Guía de implementación de Google Workspace

GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE GOOGLE WORKSPACE

EN ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO

GUÍA PRÁCTICA DE IMPLEMENTACIÓN PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO

TRÁMITES

CONFIGURACIÓN

• Identificación de cuentas de usuario y alta
• Identificación de cuentas de correo y alta
• Configurar un dominio y espacio colaborativo
• Configurar los permisos de acceso a documentos.

• Iniciar trámite de alta en Google nonprofits
• Identificar necesidades de nuestra entidad
• Elegir Plan
• Identificación de los recursos actuales del sistema

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Qué esGoogle Workspace

• Es un conjunto de programas informáticos o servicios web de la empresa Google de alquiler por un año (en su licencia de pago) que genera al mismo tiempo una nube o espacio virtual de trabajo.
• Anteriormente conocido como G Suite, Google Apps for Work, Google Apps for Business, Google Apps y Google Apps for Your Domain. Se lanzó por primera vez el febrero de 2006.
• Con Google Workspace, se obtiene ofimática en linea, gmail o cliente online de correo y 30 GB de almacenamiento en la nube por persona para todos los archivos. Además de la capacidad de compartir y colaborar con otras personas en todos tus dispositivos y archivos.

Aplicaciones incluidas en el Pack Base

MEET

GMAIL

DOCUMENTOS

DRIVE

CALENDAR

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Acciones previaso gestiones fundamentales

• Iniciar los trámites de alta/ registro de la entidad en Google nonprofits (https://www.google.com/nonprofits/) para tener acceso a los servicios de Google Workspace

• Identificar vuestras necesidades como entidad, de esta manera tendremos información que puede ser muy útil a la hora de solicitar las donaciones de licencia. (https://support.google.com/nonprofits/)

• Identificar el Plan prioritario a solicitar.
• Solicitar desde Google la licencia que se estime correcta.

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Entidades NO LEGIBLESentidades que no pueden acogerse a este programa

No debe ser un centro educativo, una institución académica ni una universidad. Para estas entidades existe otro programa Google for education. (https://edu.google.com/)

No debe ser un hospital ni una organización de atención sanitaria. No cumple los requisitos para participar en Google para Organizaciones sin Ánimo de Lucro

No debe ser una organización o entidad gubernamental No cumple los requisitos para participar en Google para Organizaciones sin Ánimo de Lucro

Pasos

ENTIDAD

Gestión Administrativa

Elegir plan

Identificar las necesidades

Reunir la documentación

Alta en GOOGLE

APOYO IT

Configuración Informática

ESTABLECER PERMISOS Y POLÍTICAS

CREAR CUENTAS DE USUARIO

IMPLANTACIÓN DE OTRAS HERRAMIENTAS ÚTILES

CREAR CUENTAS DE G-MAIL

CREAR UN SITIO COMPARTIDO

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• La primera información que nos exigiran desde GNP es identificativa de nuestra entidad de tipo básico, Nombre, número de registro, objetivos, etc. Posteriormente debemos tener disponible la siguiente información por si nos es requerida:

Recabar la información /documentación necesaria para registrarse en Google Non profit (GNP)

• Copia de la Tarjeta C.I.F./N.I.F. (Código/Número de Identificación Fiscal) emitida por la Agencia Tributaria.
• Copia de los Estatutos de constitución y sus modificaciones de la organización (documento completo).
• Resolución del registro correspondiente (asociaciones, fundaciones, etc.) dónde se admite a la entidad en el mismo.
• En el caso de que se disponga de él, documento que acredite la Declaración de Utilidad Pública.

HAZ CLIC AQUÍ PARA ALTA EN GOOGLE NONPROFITS

Pasos

ENTIDAD

Gestión Administrativa

Elegir plan

Reunir la documentación

Alta en GOOGLE

Identificar las necesidades

APOYO IT

Configuración Informática

ESTABLECER PERMISOS Y POLÍTICAS

CREAR CUENTAS DE USUARIO

IMPLANTACIÓN DE OTRAS HERRAMIENTAS ÚTILES

CREAR CUENTAS DE G-MAIL

CREAR UN SITIO COMPARTIDO

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Identificar el número total de usuarios que van a trabajar con Google Workspace

Identificar cuantas cuentas de email se van a necesitar en la organización.

Identificar las necesidades técnicas

Identificar que aplicaciones de escritorio se manejan para saber qué y cuantas licencias pueden llegara necesitar.

Identificar si se dispone de un dominio propio en Internet, de lo contrario habnrá que contratarlo.

Pasos

ENTIDAD

Gestión Administrativa

Elegir plan

Reunir la documentación

Identificar las necesidades

Alta en GOOGLE NONPROFIT

APOYO IT

Configuración Informática

ESTABLECER PERMISOS Y POLÍTICAS

CREAR CUENTAS DE USUARIO

IMPLANTACIÓN DE OTRAS HERRAMIENTAS ÚTILES

CREAR CUENTAS DE g-MAIL

CREAR UN SITIO COMPARTIDO

Pasos

ENTIDAD

Gestión Administrativa

Reunir la documentación

Identificar las necesidades

Elegir plan

Alta en GOOGLE NONPROFIT

APOYO IT

Configuración Informática

ESTABLECER PERMISOS Y POLÍTICAS

CREAR CUENTAS DE USUARIO

IMPLANTACIÓN DE OTRAS HERRAMIENTAS ÚTILES

CREAR CUENTAS DE G-MAIL

CREAR UN SITIO COMPARTIDO

Pasos

ENTIDAD

Gestión Administrativa

Elegir plan

Reunir la documentación

Identificar las necesidades

Alta en GOOGLE NONPROFIT

APOYO IT

Configuración Informática

ESTABLECER PERMISOS Y POLÍTICAS

CREAR CUENTAS DE USUARIO

IMPLANTACIÓN DE OTRAS HERRAMIENTAS ÚTILES

CREAR CUENTAS DE G-MAIL

CREAR UN SITIO COMPARTIDO

CONFIGURACIÓN E INSTALACIÓN DEL SISTEMA | ORIENTACIONES SOBRE INSTALACIÓN Y GESTIÓN TÉCNICA

Instalación y gestión técnica

Las pautas básicas desde una perspectiva técnica en la puesta en marcha de esta herramienta serían materia de otro material y requeriran una formación específica técnica, pero basicamente os exigirá tener encuenta algunos aspectos fundamentales para ello Google pone a vuestra disposición la siguiente guía:

Parametros para la administración de sistemas informáticos

Info

¡Ánimo ya estais mas cerca!

Gracias