MF0978 Unidad 1

ADGG0208 Actividades administrativas en relación con el cliente

MF0978_2

Gestión de archivos

ÍNDICE

Tema 01: Gestión de archivos, públicos y privados

Tema 02: Optimización básica de un sistema de archivo electrónico

Tema 03: Gestión básica de información en SGBD

Quiz

Bibliografía

UNIDAD 01

Gestión de Archivos, públicos y privados

La poesía es la memoria de la vida y los archivos son su lengua.

(Octavio Paz)

1. Gestión de archivos, públicos y privados

1.Introducción

La gestión de la información es esencial para el progreso de la sociedad. Los archivos, tanto públicos como privados, juegan un papel clave en la utilización y localización de la información disponible.

2. Aplicación de las técnicas de archivo documental

El archivo en la empresa es una de las funciones más importantes a realizar, ya que una buena organización de la documentación permite la localización rápida de información, lo que conlleva a una gestión eficaz en el trabajo.

2. Aplicación de las técnicas de archivo documental

Hay varias definiciones que se distinguen en la descripción de un archivo: 1. Elemento físico que se utiliza en una empresa para guardar y conservar su documentación, plasmada en cualquier tipo de soporte, ya sea en papel o electrónico.

2. Aplicación de las técnicas de archivo documental

Hay varias definiciones que se distinguen en la descripción de un archivo: 2. Proceso a través del cual se procede a la conservación y custodia de la documentación de una organización o empresa, con el fin de facilitar su acceso a la misma.

3. - Documento creado a través de una aplicación informática como un procesador de textos, una hoja de cálculo, un programa contable etc...

2.1. Finalidad y objetivos

En la empresa, el archivo se considera una herramienta muy importante, pues contiene la totalidad de la información y documentación generada en su gestión:

• FIN PRINCIPAL DEL ARCHIVO
• Función del archivo
• oRGANIZACIÓN del archivo

2.1. Finalidad y objetivos

La finalidad de archivar la documentación en la empresa se produce por la necesidad de: - Disponer de los documentos necesarios en cada momento que pueden ser solicitados por clientes, proveedores, organismos públicos u otras entidades (auditorías, subvenciones, registros, etc.) - Justificación de las operaciones realizadas en el entorno de la actividad empresarial, necesarias para una correcta gestión: facturas, pagos y cobros realizados, compra-venta de inmuebles, pago de impuestos

2.1. Finalidad y objetivos

La finalidad de archivar la documentación en la empresa se produce por la necesidad de: - Toma de decisiones por parte de la organización, imprescindibles en el desarrollo de su actividad - Organización adecuada de toda la información que se maneja en la empresa. - Por exigencias legales, ya que según establece el Código de Comercio en su artículo 30, los empre sarios deben conservar libros, documentos y justificantes realizados en su actividad durante 5 años.

2.1. Finalidad y objetivos

Su importancia viene marcada por las siguientes pautas: - Como valor histórico, ya que son documentos que reflejan la constitución de la sociedad, sus primeras actividades de facturación, los primeros contratos realizados con sus proveedores, etc.

- Por exigencias legales, sobre todo por las auditorías que se realizan cada cierto tiempo.

2.1. Finalidad y objetivos

La clasificación de los archivos depende del tipo de organización en las cuales se hayan generado, así podemos distinguir dos tipos de archivos:

1.Archivos de entidades públicas: Archivos generados de todas las administraciones públicas: registros, juzgados, ayuntamientos, corporaciones, seguridad social, hacienda, bibliotecas, etc.

2. Archivos de entidades privadas: siendo los más habituales los archivos de empresas, también existen los archivos de fundaciones u organizaciones, los archivos eclesiásticos o cualquier otra organización de carácter privado.

2.1. Finalidad y objetivos

Otra clasificación que se puede realizar de los archivos depende de su uso y vigencia, así podemos distinguir:

- Archivos administrativos: Pertenecen a la gestión habitual de una empresa. Son aquellos que han sido generados a través del desarrollo de su actividad.

- Archivos históricos: Poseen un valor histórico que permite su conservación. Por ejemplo, las escrituras de constitución de la sociedad.

Ejercicio

2.2. Sistemas de clasificación y ordenación

Cada empresa genera una documentación e información que hay que conservar y transmitir, que se agrupa en los siguientes bloques:

Documentos e información de utilidad para la gestión empresarial

Documentación e información de carácter histórico para la empresa

Documentación a conservar por imperativo legal

2.2. Sistemas de clasificación y ordenación

En función de las necesidades de consulta de dicha documentación, el archivo se clasificará de la siguiente forma:

Típos de Archivos

Semiactivo

Informático

Activo

Inactivo

Descentralizado

Centralizado

2.2. Sistemas de clasificación y ordenación

ARCHIVO CENTRALIZADO Es aquel archivo que se encuentra en un lugar concreto, y donde los departamentos de la empresa tendrán que solicitar la información que necesiten consultar. VENTAJAS: Al utilizarse criterios únicos para su organización su gestión resulta mucho más eficaz, además del menor coste en instalación que supone para la empresa, ya que todo el archivo se encuentra en un mismo lugar.

2.2. Sistemas de clasificación y ordenación

ARCHIVO CENTRALIZADO Es aquel archivo que se encuentra en un lugar concreto, y donde los departamentos de la empresa tendrán que solicitar la información que necesiten consultar. DESVENTAJAS: Se pueden producir retrasos en la gestión de la documentación al en contrarse toda ella en el mismo archivo, lo que supone un mayor coste de mantenimiento.

2.2. Sistemas de clasificación y ordenación

ARCHIVO DESCENTRALIZADO

En este tipo de organización cada departamento dispone de su propio archivo, guardando los documentos que son específicos de cada uno.

Por ejemplo, toda la información referente a contratos de trabajadores, nóminas, finiquitos y seguros sociales se encontrará en el propio departamento de RECURSOS HUMANOS.

2.2. Sistemas de clasificación y ordenación

ARCHIVO DESCENTRALIZADO

Pasado un tiempo, y una vez que la documentación no se necesite, deberá pasar a un archivo central. Ventajas: Localización de la información de forma más rápida que en el caso de los archivos centralizados, además de suponer un menor coste en la gestión puesto que no hay que realizar peticiones de documentación. Desventajas; Es el ipo de archivo menos eficaz ya que el tratamiento de la documentación no lo realiza personal especializado, sino los propios trabajadores que manejan a diario dicha información.

2.2. Sistemas de clasificación y ordenación

ARCHIVO MIXTO

Es un sistema que combina los dos tipos de organización anterior, de tal manera que la información general se coloca en un archivo central, mientras que en cada departamento se mantienen archivos específicos.

2.2. Sistemas de clasificación y ordenación

Es una organización que habitualmente se puede encontrar en empresas de mayor tamaño, donde los departamentos se encuentran específicamente separados en la misma planta o en plantas distintas dentro del mismo edificio.

ARCHIVO MIXTO

2.2. Sistemas de clasificación y ordenación

ARCHIVO ACTIVO

Este tipo de archivo se utiliza para depositar en él aquellos documentos que se utilicen de forma frecuente y son consultados de manera habitual. Dichos documentos permanecerán en el archivo el tiempo que sea imprescindible para su gestión.

Ejemplo de documentos en este archivo son facturas, pedidos, albaranes, expedientes abiertos, contratos, nóminas, etc...

2.2. Sistemas de clasificación y ordenación

ARCHIVO SEMIACTIVO

Cuando los documentos del archivo activo ya no sean de uso frecuente, deben de pasar al archivo semiactivo donde seguirán siendo consultados cuando sea necesario, pero ya de forma esporádica. Normalmente una vez que ha pasado un tiempo prudencial (aproximadamente un año) es cuando ya se realiza el traslado de la documentación a este archivo.

2.2. Sistemas de clasificación y ordenación

ARCHIVO INACTIVO

También conocido como archivo histórico, en él se colocan los documentos que ya no necesitan consultarse, pero que por su valor documental deben permanecer en la empresa durante toda su existencia. Ejemplo de ello son las escrituras de la sociedad o contratos con suministradores realizados al inicio de la actividad empresarial.

2.2. Sistemas de clasificación y ordenación

Clasificación y codificación: Se puede definir clasificación como la distribución de documentación escrita de interés para la empresa, suministrando a cada una un orden específico de acuerdo a sus características.

2.2. Sistemas de clasificación y ordenación

Clasificación y codificación:

Clasificar la información es seguir unos criterios preestablecidos por la empresa de acuerdo con el tipo de información de que se trate, de tal forma que conociendo dichos criterios, se pueda localizar y tratar de forma eficiente.

2.2. Sistemas de clasificación y ordenación

Clasificación y codificación: Los principales sistemas de clasificación se pueden agrupar en dos: alfabético y numérico

2.2. Sistemas de clasificación y ordenación

Sistema alfabético: Se denomina alfabético, porque se fundamenta en la utilización del abecedario para establecer una clasificación.

2.2. Sistemas de clasificación y ordenación

Sistema alfabético:

Ejemplos Clasificación personas (apellidos y nombre)

2.2. Sistemas de clasificación y ordenación

Sistema alfabético:

En el caso de nombres de empresas a las cuales se conoce por sus siglas (por ejemplo RENFE) se utilizará dicho nombre como palabra ordenatriz, sin tener en cuenta los nombres genéricos de tienda, bar, etc. Tampoco se tendrán en cuenta en este caso las siglas que acompañan al nombre de la empresa y que indican su tipo: S.L. (sociedad limitada), S.A. (sociedad anónima), etc.

2.2. Sistemas de clasificación y ordenación

Sistema alfabético:

Ejemplos Clasificación Empresas

2.2. Sistemas de clasificación y ordenación

Ventajas de la clasificación alfabética:

• Su sencillez ya que no existen subdivisiones
• Facilidad de localizar cualquier información
• Flexibilidad de poder añadir nuevos nombres.

Inconvenientes: Si hay mucha información se necesitará personal especializado para evitar errores en la clasificación, además de que los criterios para elegir la palabra ordenatriz no son universales.

2.2. Sistemas de clasificación y ordenación

Las aplicaciones informáticas como las bases de datos, utilizan el sistema alfabético de forma automática sobre los datos tratados, permitiendo siempre tener la información ordenada de acuerdo a los criterios establecidos, siendo muy sencillo añadir nuevos datos y volverlos a ordenar.

2.2. Sistemas de clasificación y ordenación

Clasificación cronológica: Este sistema de clasificación es tan utilizado como el alfabético y el numérico. Clasifica los elementos atendiendo a la fecha que aparece en ellos.

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2.2. Sistemas de clasificación y ordenación

Clasificación cronológica:

Por ejemplo fechas de factura, vencimiento, etc. Según el volumen de documentos que se manejan, se puede hacer por meses, quincenas, semanas e incluso días. Es habitual su utilización en muchas empresas, ya que las fechas son indicativas para la realzación de diversas actividades como pagos, cobros, etc.

mÁS

Ejemplos Clasificación Fechas en Ascendente

+ info

2.2. Sistemas de clasificación y ordenación

Clasificación temática o por materias: Consiste en clasificar una serie de elementos de acuerdo con la naturaleza de los mismos.

EJEMPLO 2

EJEMPLO

2.2. Sistemas de clasificación y ordenación

Clasificación geográfica: Es el sistema de clasificación, mediante el cual, la información se ordena atendiendo a la localización geográfica de la misma. Un criterio de clasificación geográfica sería, entre otros, el que ordena de acuerdo con: Continente, país, región, provincia, municipio y apellidos.

EJEMPLO

2.2. Sistemas de clasificación y ordenación

De inicio no se puede valorar con exactitud cuál es el mejor y más aconsejable sistema de clasificaciónen cada momento, por eso nunca hay que limitarse a un solo sistema. Siempre debemos atenernos a un estudio de las necesidades de la empresa.

MAS

Videos resumen

2.3. Índices de archivo: actualización

Al realizar los índices de un archivo se debe usar un lenguaje sencillo para el usuario, a fin de evitar que sea excesivamente complicada la búsqueda del determinado documento en cuestión. Los índices tienen por misión sintetizar y representar el contenido de los documentos para que puedan ser recuperados por el usuario.

2.3. Índices de archivo: actualización

Al realizar una indización es necesario seguir una serie de pasos

Examen detallado del documento y su contenido

Selección e identificación de los conceptos principales

Elección de los términos representativos de los conceptos seleccionados

2.3. Índices de archivo: actualización

Ejercicio

1. Pan 1.1. Barra de cuarto 1.2. Barra integral 1.3. Barra sin sal 2. Pastelería2.1. Bollería 2.1.1. Caracola2.1.2. Ensaimada2.2. Tartas

Ejemplo de índice en una panadería

2.3. Índices de archivo: actualización

Ejemplo de índice de archivo

2.4. Aplicación de manuales de ayuda

Una vez realizadas las series y subdivisiones relativas a la ordenación de la documentación a consultar, se elaborará un manual de ayuda que se difundirá a todos los empleados de archivo y del servicio en general, sobre la manera de acceder a la citada información.

2.4. Aplicación de manuales de ayuda

El manual deberá ser revisado y actualizado asiduamente para incluir o eliminar aquellas técnicas o procedimientos que ya no se utilicen en la gestión documental. A continuación se presentan las características del manual de ayuda:

Utilidad

Contenido

Objetivo

2.5. Mejoras ante detección de problemas de la organización

Se ha podido comprobar que existen algunas organizaciones que no tienen establecido ningún procedimiento para su archivo documental.

3. Procedimientos de registro y posterior archivo

Los elementos utilizados para clasificar y ordenar los documentos, se pueden agrupar en:

Elementos magnéticos

Elementos físicos

Carpetas de Archivo

Microfilmes

Mobiliario

Archivos informáticos

Accesorios

3. Procedimientos de registro y posterior archivo

Los elementos que se van a utilizar en una empresa pueden variar teniendo en cuenta los tipos de archivo (activo, semiactivo e inactivo), el tamaño de la empresa y las características de su actividad.

3.1. Identificación de soportes, mobiliario, útiles, elementos de archivo y contenedores

La distribución de los documentos a archivar, dependiendo del mobiliario que exista en la empresa, se realiza de tres formas:

Horizontal

Vertical

Lateral

3.1. Identificación de soportes, mobiliario, útiles, elementos de archivo y contenedores

Mobiliario Para conservar la información dentro de la empresa, el archivo suele constar de mobiliario diverso. Estanterías Son muebles que están formados por unas baldas regulables, y, cuya zona frontal queda abierta, lo que permite ver lo que contienen.

3.1. Identificación de soportes, mobiliario, útiles, elementos de archivo y contenedores

Armarios Es un mobiliario similar a las estanterías, aunque poseen puertas que no permiten ver el contenido de su interior, a no ser que estas sean de cristal.

3.1. Identificación de soportes, mobiliario, útiles, elementos de archivo y contenedores

Muebles mixtos Son muebles formados por combinaciones de armarios y estanterías. Tienen de manera simultánea zonas cerradas, para la protección de documentos importantes, y abiertas para el acceso al resto de documentos.

3.1. Identificación de soportes, mobiliario, útiles, elementos de archivo y contenedores

Ficheros Son muebles destinados a conservar ordenadamente las fichas, que sirven de consulta para la gestión administrativa. Los más utilizados son metálicos con forma rectangular y con cajones.

3.1. Identificación de soportes, mobiliario, útiles, elementos de archivo y contenedores

Carros móviles

Muebles metálicos con ruedas para facilitar su desplazamiento, tienen un bastidor superior para carpetas colgantes y una repisa inferior que los estabiliza.

3.1. Identificación de soportes, mobiliario, útiles, elementos de archivo y contenedores

Accesorios de Soporte y Conservación En el archivo documental, los accesorios más habituales son los siguientes: Subcarpetas: Suelen ser de cartulina y su utilidad es la de separar los documentos dentro de las carpetas colgantes.

3.1. Identificación de soportes, mobiliario, útiles, elementos de archivo y contenedores

Accesorios de Soporte y Conservación Carpetas Colgantes Suspendidas Suelen ser de cartulina y tener unas varillas de plástico o metal, que terminan en forma de gancho, para facilitar su suspensión.

3.1. Identificación de soportes, mobiliario, útiles, elementos de archivo y contenedores

Accesorios de Soporte y Conservación

Carpetas A-Z Son las que se conocen como archivadores, suelen ser de cartón rígido plastificadas y de distinto grosor, altura, color...

3.1. Identificación de soportes, mobiliario, útiles, elementos de archivo y contenedores

Accesorios de Soporte y Conservación

Cajas A-Z Consisten en unas cajas de cartón que llevan una solapa de cierre, colocándose la información en su interior en subcarpetas.

3.2. Reproducción y cotejo de la información de archivo documental a digital

La integración de los documentos en el proceso digital reporta numerosas ventajas a usuarios e instituciones, de ahí la importancia de incorporar la digitalización a los archivos tradicionales

VENTAJAS

DESVENTAJAS

3.2. Reproducción y cotejo de la información de archivo documental a digital

El archivo digital es original, único y organizable; se diferencia en que se usan herramientas informáticas físicas (hardware) o lógicas (software) para su tratamiento.

3.2. Reproducción y cotejo de la información de archivo documental a digital

Formas de digitalizar los archivos convencionales

MANUALMENTE

MEDIOS ELECTRÓNICOS

Transferir texto de un documento a un archivo digital, coincidiendo los campos en papel con los digitales (Tabla).

La persona debe aportar la información, que es recogida por un equipo de digitalización como un escáner o grabadora.

3.2. Reproducción y cotejo de la información de archivo documental a digital

Formas de digitalizar los archivos convencionales

ESCANER

Es un dispositivo de digitalización que transmite los datos de las imágenes escaneadas a un ordenador.

TIPOS:

DE MANO

PLANO

Con alimentador de hojas

DE TAMBOR

dE MICROFILM

4. Procedimientos de acceso, búsqueda, consulta, recuperación, actualización, conservación y custodia de la información archivada

La información debe ser protegida por personas designadas. Si está en una base de datos, solo un usuario autorizado puede acceder, usando una contraseña proporcionada por el administrador.

4. Procedimientos de acceso, búsqueda, consulta, recuperación, actualización, conservación y custodia de la información archivada

Para los archivos convencionales prácticamente es igual, se entregará una petición al administrador, el cual deberá llevar un registro de los usuarios que acceden a la información. Una vez realizada la consulta, se devolverá el material al administrador que será el encargado de volver a archivar el documento.

5. Aplicación de procedimientos de seguridad y confidencialidad de la información

Con el objetivo de garantizar la seguridad y confidencialidad de la información contenida en el archivo de la empresa, esta debe aplicar unos procedimientos contemplados en la normativa vigente.

6. Técnicas de protección de accesos públicos y privados, en archivos convencionales e informáticos

El acceso a la información contenida en los archivos estarán sometidas a una serie de técnicas de protección, es decir, aquellas medidas que se deben adoptar para garantizar la seguridad de los datos. Las instituciones públicas y privadas han de asegurar la confidencialidad de los datos.

Ataque SEPE

6.1. Niveles de protección: determinación

Tanto la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre como el Reglamento general de protección de datos no establecen niveles de seguridad, sino que regulan unas categorías de datos cuyas medidas de seguridad van a depender del riesgo que conlleven.

DATOS BÁSICOS

DATOS ESPECIALES

Datos relacionados con condenas e infracciones penales

6.2. Medidas de seguridad: disposición de contraseñas y atributos de acceso

Para garantizar la seguridad de los datos, se implantará un conjunto de medidas mínimas de seguridad adaptadas al tipo de tratamiento y a las categorías de datos.

6.2. Medidas de seguridad: disposición de contraseñas y atributos de acceso

Otra medida de seguridad a adoptar es la disposición de contraseñas, materializadas en este caso por la correspondiente codificación que se puede establecer en los archivos físicos, para salvaguardar los datos.

6.2. Medidas de seguridad: disposición de contraseñas y atributos de acceso

El control de acceso hace referencia a la autorización o a los permisos que puedan tener los usuarios para realizar determinadas acciones sobre los recursos.

El personal que acceda a datos personales solo podrá acceder a aquellos datos que sean necesarios en el ejercicio de sus funciones.

6.2. Medidas de seguridad: disposición de contraseñas y atributos de acceso

1. Amparo
2. Sonia
3. Paola
4. Karina
5. Colly

El responsable del archivo puede elaborar una relación actualizada de usuarios y accesos autorizados a cada uno de ellos. Además, puede establecer mecanismos para evitar que un usuario no autorizado acceda a datos o recursos con derechos.

• Ejercitar la petición de los derechos de los interesados.
• Realizar la protección de datos desde diseño y por defecto.
• Resolver las violaciones de la seguridad.
• Realizar copias de respaldo.
• Destruir los datos.
• Transmitir los datos.
• Garantizar la seguridad en transferencias internacionales.
• Acceder a categorías especiales de datos.

Hace referencia a toda la documentación que, por motivos legales, la empresa debe conservar en su poder, durante un tiempo ya establecido. Por ejemplo, las facturas recibidas o expedidas para las que se hayan satisfecho o soportado IVA y cuya deducción esté sometida a un periodo de regularización, se conservarán durante dicho periodo y los cuatro años siguientes

Son aquellos documentos relativos al desempeño de la función que realiza la empresa. Por ejemplo, en una empresa de confección serían: tejidos, colores, adornos, etc., leyes por las que se regulan sus trabajos..., para permitir que su gestión sea más efectiva.

• Creación de acuerdos de confidencialidad con el personal autorizado al tratamiento de datos.
• Regulación contractual con los encargados del tratamiento o los destinatarios de datos.
• Celebración de acuerdos con los corresponsables del tratamiento.
• Análisis de los riesgos del tratamiento.
• Realización de la evaluación de impacto.
• Elaboración del informe del registro de las actividades del tratamiento.

• Acceder a equipos y redes informáticas.
• Garantizar la protección de equipos y redes informáticas.

Para ordenar los libros de la empresa lo primero será separar todos los libros de contabilidad, registros de correspondencia, etc. Seguidamente, cuando se haya establecido el tema (contabilidad, correspondencia, personal…), se seleccionará uno de los bloques, por ejemplo, el de contabilidad. Ahora se separarán los libros de balance, diario, mayor, etc. Y, finalmente, se ordenarán cronológicamente todos los de balances, por un lado; por otro, los libros de diario, y así con todos los bloques que se hayan hecho. Así pues, quedarían los siguientes pasos: Se establecen las materias por orden alfabético: Contabilidad Registros Se clasifican por su contenido, en orden alfabético: Contabilidad: – Balances. – Diario. – Mayor. Registros: – Entrada de correspondencia. –Salida de correspondencia. Se ordenan esos contenidos: Cronológicamente: – Balances: Del día…al día… – Diarios: Del día…al día… Numéricamente – Entradas de correspondencia: Del n.º…al n.º… – Salidas de correspondencia: Del n.º…al n.º…