FPA - LES ECRITS PROFESSIONNELS / V1

Les écrits professionnels

“Ne rien livrer au hasard, c'est économiser du travail.”

De Antoine Albalat / L'Art d'écrire

Sommaire

• Séance 1: Les différents types d’écrits professionnels.

• Séance 2: Rédiger avec fluidité et facilité vos écrits professionnels de façon claire et structurée.

Séquence 1

A l'issue de cette séquence, vous serez capable, d'analyser un document transmis et de rédiger une synthèse structurée sans fautes d'orthographe en 1H30.

SÉANCE 1

A l'issue de la séance, à partir d'un document word, vous serez capable d'identifier et lister les différents types d’écrits professionnels liés au métier de formateur sans aucun oublie et en 1 h 00 maximum.

Pouvez- vous me citez deux types d'écrits professionnels ?

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Définition

Spécificités

Format et structure des écrits

Définition Les écrits professionnels peuvent être définis comme l’ensemble des documents rédigés dans le cadre d’une organisation (entreprise, administration, association…). Ils ont pour vocation à communiquer en interne (au sein de l’organisation) ou en externe (en-dehors de l’organisation). Ils sont rédigés dans le cadre d’une activité avec un objectif clairement défini et à destination de personnes internes ou externes. C’est pourquoi, les types d’écrits professionnels sont nombreux : à chaque type de relation professionnelle correspond un type d’écrit approprié

SPÉCIFICITÉ

Les écrits professionnels sont des écrits qui correspondent à un type spécifique d'écriture en usage dans l'entreprise (respect de la charte, feuille de style...). Il est nécessaire de maîtriser les normes qui permettent la compréhension par tous. Les écrits professionnels sont ainsi reconnaissables et identifiables immédiatement parce qu'ils respectent strictement un cadre de présentation défini. De ce fait, lors d’une communication professionnelle avec un interlocuteur, il convient d’adapter la rédaction de l’écrit professionnel son destinataire.

Format et structure des écrits Contrairement à la communication orale, le message écrit n’est accompagné d’aucun signe extérieur (langage para-verbal). Chaque écrit remplit une fonction. Seuls les mots donnent donc un sens au message. Il faut donc identifier clairement l’objectif de la communication pour définir le document à produire. Soigner la rédaction ainsi que la présentation sont également indispensables à la compréhension du message

LES TYPES D'ECRITS PROFESSIONNELS INTERNES

Questionnaires

Synthèse d'entretien

Progression pédagogique / dispositifs (accueil, accompagnement...)

Les livrets

La feuille d'émargement

LES TYPES D'ECRITS PROFESSIONNELS mixtes: externes et INTERNES

Support de présentation

Mail

Annonces / consignes.

Messages instantannées

EXERCICE

À l'aide d'un google doc, vous allez rédiger une prise de note structurée et sans fautes pendant 10 minutes. Le message principal transmis devra demeurer intacte. Vous disposerez de 15 minutes supplémentaires pour relire, corriger et restituer vos supports sur vos drives respectifs .

ÉVALUATION

À partir d'un document word, vous serez capable d'identifier et lister les différents types d’écrits professionnels vus en amont et liés au métier de formateur sans aucun oublie et en 1 h 00 maximum. Vos productions seront à envoyer par mail.

SÉANCE 2

A l'issue de la séance, à partir d'un google docs, vous serez capable de rédiger avec fluidité et facilité votre lettre de motivation pour votre demande de stage de façon claire et structurée en prenant compte les normes AFNOR en 1 h 00 maximum.

Correction par les pairs

À l'aide du document vierge mis à votre disposition, citez 10 normes rédactionnelles d'une lettre en 15 minutes et sans fautes d'orthographes. Une fois terminée, veuillez transmettre à votre pair sur votre droite votre document afin qu'il puisse corriger d'une autre couleur votre document.

PROPOSITION DE CORRECTION

La mise en page: Respecter la charte graphique de l'entreprise, choisir une police de caractère classique et lisible, justifier le texte ... La forme: Bannir les fautes d'orthographe (orthographe des mots, accords, règles de temps, accents,...), appliquer les règles de ponctuation, choisir les mots afin d'être clair, précis et compréhensible ... Le contenu: L'objet, le ou les sujets du document, les sources des informations, le destinataire ... La relecture de votre document: Traquer les fautes d'orthographe, les erreurs de syntaxe ou de ponctuation, synthétiser ou compléter votre texte et se mettre à la place du lecteur pour évaluer sa clarté.

DEFINITION

Les normes rédactionnelles

Dans le monde de l'entreprise, la maîtrise des règles rédactionnelles est indispensable, notamment pour les raisons suivantes: - optimiser la communication interne, - optimiser la communication externe, - valoriser l'image de l'entreprise, - diffuser clairement les informations, - sécuriser les échanges d'information. Les règles en matière de rédaction d'un document portent sur 4 grands thèmes: La mise en page, la forme, le contenu et la relecture de votre document.

1- LA MISE EN FORME DE VOTRE DOCUMENT: A) RÈGLES GÉNÉRALES À TOUS LES TYPES DE DOCUMENTS: - respecter la charte graphique de l'entreprise si elle existe, - choisir une police de caractère classique et lisible, - utiliser la même police de caractère dans tout le document, - justifier le texte (il doit être parfaitement aligné à gauche et à droite), - respecter la taille des marges: par exemple 3cm à gauche - 2,5 cm à gauche - 2,5 cm en haut et en bas - penser à la numérotation des pages.

1- LA MISE EN FORME DE VOTRE DOCUMENT: B) RÈGLES SPÉCIFIQUES AUX COURRIERS: Ces règles sont nombreuses et il est essentiel de les respecter. - utiliser le papier à entête de l'entreprise, - indiquer en haut à droite, la référence de votre courrier, et son objet, - si le courrier est posté en recommandé ou en recommandé avec accusé réception, penser à le préciser en haut à droite, - indiquer le nom et le prénom de la personne à qui vous adressez le courrier juste sous les coordonnées de l'entreprise, - apposer à la fin du courrier à gauche une signature manuscrite, précédée du prénom, du nom et de la fonction du signataire, - penser à indiquer à la fin du courrier la liste des pièces jointes (P.J).

1- LA MISE EN FORME DE VOTRE DOCUMENT: C) RÈGLES SPÉCIFIQUES AUX EMAILS: La rédaction des emails doit faire l'objet d'autant d'attention que pour tout autre document. - penser à renseigner systématiquement l'objet de votre message, - utiliser les fonctions permettant la signature automatique de vos emails (prénom, nom, fonction, numéro de téléphone).

Les normes AFNOR pour la rédaction d’une lettre.

Par Jérémy Tellier.

Même si chaque entreprise utilise ses propres modèles pour ces lettres, il existe des normes AFNOR pour la rédaction de lettres et courriers. Vous trouverez ci-après un modèle de lettre respectant les normes AFNOR de rédaction d’un courrier. Cette lettre reprend notamment les règles pour les mentions obligatoires dans l’entête, l’emplacement de la zone destinataire, objet, date, la casse (alternance majuscules – minuscules) est aussi respectée.

LA REDACTION D'UNE LETTRE NORME AFNOR NZ-11-001

EXERCICE: À l'aide du document transmis, trouvez et relevez tous les points qui ne répondent pas aux normes AFNOR de la rédaction d'une lettre en 45 minutes.

CORRECTION

PROPOSITION DE

ÉVALUATION

À partir d'un google docs, vous rédigerez avec fluidité et facilité votre lettre de motivation pour votre demande de stage de façon claire et structurée en prenant compte la norme AFNOR NZ-11-001 en 1 h 00 maximum.

ÉVALUATION SOMMATIVE

À l'aide d'un google docs, analysez le document transmis et rédigez une synthèse structurée sans fautes d'orthographe en 1H30.

SOURCES:

https://www.afnor.org/normes/normes-definition/

https://blog.partiprof.fr/normes-redaction-lettre/

https://lavo.pagesperso-orange.fr/groupe1/formate/afnor.pdf

https://www.magicoffice.io/knowledge-base/communication-marketing/normes-redactionnelles#:~:text=Les%20normes%20rédactionnelles%20sont%20les,d%27informations%20générales%20mais%20fondamentales.

https://www.legifrance.gouv.fr/contenu/menu/autour-de-la-loi/entreprises/normes-afnor-d-application-obligatoire#:~:text=Ces%20normes%20d%27application%20obligatoire,%2Djoint%2C%20qui%20les%20recense.

LA BOÎTE À OUTILS DE ÉCRITS PROFESSIONNELS DE Valérie Le Broussois

MIEUX RÉDIGER SES ÉCRITS PROFESSIONNELS DE Mireille Brahic