RET TEMA 1 LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA

Presentación

LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA

ÍNDICE

TIPOS DE COMUNICACIÓN

DEFINICOCIÓN DE LA COMUNICACIÓN

ELEMENTOS LINGÜISTICOS

DIFICULTADES Y OBSTACULOS EN LA COMUNICACIÓN

DEFINICIÓN DE LA COMUNICACIÓN

Desde un punto de vista lingüístico, la comunicación es un proceso en el cual una persona, que llamamos emisor, envía un mensaje a un receptor, que es el destinatario del mensaje. El mensaje es la información que queremos transmitir y se simboliza mediante un soporte verbal o no verbal (o ambos a la vez), empleando un código común. Actualmente, cuando hablamos de comunicación no sólo nos referimos al proceso lineal emisor-mensaje-receptor. También tenemos en cuenta el conjunto de procesos psicológicos e implicaciones que se dan en la emisión y en la recepción, como el estado de ánimo, la intencionalidad, el tipo de relación de los interlocutores, la motivación etc…

ELEMENTOS LINGÜÍSTICOS

Para conocer cómo se realiza el proceso de la comunicación debemos enumerar antes todos los elementos que intervienen en ésta: •Emisor: Persona que emite el mensaje (verbal o no verbal). •Mensaje: Es el objeto de la transmisión, la información del emisor transformada a través de un código. •Receptor: Persona que recibe el mensaje y lo decodifica. Puede darse el caso de que un mensaje sea interpretado de diferentes maneras. El receptor, después de la recepción, puede convertirse en emisor.

•Canal: Es el medio a través del cual se transmite el mensaje verbal o no verbal (el aire que atraviesa la voz, una carta, un tablón de anuncios, un ordenador, etc.). En el mundo laboral, la elección de un canal dependerá de la información que se quiera transmitir, el número de receptores, el tiempo..., pero siempre deberá ser eficaz. •Código: Es un sistema de signos y de reglas identificables por el emisor y el receptor; si este último desconoce el código utilizado por el emisor, no habrá comunicación. El código más utilizado es el lenguaje verbal (oral o escrito), pero además del código lingüístico existen otros, como el morse, la mímica o los códigos de señales, así como los utilizados en la navegación marítima, que emplean banderas, faroles o destellos luminosos, etcétera.

•Contexto: Es la situación real en que se da la comunicación. Comprende elementos muy diversos que, evaluados en conjunto (antecedentes, intencionalidad supuesta, etc.), hacen que el receptor atribuya un significado al mensaje. •Ruido: Perturbación del canal de comunicación que puede ocasionar una pérdida de información al receptor o una pérdida de la calidad de la información. Por ejemplo, una interferencia, una distorsión, una imagen borrosa o una mancha de tinta en un impreso.

TIPOS DE COMUNICACIÓN

En este módulo vamos a tratar los principales tipos de comunicación que se producen en la empresa, en concreto dentro de la comunicación interna, que es la que se establece entre los trabajadores. La comunicación externa, que enlaza la empresa con el entorno, también es fundamental, pero su estudio formaría parte de un módulo de marketing. Podemos realizar diversas clasificaciones de la comunicación según los aspectos que quieran destacarse:

• Según la dirección que recorre la información —Comunicación vertical (ascendente o descendente). —Comunicación horizontal. • Según la naturaleza de la información: —Comunicación formal. —Comunicación informal. • Según el canal de comunicación: —Comunicación no verbal. —Comunicación verbal. —Comunicación escrita

Según la dirección que recorre la información

Comunicación vertical (ascendente).

La comunicación ascendente es la que tiene su origen en los empleados y se dirige a los directivos. Las empresas cada vez son más conscientes de la importancia que tiene este tipo de comunicación para los mandos, porque gracias a ella conocen los problemas, las ideas, las sugerencias o las quejas de sus empleados y éstos se sienten motivados e integrados, lo que crea un buen ambiente laboral. Sin embargo, a pesar de todas esas ventajas, la comunicación ascendente es la menos usual en el mundo laboral. Este tipo de información suele canalizarse a través de encuestas, comités de empresa, informes, buzones de sugerencias, reuniones, entrevistas etc…

Según la dirección que recorre la información

Comunicación vertical (descendente).

La comunicación descendente es la que parte de los directivos y va hacia los subordinados. Es más frecuente que la ascendente y está mejor estudiada y organizada en la mayoría de las empresas. La comunicación descendente se utiliza para motivar, coordinar e informar al trabajador sobre la tarea que debe realizar, los objetivos y la política empresarial, la evaluación del trabajo, las actividades, los servicios y los beneficios que ofrece la empresa, la situación eco-nómica etc…. Este tipo de información aparece en folletos de bienvenida, cartas, boletines, correo interno, comité de representantes, periódico de la empresa, órdenes, reuniones...

Según la dirección que recorre la información

Comunicación horizontal

Es la transmisión de información entre personas que están en un mismo nivel jerárquico, o la que se produce entre personas que en un nivel distinto no tienen dependencia directa y se encuentran en diferentes departamentos. Se sabe que la comunicación horizontal es la más directa y sincera porque nos comunicamos mejor entre iguales. Además, surge espontáneamente, ya que muchas veces la organización empresarial no está interesada en formalizarla. A veces, incluso, se fomentan las rivalidades entre departamentos con la intención de aumentar la productividad.

Según la naturaleza de la información

Comunicación formal

La comunicación formal es la que se establece en una empresa de forma estructurada, teniendo en cuenta la jerarquía establecida en lugar de la personalidad de los individuos.

Según la naturaleza de la información

Comunicación informal

La comunicación informal surge de forma espontánea mediante relaciones interpersonales y supera los niveles jerárquicos (hora del café, cursos de formación, comidas, partida de mus, campeonato de tenis, etc…). La comunicación informal cumple una serie de funciones: • Ofrece información que no ha sido transmitida por los canales oficiales. • Se transmite con rapidez. •Crea satisfacción social. • Da personalidad a la cultura de una organización. • Contribuye a formar grupos con ideas, valores o actitudes similares. Sin embargo, hay que tener en cuenta que la comunicación informal, por su carácter oral, puede dar lugar a rumores que distorsionen el mensaje original.

Según el canal de comunicación

Comunicación verbal

La comunicación verbal comprende la comunicación oral y escrita

Comunicación no verbal

La comunicación no verbal es aquélla que no emplea los signos lingüísticos para transmitir el mensaje, y normalmente facilita información sobre la personalidad o el estatus social del comunicante. Para facilitar la comunicación laboral (reuniones, órdenes, entrevistas, ventas, etc.) es necesario tener en cuenta las consecuencias de las conductas no verbales (por ejemplo, es negativo no mirar a la cara cuando un superior te está hablando) Para que la comunicación sea más eficaz, el lenguaje oral debe relacionarse con la comunicación no verbal, tratando de mantener una coherencia entre ambos.

Según el canal de comunicación

Comunicación no verbal

Formas de comunicación no verbal: • Expresiones faciales: miradas, sonrisas, gestos, tics... • Movimiento corporal: manos, cabeza, piernas, posición, espacio personal... • Aspecto físico: ropa, aseo, complementos...Consejos prácticos • Procura mirar a tu interlocutor, pero sin intimidarlo. intentando mantener con los ojos una actitud receptiva. • Adopta una postura relajada. • Evita los tics. • Varía los gestos de manos y brazos de vez en cuando. • Cuida el aspecto exterior y el aseo personal.

LA COMUNICACIÓN ORAL Y SUS TÉCNICAS

Los medios fundamentales que tiene una persona para relacionarse con los demás son: - La palabra hablada. - La palabra escrita. La utilización de una u otra dependerá del contenido, del número de personas a las que queremos dirigirnos, de la rapidez, del contexto, de si deseamos que quede constancia etc... En la comunicación oral utilizamos la lengua hablada para transmitir un mensaje. Se emplea con frecuencia en la empresa para dar instrucciones, explicar algo aun compañero, organizar tareas, intervenir en una reunión, etc... En la empresa, la comunicación oral reviste gran importancia, ya que es un medio para lograr un buen funcionamiento y alcanzar los fines previstos. Grandes ideas a menudo fracasan por el mal empleo del lenguaje, con vulgarismos, palabras mal utilizadas, descuido en la pronunciación, utilización de frases incorrectas sintácticamente, concordancias defectuosas, mala entonación, etc...

LA COMUNICACIÓN ORAL Y SUS TÉCNICAS

En las relaciones laborales debemos prestar atención a: - La utilización correcta del lenguaje. - El contexto en que se produce la comunicación. - Las dificultades del mensaje. - Las formas de transmitirlo. Analizaremos a continuación los siguientes aspectosde la comunicación oral: - Situación de la comunicación. - El mensaje y sus dificultades. - Estrategias de exposición. - El receptor. - Estrategias de comunicación asertiva.

LA COMUNICACIÓN ESCRITA Y SUS TÉCNICAS

La comunicación escrita ocupa más tiempo que la oral, carece de retroalimentación inmediata y no hay seguridad de que el mensaje haya llegado a su destinatario ni de que sea interpretado correctamente. Sin embargo, tiene la ventaja de que se conserva materialmente, lo que evita muchas de las distorsiones propias de la comunicación oral. En las relaciones laborales, se combinan los dos tiposde comunicación, la oral y la escrita, para beneficiarse de las ventajas de ambas. El documento escrito debe ser suficiente para conseguir su objetivo; para ello debe reunir las siguientes condiciones: - Claridad - Brevedad - Corrección gramatical - Presentación y Originalidad

LA COMUNICACIÓN ESCRITA Y SUS TÉCNICAS

Según la información que se pretende transmitir, en las empresas existen diferentes tipos de documentos. Los más habituales son: - Contrato de trabajo. - Carta (personal, comercial, oficial, circular...). - Nota interior. - Orden de trabajo. - Informe. - Instancia. - Acta. - Folleto. - Periódico de empresa. - Tablón de anuncios. - Carteles.

DIFICULTADES Y OBSTACULOS EN LA COMUNICACIÓN

En muchas ocasiones, cuando el receptor intenta decodificar un mensaje se encuentra con barreras que dificultan su comprensión. En esos casos podemos hablar de obstáculos, que pueden ser: semánticos, físicos y psicológicos. - SEMANTICOS - FÍSICOS - PSICOLÓGICOS

¡GRACIAS!

Se destacan los siguientes:• En el mundo laboral estamos en contacto con personas que tienen formas diferentes de percibir las cosas y, por tanto, hacen distintas interpretaciones. • Las emociones que experimentamos en nuestra vida cotidiana nos afectan en diverso grado en el entorno laboral (estar triste, alegre, motivado, deprimido...). • La personalidad de los participantes también influye en la comunicación: la forma de expresar una opinión no será la misma en una persona de carácter agresivo que en una persona tímida. • Las ideas que una persona tiene sobre algún tema por alguna experiencia pasada, que le permiten entender su significado, pero pueden resultar correctas o incorrectas. • La posición jerárquica dentro de la estructura de la empresa. Aunque no seamos conscientes de ello, normalmente no recibimos el mensaje de la misma forma si procede de un superior que de un compañero con las mismas funciones que nosotros. Estos obstáculos pueden ocasionar que la comunicación quede bloqueada, sea incompleta o imperfecta, dando lugar a relaciones laborales defectuosas cuyo impacto en la empresa puede ser muy grande.

Las recomendaciones que favorecen, en general, el éxito de una exposición son: - Comenzar explicando brevemente los puntos que sevan a tratar y por qué. Es preferible no incluir un párrafo de agradecimientos. - No usar tópicos o, si se utilizan, que sean muy breves: «sólo dos palabras», «voy a entretenerles un poquito». - Mirar al público el mayor tiempo posible. - Ponerse en el lugar del auditorio. - Cuidar el lenguaje corporal (ropa, gestos, posturas,tics...). - Seguir un orden en la exposición, empleando frasescortas y un vocabulario adaptado. - Utilizar medios audiovisuales. - Aceptar comentarios y críticas, evitando enfrenta-mientos. - Es recomendable utilizar anécdotas, citas (que seanprecisas), etc., con el fin de resultar ameno. • Finalizar con una síntesis y la enumeración de lasconclusiones.

Son interferencias que hay en el ambiente y bloquean lacomunicación: por ejemplo, el ruido de una moto cuando llamamos desde una cabina, un corte de luz cuando estamos comunicándonos por Internet, varias voces hablando a la vez en un debate, etc. Otras barreras físicas son la iluminación, el espacio, la temperatura ambiental o los equipos o materiales técnicos. Lógicamente,estos obstáculos son más fáciles de salvar o de soportarque los psicológicos, tanto por parte del emisor comodel receptor.

Si queremos que la comunicación oral sea eficaz, las ideas que se transmitan tienen que resultar interesantes para el oyente. Es tan importante que el emisor se sienta interesado por el mensaje que se va a comunicar como que el receptor se sienta implicado en él en cierta medida. Por tanto, tendremos que explicar, demostrar y persuadir para que el receptor entienda, razone y participe en la comunicación.Es normal que una persona sienta intranquilidad o nerviosismo a la hora de hablar en público. Esto puede deberse a la falta de costumbre, el desconocimiento del auditorio, la falta de confianza en uno mismo, la escasez de preparación, etc. Los nervios nunca desaparecen del todo, pero con la experiencia, la tensión será menor.

Para conseguir interesar a la audiencia y hablar claramente hay que cuidar en primer lugar la pronunciación, la intensidad, el timbre, la entonación y el ritmo de nuestra voz. Son preferibles una vocalización y una pronunciación claras a una gran potencia de voz. Además, debe haber variedad en la intensidad, el tono y e lritmo. Debemos ser conscientes de que al principio solemos hablar deprisa por los nervios, pero hay que conseguir que el receptor nos siga, y para ello conviene hablar despacio, sobre todo cuando el mensaje es complejo.Los silencios utilizados cada cierto tiempo son necesarios para dar tiempo a asimilar lo que se está diciendoy dar paso a otro asunto.

La comunicación es mucho más que un intercambio de información. Cuando las personas se comunican pretenden satisfacer sus necesidades, pero ello depende de la actitud mostrada. Si actuamos agresivamente para imponer nuestra postura o pasivamente, permitiendo que decidan los demás, produciremos reacciones de odio, rabia, culpa, inseguridad, etc. Sin embargo, cuando actuamos asertivamente, defendiendo los derechos e intereses personales y mostrando respeto hacia otros puntos de vista, se producen reacciones de valoración y respeto. La utilización de una conducta asertiva en el mundo laboral crea un buen clima laboral. Utilizar técnicas asertivas traerá consigo que la comunicación sea directa, clara, colaboradora. Además, expresar opiniones propias respetando los derechos de los demás puede proporcionarnos el respeto y la consideración de nuestros receptores.

Cada vez cobra más importancia en el proceso de comunicación el destinatario del mensaje. Es importante insistir en que el contenido va en función de quién es el receptor: su edad, sexo, intereses, estado anímico,motivación, nivel cultural, etc. Por su parte, la actitud del receptor también tiene un papel decisivo en el momento de escuchar el mensaje: estar atento, dejar hablar y saber preguntar son aspectos importantes paraque la comunicación sea correcta.

Se producen cuando no se comprenden bien los símbolos, el idioma o el vocabulario utilizado. Para que la comunicación sea efectiva es necesario utilizar lenguajes sencillos y claros, accesibles para el receptor, y procurar que no haya una sobrecarga de información. No debemos olvidar que a veces es tan importante lo que se dice como lo que no se dice o queda implícito en el mensaje.

No siempre es el emisor quien elige el tema y la forma de comunicarlo. Habrá que tener en cuenta el objetivo de la empresa (informar o informarse, negociar o motivar). También es importante conocer quiénes y cuántos son los destinatarios, qué conocimientos tienen del tema, con qué tiempo se cuenta, etc....