Tipos de datos y propiedades de los campos en Ms. Access

Tipos de datos y propiedades de los campos en Ms. Access

ÍNDICE

Tipos de datos aplicables a un campo en Ms. Access

Tipo de origen de la fila

Ms. Access

Origen de la fila

Tipos de datos aplicables a un campo

Columna dependiente

Establecer una clave principal

Bibliografía

Gracias

Propiedades de los campos

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tipos de datos aplicables a un campo en Ms. Access

Ms. Access

• Access es una herramienta fácil de usar para crear aplicaciones de negocios a partir de plantillas o desde cero. Con sus herramientas de diseño intuitivas y completas, Access puede ayudarte a crear aplicaciones atractivas y muy funcionales en una cantidad de tiempo mínima.

Tipos de datos aplicables a un campo

• Texto corto: Permite introducir texto alfanumérico hasta 255 caracteres.
• Texto largo: Almacena grandes cantidades de texto. Almacena hasta 65.536 caracteres. Si la información que contiene el campo va a ser mayor sería más conveniente utilizar un tipo Objeto OLE.
• Número: Almacena datos numéricos de tamaño 1, 2, 4 u 8 bytes. Para datos numéricos con los que no se vaya a operar quizá sea mejor ponerlos como campos tipo Texto.
• Fecha/Hora: La entrada de fechas y horas en este campo nos permitirá operar con ellas (obtener el mes de una fecha, días entre dos fechas).
• Moneda: Para almacenar datos de moneda.

Tipos de datos aplicables a un campo

• Autonumérico: Incrementa automáticamente un valor numérico para cada registro de entrada a la tabla (1,2,3, etc). En este campo no hay que introducir ningún valor.
• Inconveniente: Si elimina un registro no se actualiza el valor de este campo en los registros que le preceden, es decir, si elimina el registro cuyo campo autonumérico sea 6, el que le precede no pasa a ser 6, sigue siendo 7, luego no es un valor muy fiable a la hora de comprobar el número de registros que tiene la tabla.
• Sí/No: Almacena valores lógicos. En la entrada de datos las opciones serán: Sí/No - Verdadero/ Falso - Activado/Desactivado.
• Objeto OLE: Contiene datos OLE almacenados en otras aplicaciones que soporten OLE (vídeos, sonidos,etc). Almacena hasta 1 gigabyte (está limitado por el espacio de disco).
• Hipervínculo: Vincula a un recurso de internet. Un hipervínculo puede ser una ruta UNC o una dirección URL. Almacena hasta 64.000 caracteres.

Tipos de datos aplicables a un campo

• Asistente para búsqueda: Permite restringir el tipo de campo para que sólo acepte datos de una lista de valores (introducida durante la ejecución del asistente para búsqueda) o de campos de otra tabla.
• Datos Adjuntos: Se puede adjuntar imágenes, archivos de hoja de cálculo, documentos, gráficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrónico. También puede ver y modificar los archivos adjuntos, dependiendo de cómo haya configurado el campo de datos adjuntos el diseñador de bases de datos. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de manera más eficaz porque no crean una imagen de mapa de bits del archivo original.

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Establecer una clave principal

Un campo clave es un campo que identifica de manera única a un registro o fila, es decir, sabiendo el valor del campo clave conocemos qué valores le «acompañan» en el registro. Por ejemplo, el DNI sería un buen campo clave, ya que, sabiendo su valor, tendré acceso al resto de los datos de la persona. Un campo definido como clave principal o clave primaria debe tener valores únicos en la tabla. Sólo puede haber una clave principal por tabla (compuesta por uno o más campos). Cuando creamos una base de datos en blanco, Access ha creado automáticamente una tabla con un campo clave llamado Id de tipo Autonumérico. En la mayoría de los casos no nos interesará que Access nos indique cuál es la clave primaria, seremos nosotros los que decidamos cuál es el campo o campos que identifican de manera única al registro.

Para establecer la clave principal

Para hacer que más de un campo sea clave seleccionar los campos (teniendo pulsada la tecla de mayúsculas) y pulsar sobre el icono Clave principal.

1. Seleccione el campo

Si desea eliminar la propiedad campo clave primaria, es decir, quiere que sea otro el campo clave, tendrá que hacer que Id no sea clave, seleccionando el campo y pulsando

2. Haga clic sobre el icono de la barra de herramientas o pulse con el botón derecho del ratón sobre el campo que desea sea clave

sobre el icono y luego seleccionar el campo que desea sea clave y pulsar sobre el mismo icono. Para realizar esta operación, la tabla debe estar en Vista Diseño.

seleccione, del menú contextual la opción

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Propiedades de los campos

3.1 Tamaño del campo

Reservado para texto y números: - Para texto: número máximo de caracteres que albergará el campo. - Para números: número máximo de dígitos.

Son las especificaciones de los campos.

3.2 Formato

Sirve para definir la presentación de los datos del campo. Por ejemplo: - En un campo numérico podría ser interesante verlo con separador de millares, como porcentaje, etc. - Un formato fecha con la forma dd/mm/aa o bien con Día-Nombre del Mes-Año. - Que el texto se guarde en mayúsculas (aunque se escriba en minúsculas). - Para los tipos de datos Sí/No, que aparezca Sí o No, Activado o Desactivado, Verdadero o Falso.

Controlará cómo se insertan los datos en el campo. Se puede utilizar para obligar al usuario a introducir datos de un tipo determinado (por ejemplo, permitir introducir sólo caracteres numéricos, o sólo letras o 2 números seguidos de 5 letras). A menudo es más fácil utilizar el Asistente para máscaras de entrada para establecer la propiedad automáticamente. Para ello pulsar sobre los tres puntos de la máscara de entrada.

3.3 Máscara de entrada

¿Qué ocurre si ninguna de las máscaras del asistente se ajusta a nuestras necesidades?

Tendremos que hacer nuestras propias máscaras, para ello vamos a empezar presentando el significado de algunos caracteres:

3.5 Título

3.4 Diferencia entre Formato y Máscara de entrada

Es el texto que aparecerá, como cabecera de la columna, cuando utilice este campo en la entrada de datos de la tabla o en un formulario (un formulario es una especie de ficha que sirve para gestionar los registros de las tablas con diferentes posibilidades de presentación; lo veremos en un capítulo aparte).

Formato indica cómo se almacenarán los datos en la base de datos y la propiedad Máscara de entrada indica el formato que deben tener los datos para que ese campo sea correcto; si no los introduce con estas especificaciones, dará un error.

3.6 Valor predeterminado

3.7 Regla de Validación

Sirve para indicar el valor que el campo tendrá por defecto. Cuando se introduzcan nuevos registros, el valor que indique en este apartado aparecerá en el campo automáticamente. Nota: Si se han introducido datos antes de especificar el valor predeterminado, sólo aparecerá el valor predeterminado en los nuevos registros. Para los registros anteriores, si el campo no tenía valor, no aparecerá con el valor predeterminado.

Esta propiedad sirve para controlar que los datos que se introduzcan en el campo cumplan unas determinadas condiciones. Nota: El asistente para crear Reglas de validación sólo es válido para campos Texto o Fecha.

3.8 Texto de Validación

Texto de error que aparecerá cuando el valor del campo no cumpla la Regla de Validación.

3.9 Requerido

¿Qué campos es conveniente indexar?

3.10 Indexado

1. Sería conveniente indexar todos los campos claves. Las claves primarias como campos Indexados Sin duplicados y los campos que son claves externas marcarlos como Indexados Con duplicados. 2. También podemos indexar campos con los que vayamos a realizar a menudo operaciones de búsqueda o consultas.

Un campo indexado hace más rápidas las ordenaciones y las búsquedas, además de facilitar las relaciones entre tablas. Esta propiedad establece si la tabla se indexa por este campo. Cuando se define un campo como indexado, se puede elegir entre Sí (Sin duplicados) o Sí (Con duplicados).

Esta propiedad indicará si es o no obligatorio introducir datos en el campo. Seleccione: - Sí, si es obligatorio que el campo tenga datos. - No, si el campo puede no contener datos, estar vacío.

3.11 Propiedades exclusivas de los campos tipo Texto corto, Texto largo e Hipervínculo

- Compresión Unicode: mejora la compresión de los datos. Permite que los informes de Access se visualicen correctamente, sin importar los símbolos utilizados, pero requieren el doble de espacio para almacenar los datos. - Etiquetas inteligentes: se utiliza para asignar una determinada acción para obtener datos para el campo.

3.12 Pestaña Búsqueda

3.12.1 Casilla de verificación

Esta ficha se utiliza para cambiar la forma de introducir datos en un campo de una tabla. El control de entrada para los campos es, por defecto, un cuadro de texto. Con esta ficha podrá elegir si quiere utilizar el cuadro de texto, un cuadro lista o un cuadro combinado. Si utiliza una lista o un cuadro combinado podrá escoger el origen de los datos para el campo de otra tabla.

Sólo está disponible para el tipo de datos Sí/No. En la entrada de texto aparece un cuadro que simboliza el No. Si pulsamos sobre el cuadro se mostrará con un visto, que simboliza el Sí.

3.12.3 Cuadro de Lista

3.12.2 Cuadro de texto

- Si el tipo de datos es Sí/No: aparecerá el texto seleccionado en el apartado Formato de la pestaña General. - Para Texto y Número: el campo tomará el valor que se introduzca en la casilla.

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Tipo de origen de la fila

los elementos de la lista serán los de la tabla escogida en el apartado Origen de la fila.

Tabla/Consulta

los elementos de la lista serán los introducidos por el usuario. Cada uno de los valores estará separados por ; (punto y coma).

Lista de Valores

los elementos de la lista serán los campos de la tabla elegida en el apartado Origen de la fila.

Lista de Campos

Origen de la fila:

- Si se ha elegido Lista de valores, aquí escribiremos los valores de la lista separados por ; (punto y coma). - Si se ha elegido Tabla/Consulta, escogerá el nombre de la tabla o consulta de donde extraer los datos. - Si se ha elegido Lista de campos, escogerá el nombre de la tabla de donde extraer los nombres de los campos.

PAÍSES

Tabla o consulta de donde provienen los datos.

Columna dependiente

Número de Columnas:

Campo del que se extraerán los datos cuando se seleccione un elemento de la lista. Si introduce: - 1: Se tomarán los datos del primer campo definido en la tabla origen. - 2: Se tomarán los datos del segundo campo definido en la tabla origen.

Número de campos que se mostrarán de la tabla origen en la lista. Si pone un 2 se mostrarán los dos primeros campos definidos en la tabla seleccionada.

Encabezados de columna:

Nos permitirá mostrar o no los Títulos en los campos mostrados en el Cuadro de Lista. El primer elemento de la lista será el Título.

Ancho de lista:

Especifique la anchura total de la lista, normalmente es la suma de ancho de cada columna.

BIBLIOGRAFIA

Morán Flores, F. y Carballo Cedilla, E. (2015). Access 2013. Ministerio de Educación y Formación Profesional de España. https://elibro.net/es/ereader/utiec/49404?page=36

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