Module 3

module "finance"

15 minutes

module 3

Dans ce module e-learning, tu développeras ces compétences

Comprendre comment le module Finance de GTA peut être utilisé en tant qu'outil de pilotage

Comprendre l'importance de GTA en tant qu'outil de redevabilité envers les bailleurs

Rencontrons layla

Layla

Responsable département finances

comment gta peut-il servir le pilotage financier?

Clique sur les boutons d'information pour en savoir plus

comment utiliser gta pour assurer cet enjeu de redevabilité ?

disposer de données transparentes

Layla : L'enjeu de redevabilité est assuré par le fait que chaque employé renseigne sa timesheet en fonction du temps alloué à chaque contrat.

process de validation & retard

Windy : Qu'est-ce qui se passe si j'ai du retard dans la validation des timesheets ?

process de validation & retard

Layla : Si tu as du retard, le département financier ne pourra pas clôturer le mois, ce qui entraînera des délais dans le suivi budgétaire.

le département financier DISPOSE DE 2 documents clés

Import

Export

La section 'RECAP_TCC' permet d'importer les couvertures budgétaires prévisionnelles de tous les membres du personnel budgétés actifs pendant tout ou partie du mois.

La section 'Listing for Finance' permet d'exporter les données mensuelles des TS.

le document récap tcc

Layla : Le récap TCC (Tableau de Couverture des Coûts) est un document financier qui résume la manière dont les coûts sont financés au sein d'ACF. Il est produit à partir du plan de financement.

le fichier Listing_For_Finance

Le fichier Listing_For_Finance.xls du module Finance contient une liste de tous les pourcentages d'affectation budgétaire cumulés par contrat pour chaque employé travaillant au bureau du pays, tout au long du mois.

QuEL IMPACT ?

Windy : De mon côté, quel est l'impact si je me trompe d'affectation sur les salariés de mon équipe ?

QuEL IMPACT ?

Layla : Imaginons qu'un membre de ton équipe se trompe et enregistre une activité de meeting ECHO sur une affectation budgétaire UNICEF et que tu le valides.

QuEL IMPACT ?

Layla : Si personne ne voit cette erreur, le bailleur UNICEF est en droit de refuser la prise en charge, même s'il s'agit d'un projet co-financé. C'est donc une perte pour ACF.

le rôle du département finance

Windy : Si je comprends bien, le département finance, a, tout au long du mois, des éléments à contrôler, vérifier et actualiser ?

Mémo

Layla : Exactement. Voici un petit mémo du rôle du département finance. Clique sur la page suivante pour y accéder.

le rôle du département finance

Chaque fois qu'il y a un changement

Au début du mois

EN FIN DE MOIS

Echanger avec les managers & Exporter le fichier "Listing for Finance"

Le département finance doit partager avec les managers les prévisions budgétaires afin de se coordonner en fonction des activités planifiées

Mettre à jour le Récap TCC

Conseils pour mieux utiliser GTA

vérifie les % d'affectation budgétaire

Quand tu regardes les détails d'une fiche de temps (TS), la partie "% cumulé par contrat" montre les pourcentages d'affectation budgétaire possibles pour le mois. Cela t'aidera à vérifier si l'affectation budgétaire déclarée est cohérente.

SUIS les allocations budgétaires déclarées dans les TS via le tableau de bord financier

Pour un pilotage rapide...

Pourcentage alloué par l’employé. Le rôle du financier est donc de comprendre les différences d’allocation.

Suis les allocations budgétaires Pour mesurer les impacts : les pastilles

• Pastilles oranges: contrat non prévu
• Pastilles vertes: en accord avec contrat prévu

je vérifie si j'ai tout retenu

Déplace les images pour les mettre au bon endroit

Avant le 5 du M+1

Chaque fois qu'il y a un changement

Mettre à jour le Récap TCC & le fichier Listing_for_finance

vérifier que les affectations budgétaires mentionnées dans la feuille de temps en ligne sont correctes.

Le dernier jour ouvrable de chaque mois

réimporter le fichier RECAP_TCC.xls

Je regarde la correction

je vérifie si j'ai tout retenu

Avant le 5 du M+1

Le dernier jour ouvrable de chaque mois

Chaque fois qu'il y a un changement

Mettre à jour le Récap TCC & le fichier Listing_for_finance

vérifier que les affectations budgétaires mentionnées dans la feuille de temps en ligne sont correctes.

réimporter le fichier RECAP_TCC.xls

Récapitulons

C'est l'heure de faire le point de ce module

QUIZ

Qui, grâce à GTA, peut alerter sur les potentiels risques financiers ?

Le département finance

Chaque employé

Bravo !

Effectivement, le rôle du département finance est d'analyser/ alerter sur les potentiels risques financiers.

Conclusion du module

Je retiens

Chaque fois qu'il y a un changement, le département Financier doit mettre à jour le fichier RECAP_TCC.xls

Pour une meilleure anticipation, un échange régulier entre les managers et le département financier doit être mis en place.

Bravo !

Passons au module 4

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