MF0978 Unidad 3

ADGG0208 Actividades administrativas en relación con el cliente

MF0978_2

Gestión de archivos

ÍNDICE

Tema 01: Gestión de archivos, públicos y privados

Tema 02: Optimización básica de un sistema de archivo electrónico

Tema 03: Gestión básica de información en SGBD

Quiz

Bibliografía

UNIDAD 03

Gestión básica de información en Sistemas gestores de bases de datos

1. Introducción

La creación de bases de datos es una tarea indispensable para poder gestionar archivos, por ello se hace preciso conocer cuáles son los tipos que existen y cómo se utilizan.

2.1. Tipos y características

Las bases de datos se pueden clasificar en tres tipos, dependiendo de la correlación de información existente en ellas.

Bases de datos jerárquicas

Bases de datos relacionales

Bases de datos en red

2.1. Tipos y características

El administrador de este tipo de bases de datos debe conocer los conceptos fundamentales para definir el esquema de la misma. Dichos conceptos son: los registros, los campos

2.2. Estructura, organización y asistentes

Una base de datos se compone de tablas, que es lo que en realidad contiene la información en sí, estructurada en campos y registros. Los campos son una parte de información que está integrada en la tabla y se corresponde con las columnas de la misma. Su tipología dependerá del dato que contenga.

EJemplo

2.2. Estructura, organización y asistentes

También existen campos especiales, tales como los autonuméricos, calculados, de búsqueda y de clave primaria. Por otro lado, una tabla está constituida por Registros y cada registro está constituido por Campos. Así, los registros son los conjuntos de todos los campos de una fila de la tabla. Los campos de una tabla se repiten para cada registro. Para garantizar que las relaciones entre los registros y las tablas sean válidas, Access utiliza el sistema Integridad Referencial.

2.2. Estructura, organización y asistentes

DEFINICIÓN Campo de clave primaria Tablas: son las que contienen la información que se va introduciendo y sobre la que se actuará cuando se necesite recuperar dicha información.

2.2. Estructura, organización y asistentes

Consultas: Son las herramientas de recuperación de datos. Con ellas se realizarán las preguntas necesarias a la tabla, para que solo muestre los datos que se necesiten. Se pueden utilizar para unir datos de varias tablas, siempre que tengan un campo en común.

2.2. Estructura, organización y asistentes

Formularios: Mediante ellos se pueden introducir datos en las tablas, aparte de poder verlos, imprimirlos, modificarlos, etc. Los formularios son similares a los formularios en papel; se podrán incluir gráficos, líneas y demás elementos para hacerlo más atractivo.

2.2. Estructura, organización y asistentes

Informes: Presentan los datos en pantalla de una manera organizada. Con ellos también se podrán imprimir los registros de una tabla.

2.2. Estructura, organización y asistentes

Los programas de bases de datos tienen asistentes que ayudan a crear elementos de la base de datos de forma sencilla e intuitiva.

2.2. Estructura, organización y asistentes

Macros: Con ellos se podrán crear funciones que realicen acciones automáticamente. A nivel usuario, el conocimiento de este componente es el menos importante.

3. Mantenimiento de información en aplicaciones de bases de datos: introducción, ordenación, asistentes para formularios de introducción de la información y actualización de datos

Las bases de datos son herramientas comunes en empresas y hogares. Microsoft Access es una de las más populares por su excelente rendimiento y facilidad de uso

Evolución Logos Microsoft Access

3.1. Creación de una base de datos

Para crear una base de datos en Microsoft Access, abre la aplicación, selecciona Base de datos en blanco, elige un nombre y ubicación, y pulsa Crear. Así se generará una base de datos con una tabla vacía para definir.

3.2. Creación de una tabla

Existen varias formas de crear una nueva tabla, pero la más habitual y recomendable es definir su estructura en la ventana de Diseño. Existe una gran variedad de tipos de datos, pero algunos de los más usuales son los siguientes:

3.3. Establecimiento de relaciones

Las relaciones entre tablas se utilizan para la mejor comprensión de la base de datos; creando varias tablas y utilizando cada una de ellas para un trabajo concreto. Dos tablas están relacionadas entre sí cuando existe un mismo campo o varios campos, iguales en ambas tablas. Que los campos sean iguales no quiere decir que deban tener el mismo nombre, sino que deben hacer referencia al mismo dato.

3.4. Introducir, modificar y eliminar datos de una tabla

En Microsoft Access para comenzar a introducir datos en la tabla, lo primero que hay que hacer es situarse en la vista Hoja de datos. Desde ella se podrán añadir o eliminar registros.

3.5. Ordenar datos

Con los datos ordenados, será más fácil hacer consultas. Abre la tabla en vista Hoja de datos y haz clic en el campo a ordenar. Luego, usa la herramienta de ordenar del grupo Ordenar y filtrar.

3.6. Asistentes para formularios de introducción de información y actualización de datos

Un formulario en Microsoft Access sirve para introducir, modificar/actualizar y visualizar información en la base de datos. Se podría hacer desde la Vista hoja de datos de la tabla, pero a través del formulario es más cómodo.

4. Búsqueda de información en aplicaciones de bases de datos

En bases de datos complejas en las que existen muchas tablas y registros, se hace necesaria una herramienta que ayude en la búsqueda de información de una forma ágil y cómoda. Microsoft Access cuenta para esa tarea con la herramienta Filtros y el objeto Consultas.

4.1. Filtros

Los filtros son una opción de los SGBD a través de los cuales se pueden seleccionar campos para visualizarlos individualmente o para visualizar todos los que coincidan con determinados datos.

8. Procedimientos de seguridad, integridad y confidencialidad en la base de datos

Con el objetivo de garantizar la seguridad, integridad y confidencialidad de la base de datos, la propia aplicación posibilita la realización de copias de seguridad y el establecimiento de contraseñas.

8.1. Copias de seguridad

Cuando se gestiona una base de datos es importante ir haciendo copias de seguridad de la información que contiene, ya que cualquier error en ella puede provocar la pérdida de datos.

8.2. Establecimiento de contraseñas y otros sistemas de protección

El sistema de seguridad de Microsoft Access que está concebido para dotar de confidencialidad las bases de datos es su cifrado, mediante la asignación de una contraseña de cifrado. De este modo solo los usuarios autorizados que conozcan la contraseña pueden trabajar con la base de datos.

MF0978: Gestión de Archivos

Lección finalizada