregistrer la TVA et les deux autres sont les classiques : charges et ligne fournisseur. Exemples : 60712 Achats de marchandises - Union européenne au débit 44566 TVA déductible au débit 40112 Fournisseur - Union européenne au crédit 4452 TVA due intracommunautaire au crédit

Transaction exonérée de TVA

Cas hors CEE ou fournisseur sans n°TVA

Contexte d’application : Les achats effectués à des pays situés hors UE portent le nom d'importations. L'enregistrement s'effectue en deux temps : lors de l'achat des marchandises et une fois que la TVA à l'importation a été facturée par le commissionnaire. Ce cas est également identique si le fournisseur est en CEE mais n’a pas le numéro d'identification TVA Européen : dans ce cas la facture est envoyée TTC avec le taux de TVA du pays de provenance. Cette TVA n'est pas déductible et doit être comptabilisée TTC=HT.

Exemple de représentation sur la facture : Cas de la société ENZA établie en Chine :

Besoin en termes d’automatisation : La facture est d'abord enregistrée hors taxes, sur la base d'une conversion en euro. Le montant payé est déterminé par rapport au cours du jour. Par exemple, si vous avez acheté 500€ de marchandises aux États-Unis et que le cours du jour était de EUR/USD : EUR = 1,12 USD le montant à comptabiliser est de 500/1,12 = 446,42. Dans certains cas c’est l’ERP qui convertira. L’idée dans ce cas est de simplement transporter le montant avec le code devise et la conversion se fera dans le système extérieur. En cas de réception de marchandise, la TVA due est facturée plus tard par la douane. Elle se calcule sur le prix converti en euro qui aura été payé. Donc sur cette facture, le rendu est équivalent à une transaction exonérée.

Il suffit de créer un profil de TVA ayant les caractéristiques suivantes : - Taux à 0% - Type : Normal - Comptes débit/crédit : vides

Transaction sans TVA (USA)

Contexte d’application : Aux États-Unis, vous devez parfois payer la taxe d’utilisation sur les achats si la taxe n’a pas été indiquée sur la facture par le fournisseur. Ainsi le profil de TVA doit permettre de gérer ce cas ressemblant beaucoup à l’intracommunautaire en Europe mais sans autoliquidation. Explication ici. Supposons que vous commandez des fournitures de bureau sur Internet. Vous recevez une facture comprenant un montant de 10 USD, n'incluant pas la taxe de vente de 8.250% applicable dans l'État du Texas (attention le taux peut changer selon les comtés) où les marchandises seront utilisées. La taxe à appliquer dans ce cas dépend donc du lieu de livraison, donc de l’organisation concernée par la facture. Il est à noter que plusieurs ERP dont SAP vont générer automatiquement la taxe à la création de la pièce. Donc dans la plupart des cas il n’y aura aucune taxe sur la facture ni dans l’écriture : c’est l’exonération qui sera utilisée (voir cas n°1) ou le cas de société ne gérant pas la TVA (voir cas n°5). Mais dans les autres cas, voici la méthode à utiliser.

Exemple de représentation sur la facture : Exemple de cette facture reçue par une société au Texas :

Il faudra de créer un profil de TVA ayant les caractéristiques suivantes : Taux à 8.25% (ou tout autre taux légal dans l’état ou le comté pour la transaction concernée) Type : VIRTUAL : ceci signifie que le montant de taxe ne provient pas de la facture. Il est virtuellement calculé Comptes débit/crédit : remplir le compte de crédit seulement. Le débit sera rajouté à la ligne de charge

Entités comptabilisant en TTC

Contexte d’application : Si une association est à but non lucratif, c'est à dire qu’elle n’a pas été créée pour faire des bénéfices, cette structure n'est pas assujettie à la TVA, donc les factures doivent être enregistrées en TTC. Cette association qui facture sera alors dans le cas n°1 en spécifiant "TVA non applicable art. 293 du CGI". Mais si on regarde le cas d’une facture reçue avec taxe ; pour l’association l’écriture doit se passer en TTC. Il en en est de même pour les sociétés d’assurances devant enregistrer leurs factures en TTC. C’est le cas que nous présentons ici.

Exemple de représentation sur la facture : Une facture est reçue ainsi de manière assez classique avec un TVA à 20% :

Mettre le paramètre TAX_MANAGEMENT=Ignorer les taxes.

Transaction avec TVA (USA)

Contexte d’application : Aux états unis, le reversement de la taxe est fait par le vendeur et non pas l’acheteur comme en Europe. Ainsi la facture indiquées éventuellement sur les factures d’achats (selon les états) non pas à être répercutée dans la comptabilité fournisseur.

Exemple de représentation sur la facture : Une facture est reçue ainsi de manière assez classique avec un TVA à 20% :

On désactivera carrément l’interprétation des taxes sur le document avec le paramétrage suivant Rising (majorité des cas) Cependant si des besoins mixtes sont nécessaires (parfois la taxe doit être comptabilisée ou du moins tracée comme montant distinct combiné avec des cas de gestion en TTC) ; il faudra utiliser un profil de taxe de type exonéré mais ceci est potentiellement problématique car va nécessiter de modifier manuellement la majorité des factures pour une gestion de taxe épisodique… En effet le montant de taxe sera potentiellement lu et devra être vidé en entête. Voilà pourquoi le type de profile « Dynamique » a été inventé en V1 pour combiner les cas où la facture est parfois gérée en TTC, parfois gérée avec un montant de taxe non nul.

Gestion de la taxe Dynamique

Contexte d’application : La gestion des taxes dynamiques a pour objectif donc de permettre de mixer efficacement pour une même société des cas où de la taxe existe et doit être conservée comme telle et des cas où la taxe est ignorée.

Exemple de représentation sur la facture : Exemples des cas nominaux sans taxe indiquée :

Afin de gérer ces cas automatiquement, nous allons faire l’adaptation suivante : - Si les comptes de débit et de crédits sont vides dans le profil de taxe alors automatiquement dans l'écriture l’opération suivante va être opérée (facture d’achat): Débit = Montant de base de la ligne + montant de taxe de la ligne Crédit = Montant total incluant la taxe Nous conservons le profil de taxe dynamique pour conserver le paramétrage V1 néanmoins à ce stade l’écriture se fera de manière identique si le profil de taxe est « normal ». La différence de saisie en termes d’automatisation néanmoins sur le profil de taxe dynamique : le montant de taxe lu en entête est automatiquement positionné sur la première ligne peu importe le taux du profile.

Comme on a lu 0$ de taxe ; le montant d’entête demeure à 0 et sur la ligne aussi. Pas de taxe ; écriture simple.

Exemples maintenant avec de la taxe indiquée sur la facture :

TVA multiples et complémentaires

Contexte d’application : Au Québec par exemple les entreprises doivent comptabiliser les taxes perçues et payées et potentiellement payer ou recevoir un paiement de la différence perçue – payée au gouvernement. Il convient alors de comptabiliser chaque taxe dans un compte spécifique.

Exemple de représentation sur la facture :

Gestion de « N » profils de taxes et gestion des affectations automatiques par fournisseur (iso V1)

TVA multiples et complémentaires

Comptabilisation unique

Contexte d’application : Au Canada le système de taxe est complexe et est résumé ici . En résumé, selon l’utilisation des biens achetés, certaines combinaisons de taxes doivent être séparées, ou assimilées dans une seule ligne « Crédits de taxes ».

L’idée est de prendre le profil DYNAMIC. Ce profil n’a pas de taux assigné mais prend le montant de taxe d’entête pour se calculer. Il est possible sur ce genre de compte ; soit de le répercuter sur un compte spécifique comme on le voit ici avec l’ITCs ou de l’inclure dans la charge comme on le voit sur la ligne BC PST. Mais ceci fonctionne que si les 2 taxes sont imputées sur le même compte comptable. En cas de besoin d’imputer chaque taxe sur un compte distinct, il y aura une solution alternative : Gérer ceci par un deuxième profil de taxe que nous pourrons rajouter pour certains clients :

Exemple de représentation sur la facture :

Facture exonérée mais spéciale

Exemple de représentation sur la facture :N’importe quelle facture sans taxe. Besoin en termes d’automatisation : Besoin de générer 3 lignes : Ligne TTC (fournisseur) Ligne de charge Ligne de TVA à 0 avec un compte associé.

Contexte d’application : Certains systèmes ont besoin d’avoir un mécanisme de génération de ligne de TVA même si le montant est à 0. C’est le cas de JDE par exemple.

Le profil de type FORCED car permettre de gérer ce cas. Il suffit de mettre un taux à 0 et le compte de débit ou crédit et il sera forcé dans l’écriture.

Interpretation de la taxe

Il est à noter que – pour gérer les proratas de Taxes – un champ supplémentaire sera rajouté dans le référentiel Profils de taxe. Il s’agit du champ Pourcentage récupérable, par défaut à 100%.

Interprétation des taxes sur le document = Selon les montants indiqués. La 3eme option a été rajoutée pour les USA afin de ne pas chercher à remplir la ligne selon le taux. Gestion d’une ligne de base unique par facture.

Mode de paiements

Les modes de Paiements permettent d’assigner à une facture ou à ses Paiements, un code de gestion du paiement. Cette information est souvent issue du contrat passé avec le fournisseur dans lequel le mode de Paiement a été négocié (virement, prélèvement…). Cette donnée a potentiellement un impact sur le processus de la facture ; par exemple si un fournisseur a un mode de Paiement « prélèvement » il n’est pas nécessaire de passer par un cycle de Paiement. La liste des modes de Paiement est généralement liée directement avec l’ERP ou la suite expert étant interfacée.Données à gérer : - Mode de paiemento Code (Code) : Code technique décrivant la méthode de Paiement (code ERP) [Obligatoire]o Libellé (Label) : Descriptif du mode permettant à l’utilisateur de choisir le bon élément [Obligatoire]o Nécessite une action de paiement (requires payment transaction) : Boolean [Obligatoire] Par défaut Falseo Code du mode de paiement dans l’outil de paiement (Payment system code)o Autre code du mode de paiement dans l'outil comptable (Accounting system code)

Devises

La liste des devises, bien qu’universelle, permet de gérer plusieurs aspects de la gestion de la monnaie :1) De décrire la devise dans un code que l’ERP comprend (en général le code ISO mais souvent un index ou un code interne à l’ERP – exemple dans Sage100, la devise officielle du pays est le code « 1 »2) De donner la shortlist des devises que le client gère dans son contexte. Exemple shortlist EUR, GPB, USD pour des clients qui travaillent en Europe essentiellement avec quelques fournisseurs Anglais ou Américains3) De donner un taux de change indicatif* sur la devise de la facture par rapport à la devise de comptabilité de la société concernée par le documentDonnées à gérer : - Deviseso Code ERP : Code technique de communication avec l’ERP (en général = le code ISO mais pas tout le temps) [Obligatoire]o Code ISO : Code universel de la devise (Norme ISO 4217) [Obligatoire]o Description : Descriptif de la devise [Obligatoire]o Taux de change indicatif* : Nombre flottant avec 4 décimales décrivant la conversion de la devise concernée vers la devise de comptabilité de l’ERP cible pour la ou les sociétés concernées [Obligatoire]o Nombre de décimales : Entier permettant de définir le comportement d’affichage et de gestion des montants d’une facture en fonction de sa devise (ex : Le Yen japonais n’a pas de décimale) [Obligatoire]

Gestion des devises

L'application Yooz permet de gérer les devises de plusieurs manières, notamment en utilisant le taux de change de la BCE ou un référentiel dédié. La devise peut être définie au niveau de l'application, de l'organisation ou de la facture. L'ordre de priorité est le suivant : facture > organisation > application. Si un référentiel dédié est utilisé, l'organisation a la priorité sur l'application.(cas 1) Dès qu'un taux de change par rapport à une devise est défini au niveau d’une facture (saisi manuellement par un utilisateur), il ne doit jamais être recalculé automatiquement.Exemple de cas : On choisit une devise différente de l’application, on saisit le taux de change à la main (différent de celui de la devise). On sauvegarde le document. On change manuellement depuis le référentiel le taux de change de la devise du document. On réouvre le document, le taux de change ne doit pas avoir changé par rapport au moment ou le document avait été sauvegardé. Il doit changer si on change manuellement la devise. Il faut également prendre en compte le taux de change par rapport à la devise de l’application.

On a donc les cas suivants : Il existe un paramètre au format booléen dans les paramètres généraux de l’application pour bloquer la modification automatique après la première étape de workflow (l’enregistrement). Si c’est coché a true alors lors du changement de la validation d’une facture ou même de son ouverture après la première phase de workflow ne sera pas recalculé même si le taux de change du référentiel a changé. Sinon le comportement reste inchangé.

Fournisseurs (Tiers)

Le terme « tiers » permets de représenter tous les acteurs dans le cycle de facturation. En comptabilité on va parler de « Compte de tiers » car le compte va décrire le type de tiers. Un compte de bilan est, par nature, un emploi ou une ressource qui n’est mis à la disposition d’une entreprise que de manière temporaire. Un compte de tiers relève, à ce titre, des comptes de bilan. En France par exemple, les comptes de tiers regroupent, en comptabilité, l’ensemble des comptes de la classe 4 du Plan Comptable Général (PCG). Les comptes de tiers regroupent tous les interlocuteurs de l’entreprise, c’est-à-dire les organismes avec lesquels elle va entretenir des relations, principalement dans le cadre de la facturation : Des fournisseurs et assimilés (compte 40* « Fournisseurs et comptes rattachés ») ; Des clients et assimilés (compte 41* « Clients et comptes rattachés ») ; Des salariés et assimilés (compte 42* « Personnel et comptes rattachés ») ; Des organismes sociaux (compte 43* « Sécurité sociale et autres organismes sociaux ») ; De l’État au sens large (compte 44* « État et autres collectivités publiques ») ; Des autres tiers comme par exemple les affactureurs (compte 46* « Débiteurs divers et créditeurs divers ») ; A noter que les affactureurs ou » factor » est une entreprise financière extérieure qui gère les créances d'une autre entreprise en son propre nom. Une facturée affacturée est donc au nom et au logo d’un fournisseur « X » mais doit être payée à un fournisseur « Y ». Idéalement pour répondre à tous les cas possibles, les tiers devraient être représentés par plusieurs concepts utiles ayant une hiérarchie.

Fournisseurs (Tiers)

Essentiellement :

1) Contact de la fiche : pour gérer les différents contacts d’un fournisseur 2) Coordonnées bancaires de la fiche : pour gérer les différents comptes lors des paiements

Fournisseurs (Tiers)

LISTE « TIERS»Cette liste permet de gérer la racine de chaque tiers et les autres sites des tiers. N’oublions pas que cette liste inclues potentiellement les fournisseurs, les clients mais également les employés par exemple pour les notes de frais à venir. Un concept de tiers « racine » versus « branche » permet d’identifier les établissements par exemple pour une société ou une adresse de résidence secondaire pour un employé. - Tierso Type de tiers : On imagine à ce point avec une liste : Fournisseur (entreprises, état, organismes affactureurs sont inclus), Client ou Salarié [Obligatoire]o Code : Identifiant unique du tiers dans l’ERP [Obligatoire]o Nom : Nom du tiers [Obligatoire]o ID de la maison mère o Description : Description (pour compatibilité antérieure)o Identifiant 1 : identifiant unique n°1 / n° de TVA pour l’Europe o Identifiant 2 : identifiant unique n°2 / N° de SIRET pour la Franceo Identifiant 3 : identifiant unique n°3 / N° de SIREN pour la Franceo Identifiant 4 : identifiant unique n°4 / N° de RCS pour la Franceo Identifiant 5 : identifiant unique n°5 / identifiant local pour les migrations o Identifiant 6 : identifiant unique n°6 / identifiant OCR n°1 pour les migrationso Identifiant 7 : identifiant unique n°7 / identifiant OCR n°2 pour les migrationso Identifiant 8 : identifiant unique n°8 / identifiant OCR n°3o Identifiant 9 : identifiant unique n°9 / identifiant OCR n°4o Identifiant 10 : identifiant unique n°10 / identifiant OCR n°5o Téléphone : N° de téléphoneo Mobile/Fax : N° de Mobile ou de faxo Adresse email : contact principal pour identification (siège)o Nom du contact (pour compatibilité antérieure)

o Fonction du contact (pour compatibilité antérieure)o Site Web : site web d’identificationo Adresse physique / Ligne 1 à 5 o Adresse physique / Code postalo Adresse physique / Villeo Adresse physique / Etat/region o Adresse physique / Pays - Code au format ISO 3166-1 alpha-2o Compte lié : Compte comptable permettant de générer l’écritureo Type de TVA lié : Filtre de TVA permettant de simplifier la recherche du profil pour l’écritureo Donnée personnalisée n°1 à 10 : usage libre

Fournisseurs (Tiers)

LISTE « CONTACTS »Un tiers donné peut avoir plusieurs contacts. Cette liste permet de gérer ce cas de figure. - Contactso Code unique du tiers concernéo Nomo Prénomo Fonctiono Téléphone : N° de téléphoneo Mobile/Fax : N° de Mobile ou de faxo Adresse email o Site Web: site web d’identificationo Adresse physique / Ligne 1 à 5o Adresse physique / Code postalo Adresse physique / Villeo Adresse physique / Etat/regiono Adresse physique / Pays - Code au format ISO 3166-1 alpha-2o Donnée personnalisée n°1 à 10 : usage libre

LISTE « COORDONNEES BANCAIRES »Un tiers donné peut avoir plusieurs coordonnées bancaires. Cette liste permet de gérer ce cas de figure. - Coordonnées bancaireso Code unique du tiers concernéo BIC : ISO 9362o IBAN : ISO 13616o RIB : Identifiant Banqueo RIB : Guicheto RIB : Compteo RIB : Cléo BIN : Credit card identification (cf. https://en.wikipedia.org/wiki/Payment_card_number)o Pays : Code au format ISO 3166-1 alpha-2o Devise : Code ISO de la deviseo Domiciliation :Adresse sous forme de chaineo Titulaire du compteo Donnée personnalisée n°1 à 10 : usage libre

Journaux

Pour tenir une comptabilité, il convient de mettre en place des journaux comptables, avec obligatoirement un journal général qui constitue le support légal de la comptabilité. La plupart des entreprises utilisent pour des raisons pratiques plusieurs journaux comptables (appelés journaux auxiliaires) qui sont ensuite centralisés dans le journal général (appelé journal centralisateur) : journal des achats, journal des ventes, journal de banque, journal de caisse…- Pour définir les journaux (ledgers en anglais) nous imaginons les « colonnes » suivantes :o Code unique du journalo Code ERP à utiliser dans la génération de l’écritureo Type de journal (ex : PURCHASES=achats ou SALES=ventes)o Libellé du journal

Périodes comptables

Une période comptable est une période de temps établie dans laquelle les fonctions comptables sont effectuées, agrégées et analysées, y compris une année civile ou un exercice. La période comptable est utile car les états financiers de l’entreprise sont basés sur une période comptable fixe. Ce principe est aussi utile dans le calcul de TVA.Il existe généralement plusieurs périodes comptables actives simultanément. Par exemple, une entité peut décider de clore les opérations financières pour le mois de juin. Cela indique que la période comptable prend fin au début du mois de juin, même si l’entité peut également souhaiter agréger les données comptables par trimestre (avril à juin), la moitié (de janvier à juin) et l’année civile entière. Les périodes sont donc des « créneaux » de gestion qui sont soit annuels, semestriels, trimestriels ou mensuels et sont utilisés pour gérer des clôtures de comptes. - Pour définir les périodes nous imaginons les « colonnes » suivantes :o Code unique de la période (periodCode)o Nom de la période (periodName)o Date de début (periodStart)o Date de fin (periodEnd)o Date de clôture (periodClosing)

Custom

Il est possible de créer et d’interfacer des tables spécifiques au format variable. Exemple : table des projets, table des ventilations, table des comptes autorisés par catégorie de documents…

Articles

En dématérialisant l’acte d’achat, un élément important comprend l’accès aux offres de produits négociés. Les offres de produits négociés doivent être accessibles directement depuis le moteur de recherche de notre solution. Nous parlons alors de catalogues articles qui sont en général associé à un fournisseur donné. Ces catalogues intègrent la description des produits et les conditions contractuelles (prix, dimensions, fabricant...).Les articles permettent de simplifier et de guider la saisie d’une demande d’achat. Ainsi la sélection d’un article permet de récupérer : son prix, le fournisseur éventuel et les imputations comptables/analytiques. Le référentiel article est connu par nos pairs en P2P par le terme « catalogues électroniques ». Les catalogues électroniques peuvent être présentés sous trois formes différentes : o Le catalogue interne : Le client maintient un catalogue interne et non partagé avec ses fournisseurs. En général ce catalogue va se construire au fil de l’eau ou être géré en centralisé sous formes d’articles génériqueso Le catalogue hébergé : Ce type de catalogue est archivé dans le système de P2P du client ou de son fournisseur de services (places de marché).Références : - http://www.afim.asso.fr/e-catalogue/ecat/ecact-npmi.asp- https://www.manutan.com/blog/fr/solution-doptimisation-des-achats/catalogue-heberge-ou-punch-out-comment-choisir-la-meilleure-solutiono Le Punch-Out est disponible à travers une interface entre la solution P2P du client et le site Internet du fournisseur (web services)Références : - https://www.punchout2go.com/punchout-catalogs - https://virtocommerce.com/glossary/punchout-catalog Chacune de ces trois solutions répond à des besoins bien spécifiques propres à l’organisation des clients.Avec Yooz nous souhaitons supporter les 3 modes à terme. Dans un souci de priorisation iso fonctionnel, la première version permettra nativement de ne supporter que ce premier niveau mais pourra supporter ensuite :

Articles

- Le niveau 2 par le développement d’adaptateur particulier pour un outil de B2B2C eCommerce - Le niveau 3 par la mise en place de hooks spécifiques permettant d’appeler des webservices extérieurs Afin de supporter le premier mode, nous allons donc supporter un référentiel article isoV1 en y rajoutant des champs communs dans le domaine eCommerce afin d’anticiper le niveau 2. Le référentiel article se composera de ces données (en gras les champs rajoutés dans le contexte Risng)

- Pour définir les périodes nous imaginons les « colonnes » suivantes :o Code de l’article (obligatoire) [Item code]o Code ERP : Code technique pour certain outil comptable cloud comment Netsuite (GUID) [ERP code] (non obligatoire)o Description de l’article (obligatoire) [Item description]o Prix unitaire (non obligatoire / peut être 0 - décimal) [Unit Price]o Fournisseurs associés (non obligatoire : si non renseigné on parle d’article « générique ») [Supplier code]o Référence article fournisseur (non obligatoire) [Supplier item code]o International Item Number (non obligatoire) [IAN]o Global Trade Item Number (non obligatoire) [GTIN]o URL vers l’article (non obligatoire) [URL]o Compte comptable (non obligatoire) [Asset Account]o Profil de Taxe associé (non obligatoire) [Tax profile]o Centre de coût de l’analytique n°1 à 3 (non obligatoire) [Cost centre 1 à 3]o Champ personnalisé n°1 à 5 (non obligatoire) [Custom field 1 à 5]

Articles

- Le niveau 2 par le développement d’adaptateur particulier pour un outil de B2B2C eCommerce - Le niveau 3 par la mise en place de hooks spécifiques permettant d’appeler des webservices extérieurs Afin de supporter le premier mode, nous allons donc supporter un référentiel article isoV1 en y rajoutant des champs communs dans le domaine eCommerce afin d’anticiper le niveau 2. Le référentiel article se composera de ces données (en gras les champs rajoutés dans le contexte Risng)

- Pour définir les périodes nous imaginons les « colonnes » suivantes :o Code de l’article (obligatoire) [Item code]o Code ERP : Code technique pour certain outil comptable cloud comment Netsuite (GUID) [ERP code] (non obligatoire)o Description de l’article (obligatoire) [Item description]o Prix unitaire (non obligatoire / peut être 0 - décimal) [Unit Price]o Fournisseurs associés (non obligatoire : si non renseigné on parle d’article « générique ») [Supplier code]o Référence article fournisseur (non obligatoire) [Supplier item code]o International Item Number (non obligatoire) [IAN]o Global Trade Item Number (non obligatoire) [GTIN]o URL vers l’article (non obligatoire) [URL]o Compte comptable (non obligatoire) [Asset Account]o Profil de Taxe associé (non obligatoire) [Tax profile]o Centre de coût de l’analytique n°1 à 3 (non obligatoire) [Cost centre 1 à 3]o Champ personnalisé n°1 à 5 (non obligatoire) [Custom field 1 à 5]

Articles

Un article peut être associé à un ou plusieurs fournisseurs et peut être rattaché à plusieurs organisations (par la notion de hiérarchie).Les articles peuvent être alimentés par 2 voies :- Par l’import massif de référentiel - Par la saisie dans le formulaire de demande d’achat : l’article sera généré dans le référentiel A voir plus tard : - Devrait-on gérer le type d’article ? Bien immobilisé/durable goods, Bien d’exploitation/nondurable goods, et Services/services ???? - Devrait-on gérer les unités de mesure cf : o Unité de mesure (non obligatoire) [Unit of Measure] o Unité de conditionnement (non obligatoire - décimal) [Unit Per Quantity] - Devrait-on gérer les liens vers les sites eCommerce ? o Lien vers l’article (non obligatoire) [Item URL] o Lien vers l’image (non obligatoire) [Item image URL]

Budgets

Voici un schéma qui explique le calcul des montant disponibles sur un budget :

- Il est proposé de qu’un budget se compose de ces éléments :o Période budgétaire (BUDGET_PERIOD) : Code (autre référentiel Périodes budgétaire)o Code du budget (BUDGET_CODE) : Code technique pour certain outil comptable cloud comment Netsuite (GUID) [ERP code] (non obligatoire)o Description du budget (BUDGET_DESC) : Alphanumériqueo Responsable du budget (BUDGET_RESP) : Login du responsable de ce budgeto Fournisseurs associés (non obligatoire : si non renseigné on parle d’article « générique ») [Supplier code]o Budget total (initial ou révisé) (BUDGET_TOTAL) : Montant o Montant engagé (BUDGET_COMMITTED) : Montanto Montant facturé (BUDGET_INVOICED) : Montanto Montant disponible (BUDGET_AVAILABLE) : MontantNote : Les montants des budgets doivent être considérés en devise de comptabilité. Si des achats se font avec la devise autre CFP , Dollar, Yen … il faut que ce montant soit converti lors du calcul.

Périodes budgétaires

Un même budget est généralement alloué d’année en année. Par exemple pour la DSI, un budget d’achat de matériel informatique est anticipé à chaque début d’exercice. Selon l’évolution de l’entreprise, ce budget pourra évoluer. Par exemple le budget de renouvellement des ordinateurs pour 2019 est de 320k€ pour l’entreprise MyCompany. En 2020 il pourra être réduit car la flotte est toute récente et pourra passer à 100k€. Nous aurons donc dans ce cas à gérer le même budget mais référencé 2 fois : une fois sur la période budgétaire 2019 et une fois sur la période 2020. Ceci permet de gérer les commandes passées sur la transition sur les 2 exercices. Afin de simplifier Yooz Rising il a été décidé qu’une demande d’achat et une commande ne pourront être passé que sur une et une seule période budgétaire. Il ne sera pas possible par exemple de passer une commande de 2 PC sur le budget 2019 et 1 autre sur le budget 2020. Dans ce cas il faudra faire 2 commandes.

Le référentiel est ainsi défini :o Code de la période (BUDGET_PERIOD_CODE)o Nom de la période (BUDGET_PERIOD_DESC)Note : la date de mise en service et d’indisponibilité du budget pourra être géré en standard par les dates d’activation et d’inactivation de l’item du référentiel (mécanisme standard) et il n’est donc pas prévu dans les données du référentiel lui-même.

Autres adresses

Ces données permettent de produire un DA et donc la commande résultante en spécifiant différentes adresses :o De livraisono De facturationo De paiementLe socle V2 gère ces adresses de manière générique aussi l'add-on Purchase n’apporte pas de mécanisme propre pour répondre à ce besoin.

Interropérabilités

Interropérabilités

API

Agent de communication

Exports

API

Ces données permettent de produire un DA et donc la commande résultante en spécifiant différentes adresses :o De livraisono De facturationo De paiementLe socle V2 gère ces adresses de manière générique aussi l'add-on Purchase n’apporte pas de mécanisme propre pour répondre à ce besoin.

Profil de l'utilisateur

Permet d'être quidé par le centre d'aide mais aussi d'aller se renseigner sur le fonctionnement de Yooz grâce à la YoozUniversity. Permet d'accèder à notre support et à son profil pour faire les paramétrage de son compte.